3.6.1. Tabelle

Il modo migliore per ordinare, allineare o comunque posizionare il testo all'interno di una pagina è quello di inserirlo in una tabella. Una tabella è una struttura a griglia in cui ogni area racchiusa da linee è detta cella ed è autonoma dalle altre, in modo che ogni modifica effettuata su una cella non influenzerà le celle adiacenti. L'insieme delle celle disposte in senso orizzontale è detto riga, mentre l'insieme di celle in senso verticale è detto colonna.

Tutti i comandi relativi alla creazione e alla gestione delle tabelle sono contenuti nel menu Tabella; è inoltre a disposizione una barra degli strumenti chiamata Tabelle e Bordi, già vista in precedenza. Per creare una tabella occorre posizionare con il mouse il punto di inserimento dove si vuole che la tabella stessa venga collocata e cliccare dal menu Tabella il comando Inserisci tabella.
Apparirà una finestra che richiede il Numero di colonne e il Numero di righe da inserire. Una volta immessi i valori desiderati e cliccato sul pulsante OK la tabella sarà mostrata sul foglio di lavoro. Di seguito sono elencati i modi operativi più comuni inerenti l'uso di tabelle:

  • per inserire o modificare del testo in una cella posizionare con il mouse il punto di inserimento nella cella desiderata
  • per inserire una nuova riga porre il punto di inserimento sulla riga sottostante rispetto a dove si vuole avere quella nuova e dal menù Tabella cliccare su Inserisci righe
  • per inserire una nuova colonna posizionare il punto di inserimento sulla colonna a destra rispetto a dove si vuole inserire quella nuova e dal menù Tabella cliccare sul comando Seleziona colonna e quindi su Inserisci colonne
  • per scrivere del testo compreso in più celle, digitarlo nella prima cella, selezionare le celle nelle quali si vuole estendere il titolo e, dal menù Tabella, cliccare su Unisci celle
  • per modificare la larghezza di una colonna spostare il puntatore del mouse sul bordo della colonna stessa e trascinarlo nella posizione desiderata
  • ogni cella, riga o colonna può essere bordata o riempita con uno sfondo secondo le procedure già indicate nel paragrafo Bordi e sfondo; in assenza di bordature verrà mostrata sullo schermo (ma non stampata) una griglia color grigio chiaro. Se le griglia non è visibile neppure sullo schermo, attivarla dal menù Tabella cliccando su Mostra griglia
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3.6.2. Disegni e immagini

Oltre alla scrittura di testo, Word permette l'inserimento di grafica (disegni e immagini) all'interno di un documento. Tutti i comandi a disposizione sono contenuti nella barra degli strumenti chiamata Disegno.

E' sufficiente cliccare sul pulsante Forme per ottenere un elenco di tutti gli oggetti grafici che è possibile disegnare; una volta cliccato su uno di questi, il puntatore del mouse diverrà una croce; basta ora cliccare su un punto del documento e trascinare il puntatore per creare l'oggetto desiderato. Qualsiasi oggetto è modificabile cliccando su di esso con il tasto destro del mouse e scegliendo la voce Formato forme.

Nella sezione Colori e linee è possibile scegliere il colore dell'area interna (Riempi-mento) o come impostare il bordo (Linea) del disegno. Le opzioni sono molteplici e tutte da sperimentare. Ad esempio è possibile, cliccando sulla freccia che punta verso il basso 6 posta a destra della casella Colore, scegliere la voce Effetti di riempimento e colorare il disegno con parti-colari sfumature, trame, ecc..

Nella sezione Disposizione testo si può decidere come il disegno si deve posizionare nei confronti del testo scritto. In questo modo si possono ottenere particolari com-binazioni in cui si affianca o si sovrappone un testo ad un disegno, come nel caso delle due immagini appena mostrate.
E' infine necessario far presente che all'interno di ogni forma è possibile inserire del testo cliccando con il tasto destro del mouse e scegliendo la voce Aggiungi testo. A seguire vengono mostrati alcuni esempi di cosa è possibile ottenere con gli strumenti da disegno che Word mette a disposizione:

3.6.3. Importare oggetti

In word è possibile inserire degli oggetti grafici o multimediali in un documento. Di seguito viene illustata la procedura per inserire un grafico.

Se i dati da immettere nel grafico sono contenuti in una tabella presente nel documento stesso, selezionarla e quindi scegliere dal menu Inserisci la voce Immagine e poi Grafico; altrimenti cliccare subito sulla voce Grafico e scrivere i dati nel Foglio dati che apparirà.
All'avvio viene mostrato come esempio un Tipo di grafico chiamato Istogramma e, in mancanza di dati prelevati da una tabella già esistente, nel Foglio dati vengono scritti alcuni valori preimpostati.

Le opzioni per visualizzare e modificare un grafico sono svariate. I comandi a disposizione sono contenuti nella barra degli strumenti Standard che si modificherà ogni volta che si richiede l'inserimento di un grafico.

Per tornare a scrivere normalmente del testo, basta cliccare fuori dall'area del grafico; per modificare un grafico già esistente occorre eseguire un doppio click su di esso, mentre per cancellare un grafico è sufficiente cliccare su di esso e premere il tasto CANC.

Nell'esempio in figura sotto, dopo aver chiesto l'inserimento di un grafico, scegliere dal pulsante Tipo di Grafico il tipo Grafico a dispersione (XY) e cliccare sul pulsante Per colonna; selezionare tutte le celle contenenti dati, cancellarli e immettere nella colonna X i valori (uno per cella) 0,1,2,3,4,5 mentre nella prima colonna Dispersione i valori 0,1,4,9,16,25 creando così una tipica relazione quadratica.

Cliccando con il tasto destro su uno qualsiasi degli elementi che costituiscono un grafico è possibile modificarne le proprietà (colore, tipo di carattere, dimensione, allineamento , ecc.)

3.6.4. Stampa unione

Il comando Stampa unione consente di creare un Documento principale in grado di attingere dati da altri documenti posti sotto forma di tabelle. E' quindi ad esempio possibile realizzare una Lettera tipo dove alcuni dati (per esempio il nome, il cognome, l'indirizzo, ecc. di un cliente) non dovranno essere immessi manualmente ma, una volta ricercati, verranno inseriti in modo automatico. La procedura consigliata per l'utilizzo di tale comando è la seguente:
  1. Creazione di una tabella contenente tutti i dati che dovranno essere inseriti nei Documenti principali. Tale tabella avrà la funzione di documento di Origine dati e può essere realizzata con i più svariati programmi applicativi Microsoft (Word, Excel, Access, ecc.)
  2. Creazione di uno o più Documenti principali. Essi dovranno contenere solamente il testo generico (per esempio la scritta "Alla cortese attenzione:", "Distinti saluti", e tutto il testo che deve rimanere invariato). Il testo che personalizzerà il documento non deve essere inserito
  3. Preparazione della Stampa unione in modo da unire il Documento principale all'Origine dati
  4. Terminata la preparazione alla Stampa Unione è ora possibile compiere svariate operazioni; prima fra tutte la ricerca dei soli record che corrispondono a determinati valori. Tale operazione prende il nome di Query. I record trovati e uniti ad un Documento principale potranno essere salvati in un nuovo documento oppure stampati
  5. Come già accennato al punto 4 le potenzialità che il comando Stampa unione offre sono molteplici e non si fermano certo a quelle finora evidenziate. Per ulteriori indicazioni si consiglia di fare riferimento alla Guida che Microsoft WORD mette a disposizione