Per comprendere appieno cos'è un Data Base e quali sono i vantaggi legati al suo impiego, soprattutto nel settore gestionale, è necessario definire in modo esatto e preciso cosa si intende per:
Data Base;
Data Base Management System (DBMS).
Un Data base può essere definito come un insieme di dati strettamente correlati, memorizzati su un supporto di memoria di massa, costituenti un tutt'uno, che possono essere manipolati, da più programmi applicativi; oppure possiamo dire che è un sistema di gestione di dati integrati, ricompilati e immagazzinati secondo precisi criteri, necessari all'attività che si deve svolgere. I programmi di gestione di Data Base realizzano una serie di operazioni che consentono l'accesso a dati immagazzinati in un PC e che ne permettono altresì una certa manipolazione. Tali operazioni consistono fondamentalmente in: immissione e cancellazione di dati, modifica di dati già introdotti, ricerca di dati attraverso criteri definiti dall'utente, ordinamento e classificazione dei dati singolarmente o secondo vari criteri, stampa di rapporti o relazioni.
Invece,
Un Data base Management System (DBMS) è un sistema software per la gestione di basi dati; esso si occupa dell'aggiornamento, della manutenzione e della consultazione di un insieme di registrazioni contenute in un supporto di memoria di massa.
Il DBMS, pertanto, è un insieme di programmi, che sono rivolti alla gestione di dati memorizzati in archivi.
Ovviamente, tra Data Base e DBMS esiste una forte interazione, per cui spesso si tende a considerarli due parti distinte di un unico oggetto: il DBMS rappresenta la parte attiva, il Data Base quella passiva, sulla quale il DBMS opera.
L'utilizzo di un programma di Data Base presenta i seguenti vantaggi:
permette un "uso amichevole" delle procedure di gestione di facile utilizzo all'utente, rendendo trasparenti allo stesso tutti i dettagli fisici del programma;
evita la programmazione per compiti comuni: il programma incorpora una serie di funzioni che consentono di svolgere operazioni senza la necessità di un linguaggio di programmazione;
riduce le ripetitività: basti pensare agli archivi (cartacei) delle biblioteche, in cui i volumi sono ordinati per autori e per titoli;
un Data Base permette di relazionare dati tra loro, ciò che riduce di molto le duplicazioni;
riduce i costi: i Data Base sono prodotti standard, per questo risultano più economici di applicazioni su misura;
garantisce un certo livello di sicurezza, soprattutto in ambienti multiutente.
Tipi di Data Base
Con un certo grado di approssimazione possiamo dire che esistono due modi di suddividere e gestire l'informazione: gestori di file e Data Base relazionali.
Gestori di file. Ogni base di dati è rappresentata da un file, che si divide in record: il record rappresenta uno degli elementi che si desidera registrare, ed è composto a sua volta da campi, cioè informazioni elementari che caratterizzano ogni entità da classificare. Con un gestore di file, ogni informazione si immagazzina in un unico file e le operazioni sui dati interessano un solo record per volta.
Data Base relazionali. Si presentano in forma tabellare in cui le righe rappresentano i record e le colonne rappresentano i campi. Le operazioni realizzate con questo tipo di Data Base riguardano le tabelle e non i record individuali, come nel caso dei gestori di file.
Oggi i principali Data Base in circolazione sono di tipo relazionale, ciò perché praticamente tutti gli insiemi di dati che corrispondono a entità complesse organizzate come imprese, scuole, associazioni varie,? implicano collegamenti tra i vari dati ad esempio: ai fornitori sono collegate le merci, agli alunni i corsi, e così via.
La norma fondamentale per stabilire relazioni tra tabelle, cioè tra contenitori di dati correlabili, è che il campo di collegamento non deve avere ripetizioni, ossia ogni record deve potere essere identificato in maniera univoca.
Il campo che permette l'identificazione di ogni record è detto "chiave primaria" e deve essere comune alle tabelle che si intende correlare.
Si possono stabilire tre tipi di relazione:
uno a uno: si tratta di relazioni tra elementi che hanno una corrispondenza univoca: ad un elemento di una tabella ne corrisponde uno soltanto in un'altra e viceversa;
uno a molti: sono relazioni che si stabiliscono tra un record di una tabella e più records di un'altra tabella, ma non il contrario;
molti a molti: un record può essere relazionato a più di un record di un'altra tabella e viceversa; questo tipo di relazione è normalmente definita tramite una terza tabella che costituisce un "ponte" tra le due da relazionare.
La progettazione può essere considerata essenzialmente un processo di analisi del contesto da rappresentare, e di astrazione di un modello che descrive mediante uno schema le informazioni significative. I passi fondamentali da compiere per progettare un Data Base sono essenzialmente tre:
I modelli che realizzano questi tre passaggi vengono chiamati semantici è il più noto tra essi e il Modello Entità - Relazione (E-R).
Il Modello Entità - Relazione è un Modello Concettuale atto a descrivere il livello concettuale di un Data Base che fa uso dei componenti essenziali quali entità, attributi e relazioni e ciascuna classe di oggetti individuata nella realtà deve appartenere ad una di queste categorie primarie.
Con il modello Entità Relazione gli oggetti astratti o concreti della realtà di interesse vengono classificati come entità. Ciascuna entità possiede delle proprietà caratteristiche chiamate attributi.