In questo modulo imparerete a:

    1.1) comprendere la struttura di un foglio elettronico

    1.2) distinguere i fogli di lavoro in una cartella

    1.3) riconoscere la tipologia dei dati

    1.4) salvare il file

 

1.1) Comprendere la struttura di un foglio elettronico

Il FOGLIO ELETTRONICO è programma che consente di effettuare operazioni di calcolo su insiemi di dati organizzati per righe e colonne (in inglese: "spreadsheet").

 

E' anche chiamato foglio di calcolo.

 

Il primo foglio elettronico è stato Visicalc, rilasciato nel 1979 per l'Apple II.

 

EXCEL è il foglio elettronico sviluppato da Microsoft e inserito nel pacchetto Office, ed è quindi il foglio elettronico più diffuso.

 

La prima versione risale al 1987.

 

Vediamo come si presenta l'interfaccia, ovvero quali sono i vari elementi della finestra di Excel.

 

In alto abbiamo, come sempre, la barra del titolo che riporta il nome del programma e il nome del file.

 

Cartel1, che è il nome che assegna automaticamente Excel ad un nuovo file.

 

Più sotto c'è una barra degli strumenti che è abbastanza simile a quella Word.

 

Capiremo con il tempo la funzione di tutti questi comandi presenti nella barra degli strumenti.

 

Una differenza rispetto a Word è la presenza della cosiddetta "barra della formula".

 

Come vedremo tra poco, questa barra serve quando usiamo Excel per fare delle operazioni logiche o matematiche.

 

Un'altra differenza molto evidente è il modo in cui si presenta la finestra del file.

 

Nello spazio centrale della finestra compare infatti una griglia, o se preferite una tabella, formata da righe e colonne.

 

Un'altra cosa da notare riguardo all'interfaccia di Excel è che le righe sono contrassegnate da numeri e le colonne da lettere.

 

In un foglio elettronico, quindi, ogni dato è inserito in una cella.

 

E ogni cella è identificata da due coordinate, una lettera che indica la colonna e un numero che indica la riga.

 

La CELLA è l’intersezione di una riga e una colonna in un foglio elettronico.

 

La cella può contenere dati, numeri o formule ed è identificata dalle sue coordinate.

 

Per fare un esempio pratico, una cella all'incrocio tra la riga 11 e la colonna D, sarà la cella D11.

 

Questo modo di identificare le celle con le loro coordinate ci servirà moltissimo in seguito.

 

Vedremo infatti che ci permetterà di fare delle operazioni sulle celle.

 

1.2) Distinguere i fogli di lavoro in una cartella

Nella parte bassa della finestra si possono notare tre "linguette" con scritto foglio1, foglio 2 e foglio3.

 

Queste "linguette" o "schede" ci ricordano che il file su cui stiamo lavorando non è costituito da una sola tabella.

 

E', infatti, come tutti i file di Excel, una "cartella di lavoro" che può contenere più "fogli di lavoro" sovrapposti.

 

Li possiamo utilizzare per registrare informazioni diverse, ma che sono collegate fra loro e che quindi possiamo tenere in un unico file.

 

Quando creiamo un nuovo file, Excel crea sempre, automaticamente, tre fogli, e li chiama foglio1, foglio2 e foglio3.

 

Il FOGLIO DI LAVORO è una matrice di righe e colonne visualizzata sullo schermo in una finestra scorrevole.

 

La CARTELLA DI LAVORO è un insieme di fogli di lavoro sovrapposti, salvati in un unico file.

 

Apriamo il file "tunisi.xls".

 

.XLS è l'estensione dei file di Excel, così come .DOC è l'estensione dei file di Word.

 

Per aprire il file, come negli altri programmi, occorre andare sul menu File.

 

Seleziono Apri.

 

Sfoglio le risorse del computer per individuare il file "tunisi.xls" nella sua collocazione, quindi dò il comando Apri.

 

Facendo clic sulle schede, ovvero sulle linguette che compaiono in basso, mi posso spostare sugli altri fogli.

 

Ebbene, sul foglio2, si trovano dei dati sui dei pagamenti.

 

Una volta capita la struttura della cartella in più fogli, possiamo utilizzare al meglio questa funzionalità aggiungendo nuovi fogli, eliminando quelli che non utilizziamo, oppure rinominandoli.

 

Tutte operazioni che possono essere fatte tramite il menu di scelta rapida che si apre posizionandosi sulle schede e facendo clic con il tasto destro del mouse.

 

1.3) Riconoscere la tipologia dei dati

Ora, vediamo quale tipo di dati può accogliere Excel; e quindi, a cosa può servire questo programma.

 

Restando sul file di cui sopra, già nel primo foglio vediamo diverse tipologie di dati: nomi, indirizzi, numeri di telefono.

 

In realtà, in questo primo foglio, che contiene un indirizzario dei partecipanti al viaggio, Excel non applica tutta la sua potenza di foglio di calcolo.

 

Si limita a registrare dei dati testuali e a presentarli.

 

Vedremo più avanti che Excel ci può aiutare molto anche in questo, per esempio permettendoci di ordinare i dati.

 

Ma in realtà la sua potenza sta nell'eseguire calcoli e operazioni logiche.

 

Nel secondo foglio, a fianco alla colonna dei nomi ci sono dei valori numerici, l'ammontare delle somme versate come acconto e come saldo dai partecipanti.

 

iIn questo caso abbiamo a che fare con dei dati numerici.

 

Qual è il vantaggio di inserirli in Excel?

 

Essenso un foglio di calcolo Excel ci aiuterà a fare dei calcoli.

 

Infatti nella colonna D c'è il totale delle somme versate da ciascun partecipante.

 

Immagino che questo calcolo sia stato fatto dal programma.

 

Però le cifre potrebbero anche essere state calcolate a mano e poi inserite da chi ha immesso i dati.

 

Facciamo una prova molto semplice.

 

Proviamo a modificare un dato e vediamo cosa succede.

 

Cambiamo l'importo dell'acconto del primo partecipante.

 

Mi posiziono sulla cella B3, faccio clic per selezionarla e scrivo, al posto di 120, l’importo 320.

 

Ora nella colonna D si aggiorna automaticamente la somma.

 

Questo ci fa capire che quel dato della colonna D non è stato inserito come numero ma come funzione del contenuto di altre celle.

 

In altre parole, invece di scrivere in D3 direttamente il numero 1350, che era la somma di 120 e 1230, chi ha immesso i dati ha inserito una formula: la somma di due celle.

 

In questo modo non ha dovuto fare il calcolo ma lo ha lasciato fare al foglio elettronico, con il vantaggio che, ogni volta che si modificano per qualsiasi motivo i dati, la somma viene automaticamente aggiornata.

 

Ecco la tipologia di dati più importante in un foglio elettronico: le formule.

 

In questo caso si tratta di una somma ma, come vedremo in seguito, ne esistono molte altre, che servono a scopi diversi.

 

Per verificare quale formula è stata usata, mi posiziono sulla cella che contiene il risultato, ovvero D3.

 

Ebbene, in alto, nella barra della formula, vedo che questa cella contiene il risultato di B3+C3.

 

Vedete, adesso, a cosa serve la barra della formula.

 

Nel caso di altri tipi di dati, numeri o testo, la barra mostra esattamente lo stesso contenuto della cella che ho selezionato.

 

Con le formule, invece, la cella mostra il risultato, mentre la barra della formula ci permette di visualizzare l'operazione che lo genera.

 

Insomma la BARRA DELLA FORMULA è lo spazio che, in un foglio elettronico, mostra il contenuto della cella selezionata: testo, valore numerico o formula.

 

1.4) Salvare il file

Bene, ora salviamo le modifiche che abbiamo fatto su questa cartella.

 

Per salvarla nella stessa collocazione in cui si trovava, basta premere l'icona del dischetto o scegliere "salva" dal menu File.

 

Se invece vogliamo cambiare collocazione, per esempio salvare il file in un'altra directory, o in un supporto di memoria esterno, apro il menu File e scelgo "Salva con nome", in modo da poter indicare sia il nome con cui voglio salvare il file, che la collocazione dove intendo salvarlo.