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• Le informazioni
• Il sistema informativo aziendale
• Il sistema informativo contabile
• Il sistema informativo extracontabile
• Informatica e sistema informativo
• Internet, intranet ed extranet

Il termine "Informazione" può assumere diversi aspetti a seconda dell'ambito in cui si opera, ma l'elemento che accomuna tutti i significati è quello di fornire una conoscenza su di un determinato oggetto o fenomeno.

L'informazione è un elemento che fornisce delle conoscenze a proprosito di qualcosa o qualcuno.

Da questa definizione generale, bisogna aggiungere che le informazioni possono assumere un carattere quantitativo quando sono espresse mediante valori matematici (numeri) o monetari, oppure qualitativo quando esprimono un giudizio o evidenziano una caratteristica dell'oggetto di riferimento.
Le informazioni possono distinguersi inoltre in base alla loro provenienza e alla loro destinazione, così come in base allo strumento che ne rende possibile l'utilizzo da parte dei destinatari.
Le informazioni servono per capire e conoscere la realtà, tuttavia la conoscenza che si può apprendere dalle informazioni sarà sempre una conoscenza mediata, cioè relativa e parziale, in quanto le informazioni non potranno mai essere la realtà, ma solo rappresentarla.
I canali di informazione negli ultimi anni sono stati rivoluzionati, questo grazie alle nuove scoperte tecnologiche. Se infatti fino a un secolo fa le informazioni viaggiavano molto lentamente e per mezzo di supporti per lo più scritti e orali, oggi le informazioni viaggiano in tempo reale, abbattendo un muro che fino a poco tempo fa sembrava insormontabile.
Le reti telematiche (INTERNET, Intranet, Extranet ecc...) sono l'esempio di queste scoperte tecnologiche; è infatti grazie a queste rivoluzionari reti di computer che le informazioni possono viaggiare in tempo reale da un capo all'altro del mondo senza troppe spese.
Le informazioni in un mondo come il nostro, diventano una fondamenta solida per il nostro commercio e per la nostra azienda, è evidente che la necessità di disporre di informazioni sempre più numerose e precise, cioè sempre più fedeli alla realtà che esse rappresentano, è un fatto del quale non si può fare a meno.
Per l'azienda, le informazioni sono la base su cui si sviluppa il processo di decisione; ai soggetti che devono prendere queste decisioni sono destinate le informazioni:

• I DIRIGENTI, ai quali competono le scelte strategiche, per cui hanno necessità di disporre di sintesi globali che riassumano lo scenario in cui si muove l'azienda.
• I QUADRI INTERMEDI, cui competono le scelte tattiche e che necessitano di informazioni relative al settore in cui operano.
• I DIPENDENTI CON COMPITI ESECUTIVI, che devono svolgere un'attività operativa di reparto o di ufficio e hanno necessità di informazioni analitiche.

Il sistema informativo aziendale è l'insieme delle informazioni utilizzate dall'azienda, infatti: "Il sistema informativo è un insieme di elementi, anche molto diversi tra di loro, che raccologono, elaborano, scambiano e archiviano dati, con lo scopo di produrre e distribuire le informazioni alle persone che ne hanno bisogno, nel momento e nel luogo adatto per svolgere le proprie funzioni".
Gli elementi del sistema informativo sono i seguenti:

• i Dati e le informazioni, cioè le notizie quantitative e qualitative che vengono raccolte ed elaborate; mentre un dato rappresenta una notizia grezza, non ancora elaborata dal sistema informativo, l'informazione costituisce lo stadio successivo, quando il dato viene analizzato e rielaborato in base al suo destinatario.
• le risorse umane, cioè le persone che all'interno dell'azienda si occuppano di raccogliere, elaborare e gestire le informazioni, indirizzandole ai destinatari.
• i mezzi tecnici, rappresentano gli strumenti utilizzati e che oggi sono principalmente di natura elettronico-informatico (computer, stampanti, modem, reti telematiche ecc...) e che possiamo definire come risorse Hardware.
• le procedure, vale a dire i programmi utilizzati per la raccolta, gestione ed elaborazione delle informazioni; risorsa Sotfware.
• la struttura organizzativa, intesa come l'articolazione del sistema, che definisce i rapporti e i collegamenti fra i vari elementi.

• deve essere un supporto cosciente e razionale all'attività decisionale.
• deve soddisfare le esigenze dei destinatari delle informazioni.

• sistema contabile, in cui le informazioni sono caratterizzate dall'espressione monetaria (in valore, cioè in lire o in euro) e organizzate in modo sistematico (cioè in modo continuativo).
• sistema extracontabile, in cui le informazioni non sono necessariamente espresse in moneta (possono essere, per esempio, anche delle quantità o rappresentare giudizi di qualità) e non sono organizzate sistematicamente, ma vengono richieste nei momenti in cui l'azienda ha necessità.

Il sistema informativo contabile, per poter raccogliere, elaborare, scambiare, produrre e distribuire le informazioni, si basa su una serie di strumenti: scritture elementari, contabilità sezionali, contabilità generale, contabilità direzionale.

• Le scritture elementari rappresentano il primo passo delle rivelazioni del sistema informativo contabile e consistono in annotazioni cronologiche non complesse dei fatti di gestione.

• Le contabilità sezionali rilevano dati e situazioni relativi a una parte specifica dell'azienda, a una sua sezione

La contabilità generale è un sistema di rilevazioni che ha come scopo la determinazione del risultato economico (utile o perdita). Riguarda l'azienda nel suo complesso, intesa come entità unica.

• La contabilità direzionale svolge un ruolo di supporto nei confronti dell'attività di gestione e di controllo dell'azienda.

• La contabilità analitico-gestionale (o industriale) ha come oggetto la predeterminazione, rilevazione localizzazione, imputazione, assegnazione, controllo e analisi dei costi e dei ricavi della gestione.

Solo pochi anni fa, essa serviva anche per fissare i prezzi di vendita: tuttavia, oggigiorno il prezzo deve essere fissato in relazione al valore che il cliente valuta un prodotto; pertanto la contabilità analitica consente solo di verificare se i costi del prodotto non sono superiori al prezzo di vendita.
 

• Per Budget s’intende un programma annuale, espresso in termini monetari, che si riferisce all’azienda nel suo complesso e strutturato in sottoprogrammi relativi a singoli settori dell’azienda, a capo di ciascuno dei quali viene assegnato un responsabile.

Si avrà così un budget generale (che studia l’azienda nel suo complesso sotto gli aspetti economico, patrimoniale e finanziario) e budget settoriali variabili per azienda: vendite, produzione, consumi, approvvigionamenti, manodopera diretta, costi generali di produzione, rimanenze, scorte di prodotti finiti, costo del venduto, costi di ricerca, costi commerciali, costi amministrativi e generali ecc.

La programmazione aziendale richiede l’individuazione, soprattutto per i costi, di parametri di riferimento, che prendono nome di standard.
I costi standard si calcolano in base a stime, immaginando una produzione ipotetica in presenza della quale essi si sosterrebbero.

Rappresentano un elemento estremamente importante nell’ambito del processo di controllo della gestione, in quanto il loro confronto con i dati effettivi consente di determinare lo scostamento dalle previsioni e di verificare il grado di efficienza raggiunto dall’azienda, apportando le eventuali correzioni necessarie.
 

• Il reporting è l’insieme delle informazioni che il sistema informativo aziendale produce e che viene trasmesso ai destinatari perché possano assumere le necessarie decisioni di gestione.

Il reporting assume un ruolo di estrema importanza anche nell’attività cruciale di controllo della gestione, laddove mediante un processo di feedback, cioè ritorno delle informazioni dalle passate esperienze, queste vengono utilizzate per impostare i piani futuri e assumere le decisioni successive.
In tale fase, il reporting viene ad assumere la caratteristica di insieme di rapporti informativi di controllo della gestione.
 
 
 

Il sistema informativo extracontabile è dato dal movimento di informazioni che non sono necessariamente monetarie e non sono sistematiche.

Le informazioni non monetarie sono costituite da giudizi di qualità, pareri, indicazioni, opinioni, previsioni, notizie che possono servire all’azienda per valutare l’attività passata e il suo impatto con i destinatari, sia interni (per esempio, il personale) sia esterni (per esempio, il mercato), o per programmare quella futura.

Spesso il sistema extracontabile è costituito da un miscuglio di informazioni monetarie e non monetarie, che costituiscono fonti di conoscenza per l’azienda molto importanti al fine delle scelte da compiere e che sono la base del sistema contabile.

Rientrano in questo sistema:
 

•  le ricerche scientifiche, per esempio su materiali particolari o su tecnologie possibili;
•  i sondaggi, per conoscere il parere di determinate scelte sui destinatari;
•  le analisi di mercato, per raccogliere indicazioni sulle opinioni dei consumatori attuali o potenziali;
•  le relazioni, quali quelle di organismi ed enti specifici (per esempio, la relazione generale della Banca Centrale Europea o quella delle associazioni di imprese sull’andamento del settore ecc.);
•  le banche dati, che offrono informazioni su vari aspetti e fenomeni che influenzano direttamente o indirettamente l’attività dell’azienda;
•  i siti internet, ai quali si accede per la via telematica.

Dopo aver parlato del sistema informativo contabile ed extracontabile, va fatto un appunto alla potenzialità delle aziende nell’introdurre al loro interno le tecniche informatiche, che hanno condotto a una progressiva automazione della raccolta, elaborazione e gestione delle informazioni.

La tenuta della contabilità generale diventa più semplice quando si possiede un elaboratore (computer) e un software apposito che sia in grado anche di gestire la fatturazione, documenti di trasporto, contabilità IVA e magazzino. I computer sono spesso collegati tra di loro e costituiscono una rete in grado di comunicare in tempo reale.

Analogamente, la stessa macchina diviene un supporto indispensabile sia per la contabilità sezionali e per la contabilità direzionale, sia per l’archiviazione delle informazioni: i vecchi e voluminosi "dossier" lasciano il posto all'hard disk (dischi rigidi interni al computer o a essi collegati quale strumento di archiviazione), al  floppy disk (dischetti magnetici) e ora al Compact Disk (disco compatto) in grado di contenere più di 400 floppy disk.

L’impiego di elaboratori prima e il ricorso sempre più frequente alla multimedialità (gestione contestuale e coordinata di immagini fisse o in sequenza, suoni, messaggi audio e scritti con un solo strumento: il computer), che rappresenta il futuro della gestione delle informazioni, stanno sempre più rivoluzionando il sistema informativo delle aziende.
Oggi, con un personal computer, una linea telefonica, e un modem (apparecchiatura in grado di trasmettere dati a distanza collegandosi con milioni di altri computer in tutto il mondo), si può accedere a masse di informazioni fino a qualche anno fa assolutamente indispensabili.

Questa nuova forma  di comunicazione, di invio e ricezione di informazioni, ha formato una miriade di servizi interattivi come il videotelefono, la lettura a distanza di tesi, la videoconferenza a distanza, la possibilità di vedere immagini in movimento, l’accesso a banche dati e a biblioteche, il collegamento fra operatori che lavorano in posti lontanissimi in termini di spazio ma che interagiscono in tempo reale.

Per poter sfruttare le offerte che le moderne tecnologie informatiche ci mettono a disposizione, le aziende di una certa dimensione hanno al loro interno un centro di elaborazione dati, oppure si rivolgono a un’analoga struttura esterna.

Queste funzioni vengono eseguite utilizzando appositi sistemi di trattamento delle informazioni aziendali, in grado di elaborare le informazioni correttamente e coerentemente con gli obiettivi prefissati nei piani aziendali. Per ottenere questi risultati, il sistema informativo sarà articolato in specifici sotto-sistemi operativi appositamente progettati per integrarsi con i diversi settori aziendali.

I vantaggi dell’organizzazione informatica delle informazioni possono essere di natura economica e organizzativa.
Nel primo caso, si traducono in un risparmio in termini di costi sia per la notevole diminuzione del tempo necessario per i lavori ripetitivi richiesti della contabilizzazione dei fatti della gestione e della raccolta delle informazioni, sia per la possibilità di ricorrere a operazioni di gestione del sistema informativo rese possibili solo dalla presenza di tecnologie automatizzate: queste rendono economicamente convenienti le procedure grazie alla velocità con cui vengono eseguite.
Nel secondo caso, occorre tenere conto del fatto che la gestione informatica del sistema informativo agevola il coordinamento fra le varie funzioni aziendali e ne rende più efficace il controllo.

Esistono anche delle difficoltà legate alla scelta dell’hardware più adatto alle esigenze dell’azienda, alla scelta del software e alla corretta valutazione economica dei conti e dei benefici derivanti dall’informatizzazione del sistema informativo.
Gli investimenti necessari per l’automazione di questo servizio sono notevoli, anche a livello di aziende di piccole dimensioni, per cui la scelta va effettuata con grande attenzione, valutandone gli aspetti positivi e negativi e tutte le possibili conseguenze.
 

Mediante internet, seduti di fronte al proprio computer, è possibile inviare e ricevere da tutto il mondo messaggi, documenti, informazioni, suoni, immagini sia statistiche, sia in movimento.

Per collegarsi ad internet è sufficiente disporre di:
 Un Personal Computer, che possieda determinate caratteristiche;
 Un Modem (componente hardware che permette di inviare e ricevere i segnali dal computer per telefono);
 Una linea telefonica.
Con i programmi in dotazione ai PC vengono normalmente forniti dei software (Browser) che permettono di accedere ad internet e di gestire la posta elettronica.

Internet è uno strumento molto utile per le aziende, che ne stanno scoprendo le enormi potenzialità. In Italia, essa non ha ancora occupato la posizione di rilievo che ha, per esempio negli Stati Uniti, Giappone, Gran Bretagna, Germania, ma è destinata a crescere sensibilmente, al punto che una recente indagine ha pronosticato che entro il 2000 il 50%, ed entro il 2005 tutte le aziende del nostro Paese saranno collegate. La sua comodità coinvolgerà non solo le grandi aziende, ma anche le piccole e medie imprese, consentendo notevoli risparmi nei costi della loro gestione.
 I Servizi offerti da Internet:

I servizi ai quali le aziende possono accedere mediante il collegamento ad internet sono sostanzialmente di tre tipi:
 

• Posta elettronica chiamata (E-mail): attraverso essa è possibile comunicare con altri soggetti sparsi in tutto il mondo, spedendo, oltre ai semplici messaggi, degli allegati (documenti, file, immagini ecc.). Se per esempio, si deve inviare una bozza di contratto in Giappone, con i normali canali di comunicazione o si invia un fax (al costo di una telefonata internazionale e senza che chi lo riceve possa correggerlo) o si usa un servizio di posta celere (con costi ancora più elevati e tempi di risposta più lunghi, dell’ordine di alcuni giorni).

• La creazione di un proprio sito in rete: significa creare un luogo raggiungibile da qualsiasi utente collegato a internet, per mezzo del quale farsi conoscere. L’azienda potrà così presentare la propria attività, i prodotti, il listino, informare sulle novità e altro ancora. E’ inoltre possibile effettuare test di mercato, che prima richiedevano complesse e costose operazioni di marketing, e instaurare un rapporto telematico con i potenziali clienti, gestendo direttamente tramite internet una parte delle vendite.

• Accesso alle banche dati: in tal caso, la rete diventa un utile strumento per la ricerca di informazioni. Le banche dati presenti sono molteplici, sia gratuite che a pagamento, così come i siti universitari, della stampa, delle associazioni di categoria, delle organizzazioni a livello mondiale ecc.

Una diretta applicazione di internet è la diffusione sempre maggiore, soprattutto a livello di aziende di grandi dimensioni, delle intranet.
Le intranet sono le reti che utilizzano le tecnologie, i contratti, il software e gli standard di internet all’interno dell’azienda, per diffondere tutta una serie di informazioni quali listini, documenti finanziari, archivi, disegni tecnici ecc.

Per mezzo delle reti intranet, la tecnologia e i servizi di internet vengono impiegati per un insieme chiuso di utenti, all’interno dell’azienda.
La caratteristica fondamentale è data dal fatto che una intranet è connessa alla rete globale internet e tuttavia funziona indipendentemente da essa, per mezzo di parole chiave di accesso (password) riservate ai gruppi ristretti e predefiniti di utenti.

Anche la diffusione delle intranet sta crescendo in modo esponenziale. Se a metà del 1995 le Corporation americane attrezzate in questo modo erano solo l’11%, a inizio del 1997 erano addirittura salite al 70% e si prevede che all’inizio del nuovo secolo si arrivi al 100%. Le aziende si attrezzano con una intranet perché essa consente diverse opportunità: risparmio sui costi e tempi assai ridotti nelle comunicazioni interne, miglioramento dell’efficacia delle proprie attività, condivisione di documenti e di informazioni, comunicazione di gruppo, gestione del personale, accesso ai database, collaborazione tra colleghi, recupero di documenti e informazioni per mezzo di appositi motori di ricerca ecc.

Le extranet sono le reti che collegano con suoi interlocutori privilegiati; primi tra tutti i clienti e fornitori. Esse sfruttano le possibilità di trasmissione multimediale deI dati offerte da internet per collegare in tempo reale l’azienda e i soggetti con i quali si ha un rapporto privilegiato.

L’accesso alle extranet è, naturalmente, riservato solo a chi è in possesso di appositi codici e non è libero a tutti. Per mezzo delle extranet le aziende sono in grado di attuare un vero processo di globalizzazione e interazione con  i propri clienti e fornitori. Gli esperti sono concordi nell’affermare  che lo sviluppo delle reti multimediali che caratterizza questo periodo economico non si fermerà, ma procederà ancora in due direzioni:

 sul piano esterno, le intranet di aziende diverse arriveranno a dialogare sempre più tra di loro per mezzo delle extranet, favorendo le comunicazioni in tempo reale e diffondendo tecniche di produzione, quale, per esempio il just in time;
 sul piano interno, si sta cercando di rendere più agevole l’accesso alle informazioni, per mezzo di ricerche intelligenti nelle quali l’utente venga guidato dallo stesso computer mediante sistemi in grado di collaborare con l’utente stesso.

Le reti multimediali rappresentano, oggigiorno, la forma di scambio di informazioni più importante con l’ambiente nel quale l’azienda opera. In questo senso, si può interpretare il ruolo delle reti internet, intranet, extranet come segue:

 Internet permette il collegamento e interscambio di informazioni dell’azienda con l’ambiente generale; per esempio, è possibile sfruttare internet mediante l’allestimento di un sito in cui viene illustrata l’attività dell’azienda e che, eventualmente, consenta forme di E-Commerce (Commercio Elettronico);
 Intranet consente all’azienda di colloquiare al suo interno, scambiando informazioni tra i soggetti che vi operano, magari in sedi tra loro lontane migliaia di chilometri;
 Extranet offre la possibilità di collegamento con l’ambiente specifico, inteso come insieme di input e output, con particolare riferimento ai fornitori e ai clienti.

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