Un’impresa di successo ha grandi esigenze di comunicazione, sia verso l’esterno che verso l’interno, e la rete Internet, intesa come sistema aperto, come mezzo di comunicazione di massa, soddisfa solo in minima parte queste esigenze. Tuttavia gli standard che hanno decretato il successo di Internet sono abbastanza versatili e abbastanza diffusi da rendere agevole un loro utilizzo anche per le comunicazioni interne dell’azienda. Sono nate così le intranet, reti aziendali basate sull’uso della tecnologia Internet, che si sono rivelate uno strumento efficace ed economico per distribuire informazioni ai propri dipendenti. I vantaggi e il risparmio che derivano dal loro uso crescono con il numero dei dipendenti e con la loro dispersione sul territorio.
Newsletter, circolari, memorandum, regolamenti, elenchi dei telefoni interni sono i documenti che per primi si trasferiscono dalla carta al web server dell’intranet ma il passo successivo, e ben più importante, è l’accesso ai database dell’azienda. La scelta di usare un web browser come client di un DBMS client/server limita l’attenzione dello sviluppatore al solo lato server semplificando sia lo sviluppo sia l’aggiornamento del sistema; inoltre, eliminando la necessità di installare un client specifico, si semplifica l’accesso al sistema da parte dell’utente il quale potrà utilizzare un computer qualsiasi, anche diverso da quello abituale, qualunque sia il suo sistema operativo.
Create le intranet, qualcuno ha incominciato a chiedersi se non fosse una buona idea consentire l’accesso anche alle aziende con cui si hanno rapporti d’affari. La risposta, ovviamente, è stata sì. Consentire l’accesso ai propri database, seppur in maniera parziale e controllata, da parte di fornitori e clienti può portare notevoli vantaggi perché la comunicazione tra organizzazioni diverse non è meno importante di quella tra i membri di una stessa organizzazione. Ecco allora che il crescente interesse per le intranet e le loro applicazioni è seguito a ruota da un analogo interesse per le extranet.
Internet, intranet, extranet. Questo fiorire di parole nuove non deve
trarre in inganno: la tecnologia è sempre la stessa, cambia solo
il suo utilizzo, o, se preferite, i suoi utenti.
Come spesso viene detto,
una intranet non è altro che una
piccola Internet confinata dietro un firewall, e se a questa
aggiungiamo una porticina ben controllata attraverso la quale
passano dati criptati da/per un utente accreditato, ecco che
nasce una extranet.
Sebbene la tecnologia di base sia la stessa, la crescente diffusione di intranet ed extranet sta modificando la direzione in cui evolvono le applicazioni di uso comune. Nei computer di un ufficio troviamo sempre, ad esempio, un word processor e uno spreadsheet. Ebbene questi strumenti non sono stati pensati per condividere informazioni e solo ultimamente le tipiche suite da ufficio stanno acquistando funzioni di comunicazione. Certo esistono già tool per il groupware come Lotus Notes ma sono nati attorno a una tecnologia proprietaria e adesso si stanno trasformando per operare efficacemente sul web.
Non è difficile immaginare un futuro in cui tutte le informazioni di un’azienda siano immagazzinate su un web server anziché su un semplice file server. Un file server è un ottimo posto dove immagazzinare documenti ma non ne favorisce davvero la condivisione (e quindi non favorisce la comunicazione) perché non fa molto di più che mettere a disposizione il suo spazio su disco. Il problema sorge quando si cercano documenti scritti da altri e dei quali non si conosce né l’autore né l’esatta collocazione né l’esatto contenuto; si tratta di un problema già efficacemente risolto su Internet dove la quantità d’informazioni e di documenti da gestire è ben maggiore che in una intranet o una extranet ed è quindi ovvio che si tenda a portare quella stessa soluzione in questi ambienti.
I vantaggi di una extranet, come anche di una intranet, si possono riassumere in cinque punti essenziali:
1. facilità d’accesso da qualunque luogo e con qualunque tipo di computer (ormai Internet è presente ovunque),
2. facilità d’uso (sono sempre più numerose le persone che già sanno usare un browser e comunque imparare non è difficile),
3. versatilità nella comunicazione (pagina web, e-mail, newsgroup, chat, net phone, videoconferenza: per ogni esigenza esiste già una soluzione),
4. immediatezza della comunicazione (qualunque mezzo si scelga, il messaggio è disponibile in tempo reale),
5. risparmio di tempo e denaro (si evita di stampare e distribuire materiale cartaceo).
Gli inconvenienti che possono derivare dall’adozione di una extranet non sono altrettanto numerosi. Il problema della sicurezza, il primo che viene in mente, è un falso problema perché non passa mai inosservato e può essere facilmente affrontato mediante firewall, password e crittografia. Quelli che invece possono rivelarsi dei veri problemi sono i seguenti:
1. errata valutazione di costi e benefici,
2. imprevista evoluzione delle tecnologie,
3. forte inerzia nell’adozione del nuovo strumento.
La valutazione di questo tipo di investimento non è affatto facile, se non altro per mancanza di esperienza. A parte il risparmio relativo alla stampa e alla distribuzione del materiale cartaceo, i benefici sono legati all’efficienza dell’azienda e alla sua immagine e quindi sono difficili da quantificare in maniera oggettiva. Sul fronte dei costi si possono sottovalutare aspetti come il traffico della rete o le mille piccole incompatibilità tra i vari browser che possono allungare a dismisura i tempi per la messa a punto del sistema.
Per quanto riguarda le tecnologie utilizzate, queste sono soggette a una continua evoluzione e possono richiedere adeguamenti imprevisti. In particolare la rivalità tra i giganti del settore, come Netscape e Microsoft, può portare alla nascita di standard incompatibili e alla necessità di supportarli entrambi.
Infine c’è il fattore umano. Gli aspetti psicologici non devono essere mai trascurati quando si va a modificare il modo in cui si lavora in un’azienda. L’uomo è un animale abitudinario: gli impiegati di un’azienda il cui business non è incentrato sulle moderne tecnologie possono essere refrattari all’idea di un uso maggiore e più vario del computer che si porta dietro la necessità di fare le cose in modo diverso da quello in cui sono sempre state fatte. Alcune categorie di lavoratori potrebbero addirittura osteggiare questa innovazione vedendola come una minaccia.
Esistono essenzialmente due modi per implementare una extranet. Il più semplice, ma anche il più delicato dal punto di vista della sicurezza, è quello che prevede un accesso diretto e completo all’intranet aziendale; in questo caso gli utenti sono, tipicamente, i dipendenti dell’azienda ed è necessario porre particolare attenzione alla loro autenticazione. Per ottenere un ragionevole livello di sicurezza si può ricorrere all’uso di una doppia password, una fissa e l’altra variabile, da inviare di volta in volta via e-mail ad un indirizzo prestabilito (una sorta di call-back). La seconda soluzione, rivolta ad un pubblico più vasto e meno fidato, è quella di consentire l’accesso ad una singola applicazione appositamente realizzata.
Un brillante esempio del secondo tipo di implementazione ci è fornito dal sito di Federal Express che consente ai suoi clienti di sapere come procede un recapito. Il servizio, molto apprezzato dai clienti, è stato oggetto di una intensa campagna pubblicitaria internazionale che non solo lo ha portato a conoscenza del grande pubblico ma anche dato nuovo smalto all’immagine dell’azienda.
Altri esempi significativi sono i servizi di home banking che si stanno diffondendo anche in Italia. Tra gli apripista c’è la Banca di Roma che ha predisposto un servizio strutturato su due livelli d’accesso: il primo consente solo la richiesta di informazioni riguardo i propri conti e il proprio portafoglio azionario, il secondo permette anche operazioni dispositive (bonifici, giroconti, ecc.). Per accedere al primo livello è sufficiente una password mentre per il secondo livello è prevista una ulteriore procedura di autenticazione: l’utente accreditato possiede una tabellina di codici stampata su un cartoncino e il sistema, oltre alla password, richiede uno di questi codici di cui fornisce le coordinate. Il cliente, al momento dell’adesione al servizio, sceglie il livello d’accesso che il sistema gli deve consentire e riceve la sua password; chi sceglie il secondo livello riceve anche una tabellina di codici personalizzata. Per entrambi i livelli d’accesso viene usata la crittografia SSL a 128 bit. E’ disponibile una versione dimostrativa del servizio che opera su un conto immaginario.
Ovviamente le extranet delle grandi aziende rivolte ad un gran numero di utenti accreditati sono gli esempi più appariscenti dell’uso di questa tecnologia ma una extranet è utile anche per le aziende più piccole e per quelle che hanno bisogno di comunicare con un numero molto più ristretto di grandi clienti o di fornitori. In pratica chiunque abbia dei dati o dei documenti riservati che vuole condividere con degli utenti accreditati può giovarsi di una extranet, e non importa quanti siano i dati o quanti siano gli utenti: anche un semplice listino prezzi per rivenditori ha la sua collocazione ideale in una extranet.
Una extranet da sola può essere molto utile ma due extranet che cooperano possono esserlo ancora di più. L’idea è quella di consentire agli utenti della propria extranet un accesso trasparente ai dati provenienti dall’extranet di un proprio partner, tipicamente un fornitore. Un’embedded extranet, questo è il suo nome, ha l’evidente vantaggio di fornire agli utenti un unico referente ed offre in più la possibilità di modificare i dati subito prima della presentazione, ad esempio aggiungendo un margine di profitto al prezzo di un prodotto.
Sono ancora in pochi ad avere un’embedded extranet ma dato che questa tecnologia costituisce un elemento chiave per un’impresa che fa e-commerce non è difficile pronosticarle un radioso futuro. Un perfetto esempio di embedded extranet ci è fornito dal sito della Cisco che consente ai propri clienti di sapere a che punto è la spedizione dell’hardware che hanno ordinato: acquisiti i dati del cliente, il server Cisco accede all’extranet del corriere espresso (guarda caso si tratta di FedEx) in maniera del tutto trasparente, ne interroga il database e fornisce la risposta. FedEx ha rilasciato l’API della sua applicazione per la gestione degli ordini ai suoi maggiori clienti e quindi dobbiamo aspettarci nuove implementazioni a breve.
Purtroppo la diffusione delle embedded extranet procede a rilento a causa della mancanza di un’API standard per le applicazioni basate su TCP/IP che gestiscono transazioni del tipo appena visto e di conseguenza bisogna ricominciare da zero ad ogni nuova implementazione; tuttavia le grosse software house come Microsoft stanno già lavorando in questa direzione e presto le embedded extranet rivoluzioneranno la gestione della supply-chain.
Mentre sistemisti e programmatori si affannano a costruire nuove intranet ed extranet c’è anche chi guarda un po’ più in là e già immagina cosa verrà dopo le extranet. Miko Matsumura della Sun Microsystems ha già dato un nome a questa rete del prossimo futuro: ultranet, un nome che, con il suo essere più che superlativo, si propone di porre fine a questo continuo susseguirsi di neologismi che, in fondo, indicano sempre la stessa tecnologia. Si tratta di una rete basata sull’uso intensivo dell’XML, dei DBMS object-oriented e di Java che consentirà di accedere a qualsiasi tipo di dato, ovunque si trovi, con la stessa facilità con cui oggi si accede ad una pagina HTML. I mattoni costitutivi di questa nuova tecnologia esistono già. Il futuro è appena dietro l’angolo.
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