E' stato organizzato un magazzino funzionale dotato di un sistema che registra gli spostamenti dei materiali in modo da conoscere l'andamento dei consumi, l'effettivo stoccaggio e disponibilità.

Un'adeguata quantità, per ogni situazione, di tutti i materiali dentali necessari, è essenziale per il buon funzionamento del laboratorio.

Per monitorare l'andamento complessivo della scuola/ laboratorio è stato istituito un sistema di registrazione per incassi, spese, quantità e tipo di prestazioni effettuate.

Organizzazione dei materiali nel magazzino

I materiali nel magazzino sono stati organizzati facendo il massimo uso dello spazio disponibile seguendo semplici regole:

• è stato istituito e applicato un semplice sistema d'inventario
• tutta l'area del magazzino è stata pulita, le cose mai usate e i prodotti scaduti sono stati gettati
• gli scaffali sono stati etichettati e i materiali riposti nel posto di appartenenza

Nell'operazione di allestimento e disposizione i materiali sono stati immagazzinati in accordo con la priorità d'uso, con un facile e immediato accesso per i materiali più usati.

Tutta l'area del magazzino è stata chiaramente etichettata in modo da trovare facilmente anche gli articoli meno frequentemente usati.

Piccoli articoli come ad esempio le frese o i gommini per la lucidatura sono stati riposti in contenitori etichettati in modo da evitare facili confusioni.

Organizzazione dello schedario

Lo schedario è una lista organizzata di tutti gli articoli e macchinari che il laboratorio necessita.

Uno schedario completamente organizzato è essenziale per assicurare un'adeguata quantità di articoli e materiali per ogni evenienza operativa.

Il sistema adottato é cartaceo, semplice, rapido e facilmente aggiornabile.

Vi è un unico addetto per il mantenimento/controllo del magazzino e dello schedario in modo da responsabilizzare solamente una persona ed evitare indesiderate confusioni.

Le informazioni, che riguardano i vari materiali, sono state trascritte su una cartella per ogni articolo; queste cartelle sono archiviate, nello schedario, in ordine alfabetico con il nome comune del prodotto in questione.

La cartella di ogni prodotto contiene le seguenti informazioni:

• il nome commerciale del prodotto
• tutte le informazioni applicabili; marca, formato, lunghezza, unità di misura
• le date degli spostamenti del materiale
• quantità prelevata e quantità depositata
• quantità rimanente nel magazzino
• quantità minima per l'ordine
• firma dell'operatore responsabile

Periodicamente sarà eseguito un inventario generale riassuntivo dei materiali rimanenti in magazzino in modo da poter effettuare le statistiche relative ai consumi.

Programmazione del lavoro e sua registrazione

Ogni lavoro che entra nel circuito produttivo del laboratorio viene munito di un foglio di registrazione in modo da avere disponibili utili informazioni per la costruzione del manufatto ed evitare inutili confusioni.

Su questo foglio debitamente compilato compare:

• nome del paziente con età e sesso
• costo della protesi
• colore dei denti
• numero di stecche di denti utilizzate
• il tipo di protesi da realizzare con tutte le informazioni che aiutino nella costruzione
• serie di appuntamenti -dalla colatura dell'impronta alla consegna del lavoro-
• firma dell'operatore che ha effettuato il manufatto protesico

Queste informazioni saranno riversate settimanalmente nel weekly record per una visione d'insieme di tutti i parametri.

Importante sarà responsabilizzare il tecnico/studente che effettuerà il lavoro per quanto riguarda l'approvvigionamento dei materiali dal magazzino, i requisiti tecnici del manufatto e il rispetto dei tempi di consegna.

Questo approccio servirà per:

• creare una situazione il più possibile simile a quella che si verifica nella gestione di un vero laboratorio odontotecnico
• far accumulare agli studenti l'esperienza e la fiducia necessaria per continuare da soli nella professione.