"Modulo Sei"

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6.1.1 – Primi passi con gli strumenti di presentazione
Con la definizione Strumenti di presentazione si indicano programmi in grado di preparare presentazioni efficaci, integrando testi, immagini, dati, effetti sonori e filmati. Le presentazioni vengono di fatto realizzate come diapositive digitali, visibili sullo schermo del personal computer.
A seconda degli strumenti che puoi utilizzare per distribuire il tuo lavoro, puoi ottenere differenti prodotti come risultato finale della progettazione. Se ne hai la possibilità, la presentazione sullo schermo è sicuramente il prodotto primario di un programma di strumenti di presentazione. In questo caso, sei in grado di sfruttare a pieno tutte le possibilità offerte dal programma, facendo scorrere le varie immagini secondo una sequenza fissata o anche modificandola. Puoi attirare l’attenzione degli spettatori attraverso l’utilizzo di animazioni o di effetti di transizione fra una diapositiva e l’altra.
Una presentazione finalizzata a essere visualizzata attraverso uno strumento multimediale, può essere distribuita mediante floppy, CD-Rom, o anche attraverso la posta elettronica.
Con ridotte funzionalità ma con un buon impatto sul pubblico, è la presentazione pubblicata su un sito Web. Pur non conservando inalterate tutte le opzioni disponibili, questa soluzione rappresenta un buon canale comunicativo, sia per la qualità del prodotto, sia per la sua potenziale diffusione.
Per visualizzare una presentazione non è obbligatorio possedere videoproiettori o essere web master di un sito web, il tuo lavoro può essere diffuso anche in altri modi. La presentazione, ad esempio, può essere stampata su carta. È ovvio che questo canale di diffusione, come anche i prossimi che descriveremo hanno la caratteristica di far perdere alla presentazione ogni carattere di multimedialità.
Sempre attraverso la stampante, è possibile produrre lucidi, ottenuti come stampa su fogli trasparenti, in bianco e nero o a colori.
Ultima alternativa è la produzione di diapositive. In questo caso il personal computer deve essere dotato dell’opportuna unità di output, oppure è necessario rivolgersi a centri specializzati in queste operazioni.
Uno dei programmi di presentazione più diffusi è PowerPoint, che fa parte del pacchetto software Microsoft Office.

[ 6.1.1.1 ] Come gli altri programmi Office, PowerPoint può essere lanciato attraverso il menu Programmi, facendo clic sulla voce Microsoft PowerPoint: fai clic su Start, seleziona Tutti i Programmi e fai clic su Microsoft PowerPoint. Viene caricato il programma e sullo schermo viene visualizzata la finestra di PowerPoint.



È possibile che nel menu dei programmi non sia subito disponibile la voce PowerPoint, ma che sia contenuta nel sottomenu di Office. In questo caso seleziona Office per aprire il sottomenu e poi fai clic su Microsoft PowerPoint.
Per chiudere il programma puoi fare clic sul pulsante Chiudi della finestra di PowerPoint, oppure fai clic su Esci del menu File, o anche fai doppio clic sull’icona di PowerPoint, nella barra del titolo.
Nel caso sul desktop siano presenti collegamenti al programma PowerPoint, rappresentati da icona o pulsante, puoi attivare il programma facendo doppio clic sull’icona o clic sul pulsante.

[ 6.1.1.2 ] Una volta nella finestra di PowerPoint, per aprire un documento esistente, è sufficiente agire sul pulsante Apri

della barra degli strumenti o sulla funzione Apri del menu File. Puoi anche selezionare Altre presentazioni, nella sezione Apri presentazione del riquadro Attività.
Si apre una finestra che ti consente di sfogliare le cartelle sino a quella che contiene la presentazione che cerchi. Seleziona la presentazione e fai clic sul pulsante Apri. Puoi anche fare doppio clic direttamente sulla presentazione. Si apre la presentazione e viene visualizzata la prima diapositiva.
La finestra di PowerPoint appare divisa in tre riquadri che verranno analizzati in seguito.
Nel riquadro delle diapositive puoi visualizzare in dettaglio ogni diapositiva che compone la presentazione. Puoi sfogliare tutta la presentazione, agendo sulla barra di scorrimento o facendo clic sull’anteprima della diapositiva nella scheda diapositiva. Puoi, in questo modo, iniziare a lavorare sulla presentazione, apportando le modifiche.
Aprire più presentazioni contemporaneamente può essere utile per fare confronti o per trasferire o copiare un elemento da una presentazione all'altra. Una volta aperta la prima presentazione, ripeti l'operazione per aprirne una seconda. La finestra della nuova presentazione si sovrappone a quella precedente.
Per passare da una finestra all’altra, seleziona il nome del documento nell’elenco disponibile nel menu Finestra, oppure, puoi passare da una presentazione all’altra premendo le rispettive icone sulla barra delle applicazioni. In alternativa, puoi anche ridimensionare le finestre per vederle contemporaneamente.
Puoi aprire una presentazione senza aver prima attivato il programma PowerPoint: sfoglia le cartelle sino alla presentazione voluta e fai clic due volte sull’icona del file. Il sistema riconosce che si tratta di una presentazione PowerPoint e, quindi, apre contemporaneamente programma e documento.


[ 6.1.1.3 ] PowerPoint ti aiuta nella generazione di una nuova presentazione. Puoi scegliere, infatti, se iniziare un nuovo lavoro partendo da una presentazione standard oppure affidarti alle impostazioni particolari di un modello.
Chiariremo le funzionalità legate ai modelli più avanti in questo corso.
Facendo clic sul pulsante Nuovo,
 

PowerPoint apre una nuova presentazione, contenente una diapositiva e con impostazioni predefinite, chiamata Presentazione 1. Si apre contemporaneamente un riquadro che ti permette di definire il layout della diapositiva, scegliendolo dall’elenco visualizzato.
Il layout della diapositiva definisce quali elementi devono essere presenti nella diapositiva e quale deve essere la loro disposizione. Nella diapositiva puoi inserire testo, immagini, disegni, grafici, tabelle, ecc. ecc.
Se selezioni Nuovo nel menu File, si apre il riquadro Nuova Presentazione.
 

 In questo riquadro puoi selezionare l’opzione desiderata. Puoi scegliere se generare una presentazione partendo da una diapositiva vuota, oppure impostare uno stile. Puoi decidere se aiutarti con la creazione guidata, oppure partire da un modello particolare.


   In quest’ultimo caso, scegliendo Modelli generali, si apre una nuova finestra di dialogo dove sono presenti, suddivisi in schede, alcuni modelli di presentazione preimpostati, per rispondere a esigenze specifiche. Per trovare il modello voluto, seleziona la scheda facendo clic sulla sua linguetta. Seleziona l’icona del modello e fai clic sul pulsante Ok. Durante la scelta, per avere un’indicazione del tipo di presentazione che hai selezionato, puoi verificare il tutto nell’area Anteprima.
Indipendentemente dalla scelta fatta, la nuova presentazione appare sullo schermo e puoi procedere alla sua personalizzazione inserendo gli elementi necessari.
   Esiste un ulteriore metodo per generare una nuova presentazione: posizionati nella cartella nella quale vuoi generare la presentazione e apri il menu di scelta rapida facendo clic con il tasto destro del mouse. In tale menu seleziona la voce Nuovo e fai clic su Presentazione di PowerPoint. Viene generata l’icona della nuova presentazione ed è già impostata la funzione che ti permette di assegnare il nome. Digitalo e fai doppio clic sull’icona per lanciare l’applicativo e aprire la nuova presentazione.

[ 6.1.1.4 ] Finito il lavoro, la presentazione può essere salvata su disco facendo clic sul pulsante Salva.
 

   Al primo salvataggio di un nuovo documento, PowerPoint ti chiederà di scegliere le varie proprietà del documento da salvare, prima fra tutte il nome. Una volta confermato il salvataggio ricompare la finestra della presentazione con il nuovo nome.
Si può salvare la presentazione anche selezionando Salva o Salva Con Nome nel menu File. Il comando Salva svolge la stessa operazione dell’icona posta sulla barra degli strumenti: è, perciò, un comando più veloce e immediato. Fai attenzione perché, se hai compiuto delle modifiche a una presentazione esistente, attraverso questo comando, il file originale viene sovrascritto e tale operazione non può essere annullata.
   Se vuoi mantenere una copia del file originale puoi utilizzare Il comando Salva con nome. Attivandolo, viene mostrata la finestra di dialogo denominata Salva con nome in cui puoi modificare: il percorso, il nome, il formato. In questo modo, modificando gli attributi del file, viene generato un documento nuovo e il file originale non viene modificato.
   Devi scegliere Salva con nome dal menu File anche per poter scegliere l’unità e la cartella dove salvare il documento. Nella finestra di dialogo, scegli l’unità di destinazione e la cartella di destinazione, scorrendo il menu a tendina. La finestra centrale mostrerà il contenuto della cartella scelta.
Puoi anche generare una nuova cartella utilizzando il pulsante Crea nuova cartella della barra degli strumenti.


[ 6.1.1.5 ] Come abbiamo già visto, per dare un nome specifico alla presentazione da salvare, devi operare con il comando Salva con nome del menu File. Nella finestra di dialogo inserisci il nuovo nome nella casella denominata Nome file, quindi, fai clic sul bottone Salva.
Questa operazione ti permette di ottenere due presentazioni: quella originale che non viene modificata e quella nuova, contenente tutti gli aggiornamenti effettuati.

[ 6.1.1.6 ] La presentazione può essere salvata in formati diversi: questa possibilità ti consente di dare al testo la capacità di essere visualizzato anche in ambienti di lavoro diversi da PowerPoint.
Nella già descritta finestra di dialogo Salva con nome, apri il menu a tendina Tipo di file, imposta il tipo di formato e fai clic su Salva.
Scorrendo la tendina, sono disponibili molti formati, vediamoli.
• Il formato standard di PowerPoint salva il file in formato .PPT.
• Il formato RTF, Rich Text Format, ti permette di leggere ed operare sul documento con programmi di elaborazione testi.
• Il formato modello ti permette di utilizzare per altre presentazioni le impostazioni utilizzate nella presentazione salvata.
• Il formato immagine, con formati quali .GIF, .JPEG, .WMF, ti permette di salvare ogni singola diapositiva o l’intera presentazione come un’immagine.
• Sono presenti nell’elenco i formati tipici di altri programmi di presentazione e i formati tipici di precedenti versioni di PowerPoint.

   Le pagine web, quelle che visualizziamo navigando su internet, sono scritte in un linguaggio particolare: HTML (Hyper Text Markup Language). PowerPoint ti consente di salvare il documento in tale linguaggio per poterlo pubblicare direttamente su Web. Per compiere tale operazione è sufficiente fare clic su Salva come pagina Web nel menu File. Nella finestra che si apre, puoi decidere in quale cartella salvare il file e come chiamarlo. Puoi verificare le opzioni predefinite per la generazione del documento, facendo clic su Pubblica. Nella nuova finestra puoi impostare tutti i parametri, adattando la pubblicazione alle tue esigenze. Puoi, inoltre, trovare ulteriori controlli e opzioni avanzate premendo il pulsante Opzioni Web.
Il risultato della pubblicazione è un unico file contenente tutte le diapositive della presentazione e una barra di navigazione. Per le sue caratteristiche questo documento può risultare di dimensioni elevate, fai, quindi, attenzione a non produrre qualcosa che non potrà essere visualizzato, se non dopo lunghe attese, dagli utenti del WEB.


[ 6.1.1.7 ] Abbiamo già visto che con PowerPoint è possibile aprire più presentazioni contemporaneamente. Ognuna di esse presenta un’icona dedicata sulla barra delle attività. Per visualizzare l’una o l’altra presentazione, fai clic sull’icona relativa.
Come ulteriore opzione, l’elenco delle presentazioni aperte è presente nel menu Finestra. Fai clic sulla presentazione desiderata per renderla attiva.
Indipendentemente da come effettui gli spostamenti, la finestra attiva, sulla quale puoi operare, è quella con la barra del titolo colorata.

[ 6.1.1.8 ] Anche in PowerPoint sono disponibili funzioni di aiuto in linea che ti permettono di affrontare nuovi problemi o di verificare le operazioni da eseguire in svariate situazioni. Puoi accedere alle funzioni di help facendo clic sul pulsante ? presente sulla barra dei menu.
Nel menu di help puoi scegliere la modalità di aiuto che desideri.
Se scegli Guida in linea di Microsoft PowerPoint viene visualizzato sullo schermo l’assistente di Office. Puoi decidere di renderlo sempre visibile scegliendo Mostra l’assistente di Office.
Digita una domanda o delle parole chiave e fai clic su Cerca. Viene effettuata una ricerca fra gli argomenti della guida e ti viene proposto un elenco di possibili risposte. Fai doppio clic su un punto dell’elenco per aprire la finestra Guida in linea, contenente le informazioni da te richieste.
   Puoi approfondire la tua ricerca facendo clic sul pulsante Mostra: la finestra si espande e vengono visualizzate tre schede: Sommario, Ricerca libera e Indice.
• Nella scheda Sommario gli argomenti sono suddivisi in ampie aree di funzionalità, puoi sfogliare gli argomenti attraverso i collegamenti ipertestuali.
• La scheda Ricerca Libera ti permette di compiere ricerche attraverso parole chiave.
• La scheda Indice contiene un vero e proprio indice analitico.

Puoi spostarti attraverso le voci sia scorrendo l’elenco con le barre di scorrimento, sia scrivendo nell’apposita casella il termine desiderato. L’elenco si posiziona automaticamente in risposta alle lettere digitate.
Puoi avere delle spiegazioni che facciano riferimento direttamente a oggetti presenti nell’area di lavoro come pulsanti o menu. Per questo attiva il comando Guida rapida dal menu ?, il cursore si trasforma, visualizzando una freccia con un punto di domanda. Fai clic sull’oggetto di cui desideri avere spiegazioni. Verrà visualizzato un fumetto contenente l’argomento richiesto.



[ 6.1.1.9 ] Per chiudere una presentazione, puoi selezionare Chiudi dal menu File. In alternativa, puoi fare clic sul pulsante Chiudi finestra della presentazione. In entrambi i casi, se la presentazione è stata modificata ma non ancora salvata, PowerPoint ti chiederà se vuoi salvare l’ultima versione della presentazione. Scegliendo Sì, verrà salvata la presentazione mantenendo le modifiche da te apportate.
Chiuso il documento, la finestra di PowerPoint appare priva della presentazione.
Se vuoi salvare la presentazione cambiando nome o cartella di riferimento, devi annullare l’operazione di chiusura e poi procedere al nuovo salvataggio usando le opzioni già descritte.
Finito il processo puoi chiudere la presentazione.

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