Per la raccolta dei dati caratteristici di una cavità artificiale viene usata un'apposita scheda, adottata a livello nazionale, che nasce dalle esperienze maturate in più anni di lavoro nel campo della speleologia in CA.

Inizialmente venivano impiegati dei moduli composti da una "scheda base" principale (colore azzurro), che raccoglieva i dati fondamentali per l'identificazione ed il posizionamento della cavità, da una "scheda complementare" (colore grigio), prevista per le opere ipogee con più ingressi, e da una "scheda anomalie" (colore giallo), che doveva essere compilata solamente in particolari casi (cavità solo parzialmente artificiale, attualmente ostruita, ...).

Dall’anno 2000, tale sistema di schede è stato sostituito da una nuova modulistica, di più facile compilazione e più adatta alla gestione dei dati specifici delle cavità artificiali.

La prima novità riguarda il supporto sul quale oggi le schede vengono distribuite: non si tratta più della solita cartellina in formato A3 realizzata in cartoncino, ma di un dischetto per computer nel quale è contenuto un file di testo in formato Microsoft WORD. Questo file può essere stampato in quante copie risultano necessarie direttamente dal compilatore e quindi riempito a mano con tutti i dati indispensabili. Tale sistema di trasmissione permette di non essere legati alla tradizionale scheda stampata e di poter trasferire con facilità agli interessati un “kit” comprensivo di tutto il materiale necessario all’accatastamento di una o più cavità artificiali (schede, istruzioni, regolamenti, …). 

Nell’attività di accatastamento delle CA vi sono alcuni concetti di particolare importanza: 

· In linea di principio si schedano solamente le cavità studiate dagli speleologi, non quelle già note in letteratura o frutto di ricerche archeologiche depositate presso le Soprintendenze. 
· Ogni nuova cavità non viene schedata appena scoperta, ma solo dopo aver raccolto una sufficiente documentazione.
· Le schede sono compilate da chi scopre, esplora e studia le cavità, dopo idoneo addestramento.
· Il conservatore regionale del Catasto CA è a disposizione per aiutare nella compilazione in caso di dubbi o difficoltà.
· Il numero di Catasto è assegnato dal conservatore regionale, dopo controllo dell’adeguatezza e affidabilità della scheda. Da quel momento in poi la scheda è liberamente consultabile presso la sede regionale del Catasto ma, per fotocopiarla o fare copie degli allegati, occorre l’autorizzazione del compilatore originario. Solo alcuni dati generali, che non permettono l’esatta localizzazione e descrizione della cavità, potranno essere pubblicati in tabulati regionali o, sul piano nazionale, trasmessi alla SSI. La legge sulla “privacy” impone, infatti, molta cautela nella redazione e pubblicazione di alcuni dati: in molti casi sarà necessario avere l’autorizzazione scritta da parte dei proprietari della cavità.

La scheda deve essere compilata in tutte le sue parti, ed alla stessa dovrebbe essere allegato il seguente materiale:

· Una fotocopia di parte della tavoletta IGM 1:25.000 (magari ingrandita) o CTR 1:5.000, con la posizione esatta dell’ingresso principale della cavità e traccia dell’itinerario d’accesso.
· Il rilievo topografico interno, in fotocopia, anche di un disegno a matita, purché comprensibile. 
· Auspicabile un breve testo, anche manoscritto, in fotocopia, dell’Itinerario d’accesso e della descrizione dell’interno.
· Del tutto facoltativa l’inclusione di ulteriore documentazione (fotocopia di pubblicazioni, fotografie, disegni, ecc.).

Sono catastabili tutti gli ambienti sotterranei scavati nella roccia, realizzati sino alla fine del 1800 e non stravolti da utilizzazioni moderne in atto. Sono anche catastabili le strutture ipogee più recenti ma ormai da anni in completo disuso, quali ad esempio miniere e cave sotterranee, fortificazioni e rifugi delle due guerre mondiali o gallerie ferroviarie abbandonate; per altre eventuali deroghe, consultarsi col conservatore regionale. Sono catastabili anche le cavità che siano tuttora in uso, come ad esempio cunicoli di bonifica etruschi, purché siano opere veramente antiche: la parte ottocentesca delle fogne ancora in uso nelle grandi città di solito non lo è.

Le cavità devono avere dimensioni non infinitesime: il criterio orientativo è una dimensione minima di 5 metri (orizzontale, verticale, obliqua), riferita all’ambiente ipotetico che si otterrebbe togliendo l’eventuale interramento. Le piccolissime tombe a camera (un paio di m) non vanno in genere catastate singolarmente.

Nell’anno 2000 è stata introdotta anche l’utilizzazione di una “scheda informatica”, che è stata adottata in modo sperimentale nella regione Friuli Venezia Giulia. Essa, strutturata sulla base della “scheda cartacea”, permette di inserire i vari dati direttamente da computer. Si tratta, infatti, di una tabella in formato Microsoft EXCEL che, una volta compilata, può essere registrata su un dischetto e trasferita al Catasto direttamente su questo supporto.

L’uso della moderna tecnologia permette di ottenere, attualmente, risultati notevoli sotto l’aspetto della semplicità e della velocità di trattamento dei dati: più di metà delle schede depositate nell’anno 2000 presso il catasto sono giunte in formato elettronico, complete di rilievo e cartografia digitalizzata, raccolte su CD-ROM o spedite attraverso E-MAIL.