Metodologia per lo sviluppo di un sistema di gestione
ambientale nelle PMI
Premessa
Il SGA è definito dal Regolamento EMAS come "la parte del
sistema complessivo di gestione comprendente la struttura organizzativa, le
attività di pianificazione, le responsabilità, le pratiche, le procedure, i
processi e le risorse per sviluppare, mettere in atto, realizzare, riesaminare e
mantenere la politica ambientale". Del tutto analoga è la definizione del SGA
presente nella ISO 14001. I principali passi per lo sviluppo di un Sistema di
Gestione Ambientale sono l’effettuazione di una analisi ambientale iniziale, la
definizione, la progettazione, l’implementazione, il controllo ed il riesame
dell’intero sistema. Per il Regolamento EMAS a tali attività si aggiungono le
fasi di:
- Redazione della dichiarazione ambientale
- Audit ambientale da parte del VAA (Verificatore Ambientale Accreditato) e
convalida della dichiarazione ambientale
- Trasmissione della dichiarazione ambientale convalidata all’Organismo
Competente
- Registrazione
La metodologia
Di seguito si riporta il diagramma di flusso delle attività da
effettuare per l’implementazione di un sistema di gestione ambientale.
Impegno della Direzione
L' impegno della Direzione è il primo fondamentale passo per lo
sviluppo di un sistema di gestione ambientale. Prima di avviare il percorso di
implementazione di un SGA, sia esso conforme allo standard ISO 14001 o al
Regolamento EMAS, la Direzione aziendale deve infatti essere consapevole
dell’impegno richiesto e deve rendere disponibili le necessarie risorse (umane,
economiche e di altro tipo). L’Alta Direzione deve di volta in volta
intraprendere tutta una serie di attività che sono alla base del sistema stesso,
quali sottoscrivere la politica ambientale, nominare un rappresentante della
Direzione, effettuare il riesame del sistema. Inoltre il ruolo della Direzione
deve essere trainante: ad essa spetta il compito di motivare il personale, senza
la cui fattiva collaborazione sarebbe assai difficile implementare il sistema.
Analisi ambientale iniziale
Per lo sviluppo di un SGA l’organizzazione deve effettuare
un’analisi ambientale delle sue attività, dei suoi prodotti e servizi,
conformemente a quanto previsto nell’allegato VII ("Analisi ambientale
iniziale") del Regolamento Emas relativamente alle questioni figuranti
nell’allegato VI ("Aspetti ambientali").
L’analisi ambientale iniziale consiste in una "fotografia allo
stato zero" dei problemi ambientali dell’organizzazione e nella valutazione
degli impatti e delle prestazioni ambientali delle sue attività. Il documento
che racchiude quest’analisi deve essere completo e quindi deve riguardare tutti
gli aspetti che sono presenti nell’organizzazione e sono riconducibili alle sue
attività, ai suoi prodotti ed ai suoi servizi. Questa fase è molto delicata ed
impegnativa in quanto l’analisi è per l’organizzazione la base sulla quale
sviluppare il proprio sistema di gestione. E’ importante sottolineare che l’AAI
non è esplicitamente richiesta dalle ISO 14000, ma anche in questo caso resta un
passo indispensabile per valutare la realtà aziendale e stabilire obiettivi di
miglioramento.
Progettazione del sistema
Politica
La politica ambientale dell’organizzazione deve essere definita dall’Alta
Direzione, che dovrà esplicitare gli "indirizzi" ovvero gli impegni concreti che
l’organizzazione intende assumere ai fini del miglioramento delle proprie
prestazioni ambientali e dovrà suscitare consapevolezza e motivazione in tutto
il personale.
La politica dovrà essere tale da:
- Rispecchiare il tipo, le dimensioni e in generale gli impatti ambientali
causati da prodotti, processi e servizi dell’organizzazione;
- Prevedere un impegno al miglioramento continuo e alla prevenzione
dell’inquinamento;
- Prevedere un impegno al rispetto delle leggi in materia ambientale,
incluse eventuali altre regolamentazioni cui l’organizzazione è soggetta;
- Permettere di definire e riesaminare, a partire dai principi in essa
enunciati, obiettivi e traguardi;
- Essere documentata e divulgata a tutto il personale;
- Essere a disposizione di chi ne faccia richiesta.
Obiettivi e traguardi
Né il Regolamento EMAS né la norma ISO 14001 fissano dei
requisiti assoluti in materia di prestazione ambientale, ma richiedono che
l’organizzazione definisca obiettivi e traguardi in linea con la sua Politica
Ambientale. Di norma gli obiettivi e i traguardi sono decisi dal Responsabile
del Sistema di Gestione Ambientale in collaborazione con il responsabile di
produzione e/o con i responsabili di reparto e in un secondo momento approvati
dalla Direzione. Gli obiettivi e i traguardi ambientali sono fissati di norma
per la prima volta dopo l’analisi ambientale iniziale.
Nel definire gli obiettivi e specificare i traguardi
l’organizzazione deve tener conto dei seguenti punti:
- la politica ambientale fissata dalla Direzione;
- le conclusioni dell’analisi ambientale iniziale o degli audit
ambientali;
- le priorità d’intervento;
- le registrazioni e le misure;
- le relazioni tecniche del responsabile di produzione o di reparto;
- le prescrizioni legali e altre;
- le risorse economiche dell’organizzazione;
- le risorse umane disponibili;
- tempi previsti per il raggiungimento dell’obiettivo.
Naturalmente
se si riscontra che un parametro è molto vicino al limite imposto dalla legge,
rischiando in tal modo la non-conformità legislativa, l’obiettivo primario
diventa automaticamente l’abbassamento dei valori di quel parametro e il
traguardo quantifica di quanto lo si vuole diminuire.
Programmi operativi
Dopo aver definito gli obiettivi e specificato i traguardi
ambientali, l’organizzazione deve predisporre un programma ambientale che
riporti le seguenti informazioni:
- La politica ambientale;
- Gli obiettivi definiti e i traguardi specificati;
- Le possibili soluzioni per il raggiungimento dell’obiettivo e del
traguardo;
- Il/i responsabile/i;
- Le azioni previste;
- Le modalità di esecuzione;
- Le risorse necessarie;
- I tempi di realizzazione
Il programma deve essere periodicamente revisionato in
modo da garantire il suo continuo adeguamento alle eventuali mutate realtà
aziendali. Scopo del riesame è infatti quello di evidenziare le cause
dell’inadeguatezza del programma ambientale individuando il punto debole e
intervenendo di conseguenza per correggere il programma di gestione ambientale.
Stabilito il programma ambientale, l’organizzazione deve individuare degli
strumenti che permettano di verificare se le azioni intraprese possono
raggiungere quanto prefissato. Tali strumenti sono rappresentati da opportuni
Indicatori di Performance Ambientale (IPA) e da adeguati strumenti di misura in
modo da costituire un sistema di valutazione della propria prestazione
ambientale.
Attuazione e funzionamento del sistema
Struttura e responsabilità
La Direzione deve mettere a disposizione le risorse necessarie
per attuare e controllare il sistema di gestione ambientale, in termini di
risorse umane, di competenze specialistiche, di tecnologie e risorse
finanziarie. Anche se il SGA riguarda tutte le funzioni e tutti i livelli
aziendali, la Direzione dovrà individuare una funzione di riferimento che
abbia il compito di sviluppare il sistema e coinvolgere il personale
nell’attuazione. Questa funzione potrà assumere a regime, anche dopo la
registrazione, il ruolo del "Rappresentante della Direzione", funzione prevista
sia dal Regolamento EMAS che dalla ISO 14001, con il compito di riferire
all’Alta Direzione sull’andamento del sistema di gestione ambientale. La scelta
del Rappresentante della Direzione è legata al tipo e alle dimensioni
dell’organizzazione. Deve essere scelta una funzione dotata dei poteri,
dell’autorità e del ruolo per poter eseguire i compiti che gli vengono
conferiti, compresa la possibilità di "comunicare" direttamente con l’Alta
Direzione dell’impresa. E’ chiaro che deve esserci un equilibrio tra
responsabilità attribuite e poteri delegati; quindi il Rappresentante della
Direzione deve poter disporre delle risorse necessarie (anche economiche) per
svolgere il suo mandato.
Per tali motivi nelle piccole organizzazioni il Rappresentante
della Direzione è spesso lo stesso proprietario o una funzione ad esso molto
vicina. Il Rappresentante della Direzione può essere coadiuvato da un’altra
funzione, un "Responsabile del Sistema di Gestione Ambientale" (RGA), che
assume normalmente compiti più operativi che di indirizzo, capace di attuare il
sistema.
Formazione
L’organizzazione deve fare un check-up delle necessità che il
suo personale presenta per la formazione ambientale, in particolare per il
personale che esegue operazioni che potrebbero provocare impatti significativi
sull’ambiente.
Particolare attenzione deve essere rivolta alle modalità di
sensibilizzazione dei dipendenti, assicurandosi che questi abbiano compreso
l’importanza della realizzazione dei principi espressi nella politica ambientale
e le loro responsabilità nel raggiungimento degli obiettivi e traguardi
ambientali prefissati dall’organizzazione, e siano coscienti dei danni
ambientali che comportamenti non conformi alle procedure operative
dell’organizzazione potrebbero comportare. Viceversa deve maturare la
consapevolezza dei benefici che può apportare un comportamento responsabile e in
linea con il sistema di gestione ambientale dell’organizzazione.
Comunicazione
L’organizzazione deve definire i processi di comunicazione
interna ed esterna. Probabilmente in una PMI i flussi di comunicazione interna
sono semplici ed informalmente già definiti; si tratta di verificare la loro
efficacia ed efficienza. Per quanto riguarda la comunicazione esterna, questa
rappresenta spesso una novità per le PMI che, al di là della comunicazione con i
propri clienti, non sono abituate a "comunicare" con altre "parti interessate".
L’esame di questo aspetto potrebbe essere considerato dall’azienda
un’opportunità per impostare nuovi strumenti, canali e meccanismi di dialogo da
e verso l’esterno dell’azienda.
Documentazione del sistema
Un passo fondamentale per l’implementazione del sistema di
gestione ambientale è la formalizzazione della documentazione, che deve essere
predisposta in maniera coerente con la struttura e con la realtà aziendale, in
modo da evitare di stravolgere l’organizzazione ed impegnare inutilmente il
personale che in essa lavora.
Il responsabile deve coinvolgere le altre funzioni aziendali
affinché il sistema sia quanto più possibile condiviso e soprattutto realmente
adeguato alle esigenze dell’azienda. Un rischio, infatti, è costituito dal
possibile sovradimensionamento del SGA che diventerebbe pesante e difficile da
applicare da parte del personale.
Controllo operativo ed
emergenze
Il controllo operativo consiste nella pianificazione
dell’insieme delle attività di monitoraggio, controllo e regolazione di cui
l’organizzazione ha bisogno per mettere in pratica i principi enunciati nella
politica e per raggiungere gli obiettivi e i traguardi prefissati. In sostanza,
quindi, dovranno essere sviluppate procedure per il controllo operativo che
abbraccino tutte le attività e le operazioni associate con gli aspetti
ambientali significativi dell’organizzazione, con l’obiettivo finale di:
- definire le modalità di esecuzione dell’attività per tutte quelle
situazioni in cui la loro mancanza potrebbe portare a violazioni della
politica ambientale o alla violazione della legislazione;
- definire procedure relative agli acquisti e agli appalti per garantire che
i fornitori e coloro che agiscono per conto dell’organizzazione si conformino
alla politica ambientale della stessa, per la parte di loro pertinenza;
- sorvegliare e controllare caratteristiche significative del processo;
- individuare e documentare l’informazione da ottenere relativa alla
sorveglianza;
- determinare e documentare i criteri di accettabilità e gli interventi da
compiere se i risultati non sono soddisfacenti;
- valutare e documentare la validità delle informazioni relative alla
sorveglianza precedentemente ottenute una volta constatato la deficienza dei
sistemi di sorveglianza.
Controlli ed azioni correttive
Sorveglianza e misurazioni
L’organizzazione deve predisporre ed attuare procedure
operative allo scopo di sorvegliare e misurare regolarmente tutti gli aspetti
delle sue attività che possono avere un impatto significativo sull’ambiente. In
particolare tali procedure dovranno riguardare:
- la registrazione delle informazioni necessarie a seguire l’andamento delle
prestazioni e della conformità agli obiettivi e traguardi stabiliti;
- la valutazione della continua conformità alle normative applicabili alla
realtà in esame;
- la manutenzione delle apparecchiature;
- le modalità per il monitoraggio dei parametri significativi relativi alle
prestazioni ambientali;
- le modalità per l’analisi ed il trattamento delle non conformità e
l’attuazione delle necessarie azioni correttive e preventive;
- le modalità per l’identificazione, la conservazione e la rimozione delle
registrazioni ambientali.
Non conformità, azioni correttive e
preventive
L’organizzazione deve predisporre delle procedure che le
consentano di individuare i casi di mancato soddisfacimento dei requisiti
previsti dal sistema (le non conformità), in modo da registrarli e avviare le
necessarie azioni di trattamento. Le non conformità devono poi essere analizzate
per valutarne significatività e frequenza, e per definire le necessarie azioni
correttive che eliminino le cause delle non conformità evitandone il
ripetersi.
Registrazioni
L’organizzazione deve dotarsi delle evidenze che documentino,
attraverso opportune registrazioni, l’attuazione e il funzionamento del sistema
di gestione ambientale.
Tali registrazioni devono essere gestite in modo da assicurarne
la corretta redazione, identificazione e riconducibilità al relativo elemento
del sistema di gestione.
Audit
Una volta attuato il sistema, l’organizzazione deve effettuare,
o affidare all’esterno, audit ambientali interni, rivolgendosi a
personale esterno qualificato o interno appositamente formato. L’audit viene
pianificato ed eseguito utilizzando programmi scritti ed apposite liste di
riscontro, applicando la procedura predisposta nella fase
precedente. L’attività di audit deve coprire tutte le aree a cui si estende
il SGA. L’obiettivo dell’audit è di verificare se il sistema è conforme a
quanto
previsto dallo standard ISO 14001 o dal Regolamento EMAS, di valutare le
prestazioni ambientali dell’organizzazione su tutte le aree aziendali e di
verificare se il sistema è efficace rispetto alle esigenze dell’azienda ed alla
politica ambientale. Riesame della Direzione
Sulla base dell’audit interno l’Alta Direzione può
riesaminare il sistema. I risultati dell’audit forniranno lo spunto per
avviare provvedimenti (azioni correttive o piani di miglioramento) per evitare
il ripetersi di situazioni considerate non conformi.
Una volta attuate le azioni correttive, l’azienda può avviare
l’iter di certificazione ISO 14000 o l’iter di registrazione EMAS.
Dichiarazione ambientale
Per il Regolamento EMAS, prima dell’audit del verificatore
ambientale accreditato, l’organizzazione deve elaborare la dichiarazione
ambientale seguendo gli indirizzi forniti dall’allegato III del Regolamento. Si
tratta di un documento da utilizzare come strumento di comunicazione e dialogo
con le parti interessate (fornitori, clienti, popolazione, pubbliche
amministrazioni, banche, compagnie di assicurazioni, ecc.).
aggiornato
il 19/12/02
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