"Modulo Quattro"

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4.1.1 – Primi passi con il foglio elettronico
Il foglio di calcolo elettronico è un programma interattivo che mette a disposizione dell'utente una matrice di righe e colonne, visualizzate in una finestra scorrevole.
L'intersezione di ciascuna riga e colonna è detta cella, individuata dalle coordinate della colonna (valore alfabetico) e della riga (valore numerico). Ogni cella può contenere un testo, un valore numerico o una formula, nella quale sono legate da operatori matematici, variabili (contenuti di celle) e costanti.
Uno dei vantaggi più significativi di un foglio elettronico è il ricalcolo automatico del risultato di tutte le formule, quando viene modificato il contenuto di una cella, utilizzata nelle formule.
Una volta impostato, il foglio di calcolo può essere utilizzato come modello, sia per l'elaborazione di nuovi insiemi di dati, sia per analisi di tipo "what if…" (cosa succede se…).
Il programma è fortemente interattivo: vengono realizzate contemporaneamente le fasi di progettazione, registrazione dei dati ed elaborazione.
Uno dei programmi di Foglio di Calcolo più diffusi è Excel.
Excel si presenta come un'unica struttura di lavoro, che visualizza la matrice sulla quale operare: essa è di dimensioni standard, composta da 256 colonne e 65.536 righe. Con il semplice spostamento del cursore o del mouse è possibile spostarsi da una cella a un'altra.
In questo primo tema vediamo le operazione di base che ti permettono di lanciare Excel, di aprire, modificare a salvare una cartella di lavoro, di generarne una nuova.

[ 4.1.1.1 ] Come gli altri programmi Office, Excel può essere lanciato attraverso il menu Tutti i programmi, visualizzabile agendo sul pulsante Start, e facendo clic sulla voce Microsoft Excel. La voce Microsoft Excel potrebbe anche essere contenuta in un sottomenu di Tutti i programmi, solitamente Office Xp. Inoltre, nel caso sul desktop siano presenti collegamenti al programma Excel rappresentati da icona o pulsante, puoi attivare il programma facendo doppio clic sull’icona o clic sul pulsante.
All’apertura il programma visualizza un foglio elettronico (cartella), che presenta tre fogli di lavoro. Nella finestra, partendo dall'alto si distinguono: la barra del titolo, la barra dei menu, una o più barre degli strumenti. Inoltre, come elemento particolare, Excel ti mette a disposizione la barra della formula. Sul lato destro della finestra, come ai piedi della stessa, sono presenti le barre di spostamento che ti permettono di visualizzare ogni singola parte del foglio di lavoro.
Vedremo in dettaglio la funzione di queste strutture più avanti nel corso.

Per chiudere il programma fai clic sul pulsante Chiudi Finestra della applicazione Excel. In alternativa fai clic sulla funzione Esci del menu File o, anche, fai doppio clic sull’icona di Excel, nella barra del titolo.

[ 4.1.1.2 ] Una volta aperta la finestra di Excel, per aprire un foglio elettronico esistente, è sufficiente agire sul pulsante Apri

della barra degli strumenti. Puoi anche operare attraverso il menu File, facendo clic su Apri, oppure dal riquadro attività, scegliendo Altri documenti nella sezione Apri documento. Si apre una finestra che ti consente di sfogliare le cartelle sino alla cartella contenente il file che cerchi. Seleziona il foglio elettronico e fai clic sul pulsante Apri oppure fai doppio clic sull’icona del file.
Il foglio elettronico viene aperto e il puntatore si posiziona automaticamente sulla prima cella del primo foglio di lavoro, rendendola attiva. Ora puoi cominciare a lavorare. Ad esempio, puoi modificare il contenuto di una cella, selezionandola e agendo sui tasti della tastiera.
Una volta aperto il primo foglio elettronico, puoi ripetere l'operazione per aprirne un secondo. La finestra del nuovo foglio elettronico si sovrappone a quella precedente. Per passare da una finestra all’altra, seleziona il nome del documento nell’elenco disponibile nel menu Finestra, oppure ridimensiona le finestre per vederle contemporaneamente.
Puoi anche aprire un foglio elettronico, senza aver prima attivato il programma Excel, sfogliando le cartelle sino al file voluto e facendo clic due volte sull’icona del file. Il sistema riconosce automaticamente il tipo di file e apre contemporaneamente programma e foglio elettronico.

[ 4.1.1.3 ] Quando apri Excel, viene automaticamente aperta una nuova cartella di lavoro. In ogni caso, è possibile, in qualsiasi momento, creare una nuova cartella di lavoro facendo clic sul pulsante Nuovo.
 

  Appare un foglio di lavoro sul quale è possibile iniziare subito a lavorare.
Questo nuovo documento è strutturato secondo le impostazioni del modello Standard. Per accedere ad altri modelli, documenti preimpostati finalizzati alla risoluzione di compiti particolari, scegli Nuovo dal menu File. Sulla parte destra della finestra, compare la barra Nuova cartella di lavoro. Scegliendo Modelli generali, si apre una finestra di dialogo con i modelli preimpostati e quelli personalizzati che hai realizzato. Scegli il modello sul quale sviluppare la nuova cartella e fai clic su Ok.


Un altro metodo per creare un nuovo foglio elettronico consiste nel posizionarsi nella cartella dove vuoi generare il documento e aprire il menu di scelta rapida facendo clic con il tasto destro del mouse. In tale menu seleziona la voce Nuovo e fai clic su Foglio di lavoro microsoft Excel.
Viene generata l’icona del nuovo documento ed è già impostata la funzione che ti permette di assegnare il nome al nuovo foglio elettronico. Digita il nome e fai doppio clic sull’icona per aprire Excel e il documento appena generato.
 

[ 4.1.1.4 ] Finito il lavoro, il documento può essere salvato su disco facendo clic sul pulsante Salva.

   Al primo salvataggio di una nuova cartella, Excel ti chiederà di scegliere le varie proprietà del documento da salvare, prima fra tutte il nome. Una volta confermato il salvataggio ricompare la finestra del documento con il nuovo nome. Puoi salvare il documento anche selezionando Salva o Salva con nome nel menu File.
Il comando Salva svolge la stessa operazione dell’icona posta sulla barra degli strumenti: è più veloce e immediato. Il comando Salva con nome mostra la finestra di dialogo omonima, in cui puoi modificare il percorso del salvataggio, il nome e il formato del file. Quindi, per poter scegliere l’unità e la cartella dove salvare il documento, devi scegliere Salva con nome dal menu File.
Nella finestra Salva con nome, scegli l’unità di destinazione e la cartella in cui vuoi salvare il documento, sfogliando il menu a tendina. La finestra centrale mostrerà il contenuto della cartella scelta. Puoi anche generare una nuova cartella utilizzando il pulsante Crea nuova cartella della barra degli strumenti.

[ 4.1.1.5 ] Allo stesso modo, dopo aver determinato l’indirizzo del file, è possibile attribuirgli un nome, sia che sia il primo salvataggio, sia che sia la registrazione di modifiche a un file esistente. Nella finestra di dialogo inserisci il nuovo nome nella casella denominata Nome File.
L’operazione di rinominare il file, di fatto, genera un nuovo file. Sul disco, quindi, hai ora due file: il primo, privo delle ultime modifiche e con il vecchio nome, e quello nuovo, contenente le ultime variazioni. Ovviamente nel caso stessi operando il primo salvataggio, il file salvato sarà l’unico presente sul disco.
Il comando Salva con nome ti permette anche di fare copie di backup su dispositivi di memoria esterni, agendo direttamente dal programma.

[ 4.1.1.6 ] Puoi avere voler salvare la cartella di lavoro in un formato diverso da quello previsto per Excel, in modo da rendere visibile il tuo lavoro anche con altre applicazioni. Anche in questo caso devi avere la possibilità di variare le caratteristiche del file in fase di salvataggio. Quindi, ancora una volta, devi utilizzare il comando Salva con nome dal menu File.
Nel menu a tendina, seleziona il formato con il quale vuoi salvare il file fra i molti che hai a disposizione. Vediamone i principali.
• XLS: il formato standard di Excel;
• TXT: solo testo, ti permette di leggere il documento con semplici programmi di editing; il contenuto delle celle risulta separato da diversi caratteri a seconda del formato da te scelto;
• Formati standard di interscambio con altri ambienti applicativi;
• dBASE: adatto alla memorizzazione dei dati in formato compatibile con i database relazionali;
• formato modello, che ti permette di utilizzare per altri documenti le impostazioni utilizzate nel documento salvato;
• formati tipici di altri programmi di foglio elettronico;
• formati tipici di precedenti versioni di Excel.

Puoi avere ulteriori informazioni riguardo ai vari formati nella guida Help.
Utilizzando le funzioni di salvataggio, puoi creare un documento che sia adatto alla pubblicazione su un sito web. Seleziona Salva come pagina Web dal menu File. In questo caso puoi compiere due tipi di salvataggio. Il primo ti permette di visualizzare in una pagina web il contenuto del foglio di lavoro, o di tutta la cartella, come elemento statico. Per concludere tale procedura indica il nome del file, scegli dove salvarlo e fai clic su Salva.
Al contrario, se vuoi che la pagina web sia modificabile, attiva il controllo Aggiungi interattività. Nella finestra di dialogo che si apre, puoi modificare a tuo piacimento le impostazioni richieste. Fai clic su Pubblica quando hai completato le operazioni di settaggio.
In entrambi i casi, alla fine del processo, le opzioni scelte divengono operative e il file viene salvato in formato HTML.

[ 4.1.1.7 ] Tutte la volte che si apre una cartella nuova, questa è costituita da tre fogli che puoi sfogliare, facendo clic sulle "linguette" ai piedi della finestra.
   Se hai aperto più fogli elettronici, puoi passare da una finestra all’altra, operando sul bottone Riduci finestra a icona del documento che non ti serve e facendo clic sul pulsante Ingrandisci del documento su cui vuoi lavorare. Se fai clic sul pulsante Ripristina finestra, i due fogli elettronici appariranno inseriti in due finestre ridimensionabili che possono essere affiancate o sovrapposte.
È infatti possibile variare la dimensione delle finestre trascinando i bordi delle stesse. La finestra attiva, sulla quale puoi operare, è quella con la barra del titolo colorata. Puoi passare da una finestra all’altra, facendo clic all’interno dell’area della finestra su cui vuoi intervenire.

[ 4.1.1.8 ] Mentre lavori in Excel hai sempre a disposizione la funzione di guida in linea. Gli argomenti in essa contenuti coprono tutte le possibili domande sulla realizzazione, la modifica e l’utilizzo di un foglio elettronico.
Puoi accedere alla guida in linea facendo clic sul pulsante ?, presente sulla barra degli strumenti Standard, oppure premendo F1 o, ancora, scegliendo Guida in linea Microsoft Excel nel menu ?. Viene visualizzato l’assistente di Office; per disattivarlo, fai clic su Nascondi l’Assistente di Office nel menu ?.
Digita una domanda o delle parole chiave e fai clic su Cerca. Viene effettuata una ricerca fra gli argomenti della guida e ti viene proposto un elenco di possibili risposte. Fai doppio clic su un punto dell’elenco per aprire la finestra Guida in linea, contenente le informazioni da te richieste.
Puoi approfondire la tua ricerca facendo clic sul pulsante Mostra: la finestra si espande e vengono visualizzate tre schede:
• Sommario: gli argomenti sono suddivisi in ampie aree di funzionalità. Puoi sfogliare gli argomenti attraverso i collegamenti ipertestuali;
• Ricerca Libera: ti permette di compiere ricerche attraverso parole chiave;
• Indice: contiene un vero e proprio indice analitico.

Puoi spostarti attraverso le voci sia scorrendo l’elenco con le barre di scorrimento, sia scrivendo nell’apposita casella il termine desiderato. L’elenco si posiziona automaticamente in corrispondenza delle lettere digitate.
Puoi avere delle spiegazioni che facciano riferimento direttamente a oggetti presenti nell’area di lavoro come pulsanti o menu. Per questo attiva il comando Guida Rapida dal menu ?. Il cursore si trasforma, visualizzando una freccia con un punto di domanda. Fai clic sull’oggetto di cui desideri avere spiegazioni: verrà visualizzato un fumetto contenente l’argomento richiesto.
[ 4.1.1.9 ] Al termine del lavoro, per chiudere un documento, seleziona Chiudi dal menu File. Puoi, anche, fare clic sul pulsante Chiudi finestra del documento.
In entrambi i casi, se il documento è stato modificato ma non ancora salvato, Excel ti chiederà se vuoi salvare l’ultima versione del documento. Scegliendo Sì, Excel salverà il documento mantenendo le modifiche da te apportate.
Chiuso il documento, la finestra di Excel appare priva del foglio di lavoro.

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