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Il business plan (definito anche “piano strategico d’impresa” o “studio di fattibilità”) è un documento scritto che serve a presentare, in maniera organica ed efficace, un’idea imprenditoriale, le risorse umane, tecniche e finanziarie necessarie alla sua implementazione e i possibili risultati che se ne potranno ricavare.
Può quindi essere considerato come un documento previsionale contenente dati quali-quantitativi che giustifichino l’esistenza dell’azienda in termini reali e che permettano di acquisire una visione complessiva dell’attività ricavandone gli obiettivi strategici e prioritari. È quindi un progetto dettagliato, che prende in esame tutte le aree di attività di un’impresa. È una sorta di carta d’identità dell’azienda, attraverso la quale si mettono per iscritto tutte le componenti di un piano imprenditoriale: dall’analisi di mercato al progetto finanziario, dal marketing alla gestione delle risorse umane. È un lavoro che richiede tempo e dedizione. Non si tratta di una semplice descrizione dell’attività che si intende avviare, né di un promemoria sulle principali spese da sostenere e sui fornitori da contattare. Si tratta di un processo di pianificazione a tutti gli effetti che si concretizzerà in un progetto dettagliato che dovrà “gettare le fondamenta della nuova impresa” garantendone maggiori probabilità di sopravvivenza.
Il processo di pianificazione aziendale sta diventando uno strumento sempre più importante per i managers dei nostri giorni. Pianificare significa prendere consapevolezza di quelli che sono i rischi legati a una specifica attività. Un’abilità, questa, che richiede grande immaginazione nel prevedere anche le situazioni più strane e che un manager o imprenditore deve possedere o sviluppare.

 Le motivazioni che portano alla stesura di un business plan sono due e sostanzialmente dipendono dalla modalità di utilizzazione dello stesso. La prima fa riferimento all’opportunità di utilizzarlo come strumento di gestione interna e di controllo (per l’imprenditore), la seconda può dipendere dalla convenienza di presentare il progetto a:

• Possibili soci;

• Finanziatori;

• Enti che possono concedere finanziamenti agevolati;

• Merchant bank o società di venture capital che possono essere interessate ad entrare temporaneamente nel capitale di rischio dell’azienda.

In questi casi (utilizzo esterno) il business plan è lo strumento in grado di valutare la convenienza economica e la fattibilità finanziaria dell’idea imprenditoriale e verrà richiesto ad esempio dagli istituti finanziari nelle fasi che precedono la concessione del finanziamento. Nella realtà imprenditoriale, la maggior parte dei piani d’impresa vengono predisposti allo scopo di ottenere finanziamenti, mentre si tende a sottovalutare la sua portata come strumento di gestione interna e di controllo dell’attività. Gli imprenditori sono piuttosto scettici sulla possibilità di prevedere il futuro attraverso la stesura di piani previsonali.

A questo riguardo è opportuno chiarire un punto importante. I bilanci previsionali non vengono elaborati per “prevedere”, ma per “comprendere”. È vero che è molto difficile prevedere le vendite, ma se l’imprenditore è in grado di presumere, anche in modo approssimativo, l’ammontare dei costi unitari e dei costi fissi connessi alla capacità produttiva, allora sarà anche in grado di stimare in modo approssimativo il fatturato che dovrà raggiungere per andare in pareggio. Questo significa stabilire un obiettivo, l’imprenditore saprà che solo arrivando a quel livello di vendite potrà avere un risultato reddituale positivo, e questo è sicuramente un aspetto importante.
Ma i vantaggi che si possono ottenere attraverso la stesura di un documento previsionale sono molteplici, infatti, un business plan:

• Permette di pensare alla propria area di responsabilità in un modo totalmente diverso. È un’esperienza costruttiva che dà la possibilità di acquisire o di migliorare l’abilità nell’organizzare la propria attività e nel raggiungere risultati concreti e migliori.

• Può essere considerato un utile esercizio che sicuramente prende molto tempo, ma non deve essere visto come tempo sprecato bensì come investimento temporale per aprire gli occhi sui reali rischi ed opportunità dell’attività. Questo permette all’imprenditore di focalizzarsi su obiettivi prioritari e sviluppare un chiaro senso della direzione verso cui vuole muovere il business.

• Consente di visualizzare per tempo tutti, o quasi, i possibili rischi in cui si potrebbe incorrere nello svolgimento dell’attività d’impresa, con il vantaggio di trovare la soluzione di un problema prima che questo si verifichi realmente. Sicuramente una situazione che per un certo senso mette l’azienda in una condizione agevolata perché pronta ad affrontarlo o quantomeno cosciente della possibilità che esista una certa categoria di rischi.

• Permette di acquisire maggiore sicurezza sulle modalità di organizzazione del proprio business.

• Facilita il coinvolgimento dei soci e del personale nell’attività d’impresa. In altre parole può diventare un importante veicolo di comunicazione interna tra l’alta direzione e i livelli sottostanti, rendendo noto in maniera chiara e formale, quali sono le aspettative di redditività dell’impresa e quali le priorità da rispettare.

• Ed infine può essere utilizzato come strumento di valutazione delle concessioni di finanziamento.

 È in paesi come Stati uniti e Inghilterra dove si registra un sempre crescente utilizzo del business plan ed è praticamente impossibile ottenere finanziamenti per sviluppare nuove attività d’impresa se non si è in grado di presentare piani d’impresa soddisfacenti. In particolare sono le società di venture capital, paragonabili alla figura italiana delle società finanziarie di investimento nel capitale di rischio, le principali artefici del successo riscosso dal business plan. Infatti, lo sviluppo dei fondi di venture capital e la diffusione del business plan sono andati di pari passo.