In questo modulo imparerete a:

    4.1) utilizzare gli operatori matematici

    4.2) utilizzare alcune funzioni

    4.3) interpretare i messaggi di errore

 

4.1) Utilizzare gli operatori matematici

Il nostro obiettivo in questo modulo è imparare come si  inseriscono le funzioni in Excel.

 

Iniziamo dalle formule matematiche.

 

Il primo modo per inserirle è utilizzare gli operatori matematici, in altre parole, i segni più, meno e via dicendo.

 

Dobbiamo ricordarci sempre di far precedere ad ogni formula il segno uguale, per esempio =A1+A2 è la formula per sommare i valori di due celle.

 

Oppure, usando le parentesi per dare l'ordine di priorità delle operazioni =(A1+A2)*A3

 

Notiamo che, a differenza della sintassi matematica, in Excel non si usano parentesi quadre o graffe, ma solo parentesi tonde, inserite l'una all'interno dell'altra.

 

Ora riassumiamo quali sono i principali operatori matematici usati nelle formule.

 

I PRINCIPALI OPERATORI MATEMATICI SONO:

 

+ addizione

 

- (meno o trattino) sottrazione

 

/ (barra o slash) divisione

 

*(asterisco) moltiplicazione

 

( ) priorità sull'ordine delle operazioni: le operazioni contenute tra parentesi sono eseguite prima delle altre

 

^ (accento circonflesso) potenza: il numero posto dopo l'accento circonflesso è interpretato come esponente

 

ESEMPI:

=A1+A2+A3 (A1 più A2 più A3)

=A1-A2+A3 (A1 meno A2 più A3)

=A1/A2 (A1 diviso A2)

=A1*A2 (A1 per A2)

=(A1-A2)*A3 (il risultato di A1 meno A2 , moltiplicato per A3)

=A1^A2 (A1 elevato alla potenza di A2)

 

4.2) Utilizzare alcune funzioni

Come fare ad inserire la media tra i valori contenuti in più celle?

 

Per esempio facciamo la media tra i valori delle cinque celle comprese tra C3 e C7.

 

Per fare la media dobbiamo sommare tutti i valori e poi dividerli per il numero di celle, in questo caso cinque.

 

Quindi:

=(C3+C4+C5+C6+C7)/5

 

Bene, questa è una soluzione, ma non è l'unica!

 

Invece di utilizzare gli operatori matematici, in questo caso il segno +  e il segno /, possiamo utilizzare una delle funzioni predefinite disponibili in Excel.

 

Ce ne sono moltissime, e tra queste naturalmente anche la funzione "Media".

 

Senza quindi digitare tutta l'espressione matematica, possiamo dare al programma il comando di fare la media tra i valori di quelle celle.

 

Facciamo attenzione alla sintassi della funzione, cioè al modo in cui dobbiamo digitare la formula perché Excel la interpreti correttamente.

 

Iniziamo la formula con il segno uguale, come sempre.

 

Poi però inseriamo il nome della funzione predefinita, in questo caso Media, seguito dalle parentesi tonde.

 

Tra parentesi dobbiamo inserire gli argomenti della funzione, cioè i valori su cui andare a fare il calcolo, separati tra loro dal punto e virgola.

 

La formula di prima diventa quindi:

=Media(C3;C4;C5;C6;C7).

 

Tutto senza spazi.

 

Come si vede, gli argomenti sono tutte celle consecutive.

 

Piuttosto che elencarle una per una, allora, è meglio indicare da dove partiamo e fino a dove arriviamo.

 

In altre parole, è preferibile indicare l'intervallo di celle su cui la funzione deve operare.

 

Per indicare l'intervallo utilizziamo, invece che il punto e virgola, i due punti:

=Media(C3:C7)

che significa: la media dei valori contenuti nella colonna C, dalla riga 3 alla riga 7.

 

Possiamo anche estendere l'intervallo fino alla cella C16, in modo tale che non appena inseriremo un dato nella cella C8, C9 e così via, la media sarà ricalcolata automaticamente per includerlo.

 

Finché la cella resterà vuota, non inciderà sulla media.

 

Vediamo ora alcune altre funzioni.

 

Sono molte le funzioni disponibili in Excel.

 

Eccone alcuni esempi, con la loro sintassi:

 

- somma dei valori delle celle comprese tra A1 e A20

=Somma(A1:A20)

   

- il valore medio dei valori compresi tra A1 e A20, con la media che ignora le celle vuote.

=Media(A1:A20)

   

- il valore maggiore tra quelli compresi in un intervallo

=Max(A1:A20)

   

- il valore minore tra quelli compresi in un intervallo

=Min(A1:A20)

   

- Se che restituisce un valore se si verifica la condizione, un altro valore se la condizione non si verifica

=Se(condizione;se-vero;se-falso)

 

Ad esempio:

=Se(C3<18;"bocciato";"promosso")

visualizza nella cella la scritta "bocciato" se la cella A1 contiene un voto inferiore a 18, "promosso" se maggiore o uguale.

 

Le funzioni disponibili in Excel non sono solo matematiche.

 

La funzione Se che abbiamo appena visto, ad esempio, è una funzione logica, altre sono finanziarie, o statistiche, o ad esempio funzioni di testo o di data.

 

Per consultare l'elenco completo delle funzioni disponibili, e ricordarne allo stesso tempo anche la sintassi, possiamo fare clic su Inserisci Funzione.

 

Quando, nella finestra di dialogo Inserisci Funzione, selezioniamo una delle funzioni dall'elenco, compare la finestra della formula.

 

Se non abbiamo ancora scelto la nostra funzione, possiamo anche fare clic sul menu delle funzioni che si trova all'estrema sinistra della barra della formula.

 

Proviamo ad inserire la funzione "Somma" in una cella utilizzando la finestra della formula.

 

Prima di tutto selezionamo la cella in cui inserire la funzione.

 

Poi facciamo clic su Inserisci Funzione e selezioniamo dall'elenco la funzione "Somma".

 

Ora la "finestra della formula" ci chiede di inserire gli argomenti.

 

Possiamo inserire l'intervallo che ci interessa, digitandolo nella casella "Num1" per esempio, C3:C16

 

Oppure, possiamo indicarlo direttamente selezionando le celle nel foglio, con il mouse.

 

Se la finestra della formula ci copre la parte del foglio che ci interessa, la riduciamo con il pulsante di compressione.

 

Possiamo selezionare celle adiacenti, trascinando il mouse, o anche non adiacenti, usando il tasto Control in combinazione con il mouse.

 

Quando abbiamo terminato la selezione, ricordiamoci sempre di dare il comando Invio.

 

A questo punto torniamo di nuovo alla finestra della formula e possiamo dare Ok.

 

 

4.3) Interpretare i messaggi di errore

Nell'inserire formule e funzioni, può capitare di commettere degli errori di digitazione.

 

Molto spesso però Excel è in grado di venirci in aiuto grazie alla funzionalità di "correzione automatica".

 

Excel sa riconoscere diverse tipologie di errori, suggerendoci direttamente la soluzione corretta.

 

Per esempio, se digitiamo =A1+A2+ Excel riconosce che c'è un operatore matematico di troppo.

 

In una finestra di dialogo, ci propone di accettare la correzione della formula in =A1+A2

 

Lo stesso accade se digitiamo uno spazio di troppo, se inseriamo due operatori matematici in sequenza, se inseriamo una parentesi in più o in meno, e in diversi altri casi.

 

A volte, invece, Excel non suggerisce una correzione, ma non riesce a calcolare la formula.

 

Allora segnala la presenza di un errore inserendo nella cella, anziché il risultato, un messaggio di errore.

 

Nella barra della formula continueremo a vedere la formula che abbiamo digitato.

 

Facciamo un esempio.

 

Inserisco in questa cella la formula C1/B1.

 

La cella A2, però, contiene un testo, quindi non è un divisore valido.

 

Appena do invio, Excel prova a calcolare il risultato e non ci riesce.

 

Mi segnala allora che l'operazione è scorretta facendo comparire nella cella questo messaggio di errore (#VALORE!).

 

Riconosciamo i messaggi di errore relativi a formule per il fatto che iniziano sempre con un cancelletto.

 

Vediamo quali sono i principali messaggi di errore che Excel può visualizzare.

 

I PRINCIPALI MESSAGGI DI ERRORE RELATIVI A FORMULE:

 

#DIV/0!

(il dividendo è uguale a zero e quindi è impossibile effettuare la divisione)

 

#NOME!

(il nome utilizzato non esiste, non identifica alcuna cella, per esempio è presente un errore di digitazione)

 

#RIF!

(il riferimento non è valido, o è stato cancellato, per esempio la cella indicata nella formula si trovava su un foglio che è stato eliminato)

 

#VALORE!

(un operando o un argomento di funzione non è corretto, ad esempio la funzione richiedeva un numero ed invece la cella contiene del testo).