"Modulo Cinque"

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5.1.1 – Concetti fondamentali
[ 5.1.1.1 ] MS Access, a differenza degli altri applicativi del pacchetto Office, è un programma che necessita di alcune conoscenze di base specifiche, per essere utilizzato in modo efficace.
Le funzionalità presenti in questo programma possono essere suddivise in due grandi categorie. Da un lato, hai a disposizione gli strumenti che ti permettono di progettare la struttura del database e di realizzare l'interfaccia grafica, destinata all'utente finale. Dall'altro, sono presenti le funzioni che consentono l'utilizzo del database, per l'immissione dei dati e l'interrogazione degli archivi.
Risulta, pertanto, importante trattare i concetti teorici di base, che riguardano un database. Essi ti mettono nella condizione di affrontare ogni singolo tema e ti rendono consapevole degli obiettivi da raggiungere. Non ti spaventare se, alla prima lettura, alcuni concetti ti sembreranno un po' ostici. Il mio consiglio è di tenere sempre presente questo primo tema e di tornare a sfogliarne i contenuti durante tutto il corso, per comprendere meglio tutte le funzioni che verranno descritte.
La definizione di database è semplice e precisa: un database è un archivio elettronico, dotato di un programma di interfaccia, che facilita la registrazione e la ricerca dei dati.
Per meglio comprendere queste poche parole, facciamo un esempio. Un database che viene regolarmente usato, se non in formato elettronico almeno in formato cartaceo, è la rubrica del telefono. Essa contiene un insieme di dati, omogenei a gruppi, cioè facenti parte di categorie diverse e organizzati secondo uno schema ben preciso. Nel corso del tema, descriveremo questa struttura e ne evidenzieremo le particolarità.

[ 5.1.1.2 ] Attualmente, il tipo di database più diffuso è quello relazionale, che è oggetto della nostra analisi. L’oggetto principale di un database relazionale, il cuore della sua struttura, è la Tabella. Una tabella o più tabelle, collegate tra loro, ne costituiscono l’organizzazione.
In una tabella, le colonne rappresentano la tipologia di un dato, ossia cosa il dato rappresenta.
Nell’esempio che abbiamo citato prima, la rubrica del telefono, in una colonna verranno registrati tutti i dati Nome e cognome, in un’altra colonna tutti gli Indirizzi, in una terza tutti in Numeri di telefono e così via, fino ad arricchire la struttura con diverse tipologie di dati. In un database, ogni colonna di una tabella viene indicata con il nome di Campo.
Ogni riga della tabella rappresenta, invece, l’insieme dei dati, che si riferiscono a un unico soggetto. Sempre facendo riferimento alla rubrica del telefono, ciascun contatto è contenuto su una riga della tabella ed è composto dall’insieme dei dati presenti in ciascun campo. Chiamiamo tale elemento, la riga della colonna, Record.

Ogni campo di una tabella viene generato per contenere un tipo specifico di dato. In una tabella, dunque, ogni campo dovrà essere riconoscibile dagli altri attraverso un nome, la sua Etichetta.
Inoltre, il campo dovrà essere un “contenitore” adatto ad accogliere un certo tipo di dato. Questa caratteristica di ciascun campo viene controllata attraverso l’impostazione di parametri come il Tipo di dato e gli Attributi del campo.
Analizzeremo in dettaglio entrambi i controlli, nel corso di questo tema.

[ 5.1.1.3 ] All’interno di una tabella, come abbiamo visto, ogni riga rappresenta un record. È opportuno che ogni record della tabella possa essere perfettamente distinto da qualsiasi altro. Per questo, ogni record conterrà un valore in un campo, o una combinazione di più valori in più campi, che permettano la sua identificazione univoca. Tale valore prende il nome di Chiave primaria. Nella fase di realizzazione della tabella, dovrai indicare quale campo, o quale combinazione di campi, avranno il ruolo di Chiave di ricerca primaria. Perché la chiave primaria possa svolgere il ruolo di elemento di identificazione univoco del record, è necessario che il suo valore non abbia duplicati all’interno della tabella.
Esistono delle situazione nelle quali è difficile individuare uno o più campi che abbiano le caratteristiche adatte a svolgere il ruolo di chiave di ricerca primaria. In questi casi, puoi generare un campo aggiuntivo, fatto apposta per svolgere tale compito. Esempi di codici identificativi aggiuntivi sono: il Numero di matricola di uno studente universitario e il Codice personale del dipendente di un’azienda.
L’eventuale operazione di assegnazione di un identificativo può essere fatta in automatico dal sistema, qualora, durante la generazione di una tabella, non venga indicata nessuna chiave di ricerca primaria. In questo caso, al momento della chiusura e del salvataggio della maschera, il programma ti avverte della mancanza di un campo di questo tipo e ti chiede l’autorizzazione a inserirne uno ad hoc. Il campo che viene inserito nella tabella è di tipo contatore, cioè al suo interno viene inserito un numero progressivo per ogni nuovo record, che viene registrato in archivio.
 

[ 5.1.1.4 ] Oltre alla non duplicabilità dei dati, cioè la caratteristica di contenere valori unici all’interno di una tabella, un campo deve essere associato a un Indice, per essere Chiave di ricerca primaria.
Questa seconda proprietà ti permette una ricerca random dei dati, ossia la loro individuazione immediata, quando li richiedi. La ricerca Random viene anche indicata con il termine ricerca Casuale, in quanto permette di individuare velocemente un record, scelto a caso.

Per i campi non associati a indici, al contrario, è possibile solo la ricerca di tipo Sequenziale, che allunga i tempi di risposta del sistema, perché si arrivi al record voluto scorrendo tutti quelli che lo precedono.
Un esempio di facile comprensione può essere la differenza tra un CD e una musicassetta. Il primo ti permette di selezionare la traccia desiderata, operando una ricerca di tipo random. Nella cassetta, invece, dovrai scorrere il nastro, fino ad arrivare al punto di inizio della canzone che vuoi ascoltare; operando una ricerca di tipo sequenziale. È chiaro che questo tipo di ricerca risulta meno veloce.
L’attributo di associazione a un indice non riguarda, però, solo il campo chiave primaria. Puoi impostare tale parametro per tutti i campi, che presupponi vengano interrogati con maggiore frequenza, rendendone più veloce la ricerca.
Fai, comunque, attenzione perché l’associazione a un indice, se da un lato migliora la modalità di ricerca dei dati, dall’altro complica notevolmente la struttura dal database, riducendone le prestazioni globali. In tal senso, durante la fase di progettazione, l’associazione agli indici dei singoli campi è una delle fasi più importanti e più delicate.

[ 5.1.1.5 ] Il database relazionale è quello attualmente più diffuso, grazie alla sua flessibilità e alla maggiore facilità d’uso. Come abbiamo già detto, un database relazionale è costituito da un insieme di tabelle, due o più, correlate tra loro attraverso Relazioni tra campi.
Le relazioni consentono di costruire insiemi di dati, Record logici, aggregando campi appartenenti a tabelle diverse. Una struttura di questo tipo è finalizzata a evitare che debbano essere inseriti più volte gli stessi dati.
Le ridondanze, cioè le ripetizioni dei dati, non solo rappresentano un onere di registrazione aggiuntivo, ma costituiscono anche un serio problema, nel caso tu abbia la necessità di effettuare aggiornamenti.
Facciamo un esempio per chiarire al meglio come funziona la struttura appena descritta. Abbiamo citato l’elenco telefonico, come esempio di database, e abbiamo individuato la struttura della tabella che lo compone. Ora aggiungiamo una seconda tabella, per registrare, ad esempio, ogni telefonata effettuata.
Questa seconda tabella conterrà una serie di informazioni, riguardanti la singola telefonata (data, ora, durata, argomento della conversazione) e un campo in cui verrà registrato il nome dell’interlocutore. Tutti i dati, che riguardano l’interlocutore stesso, sono già presenti nella prima tabella ed è quindi inutile inserirli di nuovo in questa nuova struttura. Ogni volta che registriamo una telefonata, possiamo automaticamente
collegare i dati della telefonata a quelli dell’interlocutore, senza doverli riscrivere.
Inoltre, nel momento in cui un interlocutore cambia indirizzo, se sei interessato solo al dato aggiornato, ti basta modificare il dato nella prima tabella, per aggiornare tutto l’archivio.
Esistono tre tipi di relazione, in base alla modalità con la quale sono collegate tra loro le tabelle.
• Relazione uno a uno: a un record di una tabella corrisponde, al massimo, un solo record di un’altra tabella. Questo tipo di relazione può essere sostituita, inserendo i dati della seconda tabella direttamente nella prima. Non esiste, infatti, il problema della ridondanza dei dati, essendo la relazione biunivoca. In realtà, la relazione uno a uno viene usata per gestire dati particolari, per un numero particolare di record, o dati che hanno una rilevanza limitata nel tempo, e che possono essere eliminati, in un secondo tempo.
• Relazione uno a molti: a un record di una tabella corrispondono più record di un’altra tabella, non è vero il contrario. Questo è il tipo di relazione più comune e viene utilizzata per risolvere i problemi di ridondanza, come nell’esempio citato in precedenza.
• Relazione molti a molti: a un record della prima tabella corrispondono più record della seconda tabella ed è vero il contrario. Questo tipo di relazione non è gestibile direttamente, ma occorre scinderla in due relazioni uno a molti, utilizzando una tabella intermedia.

Nell’esempio precedente si dovrebbe utilizzare questo terzo tipo di relazione, nel caso di telefonate, effettuate in teleconferenza a più persone. In un database relazionale, è importante che venga mantenuta l’integrità dei dati, che viene garantita dall’integrità delle relazioni.

[ 5.1.1.6 ] Potresti, ad esempio, volerti assicurare: che non venga registrata nessuna telefonata a interlocutori che non sono registrati in archivio; oppure che non possa essere cancellato un interlocutore al quale fanno riferimento delle telefonate. Puoi attivare questa serie di controlli, indicando al sistema di mantenere un’Integrità referenziale. L’integrità referenziale ti consente di avere dei controlli automatici sull’effettiva possibilità di collegamento tra due tabelle, nelle fasi di registrazione, cancellazione e aggiornamento dei record. Anche in questo caso, l’attivazione o meno dell’integrità referenziale in una relazione deve essere valutata al meglio, in fase di progettazione. Se, da un lato, questi controlli salvaguardano il tuo database da una serie di inconvenienti, dall’altro ti impongono una serie di vincoli, che potrebbero mettere in crisi la gestione dell’archivio.

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