4.2.1. Inserire i dati
Inserimento di testo, dati, formule
Una cella può contenere del testo, dei dati numerici o delle formule. Nei primi due casi la procedura di inserimento è semplice: basta scegliere una cella e inserire tramite la tastiera i numeri o le lettere desiderate; quanto scritto verrà mostrato sullo schermo ed eventualmente stampato.
Discorso a parte va invece fatto per le formule; in questo caso quando si scrive una formula in una cella, viene chiesto al foglio elettronico di eseguire un calcolo e mostrare nella cella il risultato. Per fare in modo che il programma sappia che quanto si sta inserendo non è un testo ma in realtà una formula bisogna scrivere come prima cosa il simbolo = (uguale) seguito dal resto della formula.
Benché Excel metta a disposizione funzioni aritmetiche, matematiche, trigonometriche e di altro genere anche molto complesse, un primo approccio alla stesura di formule può essere fatto usando gli operatori aritmetici presenti su tastiera per eseguire somme, sottrazioni, moltiplicazioni e divisioni.
Ad esempio basta scrivere in una cella:
= 5 * 4
per fare in modo che il foglio elettronico mostri in quella cella il risultato pari a:
20
Si ricorda che in ogni caso la formula è sempre visibile e, da lì, modificabile nella riga di digitazione della Barra della formula.
A seguire vengono mostrati gli operatori da tastiera che possono essere usati ed il loro significato:
+ |
segno di addizione |
^ |
elevamento a potenza |
- |
segno di sottrazione |
( |
apri parentesi tonda |
/ |
segno di divisione |
) |
chiudi parentesi tonda |
* |
segno di moltiplicazione |
Oltre ad inserire valori numerici, in una formula si possono usare anche le coordinate di una cella, in modo che un calcolo venga eseguito guardando i valori presenti nelle celle indicate; qualora questi valori vengono cambiati, il foglio elettronico eseguirà tutti i ricalcoli così da fornire i risultati sempre aggiornati.
Inserimento di un Commento
Ad una cella può essere associato un commento di testo che permette, ad esempio, di chiarire meglio il tipo di dati da inserire o l'uso che deve essere fatto di quella cella.
Per aggiungere un commento basta scegliere la cella desiderata e cliccare dal menù Inserisci la voce Commento.
Apparirà una piccola area di testo in cui è possibile scrivere; una volta terminato è sufficiente cliccare all'esterno dell'area per tornare al foglio di lavoro.
La cella contenente una nota mostrerà un piccolo triangolo rosso in alto a destra; basta soffermare il puntatore del mouse sulla cella per leggere il testo contenuto nel commento.
Si fa presente che né il commento né il riquadro rosso vengono visualizzati in fase di stampa.
Per modificare un commento occorre selezionare la cella che lo contiene e scegliere la voce Modifica commento dal menù Inserisci; la stessa voce è disponibile cliccando sulla cella con il tasto destro del mouse. Allo stesso modo, per cancellare un commento, oltre alla procedura vista nel paragrafo precedente, basta cliccare con il tasto destro del mouse sulla cella e selezionare la voce Elimina commento.
4.2.2. Selezionare i dati
Oltre alla singola cella è possibile selezionare più celle contemporaneamente cliccando su una di esse e, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, trascinando il puntatore sulle altre celle.
Tutta l'area selezionata viene mostrata in negativo (sfondo nero su testo bianco) e tutte le celle saranno sensibili ad eventuali modifiche.
Stessa operazione può essere fatta con intere righe o colonne cliccando sul numero di riga o sull'etichetta di colonna e trascinando il mouse.
Le modalità viste fino ad ora consentono la selezione di aree adiacenti; è possibile selezionare più celle, righe e colonne non adiacenti fra loro eseguendo le stesse operazioni ma tenendo in precedenza premuto il tasto da tastiera CONTROL o CTRL.
Qualora il foglio elettronico fosse molto grande, sarebbe comodo dare dei nomi alle celle più importanti in modo da potersi velocemente portare su di esse.
Una volta selezionata la cella desiderata, basta scegliere dal menù Inserisci la voce Nome e da lì il comando Definisci.
Nella finestra che appare occorre scrivere nella casella Nomi nella cartella di lavoro un testo che possa ricordare in modo chiaro la cella desiderata e cliccare sul pulsante Aggiungi.
Cliccando su OK si tornerà al foglio elettronico.
A questo punto si potrà andare in ogni momento sulla cella scegliendo il suo nome dalla lista presente nella Casella Nome a sinistra della Barra della formula che solitamente mostra le coordinate delle celle.
Se si volesse eliminare il nome di una cella in quanto non più usato è sufficiente tornare alla finestra Definisci nome, scegliere il nome da cancellare e cliccare sul pulsante Elimina.
4.2.3. Copiare, spostare, cancellare
Copia e trascinamento di una formula o di una funzione
Spesso una formula che esegue un calcolo riferito a dei valori presenti in una riga (ad esempio il prodotto =C5*D5), deve essere ripetuta in altre celle in modo che ripeta il calcolo richiesto ma riferendosi ai valori presenti nelle righe successive (riga 6, riga 7, ecc.).
In questo caso è possibile copiare la formula, selezionando la cella che la contiene, posizionandosi sul piccolo riquadro presente in basso a destra della cella e trascinando il puntatore del mouse in modo da evidenziare le celle successive.
Così facendo tutte le coordinate delle celle presenti nella formula si incrementano automaticamente (=C5*D5 diventerà =C6*D6, =C7*D7, ecc.).
Può però esserci l'esigenza di bloccare la coordinata di una cella in modo che questa non venga incrementata e che il valore in essa contenuto (ad esempio una costante) sia presente in tutte le formule copiate. In questo caso si utilizza il simbolo $ scritto sia davanti alla lettera che al numero della coordinata che si vuole fissare.
Ad esempio, se nel prodotto =C5*D5 si vuole fare in modo che nelle righe successive i valori presenti in D6, D7, ecc. siano sempre moltiplicati per il numero presente in C5, si scriverà:
=$C$5*D5
Trascinando questa formula nelle righe successive, verrà incrementata solo la coordinata D5 diventando D6, D7, ecc. mentre la cella C5 rimarrà presente in tutte le formule copiate.
Modalità di cancellazione
Qualsiasi sia il dato contenuto in una o più celle è possibile cancellarlo selezionando le celle desiderate e premendo il tasto da tastiera CANC o DELETE.
Esiste poi un comando più completo che permette di dare una distinzione di ciò che si vuole cancellare, in modo che, ad esempio, si possa decidere di cancellare il formato di una cella (colore, bordo, ecc.) ma non il dato che contiene.
Tale comando è presente nel menù Modifica alla voce Cancella. Da lì si può decidere di cancellare Tutto (formato, dati e altro), solo i Formati delle celle, solo i dati (comando Sommario) oppure solo i Commenti legati alle celle (l'argomento relativo ai Commenti viene trattato appena di seguito).
Sempre nel menù Modifica è presente il comando Elimina. Con tale comando la cella, la riga, o la colonna selezionata viene eliminata permettendo alle altre celle di prendere il suo posto.
4.2.4. Trovare e sostituire
Usare il comando "Trova" per uno specifico contenuto di cella
Supponiamo di voler trovare nella seguente tabella il nominativo: Rossi Francesco.
Procedere nel seguente modo:
- Fare clic su Modifica nella barra dei menu, quindi su Trova
- Nella finestra di dialogo digitare il testo da trovare nella casella Trova e fare clic su Trova successivo. Per chiudere la finestra, fare clic su Annulla
Usare il comando "Sostituisci" per uno specifico contenuto di cella
Supponiamo di voler sostituire nella tabella il nominativo Rossi Francesco con Pippo S.r.l.
Procedere nel seguente modo:
- Fare clic su Modifica nella barra dei menu, quindi su Sostituisci
- Digitare il testo da trovare nella casella Trova e il nuovo testo nella casella Sostituisci, poi fare clic su Trova successivo
Per sostituire il testo trovato fare clic su Sostituisci.
Per sostituire tutte le occorrenze del testo cercato con un'unica operazione, fare clic su Sostituisci tutto.
Per chiudere la finestra, fare clic su Annulla.
4.2.5. Righe e colonne
Inserire righe
Supponiamo di voler inserire una riga tra la 4 e la 5; procedere come segue:
- Posizionatevi facendo clic sulla riga al di sopra della quale andrà inserita la nuova riga e selezionatela facendo clic sul numero della riga
- Premete il tasto Ctrl e il tasto + contemporaneamente
OPPURE
Selezionate Righe dal menu Inserisci nella barra dei menu
OPPURE
Utilizzate il tasto destro del mouse per visualizzare il menu di scelta rapida.
Inserire colonne
Supponiamo di voler inserire una colonna tra la B e la C; procedere come segue:
- Selezionate la colonna a sinistra della quale verrà inserita la nuova colonna
- Premete il tasto Ctrl e il tasto + contemporaneamente
OPPURE
Dal menu Inserisci nella barra dei menu selezionate Colonne
OPPURE
Utilizzate il tasto destro del mouse per visualizzare il menu di scelta rapida.
Modificare l'altezza delle righe
Supponiamo di voler modificare l'altezza della riga 5; procedere nel modo seguente:
- Selezionare la riga che si desidera modificare
- Fare clic su Formato nella barra dei menu, scegliere Riga e fare clic su Altezza
- Inserite la dimensione desiderata e fare clic su OK
Per ridimensionare automaticamente la riga, scegliere invece Adatta
OPPURE
Posizionatevi sulla linea orizzontale che separa le righe (il puntatore del mouse si trasforma in una doppia linea con due piccole frecce laterali); premete il tasto sinistro del mouse e, tenendolo premuto, trascinatelo verso l'alto o verso il basso fino a quando la riga non ha raggiunto le dimensioni desiderate; per ridimensionare automaticamente la riga fare doppio clic sulla linea orizzontale.
OPPURE
Utilizzate il tasto destro del mouse per visualizzare il menu di scelta rapida
Modificare la larghezza delle colonne
Supponiamo di voler modificare la larghezza della colonna C; procedere nel modo seguente:
- Selezionare la colonna che si desidera modificare
- Fare clic su Formato nella barra dei menu, scegliere Colonna e fare clic su Larghezza
- Inserite la dimensione desiderata e fare clic su OK
Per ridimensionare automaticamente la colonna, scegliere invece Adatta
OPPURE
Posizionatevi sulla linea verticale d'intersezione che separa l'intestazione delle colonne (il puntatore del mouse si trasforma in una doppia linea con due piccole frecce laterali); premete il tasto sinistro del mouse e, tenendolo premuto, trascinatelo verso destra o verso sinistra fino a quando la colonna non ha raggiunto le dimensioni desiderate; per ridimensionare automaticamente la colonna fare doppio clic sulla linea verticale;
OPPURE
Utilizzate il tasto destro del mouse per visualizzare il menu di scelta rapida
Eliminare righe
Supponiamo di voler eliminare la riga 5; procedere come segue:
- Fare clic sul numero che la identifica
- Premete il tasto Ctrl e il tasto - contemporaneamente
OPPURE
Selezionate Elimina dal menu Modifica nella barra dei menu
OPPURE
Utilizzate il tasto destro del mouse per visualizzare il menu di scelta rapida
Eliminare colonne
Supponiamo di voler eliminare la colonna C; procedere come segue:
- Selezionate la colonna da cancellare facendo clic sulla lettera che la identifica
- Premete il tasto Ctrl e il tasto - contemporaneamente
OPPURE
Selezionate Elimina dal menu Modifica nella barra dei menu
OPPURE
Utilizzate il tasto destro del mouse per visualizzare il menu di scelta rapida.
4.2.6. Ordinare i dati
Un insieme di dati può essere ordinato a piacimento in modo che le varie voci vengano elencate in ordine alfabetico o numerico, crescente o decrescente.
Per far ciò basta cliccare su una qualsiasi cella facente parte dell'elenco che contiene i dati da ordinare e scegliere dal menù Dati la voce Ordina.
Apparirà una finestra dove il programma dà la possibilità di creare ordinamenti fino a tre livelli.
E' quindi possibile, prendendo come esempio l'area più a sinistra mostrata nella figura sopra, chiedere un ordinamento dei dati facendo in modo di avere elencati per primi i prodotti meno costosi (scegliere nella casella Ordina per la voce Costi e attivare l'opzione Crescente) e, in caso di pari costo, elencare i prodotti ordinati in elenco alfabetico (scegliere nella casella Quindi per la voce Prodotto, attivando anche in questo caso l'opzione Crescente).
Può accadere che le colonne di un elenco non abbiano necessariamente una intestazione e che, quindi, anche la prima riga deve essere vista come un dato da elaborare.
In questo caso si fa presente che basta cliccare sull'opzione Senza riga di intestazione.
La sezione Opzioni consente di variare alcuni parametri dell'ordinamento come, ad esempio decidere se i dati da ordinare sono disposti in colonne, come nell'esempio sopra, o per righe (opzioni di Orientamento, Ordina dall'alto in basso o Ordina da sinistra a destra).
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