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Pubblica
Guida
all'autocertificazione
Che cos’è l’autocertificazione?
E’ una dichiarazione che l'interessato redige e sottoscrive nel proprio
interesse su stati, fatti e qualità personali e che utilizza nei rapporti con
la p.a. e con i concessionari e i gestori di pubblici servizi. Nel rapporto
con un soggetto privato il ricorso all'autocertificazione è rimandato alla
discrezionalità di quest'ultimo.
Tale dichiarazione può sostituire:
1) le normali
certificazioni
2) gli atti notori.
Quali sono le dichiarazioni che sostituiscono le certificazioni?
L’art. 2 della legge 15/68
"Norme sulla documentazione amministrativa e sulla legalizzazione e
autenticazione di firme" prevede i casi in cui si può ricorrere
all'autocertificazione:
- data e luogo di
nascita;
- la residenza;
- la cittadinanza;
- il godimento dei
diritti politici;
- lo stato di celibe,
coniugato o vedovo;
- lo stato di
famiglia;
- l'esistenza in vita;
- la nascita del
figlio;
- il decesso del coniuge,
dell'ascendente o discendente;
- la posizione agli
effetti degli obblighi militari;
- l’iscrizione in albi
o elenchi tenuti dalla p.a.
L’art. 1 comma 1 del Decreto del
Presidente della Repubblica n. 403/98 "Regolamento di attuazione degli
articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n. 127, in materia di
semplificazione delle certificazioni amministrative" ha
ulteriormente esteso il ricorso all'autocertificazione e contempla i seguenti
casi:
- titoli di studio
acquisiti;
- qualifiche
professionali;
- esami sostenuti
universitari e di stato;
- titoli di
specializzazione;
- titoli di
abilitazione;
- titoli di
formazione;
- titoli di
aggiornamento;
- titoli di
qualificazione tecnica;
- situazione
reddituale o economica anche ai fini della concessione di benefici e
vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
- assolvimento di
specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare;
- codice fiscale o
partita IVA;
- qualsiasi dato
dell'anagrafe tributaria;
- stato di
disoccupazione;
- qualità di
pensionato e categoria di pensione;
- qualità di studente;
- qualità di
casalinga;
- qualità legale
rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e
simili;
- iscrizione presso
associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
- adempimento o meno
degli obblighi militari comprese quelle di cui all'art. 77 del Decreto
del Presidente della Repubblica n. 237/64 come modificato dall’art. 22
della legge 958/86;
- assenza di condanne
penali;
- qualità di vivenza a
carico;
- tutti i dati a
diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato
civile.
Quali sono le dichiarazioni che sostituiscono gli atti notori?
- Tutti gli stati,
fatti e qualità personali che siano a diretta conoscenza
dell'interessato non compresi nell’elenco di cui al punto 1 sono
comprovati dall'interessato, a titolo definitivo, mediante la
dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (art. 4, legge
15/68 e art. 2 comma 1, Decreto
del Presidente della Repubblica n. 403/98). Queste dichiarazioni
possono essere presentate anche contestualmente all'istanza e sono
sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto (art.
3, comma 1, Decreto
del Presidente della Repubblica n. 403/98).
- Tutti gli stati, fatti
e qualità personali di cui il dichiarante ha diretta conoscenza e rende
nel proprio interesse anche quando riguardano altri soggetti (art. 2
comma 2, Decreto
del Presidente della Repubblica n. 403/98). Tale dichiarazione
sostitutiva riguarda anche la conoscenza del fatto che la copia di una
pubblicazione è conforme all'originale (art. 2, comma 2, Decreto
del Presidente della Repubblica n. 403/98).
Quale è la validità delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni e
di atti notori?
- I certificati
rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati e fatti
personali non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata;
- le restanti
certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio (art.
2, comma 3, Legge
127/97);
- le dichiarazioni
sostitutive di certificazioni e la dichiarazione sostitutiva dell'atto
di notorietà per i casi suindicati dagli artt. 2 e 4 della Legge
15/68 hanno la stessa validità temporale degli atti che
sostituiscono (art. 6, comma 1, Decreto
del Presidente della Repubblica n. 403/98).
Quali sono i casi in cui è prevista solo l'autocertificazione?
- Per i certificati,
gli estratti e gli attestati da presentare per le iscrizioni nelle
scuole e università;
- per i certificati,
gli estratti e gli attestati da presentare, a qualsiasi titolo, negli
uffici della motorizzazione civile;
- per i certificati e
gli estratti ricavabili dai registri dello stato civile e dai registri
demografici richiesti dai comuni per i procedimenti di loro competenza
(art. 1, comma 2, Decreto
del Presidente della Repubblica n. 403/98).
Come si può fare l’autocertificazione?
a) Per le dichiarazioni sostitutive dei certificati:
- scrivendo su carta
semplice e firmando sotto la propria ed esclusiva responsabilità (non è
necessario firmare davanti all’impiegato) o compilando dichiarazioni
sostitutive;
- trasmettendo
documenti, atti e certificati per fax, per porta o mezzo telematico e
informatica, alle amministrazioni pubbliche.
b) per le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà:
- dichiarando fatti, stati
o qualità personali a diretta conoscenza dell’interessato dinanzi al
funzionario competente a ricevere la documentazione, o dinanzi a un
notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato
dal sindaco (art. 4, Legge
15/68);
- dichiarando stati,
fatti o qualità personali a diretta conoscenza dell'interessato e non
compresi nell'elenco di cui al punto 1, anche contestualmente
all’istanza e sottoscritti dall'interessato in presenza del dipendente
addetto (art. 3, comma 1, Decreto
del Presidente della Repubblica n. 403/98);
- qualora si tratti
di stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte
di un altro soggetto pubblico e l'amministrazione ritenga necessario
controllare la veridicità delle dichiarazioni. Le amministrazioni hanno
15 giorni di tempo dalle dichiarazioni per richiedere la necessaria
documentazione. E’ possibile inviare una copia fotostatica, ancorché non
autenticata dei certificati di cui l'interessato sia già in possesso
anche attraverso strumenti telematici e informatici (art. 2, comma 3, Decreto
del Presidente della Repubblica n. 403/98).
Per chi partecipa ai concorsi pubblici non è prevista più la presentazione
di copia autentica (quindi in bollo) dei titoli ma una semplice dichiarazione
sostitutiva di atto di notorietà che dichiari la conformità all'originale. Le
amministrazioni non possono richiedere l'autenticazione della sottoscrizione
delle domande per la partecipazione a selezioni per assunzioni in pubblici
concorsi (art. 3, comma 5, Legge 127/97)
Come si presenta una copia autentica di un documento?
L’autenticazione di un documento può esser fatta dal responsabile del
procedimento o dal dipendente competente a ricevere la documentazione
esibendo l'originale senza obbligo di depositarlo presso l'amministrazione.
Naturalmente la copia autentica va usata solo per il procedimento in corso
(art. 14, Legge
15/68 e art. 3, comma 4, Decreto del
Presidente della Repubblica n. 403/98).
Dove reperire i moduli per l’autocertificazione?
Presso le amministrazioni, che sono tenute a procedere alla revisione
della modulistica per l'autocertificazione e per le istanze inserendovi il
richiamo alle sanzioni penali previste dall’art. 26 della Legge 15/68
(art. 6, comma 2 e 3, Decreto del
Presidente della Repubblica n. 403/98). Qualora i moduli non fossero
disponibili è sempre possibile autocertificare su carta semplice.
Quando l'autocertificazione non è ammessa?
Per i certificati:
I certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche
per pratica di attività sportiva non agonistica sono sostituiti con un unico
certificato di idoneità alla pratica non agonistica rilasciato dal medico di
base con validità di un intero anno scolastico (art. 10, comma 2, Decreto del
Presidente della Repubblica n. 403/98).
Quali sono i casi in cui le amministrazioni non devono più chiedere i
certificati ai cittadini?
- Quando si tratta di
estratti degli atti di stato civile che riguardano cambiamenti dello
stato civile (art. 9, comma 1, Decreto
del Presidente della Repubblica n. 403/98);
- quando si tratta di
tutti i dati contenuti in un documento di riconoscimento presentati
dall'interessato (art. 3, comma 1, Legge
127/97);
- quando il
responsabile del procedimento accerta d'ufficio fatti e qualità che
l'amministrazione è tenuta a certificare (art. 18, Legge
241/90);
- in tutti i casi in
cui l'amministrazione procedente acquisisce direttamente certificazioni
relative a stati, fatti e qualità personali presso l'amministrazione
competente (art. 7, comma 2, Decreto
del Presidente della Repubblica n. 403/98);
- quando il cittadino
non intende o non è in grado di utilizzare l'autocertificazione e i
certificati risultano da albi o da pubblici registri tenuti dalle
pubbliche amministrazioni (art.7, comma 1, Decreto
del Presidente della Repubblica n. 403/98).
Quando l’amministrazione può acquisire d’ufficio i documenti?
Quando le amministrazioni ritengono necessario acquisire degli estratti
diversi da fatti relativi a cambiamento di stato civile, per particolari
motivi inerenti alle proprie finalità (art. 9, comma 2, Decreto del
Presidente della Repubblica n. 403/98). La trasmissione di dati tra le
amministrazioni può avvenire anche attraverso sistemi informatici e
telematici garantendo il diritto alla riservatezza delle persone (art. 2,
comma 5, Legge
127197).
Che cosa succede per coloro che non possono firmare una dichiarazione?
L’amministrazione dovrà accertare l'identità del dichiarante e menzionare
la causa dell'impedimento a sottoscrivere la dichiarazione (art. 4, Decreto del
Presidente della Repubblica n. 403/98).
Le modalità previste di autocertificazione si applicano anche ai
cittadini stranieri?
a) Per i cittadini della comunità europea si applicano le stesse modalità
previste per i cittadini italiani (art. 5, Decreto del
Presidente della Repubblica n. 403/98)
b) Per i cittadini extracomunitari residenti in Italia si possono
utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui al comma 1 solo in cui si
tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o
attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani (art. 5, Decreto del
Presidente della Repubblica n. 403/98).
Quali sono le sanzioni per i cittadini?
Se le amministrazioni hanno dubbi sulla veridicità delle
autocertificazioni sono tenute a effettuare i controlli necessari. Le
dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l'uso di atti falsi sono
puniti ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia (art. 26,
Legge
15/68).
Il dichiarante inoltre decade dai benefici eventualmente conseguiti da
provvedimenti sulla base di dichiarazioni non veritiere (art. 11 comma 3, Decreto del
Presidente della Repubblica n. 403/98).
Quali sono le sanzioni previste per gli impiegati che non accettano
l'autocertificazione?
L’impiegato responsabile incorre nella violazione dei doveri d'ufficio nei
seguenti casi:
a) quando non accetta
l'autocertificazione nei casi consentiti (art. 3, comma 4, Legge127/97);
b) quando non accetta la dichiarazione sostitutiva, nei casi consentiti, in
luogo della produzione di atti di notorietà (art. 3 comma 3, Decreto del
Presidente della Repubblica n. 403/98);
c) quando rifiuta l'indicazione di stati, fatti e qualità personali mediante
l'esibizione di un documento di riconoscimento in corso di validità (art. 7
comma 5, Decreto
del Presidente della Repubblica n. 403/98).
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