In questo modulo imparerete:

    4.1) come allargare i campi di una tabella

    4.2) come modificare l'ordine e il nome dei campi

    4.3) come modificare il tipo e il formato dei dati

    4.4) come inserire nuovi campi e come cancellare quelli che non servono più

 

4.1) Come allargare i campi di una tabella

Se si ha bisogno di lavorare con i database relazionali, capire cosa sono e come si impostano chiavi primarie e relazioni fra tabelle è certamente indispensabile.

 

Tuttavia, più spesso di quanto non si pensi, la conoscenza pratica su come svolgere operazioni comuni e apparentemente banali con le tabelle risulta altrettanto importante delle conoscenze teoriche generali.

 

In questo modulo ci occuperemo appunto di mettere a fuoco le procedure per eseguire operazioni comuni con le tabelle: conoscenze pratiche, senza le quali anche il database meglio progettato rischia di non poter essere utilizzato proficuamente.

 

Vediamo innanzitutto come risolvere un problema ricorrente e fastidioso: il fatto, cioè, che il nome o il contenuto dei campi di una tabella possono risultare parzialmente invisibili, a causa di colonne troppo strette.

 

Apriamo con un doppio clic la tabella "Videoteca".

 

Il contenuto delle celle non è escluso che possa risultare troncato.

 

Naturalmente non si tratta di un problema di integrità dei dati: il testo di ciascuna cella è infatti presente nella sua interezza.

 

L'unico problema è che le colonne non sono larghe abbastanza per visualizzarlo completamente.

 

Per ovviare a questo inconveniente, procediamo così: posizioniamo il puntatore del mouse alla destra del nome dell'ultimo campo, proprio là dove termina la tabella.

 

A questo punto il puntatore cambierà forma, diventando una specie di croce nera, i cui bracci orizzontali terminano entrambi con una freccina: questo simbolo significa che la colonna è ora ridimensionabile.

 

Non ci resta che premere il pulsante sinistro, tenerlo premuto e trascinare verso destra il mouse, fino ad allargare la colonna in modo che il nome del campo, cioè "data registrazione", sia, se non lo è già, completamente visibile.

 

Passiamo poi a compiere la medesima operazione anche sulle altre colonne.

 

Ci posizioniamo alla destra del nome del campo della colonna da allargare, nel punto di intersezione con la colonna successiva.

 

Non appena il puntatore avrà cambiato forma nel modo che abbiamo descritto, trasciniamo verso destra fino a rendere visibile il nome e il contenuto di ciascuno dei campi che ci interessano, se non lo sono già.

 

4.2) Come modificare l'ordine e il nome dei campi

Naturalmente vi sono dei casi in cui non sarà possibile avere una visualizzazione completa e contemporanea del nome e del contenuto di tutti i campi di una tabella.

 

Ad esempio, quando una tabella ha troppi campi rispetto alla larghezza dello schermo, oppure quando il contenuto di un campo è troppo lungo, come nel caso del tipo di dati "memo".

 

E' per questo motivo che le operazioni sui dati di una tabella vengono effettuate di preferenza per mezzo di maschere piuttosto che in visualizzazione "foglio dati".

 

Ma lasciamo da parte per il momento l'argomento maschere e concentriamo la nostra attenzione su un nuovo problema di ordine pratico.

 

Ci accorgiamo che la sequenza dei campi, così come l'abbiamo impostata, non è soddisfacente.

 

Abbiamo la possibilità di modificarla in modo rapido, senza  essere costretti ad abbandonare la visualizzazione "foglio dati" con la quale abbiamo cominciato a lavorare ?

   

La risposta a questa domanda è sì.

 

E' molto semplice modificare la posizione di un campo in una tabella, anche in modalità "foglio dati".

 

Se ad esempio voglio spostare il campo "Protagonisti" alla sinistra del campo "Regista", si procede in questo modo: posiziono il puntatore sul nome di uno dei due campi interessati dalla modifica, in questo caso il campo "protagonisti", clicco una volta con il tasto sinistro in modo da selezionarne tutto il contenuto, quindi premo nuovamente il tasto sinistro sul nome del campo.

 

Sotto il puntatore appare ora un rettangolino tratteggiato, che simboleggia la possibilità di spostare l'intera colonna.

 

Sempre tenendo premuto il pulsante del mouse, trascino quest’ultimo verso sinistra, fino a raggiungere la riga d'intersezione tra i campi "genere" e "regista".

 

In seguito al mio movimento, questa riga d'intersezione viene evidenziata: appare cioè più spessa e nera.

 

Questo è il segnale di fine operazione: posso rilasciare il pulsante del mouse e constatare che il campo "protagonisti" si trova ora alla sinistra del campo "regista" e non più alla sua destra.

 

E' altrettanto semplice cambiare il nome di un campo.

 

In questo caso occorre fare una piccola distinzione.

 

Se voglio sostituire completamente il vecchio nome con uno diverso, ad esempio se voglio sostituire "protagonisti" con "attori principali", la procedura più semplice è la seguente: effettuo un rapido doppio clic sinistro sul nome da cambiare, in modo da selezionarlo per la modifica.

 

A questo punto scrivo semplicemente il nuovo nome in sostituzione del precedente.

 

Con questa procedura non è possibile effettuare piccole modifiche di un nome esistente: qualsiasi cosa io scriva, il nome precedente verrà cancellato.

 

Per effettuare invece una modifica parziale, ad esempio per cambiare "protagonisti" in "attori protagonisti", la cosa migliore è aprire la tabella in visualizzazione struttura, cliccando sull'apposita icona.

 

Una volta fatto ciò, si posiziona il cursore sul nome che si desidera cambiare e si procede con la sua modifica parziale.

 

4.3) Come modificare il tipo e il formato dei dati

Visto che siamo passati alla visualizzazione struttura, vediamo adesso cosa fare se ci accorgiamo che il tipo di dati scelto per uno dei campi della tabella non soddisfa le nostre esigenze, e desideriamo perciò cambiarlo.

 

Per non alterare i tipi di dati dei campi esistenti, che sono corretti, creiamo, dopo "data registrazione", un nuovo campo nella tabella, che chiamiamo "prezzo VHS".

 

Per impostazione predefinita, gli viene attribuito il tipo "testo", che evidentemente non fa al caso nostro.

 

Posizioniamo quindi il cursore sul tipo di dati da modificare.

 

Apparirà una freccina sulla destra e cliccandovi sopra si apre un menu a discesa con i vari tipi di dati disponibili.

 

Dal menu scegliamo la voce "valuta".

 

E' però ora il caso di modificare anche il formato della valuta, in modo che sia adatto ad esprimere il prezzo delle videocassette in euro.

 

Ci spostiamo nella parte bassa della finestra visualizzazione struttura.

 

Vediamo che accanto alla voce "Formato" compare la scritta "valuta".

 

Clicchiamo sulla solita freccina posta a destra e visualizziamo le varie opzioni disponibili.

 

Scegliamo dall'elenco la voce "euro", salviamo le modifiche effettuate premendo il pulsante con l'icona del dischetto, e torniamo infine alla visualizzazione "foglio dati", premendo l'apposito pulsante posto alla sinistra della barra degli strumenti.

 

La comodità di aver scelto il formato dati euro è data dal fatto che il programma ci libererà dalla scocciatura di scrivere esplicitamente i valori in centesimi quando questi sono uguali a zero.

 

Inoltre eseguirà al posto nostro, e senza errori, tutti gli arrotondamenti che si rendessero necessari.

 

4.4) Come inserire nuovi campi e come cancellare quelli che non servono più

Esaminiamo ora un altro caso pratico.

 

Poniamo di aver la necessità, mentre stiamo lavorando all'inserimento dei dati, di creare al volo un nuovo campo nella tabella, ad esempio il campo "produttore".

 

Vediamo come eseguire rapidamente questa procedura senza essere costretti a passare alla visualizzazione struttura, il che rallenterebbe il nostro lavoro.

 

Per prima cosa selezioniamo con un clic, nel modo che ormai conosciamo, il campo "regista", alla cui sinistra vogliamo inserire il nuovo campo "produttore".

 

Con un clic destro sulla scritta "regista" facciamo comparire il menu contestuale e, tra le voci in elenco, scegliamo "inserisci colonna".

 

Comparirà una nuova colonna, il cui nome predefinito è "campo1".

 

Con un rapido doppio clic sinistro, così come abbiamo mostrato prima, evidenziamo questa scritta per la modifica e sostituiamo ad essa il nome corretto, cioè "produttore".

 

Premiamo INVIO ed il gioco è fatto !

 

E' importante notare che la procedura appena illustrata è valida quando il campo da creare è di tipo "testo", come in questo caso, perché questo tipo viene attribuito automaticamente dal programma ad ogni nuovo campo generato.

 

L'impostazione di qualsiasi altro tipo di dati diverso da "testo" richiede invece il passaggio alla visualizzazione struttura e l'esecuzione della procedura già descritta di modifica del tipo di dati.

 

Ma vediamo adesso come fare ad eliminare un campo che non ci serve più, con tutto il suo contenuto.

 

Poniamo il caso di voler eliminare il campo "Prezzo VHS", perché ci siamo resi conto che si tratta di un'informazione senza importanza.

 

Selezioniamo allora con un clic il campo da eliminare e poi facciamo comparire il menu contestuale con un clic destro sul nome del campo.

 

Dal menu scegliamo la voce "cancella colonna".

 

A questo punto il programma ci chiede giustamente, prima di procedere alla cancellazione, se siamo sicuri di ciò che stiamo facendo: l'eliminazione di un campo è infatti un'operazione senza ritorno, che comporta la perdita irrimediabile di tutti i dati in esso contenuti.

 

Perciò, prima di rispondere SI' alla richiesta di Access, effettuate tutti i controlli necessari

ad evitarvi sgradite sorprese e successivi rimpianti.