Applicazioni: Foglio di Calcolo. Microsoft Excel.
Generalità
Microsoft Excel è un'applicazione software appartenente alla categoria dei fogli di calcolo elettronici. Con esso è possibile:
- inserire dati numerici (ad esempio i risultati di un esperimento scientifico) ed analizzarli (ottenendo grafici o soluzioni a problemi più o meno complessi);
- inserire elenchi e tabelle di dati ed accedervi tramite filtri e criteri di ricerca e selezione;
- definire funzioni e relazioni tra celle di dati per creare rapporti, preventivi, presentazioni.
Excel è un programma completo e complesso; per padroneggiare tutte le sue funzionalità gli si dovrebbe dedicare un intero corso di formazione. Questo corso si limita invece a fornire i concetti chiave di introduzione; per ulteriori approfondimenti è disponibile una vasta letteratura, accessibile a tutti nelle librerie, con testi dedicati sia ai neofiti che agli esperti. Le edizioni più diffuse sono quelle della McGraw Hill, della Jackson e della Mondadori Informatica.
Quanto detto per Excel vale inoltre in generale anche per altri programmi dello stesso tipo di altre case produttrici.
Utilizzo di Excel
Un generico documento di Excel (cioè un file nel formato proprietario di Excel, con estensione ".xls") è chiamato "cartella di lavoro". Una cartella di lavoro può contenere diversi fogli di calcolo; un foglio di calcolo è un'area suddivisa in un certo numero di celle, individuate da righe (al massimo 65536 nella versione 97) e colonne (al massimo 256 nella versione 97).
In ogni cella si possono inserire vari tipi di dati, ad esempio:
- stringhe di testo (una qualunque sequenza di caratteri ASCII);
- dati numerici;
- valute monetarie (es: lira "L.", dollaro "$").
E' importante dichiarare il tipo di dati contenuto in una cella; infatti la rappresentazione sullo schermo di un dato, e la sua memorizzazione in formato macchina, sono due realtà ben distinte. Ad esempio si può scegliere di memorizzare dati numerici con un'alta precisione per calcoli di tipo scientifico, ma di visualizzare ai fini della stampa solo poche cifre dopo la virgola; in questo caso Excel esegue i calcoli con la precisione desiderata, ma li rappresenta in forma troncata (es: 2.14 anzichè 2.14253689).
Per dichiarare il formato di una cella è sufficiente cliccare col tasto destro del mouse su una cella o sull'intestazione di una colonna, e selezionare il formato desiderato dalla finestra di dialogo "Formato Celle".
Per poter definire relazioni tra le celle è necessario farvi riferimento tramite un formalismo tipico dei fogli di calcolo. Sono possibili due tipi di riferimento:
- Riferimento assoluto. Il riferimento è alla posizione occupata dalla/e cella/e sulla griglia di un foglio di calcolo. Ad esempio "foglio1!$A$1" indica la cella appartenente alla colonna "A" ed alla riga "1" del foglio di calcolo "foglio1".
- Riferimento relativo. Il riferimento è alla cella stessa (alla sua identità, al suo contenuto) piuttosto che alla posizione (che può sempre variare) della cella sul foglio di lavoro. Ad esempio "foglio1!A1" indica la cella che nel momento della dichiarazione del riferimento appartiene alla colonna "A" ed alla riga "1" del foglio di calcolo "foglio1". Se la cella viene spostata nella posizione "A2", Excel aggiorna automaticamente tutte le espressioni che vi fanno riferimento, sostituendo "A1" con "A2".
Per applicazioni semplici non è necessario digitare manualmente le espressioni dei riferimenti; Excel permette di selezionare tramite mouse l'intervallo di celle interessato, ed il formalismo relativo viene automaticamente inserito nelle formule (il simbolo ":" indica un intervallo di celle).
Per chiarire il tutto si pensi ad esempio di voler redigere un elenco di clienti, e si supponga che ognuno abbia versato una certa somma. Si potrebbe realizzare una tabella contenente i dati identificativi dei clienti, nonchè la quota versata da ciascuno, e la somma aggiornata di tutte le quote ricevute dai clienti. Inoltre si supponga di voler introdurre e modificare i dati in modo semplice, ed effettuare ricerche sui dati immessi basate su criteri come la data di pagamento, la città di residenza o quant'altro.
In Excel tutto ciò si può realizzare organizzando semplici strutture di dati, cioè disposizioni di dati sulle celle dei fogli di calcolo secondo regole predefinite dal programma o dichiarate dall'utente.
Nel caso della lista dei clienti è sufficiente creare una struttura dati di tipo elenco come la seguente:

 

 

Come si può vedere dalla figura (le aggiunte esplicative sono in rosso), una struttura dati ad elenco è costituita da una serie di colonne, dette campi, contenenti ognuna un'intestazione (il nome del campo) ed una lista verticale di dati, tutti dello stesso genere specificato dal nome del campo. Ogni colonna è suddivisa in righe; tutti gli elementi appartenenti ad una stessa riga costituiscono un record, cioè una registrazione elementare di una base di dati. E' importante che non vi siano spazi vuoti all'interno di una struttura dati (la scritta "Elenco Clienti" nelle celle A1 e B1 non fa parte della struttura dati), altrimenti il programma non potrebbe delimitare l'area di azione del modulo dati:

 

Il modulo dati, accessibile (dopo aver selezionato una cella appartenente alla struttura dati) dal menu dati / modulo, permette di immettere e modificare facilmente i valori dei records, e di effettuare ricerche tramite criteri (indicazioni dei valori da ricercare; ad esempio, immettere nel campo "Città" il valore "Tynd" per trovare tutti i clienti abitanti in città che iniziano con "Tynd").
La somma è il tipo di funzione più semplice da utilizzare. Si possono chiaramente utilizzare formule più complesse, come ad esempio:

Per associare una funzione ad una cella occorre inserire il simbolo "=" prima dell'espressione da immettere. "INDICE" e "CONFRONTA" sono due funzioni particolari di Excel, qui da considerare solo come esempio visivo, mentre "prezzi_motherboards" e "motherboards" sono nomi di intervalli di celle definiti dall'utente (utili per scrivere espressioni in modo chiaro ed efficiente):

Per definire il nome di un'area è sufficiente selezionare col mouse l'intervallo di celle desiderato ed immettere direttamente il nome nella casella dei nomi delle celle (nella figura la casella cerchiata in verde).
Conclusioni
I concetti precedentemente esposti dovrebbero bastare per intraprendere autonomamente un ulteriore approfondimento su Excel. Ovviamente occorre tenere presenti le procedure valide anche per altri programmi (salvataggio files, clipboard ...); si ricordi inoltre che Excel supporta la tecnologia OLE per l'importazione / esportazione di oggetti tra applicazioni diverse, e che è sempre possibile ricevere aiuti e suggerimenti dal simpatico "assistente di Office" o dalla guida in linea.

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