Il mercato del lavoro impone una crescente "flessibilità" e pertanto si verificano sempre più spesso occasioni in cui, in Azienda, vi è la necessità di creare nuove funzioni che richiedono l'inserimento di nuovi elementi, spostamenti interni, sviluppi di carriera, etc. Il problema che si presenta inizialmente è quello della scelta del candidato migliore (Cfr. Sabina Tarozzi "Il processo di selezione in un'ottica di qualità", De Qualitate, Settembre 1997), ma una volta effettuata tale scelta, bisogna assicurare a questa persona un adeguato inserimento nella funzione che è chiamato a svolgere. Per questo motivo non si parlerà più di "Candidato" ma di "Neoassunto". Infatti, per Neonssunto si intende colui che viene inserito in Azienda per la prima volta a qualsiasi livello, dalle mansioni più prettamente operative, fino a quelle che richiedono maggiori responsabilità anche a livello dirigenziale o un dipendente che all'interno della stessa Azienda viene trasferito in un'Area/Divisione diversa da quella in cui ha operato fino a quel momento. Generalmente l'inserimento di un Neoassunto in un contesto lavorativo per lui nuovo rappresenta sicuramente un momento particolarmente delicato di cambiamento e di incertezza sia per il Neoassunto che per l'Azienda. Per questi motivi deve essere trattato con la massima serietà e professionalità. Infatti, se da una parte vi è il Neoassunto, con proprie caratteristiche personali, aspettative e specifiche modalità di interpretazione della realtà, dall'altra vi è un'Azienda con una propria Cultura Organizzativa e un sistema di Valori ben definito. Proprio per questa ragione l'incontro tra il Neoassunto e l'organizzazione non è così semplice come potrebbe sembrare, ma al contrario risulta essere uno dei momenti più delicati della "vita aziendale".

Diverse sono le problematiche che si possono incontrare nel momento in cui una persona entra in un nuovo contesto aziendale:

• difficoltà nell'instaurare rapporti coi colleghi o coi nuovi superiori, con una conseguente incapacità di comprensione e di condivisione degli obiettivi Aziendali;
• discrepanza tra aspettative della persona e realtà sperimentata in Azienda, con un conseguente calo di motivazione e di soddisfazione professionale;
• tempo necessario affinché la persona si ambienti e diventi completamente operativa, con un conseguente aumento dei costi di supervisione e dei livelli di errore;
• possibilità di non superamento del periodo di prova a causa del mancato adattamento agli standard aziendali, con un conseguente aumento dei costi diretti (spese di reclutamento) e indiretti (alto tasso di errore e bassa produttività);
• basso Commitment Organizzativo da parte del Neoassunto e conseguente non accettazione della cultura e dei valori vigenti in Azienda.

Quali consigli dare, quindi, all'Azienda per facilitare il processo di ingresso di un Neoassunto? Naturalmente è impossibile dare suggerimenti operativi "validi per tutti", poiché ogni Azienda dovrà adottare quelle procedure che riterrà più congruenti con la propria cultura e i propri obiettivi aziendali e inoltre ogni nuovo dipendente rappresenta una storia a sé, con un proprio vissuto psicologico che lo porterà ad affrontare l'incontro con l'organizzazione in modo assolutamente unico. Per questo è molto importante capire come l'Azienda pensa di intervenire per ridurre l'ambiguità e l'incertezza sperimentate dal Neoassunto, e allo stesso tempo valutare come il Neoassunto percepisce tale situazione.

Per far fronte a questa esigenza CUBO ha messo a punto uno strumento per la Valutazione della Qualità dell'Inserimento, che potrà supportare la Direzione Aziendale nel momento di ingresso dei nuovi dipendenti. Lo strumento è gestito da un Consulente CUBO che opera secondo fasi operative sequenziali. Il Consulente CUBO si preoccupa di pianificare l'esecuzione delle fasi di analisi e di stilare la Relazione Finale. ll vantaggio offerto da un'analisi che non proviene dall'interno dell'Organizzazione è quello di effettuare un'indagine obbiettiva non influenzata dalle molteplici dinamiche che in qualsiasi Azienda si vengono a creare.

Durante questo incontro con la Direzione Aziendale il Consulente vuole verificare, mediante un'intervista strutturata, quali tecniche vengono adottate dall'Azienda per facilitare l'inserimento dei nuovi dipendenti e se questo momento viene vissuto come problematico. Per indagare tali aspetti verrà utilizzata una griglia di domande, definite a priori, come ad esempio: "La politica di gestione del personale comprende delle strategie e delle azioni atte a facilitare l'inserimento del Neoassunto?"

• Collettiva Vs. Individuale: qualora l'inserimento avvenga in gruppo, si offre a tutti i neoassunti un'esperienza di apprendimento comune e condivisa.
• Formale Vs. Informale: qualora l'inserimento avvenga in un ambiente regolato da rigidi schemi di comportamento.
• Sequenziale Vs. Casuale: prevede alcuni passaggi, stabiliti a priori e conosciuti dal dipendente, per la definizione del nuovo ruolo lavorativo.
• Prefissata Vs. Variabile: il processo prevede un calendario preciso che caratterizza il percorso di inserimento.
• Seriale Vs. Separatista: il processo è affidato ad un dipendente esperto che funge da Tutor per il Neoassunto.
• Investitura Vs. non-investitura: al Neoassunto viene fornito un sostegno sociale da parte degli altri membri dell'organizzazione.

In generale si può affermare che una persona in un ambiente non conosciuto ha bisogno di rendere il nuovo contesto più "prevedibile", ha bisogno di informazioni, in altre parole, ha la necessità di essere guidato nelle prime fasi del suo inserimento. Per questo motivo, tra le diverse tecniche di socializzazione organizzativa, sembra ve ne siano alcune che contribuiscono in maniera maggiore a dare certezza e chiarezza al Neoassunto, incrementando il suo benessere psicologico e il legame affettivo con l'Azienda. Occorre però sottolineare che non esistono "pacchetti di tecniche ad hoc", che applicati da ogni Azienda e con qualsiasi persona, danno esiti positivi al processo di inserimento. L'Azienda, per poter impostare un progetto di socializzazione veramente valido deve riuscire a definire il proprio intervento in modo flessibile, senza perdere di vista la persona con le proprie caratteristiche individuali, le aspettative che lo accompagnano, le competenze e le risorse di cui è dotato al momento dell'inserimento. Dal momento che queste tecniche possono segnare l'esperienza di ingresso del Neoassunto, favorendo o ostacolando il processo di adattamento al nuovo contesto di lavoro, è bene approfondire la conoscenza della linea d'azione dell'Azienda e quello che il Neoassunto si aspetta dalla nuova esperienza.

Uno degli elementi predominanti nel determinare la facilità o meno di adattamento al nuovo contesto aziendale è dato da ciò che il dipendente si aspetta di trovare nell'Organizzazione Aziendale e da ciò che realmente vi trova, ovvero, dal livello di discrepanza tra Aspettative e Realtà. Laddove è maggiore la discrepanza, maggiori saranno le difficoltà per il Neoassunto di adattamento e di interpretazione della nuova realtà Aziendale. Per questo, il primo giorno di ingresso in Azienda, il Consulente farà compilare al dipendente una breve scheda informativa mirata ad individuare le sue aspettative, in riferimento all'ambiente di lavoro, al ruolo professionale, alle relazioni interpersonali, all'orario di lavoro, etc. Tale scheda informativa verrà somministrata nuovamente al Neoassunto all'interno del questionario finale, in modo che dal confronto tra queste due scale si possa individuare il livello di discrepanza tra Aspettative e Realtà.

Dopo circa un mese dall'inserimento, il Consulente somministrerà al Neoassunto un Questionario strutturato al fine di valutare come sta vivendo tale esperienza. Ricerche sperimentali (Fraccaroli, 1998) hanno mostrato che determinate tecniche adottate dalle Aziende per facilitare l'inserimento possono avere effetti su particolari reazioni affettive dei Neoassunti; per questo lo strumento indagherà, prima di tutto, quali siano queste tecniche e in seguito, le reazioni affettive dei dipendenti. In specifico il Questionario è suddiviso nei seguenti gruppi di domande:

• Tecniche organizzative: si valuta attraverso quali modalità l'Azienda realizza il processo di inserimento lavorativo e come il dipendente percepisce tali modalità.
• Aspettative Professionali: si confronta il grado di coincidenza tra le aspettative e la situazione lavorativa realmente incontrata.
• Conflitto/ambiguità di ruolo: si valuta se il Neoassunto possiede sufficienti informazioni rispetto ai compiti e alle mansioni che deve svolgere.
• Benessere psicologico: si indaga come il dipendente sta vivendo psicologicamente il momento di ingresso nel nuovo contesto aziendale.
• Autoefficacia percepita: si verifica il grado in cui il Neoassunto ritiene di padroneggiare la situazione lavorativa e quanto si sente efficace rispetto ai compiti che deve svolgere.
• Soddisfazione professionale: si valuta se il dipendente considera la propria attività professionale soddisfacente sia dal punto di vista dei rapporti interpersonali, sia per l'importanza che tali attività vengono ad assumere.

Ogni domanda, di ciascun gruppo, esige una risposta definita secondo una scala di gradimento e accettazione che permetterà confronti anche fra più Neoassunti. Di seguito vengono esemplificate le domande utilizzate nel Questionario relativamente ad ogni gruppo.

Dall'analisi dell'intervista con la Direzione Aziendale e del Questionario somministrato al Neoassunto, sarà possibile stilare una Relazione contenente:

• La descrizione delle modalità d'inserimento adottate dall'Azienda. Riuscire ad individuare le tecniche utilizzate dall'Azienda non è così semplice come può sembrare, questo perché a volte può accadere che vengano attuate delle tecniche senza che la Direzione Aziendale ne sia consapevole (apprendimento "sul campo", informazioni da colleghi più esperti...). Per questo è particolarmente importante analizzare non solo quello che viene detto dal Management, ma anche come il Neoassunto (vedi Tecniche organizzative) percepisce le modalità di inserimento sperimentate nella nuova realtà aziendale.
• Descrizione psicologica del Neoassunto. L'analisi del gruppo di domande relative all'Autovalutazione psico-sociale, consente di verificare come la persona sta vivendo il momento di inserimento in Azienda. Gli indici numerici permetteranno una valutazione quantitativa e la possibilità di definire il Neoassunto come "BENE INSERITO", "ANCORA IN VIA DI INSERIMENTO" 0 "MALE INSERITO".
• Suggerimenti al Management. Il Consulente fornirà dei suggerimenti per l'approntamento di un nuovo piano di inserimento che tenga conto sia degli obiettivi aziendali che delle caratteristiche specifiche del dipendente. Viene perciò stilato uno specifico "Piano di Inserimento" al fine di rendere il più efficiente ed efficace possibile l'acquisizione, per il Neoassunto, delle competenze, delle abilità e soprattutto dei comportamenti, atti ad assumere un ruolo nell'organizza7.ione e ad agire efficacemente nella stessa.

La metodologia descritta è un valido aiuto per la Direzione Aziendale al fine di facilitare le modalità di ingresso dei nuovi dipendenti e/o lo spostamento ad altre funzioni interne all'Azienda. L'utilizzo di uno specifico piano di analisi e di azione così strutturato permette di anticipare ed aumentare la reciproca conoscenza delle parti, e conseguentemente si ottengono i seguenti Vantaggi:

• riduzione dei tempi richiesti ai Neoassunto per ambientarsi alla nuova situazione ed iniziare a lavorare in rnodo autonomo Questo implica anche una riduzione dei costi di supervisione e dei livelli di errore e allo stesso tempo un aumento dell'efficacia organizzativa;
• diminuzione dell'ambiguità/conflitto di ruolo che il dipendente sperimenta nel momento in cui si trova ad affrontare una nuova realtà; questo implica un miglioramento del livello di conoscenza e di conformità alle norme e regole aziendali, sia scritte che informali, con il conseguente incremento del Commitment Organizzativo;
• eliminazione dei costi cui si incorre nel caso di un "cattivo" inserimento; che implica un alto tasso di turnover con un conseguente aumento delle spese per il reclutamento e la formazione del nuovo personale

In sintesi si può affermare che l'utilizzo di questo strumento permette di modificare in tempo reale le azioni dell'Azienda al fine di facilitare l'inserimento del Neoassunto in Azienda, e nello stesso tempo può fornire importanti linee guida per le successive assunzioni.

Depolo M. (a cura di) (1998) L'ingresso nel mondo del lavoro, Carocci, Roma. Fraccaroli F. (1998) La ricerca WOSY in "L'ingresso nel mondo del lavoro" M. Depolo (a cura di). Van Maanen J., Schein E. H. (1979) Tovvard a theory of Organizational Socialization, in B. M. Staw (ed.), Research in Organizational Bebavior, vol. 1, JAJ Press, Grecnwich (CT), pp. 209264. Jones G. R. (1983), PsycAologica/ Orientation and the Process of`Organizational Socialization: An Interactionist Perspective, in "Accademy of management Review", 3, pp.464-474.

Autori: Ing. Gianni Cuppini - Presidente CUBO s.r.l. Dr.ssa Roberta Alberi, Dr.ssa Silvia Nardini, Dr.ssa Natascia Peruzzi - Psicologhe del Lavoro e delle Organizzazioni