Doc_Easy DENTAL SUITE Gestione Studio Odontoiatrico
Il principale obiettivo di Doc_Easy è quello di semplificare la maggior parte delle operazione che normalmente vengono eseguite manualmente dai collaboratori del medico.
Doc_Easy da la possibilità di gestire, utilizzando sempre lo stesso programma, diversi medici (indicati come Ditte).
La scelta della ditta su cui lavorare viene effettuata come prima operazione all'avvio del programma.
Per motivi di sicurezza, l'accesso al programma è consentito solamente dopo la digitazione di una password (se impostata come obbligatoria).
Gestione Ditte
All'avvio del programma, viene presentata la videata di scelta e gestione della Ditta, nella quale è possibile selezionare tra le ditte in elenco, inserire nuove ditte (verrà inserito solamente il nominativo, tutti i rimanenti dati dovranno essere registrati utilizzando la gestione delle Tabelle).
Selezionando la ditta, il sistema riporta la dicitura nel campo 'Nome Ditta' e da la possibilità, quando richiesta, di digitare la password, senza la quale non è possibile entrare nel sistema.
Dopo aver selezionato la ditta e digitato il campo password, se richiesta, è necessario cliccare su 'Apri Ditta' per aprire la Videata principale di Doc_Easy, dalla quale sarà possibile accedere a tutte le funzionalità del programma.
Di seguito sono elencate le funzionalità che saranno successivamente trattate nei relativi capitoli:
Questa videata permette di gestire le Voci di Listino.
L'elenco delle voci può essere limitato alla categoria interessata, agendo sul campo 'Categoria'
Tipo Listino
È possibile indicare fino a cinque tipi di listino diversi, ai quali il paziente potrà esserne associato.
Ad esempio è possibile avere un listino, con i prezzi ridotti per gli amici o parenti, in modo da non essere obbligati a modificare i prezzi in fase di creazione del preventivo.
Aggiornamento/Registrazione nuova Voce di Listino
La seguente videata, viene attivata nel caso in cui si desidera aggiornare o inserire una nuova voce di listino.
La registrazione di una nuova voce di listino, viene effettuata cliccando sul pulsante di inserimento e compilando i campi presenti della videata che viene presentata.
Per modificare o cancellare una voce di listino già esistente è necessario cliccare due volte sull'elenco, in corrispondenza della voce desiderata. A questo punto viene visualizzata una videata precompilata, con i dati della voce di listino selezionata, con la possibilità di variarli o cancellarli.
Fasi di Cura
È possibile dichiarare che una determinata voce di listino vene conclusa seguendo diverse fasi.
Voci Legate
È possibile dichiarare che, quando una voce viene inserita in un preventivo, il sistema presenti anche altre voci che l'utente avrà la possibilità di includere.
Immagini
Ad una voce di listino, è inoltre possibile associare delle immagini e dei testi, che possono aiutare il medico nella spiegazione della cura al paziente.
Gestione delle Cartelle
L'area destinata alla gestione delle cartelle dei pazienti costituisce il cuore di Doc_Easy.
All'interno di quest'area, a cui si accede dal menù principale, vengono gestite tutte le cartelle dei pazienti, suddivise nelle loro diverse aree di competenza: Anagrafica, Preventivi, Conteggi e Richiami. Da questa videata è inoltre possibile accedere all'anamnesi del paziente, alla descrizione dello schema dentale, all'odontogramma e al raccoglitore fotografico.
A sinistra sono elencati i nominativi dei pazienti con il loro stato di salute (se dichiarato).
È possibile limitale l'esposizione digitando le iniziali del cognome nella casella 'Cerca' e premendo invio. In questo modo saranno visualizzate solamente le anagrafiche volute.
Gestione Anagrafica
Per modificare o visualizzare un'anagrafica è sufficiente cliccare due volte sull'elenco delle anagrafiche, in corrispondenza del nominativo desiderato.
In questo modo, sulla cartella Anagrafica, saranno riportati tutti i dati del paziente e contemporaneamente verranno anche pre-compilate le cartelle dei preventivi (nella quale verrà selezionato il preventivo più recente), dei conteggi relativi al preventivo selezionato e dei richiami.
Gestione Preventivi
Selezionando la cartella dei Preventivi verrà visualizzata la seguente videata :
Nella presente sezione viene data la possibilità di gestire l'inserimento, la modifica e la cancellazione dei preventivi consentendo inoltra la gestione della rateizzazione dei pagamenti, l'introduzione di sconti, ecc...
Gestione Conteggi
Selezionando la cartella dei Conteggi verrà visualizzata la seguente videata :
In questa sezione è possibile consultare la 'Situazione Finanziaria', la 'Situazione Finanziaria Lavori Eseguiti',
l'elenco degli acconti, dei documenti e delle cure effettuate e non.
Gestione Richiami
Selezionando la cartella dei Richiami verrà visualizzata la seguente videata :
Videata Schema Dentale
In questa videata è possibile impostare l'arcata dentale personalizzandola per quel paziente, con la possibilità di impostare la dentatura da Adulto o da Latte, eliminando i denti oppure inserendo dei denti da adulto con quelli da latte
Videata Odontogramma
Nella zona dei quadranti vengono riportare la descrizioni ridotte delle cure effettuate o da effettuare relative ad un preventivo.
Le voci elencate, sia nell'area dei quadranti sia nell'area 'Altre Cure', sono visualizzate utilizzando i colori per identificare se una cura è stata completata, è da completare oppure non sono state completate tutte le sue fasi.
Nell'area 'Diario Clinico' sono elencate le date nelle quali sono state effettuate le cure e le eventuali note aggiuntive.
Videata Gestione Immagini
È possibile dividere la videata in due aree, quella di sinistra nella quale è possibile effettuare le modifiche dei dati legati all'immagine (data e note) ed effettuarne la cancellazione, e la parte di destra nella quale sono elencate le immagini, le quali possono essere distinte tra radiografie (parte in alto) e immagini di altro tipo (parte in basso).
In questa sezione è inoltre possibile catturare le immagini presenti in altri programmi che non ne permettono l'esportazione (ad esempio un programma radiografico).
Gestione dell'Agenda
All'interno di quest'area, a cui si accede dal menù principale, vengono gestiti gli appuntamenti dei pazienti. È possibile gestire sino a due agende e modificare la visualizzazione da settimanale a giornaliera. L'agenda può essere personalizzata negli orari, dei giorni lavorativi, nei colori, nelle dimensioni, ecc… La parametrizzazione viene effettuata della sezione di 'Gestione delle Tabelle'.
Nella gestione dell'Agenda vengono utilizzate 2 videate:
- Agenda registra, modifica, cancella gli appuntamenti,
- Ricerca ricerca i nominativi nelle agende.
Nella parte superiore della videata è possibile:
- Selezionare il tipo di agenda da visualizzare (Giornaliera o Settimanale);
- Scegliere l'agenda da visualizzare (Massimo 5 agende personalizzabili);
- Spostarsi di settimana o giorno (dipende da quale tipo di visualizzazione è stata scelta, Giornaliera oppure Settimanale);
- Selezionare la settimana o il giorno direttamente dal calendario.
Gestione delle Fatture Emesse
All'interno di quest'area, a cui si accede dal menù principale, vengono gestite le fatture Emesse.
È possibile elencare le fatture secondo i criteri scelti, selezionare e modificare le fatture ed inserire direttamente un nuovo documento.
Le ricerche possono essere effettuate per numero di fattura, cognome, anno, mese, per tipologia o per ricercare l'eventuale indicazione di copia per il commercialista.
Nel momento in cui viene digitato uno o più campi restrittivi, il pulsante 'Visualizza Elenco' inizia a lampeggiare indicando che la lista deve essere ricaricata. Viene inoltre presentato il totale dei documenti elencati.
Gestione delle Fatture Ricevute
All'interno di quest'area, a cui si accede dal menù principale, vengono gestite le fatture Ricevute.
È possibile elencare le fatture secondo le restrizioni scelte, selezionare e modificare i documenti ed inserire direttamente un nuovo documento.
Le ricerche possono essere effettuate per numero di fattura, nominativo, tipologia di fattura, anno e mese.
Nel momento in cui viene digitato uno o più campi restrittivi, il pulsante 'Visualizza Elenco' inizia a lampeggiare indicando che la lista deve essere ricaricata. Viene inoltre presentato il totale dei documenti elencati.
Gestione Elenchi
All'interno di quest'area, a cui si accede dal menù principale, vengono visualizzati gli elenchi delle anagrafiche dei pazienti, dei preventivi e dei richiami.
All'interno di ognuna di queste videate, è possibile effettuare delle limitazioni della lista ed accedere direttamente alla relativa videata di gestione semplicemente cliccando due volte sull'elemento che si desidera visualizzare.
Anagrafiche
A destra di ogni anagrafica è indicato lo stato di salute.
Per aprire la gestione delle cartelle relativa ad una specifica anagrafica è sufficiente cliccare due volte in corrispondenza dell'anagrafica interessata.
È possibile limitare il numero delle anagrafiche in elenco agendo sui parametri restrittivi.
Quando uno o più parametri vengono modificati, il pulsante 'Visualizza Elenco' inizia a lampeggiare indicando che la lista deve essere rinfrescata.
Preventivi
A destra di ogni preventivo è presente un'indicazione colorata che rappresenta lo stato del preventivo: Verde = preventivo saldato, Giallo = preventivo accettato ma non ancora saldato, Rosso = preventivo non accettato.
In alto a destra è anche presente il totale dei preventivi visualizzati, la somma degli acconti ed il relativo residuo.
Per aprire la gestione delle cartelle relativa ad uno specifico preventivo, è sufficiente cliccare due volte in corrispondenza del preventivo interessato.
È possibile limitare il numero dei preventivi in elenco agendo sui parametri restrittivi. Quando uno o più parametri vengono modificati, il pulsante 'Visualizza Elenco' inizia a lampeggiare indicando che la lista deve essere rinfrescata.
Richiami
Per aprire la gestione delle cartelle relativa ad uno specifico richiamo, è sufficiente cliccare due volte in corrispondenza del richiamo interessato.
È possibile limitare il numero dei richiami in elenco agendo sui parametri restrittivi. Quando uno o più parametri vengono modificati, il pulsante 'Visualizza Elenco' inizia a lampeggiare indicando che la lista deve essere rinfrescata.
Statistiche
All'interno di quest'area, a cui si accede dal menù principale, vengono visualizzate alcune statistiche, che possono essere personalizzate, relative ai lavori effettuati (per gli studi di settore) e del fatturato (che può essere utili per confrontare l'andamento del fatturato negli anni).
La videata che viene presentata è la seguente :
Lavori effettuati
Vengono elencati i lavori effettuati in funzione delle restrizioni impostate (categoria/periodi), raggruppando i dati per categoria.
Per visualizzare il dettaglio di ogni categoria è sufficiente cliccare sul simbolo della cartella chiusa, presente a destra di ogni categoria. Per richiudere il dettaglio, cliccare sul simbolo della cartella aperta.
Fatturazione
Analogamente ai Lavori Eseguiti, viene presentato un elenco di anni con l'indicazione del numero di fatture emesse e del totale; in questo caso, cliccando sul simbolo della cartella chiusa, è possibile dettagliare il fatturato a livello di mese.
Grafico
Aprendo la videata 'Grafico' verrà visualizzata in maniera grafica la situazione contenuto nell'elenco.
Gestione della Rubrica telefonica
Nella gestione della Rubrica Telefonica vengono utilizzate 2 videate:
- Elenco elenca i nominativi,
- Registrazione registra, modifica e cancella un nominativo.
In questa sezione viene gestita una semplice rubrica telefonica.
Gestione delle Tabelle
Nella gestione delle TABELLE vengono utilizzate 2 videate:
- Anagrafica Dottore per impostare i dati anagrafici dello studio dentistico,
- Agenda contiene i parametri necessari alla Gestione dell'Agenda.
Videata Anagrafica Dottore
In questa sezione sono presenti le principali informazioni relative all'anagrafica del Dottore.
Videata Agenda
In questa sezione sono presenti le informazioni necessarie per una corretta personalizzazione dell'agenda.
All'avvio del programma, viene presentata la videata di scelta e gestione della Ditta, nella quale è possibile selezionare tra le ditte in elenco, inserire nuove ditte (verrà inserito solamente il nominativo, tutti i rimanenti dati dovranno essere registrati utilizzando la gestione delle Tabelle).
È possibile indicare fino a cinque tipi di listino diversi, ai quali il paziente potrà esserne associato.
La seguente videata, viene attivata nel caso in cui si desidera aggiornare o inserire una nuova voce di listino.
L'area destinata alla gestione delle cartelle dei pazienti costituisce il cuore di Doc_Easy.
Per modificare o visualizzare un'anagrafica è sufficiente cliccare due volte sull'elenco delle anagrafiche, in corrispondenza del nominativo desiderato. 
Nella presente sezione viene data la possibilità di gestire l'inserimento, la modifica e la cancellazione dei preventivi consentendo inoltra la gestione della rateizzazione dei pagamenti, l'introduzione di sconti, ecc...
In questa sezione è possibile consultare la 'Situazione Finanziaria', la 'Situazione Finanziaria Lavori Eseguiti',
l'elenco degli acconti, dei documenti e delle cure effettuate e non.
In questa videata è possibile impostare l'arcata dentale personalizzandola per quel paziente, con la possibilità di impostare la dentatura da Adulto o da Latte, eliminando i denti oppure inserendo dei denti da adulto con quelli da latte
Nella zona dei quadranti vengono riportare la descrizioni ridotte delle cure effettuate o da effettuare relative ad un preventivo.
È possibile dividere la videata in due aree, quella di sinistra nella quale è possibile effettuare le modifiche dei dati legati all'immagine (data e note) ed effettuarne la cancellazione, e la parte di destra nella quale sono elencate le immagini, le quali possono essere distinte tra radiografie (parte in alto) e immagini di altro tipo (parte in basso).
All'interno di quest'area, a cui si accede dal menù principale, vengono gestiti gli appuntamenti dei pazienti. È possibile gestire sino a due agende e modificare la visualizzazione da settimanale a giornaliera. L'agenda può essere personalizzata negli orari, dei giorni lavorativi, nei colori, nelle dimensioni, ecc… La parametrizzazione viene effettuata della sezione di 'Gestione delle Tabelle'.
All'interno di quest'area, a cui si accede dal menù principale, vengono gestite le fatture Emesse.
All'interno di quest'area, a cui si accede dal menù principale, vengono gestite le fatture Ricevute.
A destra di ogni anagrafica è indicato lo stato di salute.
A destra di ogni preventivo è presente un'indicazione colorata che rappresenta lo stato del preventivo:
Per aprire la gestione delle cartelle relativa ad uno specifico richiamo, è sufficiente cliccare due volte in corrispondenza del richiamo interessato.
Vengono elencati i lavori effettuati in funzione delle restrizioni impostate (categoria/periodi), raggruppando i dati per categoria.
Analogamente ai Lavori Eseguiti, viene presentato un elenco di anni con l'indicazione del numero di fatture emesse e del totale; in questo caso, cliccando sul simbolo della cartella chiusa, è possibile dettagliare il fatturato a livello di mese.
In questa sezione viene gestita una semplice rubrica telefonica.
In questa sezione sono presenti le principali informazioni relative all'anagrafica del Dottore.
In questa sezione sono presenti le informazioni necessarie per una corretta personalizzazione dell'agenda.