In questo modulo imparerete:

    2.1) come creare un database vuoto

    2.2) come creare una tabella in visualizzazione struttura

    2.3) come scegliere il tipo di dati corretto

    2.4) come impostare il formato dei dati e salvare la tabella

   

2.1) Come creare un database vuoto

Passiamo alla creazione del nostro primo archivio elettronico con Access.

   

La prima operazione da compiere è, naturalmente, l'apertura del programma.

 

Eseguiamo quindi la procedura START -> PROGRAMMI -> MICROSOFT ACCESS, che abbiamo già visto in precedenza.

 

Una volta avviata l'applicazione, clicchiamo sull'icona del foglio bianco, la prima a sinistra nella barra degli strumenti.

 

Con questo pulsante si comincia la creazione di un nuovo documento.

 

Scegliamo ora la voce "database vuoto".

 

Ciò genera l'apertura di una finestra che ha lo scopo di permetterci di attribuire un nome ed una posizione su disco al nuovo file di database che stiamo creando.

   

Questa è una particolarità di Access.

 

A differenza cioè di quanto accade con le altre applicazioni del pacchetto Office, Access ci obbliga a salvare un nuovo file prima di poterlo utilizzare.

   

Accettiamo quindi la cartella "documenti" come locazione predefinita in cui sarà salvato il nuovo file.

 

Attribuiamo il nome "prova2" al database vuoto che stiamo generando e clicchiamo infine sul pulsante CREA.

 

L'estensione MDB, tipica di Access, verrà aggiunta automaticamente dal programma.

 

2.2) Come creare una tabella in visualizzazione struttura

In genere, prima di procedere alla costruzione di un archivio elettronico, è necessaria una fase di accurata progettazione, in cui si pianifica la struttura dei dati, sia in base alla loro natura sia in vista del tipo di utilizzo che si prevede di farne.

 

Si cerca ad esempio di strutturare le tabelle in modo che contengano informazioni omogenee e si cerca di evitare, per quanto possibile, di creare duplicati di una stessa informazione.

 

Nel nostro caso, procederemo in modo molto semplice e diretto.

 

Il nostro database conterrà un'unica tabella.

 

Vogliamo provare infatti a costruire un archivio di videocassette e la tabella che ci accingiamo a strutturare conterrà tutte le informazioni necessarie per catalogare per un uso domestico una serie di film.

 

Procediamo dunque alla generazione della nostra tabella.

   

Vediamo che la finestra di controllo (database) è la stessa che abbiamo già utilizzato per aprire maschere e tabelle di un database esistente, finestra che si apre con il pulsante "tabelle" già selezionato.

 

Nel database vuoto appena creato non vi sono naturalmente tabelle già esistenti.

 

Vi sono però gli strumenti per crearne di nuove.

 

Abbiamo cioè la possibilità di scegliere fra tre differenti modalità:

- crea una tabella in visualizzazione struttura

- crea una tabella mediante una creazione guidata

- crea una tabella mediante l'immissione di dati

   

Per questo esempio sceglieremo la prima opzione, cioè "Crea una tabella in visualizzazione struttura".

 

E' questo infatti il modo migliore per prendere confidenza con i numerosi parametri che occorre definire, affinché la tabella con cui lavoreremo svolga in modo corretto ed efficace il proprio lavoro.

   

Facciamo dunque un doppio clic sulla prima voce.

 

Questa azione genera l'apertura di una grande finestra, contenente nella parte superiore una serie di righe orizzontali vuote, suddivise in tre colonne: "NOME CAMPO", "TIPO DATI" e "DESCRIZIONE".

   

La prima cosa da fare è definire i nomi dei campi della nostra tabella.

 

Ricordiamo che stiamo costruendo un archivio di film in videocassetta.

 

Le voci da inserire nella colonna "NOME CAMPO" dovranno essere perciò informazioni utili per catalogare dei film.

 

Nella prima riga inseriamo la voce "TITOLO".

 

Il contenuto di questo campo sarà, per ogni record che archivieremo, il titolo di un film.

 

Confermiamo il nome del campo e ci spostiamo alla riga successiva con un'unica operazione: una pressione del tasto FRECCIA IN GIU'.

 

Allo stesso modo proseguiamo nella definizione dei campi successivi, ricordando che un nome di campo può essere lungo al massimo 64 caratteri, spazi compresi.

 

Nella seconda riga digitiamo la voce "GENERE"; nella terza riga la voce "REGISTA", nella quarta "PROTAGONISTI", nella quinta "DURATA", nella sesta "ANNO", nella settima "DATA REGISTRAZIONE".

 

2.3) Come scegliere il tipo di dati corretto

Come avrete notato, non appena ci si sposta alla riga successiva, compare automaticamente la voce TESTO nella colonna TIPO DATI, accanto al nome del campo appena inserito.

 

Access, in altre parole, considera per impostazione predefinita come testuali tutti i nuovi campi generati.

 

Come potete immaginare, è molto importante associare ad ogni nome di campo immesso un tipo di dati corrispondente alla sua natura.

 

Infatti, associare ad un campo un tipo di dati errato, può pregiudicare seriamente le funzionalità di una base di dati, impedendo ad esempio di impostare adeguati criteri di ricerca.

 

Il campo ANNO, per citarne uno, conterrà delle date espresse in numeri ed è perciò errato associarlo al tipo di dati TESTO.

 

Il tipo TESTO va associato piuttosto alle informazioni effettivamente testuali come, ad esempio, i nomi degli attori e dei registi.

 

Occorre quindi esaminare con attenzione ciascuno dei nomi di campo che abbiamo inserito e valutare se e dove occorra sostituire il tipo TESTO, attivato per impostazione predefinita, con un altro tipo di dati, adatto al caso.

   

Scorrendo l'elenco dei nomi di campo che abbiamo inserito, notiamo che TITOLO, GENERE, REGISTA e PROTAGONISTI sono sicuramente informazioni testuali.

 

Il tipo dati TESTO è perciò adeguato a questi campi.

 

Il campo DURATA conterrà, invece, dei numeri, che rappresenteranno la durata espressa in minuti dei vari film catalogati.

 

Occorre dunque cambiare il tipo TESTO in qualcosa di più adatto.

 

Per fare ciò, posizionare il cursore sulla parola TESTO accanto alla voce DURATA, in modo da far comparire una freccina sulla destra.

 

Cliccando sulla freccina, si apre un menu a discesa contenente l'elenco di tutti i possibili tipi di dati.

 

Scelgo dall'elenco il tipo dati NUMERICO, che va così a sostituire il precedente tipo TESTO.

 

Procedo quindi in modo analogo per i campi ANNO e DATA REGISTRAZIONE, scegliendo per entrambi dall'elenco il tipo DATA/ORA, che è il più adatto a rappresentare i valori che verranno immessi in questi due campi della tabella.

   

Poiché la scelta del tipo di dati corretto è molto importante, esaminiamo ora quali sono i tipi di dati che Access ci mette a disposizione.

 

Il tipo di dati predefinito, lo abbiamo visto, è il tipo TESTO.

 

Un campo testo può contenere fino ad un massimo di 255 caratteri alfanumerici, cioè lettere, numeri, spazi ed eventuali caratteri speciali.

 

Se 255 caratteri ci sembrano pochi, possiamo scegliere il tipo dati MEMO.

 

Un campo memo può contenere infatti fino a 65.535 caratteri alfanumerici, cioè 257 volte esatte la grandezza di un campo testo.

 

Se invece un campo deve contenere numeri e se, soprattutto, su quei numeri devono potersi eseguire delle operazioni matematiche, allora occorre scegliere il tipo dati NUMERICO.

 

Se, poi, un campo è destinato a memorizzare date, allora la categoria giusta è DATA/ORA.

 

In un campo di questo tipo è possibile archiviare qualsiasi data, dall'anno 100 fino all'anno 9999.

   

Restando in ambito numerico, se i valori che dobbiamo archiviare sono valori monetari, allora il tipo dati che fa al caso nostro è VALUTA.

 

Un particolare tipo di dati numerico è il tipo CONTATORE.

 

Un campo contatore assegna in modo automatico un numero univoco, è perciò non riutilizzabile ad ogni nuovo record creato. Viene utilizzato per facilitare la catalogazione e la ricerca.

 

Abbiamo ancora il tipo dati SI'/NO.

 

Un campo di questo tipo accetta solo valori binari, quali appunto "sì" o "no" oppure "vero" o "falso".

 

Se pensate che un campo della vostra tabella possa contenere anche il valore "forse", allora non attribuitegli il tipo dati SI'/NO.

 

Vi sono infine altri tre tipi di dati, di utilizzo un po' più specialistico.

 

Sono i tipi OLE, COLLEGAMENTO IPERTESTUALE e RICERCA GUIDATA.

 

Il primo si usa quando un campo deve contenere oggetti generati e controllati da altre applicazioni.

 

I campi OLE vanno usati con grande attenzione, perché possono esaurire facilmente le risorse di elaborazione di un computer.

 

I campi COLLEGAMENTO IPERTESTUALE servono per memorizzare tutte le informazioni atte a consentire il collegamento ad una risorsa su Internet.

 

I campi RICERCA GUIDATA, per concludere, consentono di recuperare, per mezzo di caselle di testo o menu a discesa, il contenuto di altre tabelle diverse da quella su cui si sta lavorando.

 

2.4) Come impostare il formato dei dati e salvare la tabella

Dopo questa lunga digressione sui tipi di dati, concludiamo la procedura di creazione della nostra tabella, dando una rapida occhiata alla parte inferiore della finestra di visualizzazione struttura.

 

La caratteristica saliente di questa parte della finestra è che il suo contenuto varia a seconda del tipo di dati selezionato.

 

Si tratta di una serie di opzioni che servono a definire nel dettaglio il comportamento di un campo, una volta che sia stato scelto il tipo di dati adatto ad esso.

 

Nel caso, ad esempio, di un campo testo, possiamo impostare numerose opzioni.

 

Citiamo solo le principali:

    * dimensione campo

    * valore predefinito

    * richiesto

    * consenti lunghezza zero

    * indicizzato.

 

Se desiderate conoscere il significato di queste e delle altre opzioni, potete utilizzare i comodi suggerimenti contestuali, che vengono visualizzati nella parte inferiore destra di questa finestra.

   

Ogni tipo di dati ha naturalmente le sue opzioni specifiche.

 

Ai fini del nostro esempio è sufficiente conservare le impostazioni predefinite di Access.

 

Non ci resta ora che dare un nome alla tabella e salvarla.

 

Clicchiamo perciò sulla X in alto a destra nella finestra visualizzazione struttura.

 

Compare ora una finestra di salvataggio, che ci chiede di attribuire un nome alla tabella appena creata.

 

Sostituiamo al nome suggerito da Access il nome "Videoteca" e clicchiamo su "OK".

   

L'applicazione ci chiederà ora di impostare una chiave primaria, ma di questo ci occuperemo nel prossimo modulo.