Studiare e cercare di conoscere le norme in modo molto approfondito, sin dall’inizio, anche frequentando corsi e confrontandosi con il consulente. Oltre alle norme che devono essere applicate, è necessario conoscere i principi che ne stanno alla base, leggendo i testi degli autori che hanno posto le basi dei sistemi di gestione:
W. E. Deming
J. M. Juran
P. B. Crosby
K. Ishikawa
S. Mizuno
Anche internet costituisce una buona fonte di informazioni.
 

Conoscere e padroneggiare molto bene gli strumenti informatici impiegati. I programmi di videoscrittura, i fogli elettronici ed altri software applicativi contengono comandi che consentono di rendere molto veloce e migliore il lavoro di redazione, modifica e registrazione. Molto spesso, il tempo è il fattore limitante, si è presi da molti altri impegni, più “urgenti” e “importanti” dell’ISO. Impadronirsi di utili combinazioni di tasti per eseguire velocemente correzioni e modifica dei testi aiuta a ridurre moltissimo i tempi morti, ad essere più produttivi ed efficienti;
 

L’archiviazione costituisce un problema per molte persone. Dopo qualche mese, ci si trova con mucchi di “carta”: documenti, bozze, registrazioni, appunti, dispense, ecc., spesso accumulati in modo disordinato in cartelle, che diventano sempre più voluminose e difficili da consultare. È molto importante definire sin dall’inizio un metodo di archiviazione e gestione delle informazioni (e dei file) efficace e ordinato, dove possano essere prontamente rintracciate.
 

La pianificazione è un elemento essenziale di un progetto: occorre definire con sufficiente dettaglio i risultati che si vogliono ottenere dal sistema di gestione (facciamoli scrivere all’alta direzione), individuare i responsabili e definire le risorse necessarie. Occorre poi programmare le attività da svolgere, assegnare incarichi, stabilire scadenze. I documenti di pianificazione e programmazione  dovrebbero essere approvati dall’alta direzione e distribuiti a tutte le persone coinvolte.
 

È importante effettuare verifiche ispettive interne sin dall’inizio, anche con l’aiuto di consulenti, per valutare il grado di applicazione delle procedure e dei documenti approvati e la loro efficacia, ricercando sempre un feed back attivo da parte del personale dell’organizzazione.
 

Periodicamente, è necessario effettuare uno stato di avanzamento delle attività svolte, sulla base dei documenti di pianificazione e programmazione, e delle verifiche interne, individuando quanto è stato fatto e quanto invece noi o le altre persone incaricate si è “dimenticato” o “non ha avuto il tempo” di completare. Questo stato di avanzamento deve servire anche per mantenere traccia di quanto accaduto durante il “progetto ISO”.
 

L’alta direzione spesso risulta “assente” o “troppo impegnata”, anche se proprio l’impegno dell’alta direzione costituisce un elemento critico per il successo del progetto. È comunque importante che il responsabile della qualità svolga in modo corretto la propria mansione: proponiamo alla direzione possibili programmi, manteniamola sempre informata sullo stato di avanzamento del lavoro con report scritti periodici, manteniamola aggiornata sui problemi che si verificano, indichiamole quali sono le possibili soluzioni.
 

Quando si interloquisce con l’alta direzione o con altre persone all’interno dell’organizzazione, è importante impiegare un linguaggio appropriato (J. M. Juran, D. R. Arter) e non tediare i nostri interlocutori con un gergo “qualitatese”, “burocratico” o “legale”, da specialisti. Ad esempio, invece di scrivere che:

Quando prepariamo un diagramma di flusso, preoccupiamoci di spiegare a chi lo deve leggere il significato dei diversi simboli. Quando redigiamo un manuale, una procedura o mettiamo a punto un sistema di registrazione, anche da sottoporre in bozza, proviamo a chiederci:

È importante non trascorrere le giornate chiusi nel proprio ufficio a redigere documenti, estraniandosi dalla realtà, soprattutto se si è stati appena assunti proprio per seguire il “progetto ISO”. È necessario invece conoscere e prendere contatto con tutti all’interno dell’organizzazione, ad iniziare dai responsabili, cercando di parlare con loro, di discutere dei casi difficili e delle preoccupazioni riguardanti la mansione svolta, di comprendere quali sono le prassi vigenti, le attività, interessandosi ai processi lavorativi svolti, cercando di comprendere quali sono le criticità e i problemi di tutti i giorni. Un “responsabile della qualità” dovrebbe essere sempre curioso della propria organizzazione: frequentare un corso per auditor e assistere ad audit, anche in altre organizzazioni, può aiutare ad acquisire la professionalità necessaria.
 

Utilizziamo il consulente che ci affianca in modo appropriato: può essere un utile riferimento e confronto nell’interpretazione dei diversi requisiti, può indicare possibili soluzioni, ci può aiutare ad individuare in modo obiettivo opportunità di miglioramento e punti di debolezza del sistema, può costituire un utile sostegno per superare problemi e resistenze interne nella programmazione o nelle attività di addestramento e di auditing interno. Non facciamogli fare lavoro che spetta al “responsabile della qualità”, altrimenti non si diventerà autonomi, non si crescerà professionalmente, si adotterà un sistema che è estraneo all’organizzazione, che invecchierà e si “sfalderà” rapidamente, non venendo aggiornato, alla conclusione dell’incarico, dopo la certificazione.