Prima di passare alla parte relativa al funzionamento di Access 2007 è bene prima capire cos'è un database, di cosa è composto e con quale logica funziona.

Un database lo si può definire come un insieme di dati, contenuti in una tabella, correlati tra di loro.

Un database è costituito fondamentalmente da campi, record, tabelle.

Immaginiamo di avere avanti a noi un registro di classe. Nel suo interno troveremo i dati relativi agli alunni quali nome, cognome, voto, condotta; ebbene i dati specifici di ogni alunno li possiamo definire i record del nostro database.

Una particolare informazione relativa all'alunno (o il Nome, o il Cognome, o il Voto o la Condotta) si può definire come un campo del nostro database.

L'intero registro quindi è la tabella del database, ovvero una tabella è l'insieme di record che contengono tutti gli stessi campi.

Oltre alla tabella che, come abbiamo visto, è l'oggetto che archivia i dati, nel database ci sono altri oggetti che permettono di effettuare operazioni diverse dall'archiviazione.

La Query è l'oggetto che facilita l'individuazione dell'informazione che desideriamo visualizzare, scegliendola tra tutte quelle del database. Immaginiamo di cercare i voti di matematica, di Mario Rossi in un database che contiene i dati degli alunni di tutti gli istituti di una provincia; ci troveremmo difronte ad una tabella com migliaia si record e campi! La query quindi ci consente di dialogare con il nostro database, permettendoci di richiedere e ricevere informazioni.

La Maschera invece è l'oggetto che ci facilita l'inserimento dei dati dei vari campi all'interno della nostra tabella, apparendo all'utente come un modulo da compilare.

Il Report invece è l'oggetto che ci permette di produrre stampe di informazioni contenute in una o più tabelle.