La programmazione operativa della produzione è una funzione della programmazione generale della produzione , si inserisce a valle della fase che porta alla compilazione del piano principale di produzione ed è bene che sia ricoperta dallo stesso team di persone e gestita con il medesimo software .Ritengo conveniente trattarla separatamente perché culturalmente, in molte aziende medie e piccole , viene considerata come l'unica forma di programmazione effettuata. Va comunque detto che, anche nei casi dove non si usa il piano principale di produzione, questo è implicitamente compreso nella programmazione operativa in quanto in essa confluiscono direttamente, come dati di input, le vendite, previste ed effettive, e i budget di produzione della direzione generale. Nella logica di pianificazione ci sono delle differenze sostanziali tra programmazione generale della produzione e programmazione operativa. La prima ha una visione più ampia occupandosi di famiglie di articoli su un periodo temporale esteso; la seconda si occupa dei singoli articoli pianificando un arco temporale ridotto, da qualche settimana fino al singolo turno di lavoro, con un taglio dunque specificatamente rivolto alla fase di produzione vera e propria.
Nella condizione generale la programmazione operativa riceve dalla programmazione generale i dati degli articoli da produrre nel periodo bloccato divisi per famiglie di prodotti e scadenze settimanali o mensili. Provvede successivamente a disaggregare i dati per famiglia in dati per singolo articolo e a suddividerli in lotti di produzione tenendo conto del lotto economico pianificandone la produzione, secondo un calendario che può essere settimanale o giornaliero, sulle linee più idonee. In questa fase la programmazione operativa deve effettuare una verifica delle risorse controllando che i singoli lotti non provochino intasamenti nei centri di lavoro critici.
Il seguente schema illustra gli input e output della programmazione operativa:
Come si vede il prodotto finale della programmazione operativa sono degli ordini pianificati che , confrontati con le scorte esistenti, si trasformano in piani effettivi per articoli e successivamente in programmi operativi di produzione. Tali programmi devono riportare tutti i dati tecnici indispensabili agli operatori per portarli correttamente a termine, l'indicazione del centro di lavoro o linea dove eseguirli e le date di inizio ed eventualmente fine di tutte le operazioni necessarie a completarli. Il metodo seguito dalla programmazione operativa per definire i modi e le priorità di esecuzione dipende fondamentalmente dal tipo di sistema produttivo. Schedulare, cioè assegnare l'impianto,un tempo e una sequenza di esecuzione a ogni lavoro , correttamente la produzione è ,in ogni caso, un presupposto fondamentale per ottenere una programma di lavoro efficace e attuabile per ogni centro o linea massimizzandone la produttività ,per diminuire il lead time e per minimizzare i problemi legati alle modifiche non previste nella sequenza delle operazioni di reparto quali la diminuzione della resa quantitativa e qualitativa, il materiale in coda, il non rispetto delle previsioni di approntamento comunicate all' ufficio commerciale, e ,non ultimo in ordine di influsso negativo, un clima di" nervosismo da disorganizzazione" che ,quando si diffonde a tutti i livelli, genera una spirale di insoddisfazione e incomunicabilità tra le funzioni coinvolte che ingigantisce i problemi invece di risolverli. Per schedulare correttamente la programmazione operativa deve essenzialmente conoscere quanto tempo macchina serve per completare le varie operazioni di un programma operativo. Soprattutto nelle aziende più piccole il compito di dare le risposte a riguardo è spesso lasciato al responsabile di produzione che, in base alla sua esperienza, in condizioni normali fornisce dati attendibili. Ma nei reparti di produzione le condizioni non sono quasi mai normali, l'ambiente cambia continuamente e la calma e il tempo per fare calcoli e riflessioni manca quando si è costantemente schiacciati dalle urgenze .Qualsiasi sia la dimensione di una azienda è assolutamente indispensabile, affinché la schedulazione funzioni correttamente, che i tempi di ogni fase di processo siano chiaramente identificati e formalizzati in un documento, che può essere la distinta base, tenuto costantemente aggiornato. Lo studio dei tempi e metodi è la base per raggiungere tale scopo oltre che per razionalizzare le operazioni di produzione. Con gli strumenti ideali e i dati aggiornati la programmazione della produzione è in grado di schedulare correttamente ; l'ambiente industriale ,lo sappiamo bene, è però in continuo movimento e in qualsiasi realtà si susseguono degli eventi, sia interni(es:rottura di impianti, non conformità di prodotti), che esterni ( es: solleciti o richiesta di anticipo sulle date di consegna da parte dei clienti) che impongono dei cambiamenti al programma studiato e proposto come ottimale. La programmazione della produzione deve essere in grado tempestivamente di recepire questi input e rischedulare il lavoro cercando di minimizzare i disagi che questo inevitabilmente comporta. A riguardo è importante chiarire un concetto che, pur sembrando ovvio, nella pratica operativa è spesso dimenticato : se ci si trova costretti ad anticipare una determinata operazione è fondamentale posticiparne un' altra avente caratteristiche uguali per quanto riguarda centri di lavoro e tempi di esecuzione. Se si tralascia questo aspetto ci si ritrova a produrre prima quello che effettivamente serve dopo aumentando gli stock e non riuscendo a rispettare i programmi per i materiali che servono effettivamente.
Nel diagramma, come un ulteriore output della programmazione operativa, ho indicato il passaggio al servizio ordini clienti dei dati sui prodotti disponibili alla vendita. Ritengo infatti che la funzione sia la più idonea a dialogare con l'ufficio commerciale per quanto riguarda le effettive situazioni sul prodotto finito e sullo stato di avanzamento delle commesse in produzione.In una buona organizzazione aziendale la programmazione della produzione, sia generale che operativa, deve poter fungere da collegamento tra l'area commerciale e il reparto di produzione. E' nelle condizioni ideali per farlo in quanto, per la natura stessa delle sue funzioni, è portata a mediare tra le esigenze, spesso contrastanti, di servizio totale ai clienti e di ottimizzazione della produttività degli impianti. Il presupposto indispensabile perché questo avvenga è che si crei un clima di fiducia tra responsabili e addetti all'ufficio programmazione e commerciale.La fiducia può nascere unicamente se i compiti e le responsabilità sono chiaramente definiti e se tecnicamente il lavoro viene svolto in modo ineccepibile. Senza alcun dubbio comunque realizzare, nella programmazione della produzione, questa funzione di cerniera e cuscinetto porta un notevole vantaggio nella qualità del passaggio di informazioni sullo stato dei prodotti disponibili alla vendita e sulle necessità di variazioni di schedulazione in produzione creando allo stesso tempo un clima interno meno teso e più propenso ad accettare i cambiamenti.