Il
presente esposto ha due positive finalità: 1) aiutare a chiarire e giustificare
le spese del rendiconto in riferimento e in perdurante contestazione; 2)
definire le caratteristiche di un nuovo modello contabile, in grado di fornire
un vero rendiconto.
In allegato # 1,
a partire dall’analisi del rendiconto d’esercizio, si espongono i seguenti
punti.
In allegato #2, si espone un quadro documentato
sulla prassi amministrativa. Serve non solo a contestualizzare i punti in
esposto, ma anche a denunciare che l’amministratore non fornisce chiarimenti
sul rendiconto. Le sue risposte sono solo atti formali privi di contenuti
contabili.
In compenso, chiede soldi- “compenso per ricerca in
archivio”?!- per fornire documenti (l’incredibile richiesta è in allegato
2-4).
Il caso specifico
di questo condominio è solo un punto di partenza, la chiave di accesso ad un
modello che tocca almeno 8000 famiglie.
In generale, bisogna vedere le cose in proiezione statistica. Si dimostra, a
partire da dati realistici, che, in proiezione statistica su un esercizio, il
volume delle spese non ancora giustificate su voci banali quali spese incasso,
fotocopie, cancelleria, spese postali, fax, etc…assume una dimensione
economica che va da € 60.000 a € 150.000 all’anno. Per gli ultimi 10 anni,
attualizzando il valore, basta moltiplicare per 10!
Allegati cartacei : n.ro 9
Allegato 1
Rendiconto
generale d’esercizio: dal 1-Mag-2001 al 30-Apr-2002
Anomalie,
Contestazioni
0) La copia del rendiconto è in allegato 1-1. Contiene in sovrapposizione riferimenti grafici di collegamento ai punti sviluppati nel presente testo.
pagine del rendiconto: ren001.jpg ren002.jpg ren003.jpg
1) Il rendiconto generale si compone di sei pagine. Nessun allegato di dettaglio.
2)
Nel contesto condominiale, il rendiconto è un documento che ha la
missione di comunicare al lettore-condòmino le spese sostenute, con la massima
chiarezza e trasparenza.
Il rendiconto in oggetto vìola, nella struttura, i principi di chiarezza
contabile, occultando l’origine e la formazione di alcune spese. Non è
accettabile perché viene meno, per struttura, alla missione di “rendere
conto”. Per questi motivi, è stato contestato sia prima sia durante
l’Assemblea, ed è tuttora in contestazione.
3) L’amministratore non ha mai esibito (sebbene richiesti) i documenti contabili di prova delle spese, né ha mai fornito chiarimenti contabili.
1)
Vi sono aggregazioni in un’unica voce di spese di natura
diversa.
Esempi: “fotocopie e spese postali” – Rif. 05-1/2; “cancelleria
e spese telefoniche” – Rif# 01-1/2. Questo occulta la formazione delle spese per natura.
2) Vi sono aggregazioni di somme dovute per eventi che dovrebbero essere analiticamente dettagliati. Esempio: “compenso amministratore per consigli”, rif.#02. (inoltre, vedremo, questa spesa non è dovuta).
3) Vi sono somme dovute per eventi che hanno luogo oltre la chiusura dell’esercizio, senza esserne di pertinenza. Esempi al rif.#03
4) Per uno stesso conto, vi sono importi che assommano spese dell’esercizio e spese successive al periodo dell’esercizio. Esempio al punto rif.# 02: un consiglio è di Giugno.
5) Alcune scritture nascondono la destinazione economica delle spese-cioè i fatti che hanno originato le spese- e sfuggono a qualsiasi controllo. Esempi: “fotocopie e spese postali 50%” Rif. 05-1/2, “cancelleria e spese telefoniche 50%” Rif# 01-1/2. Per aumentare l’oscurità, questi conti sono movimentati sotto due macro-conti- “Spese generali” e “Servizi e Consumi”- con suddivisione degli importi al 50% per ciascuno; i movimenti di suddivisione avvengono con riferimento ad uno stesso documento di prova: si tratta dei documenti n.ro 64, 21, 171, 83, che l’amministratore ha rifiutato di esibire in assemblea. Perché?
6)
L’amministratore, sulla suddetta alchimia contabile, ha fornito la
seguente spiegazione: le spese “al 50%” sotto il macro-conto “Servizi e
Consumi” “vengono pagate dai conduttori ” (vale a dire, proprietari
residenti e inquilini).
Ma questo non emerge dalla lettura del rendiconto. #Rif. 05-2.
Il rendiconto occulta un’attribuzione di spesa che suscita molte
perplessità: infatti, gli inquilini non hanno mai ricevuto nulla, nessuna
fotocopia o comunicazione.
7) Come vedremo più avanti trattando le elevate spese ingiustificate, l’alchimia contabile di “suddivisioni” delle spese al 50% su due differenti macro-conti celerebbe un meccanismo di duplicazione delle spese, che vanno a ricavo dell’amministratore. Rimane da verificare se i documenti di prova mai esibiti riportano effettivamente i doppi movimenti.
8) Le spese di manutenzione non programmate a cura di fornitori esterni non sono controllabili, mancando, anche attraverso poche righe del più scarno allegato, l’indicazione di quattro dati banalmente disponibili: nome del fornitore, periodo di esecuzione, ore-uomo in quantità e valore, importo materiali.
9) Ambiguità in voci di spesa confondono sia la natura, sia la destinazione economica della spesa. Esempio: “ricerca convenzione amps” al Rif.#04 (a chi vanno questi soldi, all’amministratore, all’ufficio depositario della convenzione?)
10) Spese che vengono sostenute nell’arco dell’intero esercizio e che sono facilmente documentabili, vengono poste in un unico movimento a data intermedia nell’esercizio. Questo rende dubbio il loro ammontare. Esempio al Rif.#01-1/2, “cancelleria e spese telefoniche”.
Il rendiconto omette una spesa sostenuta dal condòmino sotto la voce di “spese incasso”, per un “servizio” non istituzionale, inutile e molesto per me, il cui importo va a ricavo dell’amministratore. La voce è ingannevole, poiché non corrisponde alla natura dell’operazione (la gente crede trattarsi di un costo bancario).
Questo punto è trattata in allegato 1-2.
La “spesa incasso” ammonta all’anno a € 0,75 per
condòmino, ma, in proiezione statistica su 8000 amministrati, questo fatto
sfuggevole e apparentemente banale, assume la ragguardevole dimensione economica
di € 6000, omessi dai rendiconti.
Totalizzano, attraverso diversi movimenti in violazione del principio di chiarezza contabile, euro 692,28 * 2= 1384,56!
Ora, partendo da dati noti, attraverso un semplice modello di analisi sostenuto da foglio elettronico, siamo in grado di portare in evidenza una voragine di spesa non giustificata.
Si propongono due analisi e un quadro di sintesi dei risultati. L’analisi “R” è condotta su dati reali dell’esercizio. L’analisi “E” è condotta su quantità appositamente esagerate, includendo 5 mesi oltre il termine dell’esercizio, proprio per vedere se da tale prospettiva possa emergere una ragione delle elevate spese.
Per tutti i dati che l’amministratore nega – non ha mai consegnato un listino preziario né fornito chiarimenti- introduciamo congetture realistiche ma sempre in eccesso.
I risultati vanno presi come altamente indicativi. Ma, al di là della precisione dei risultati, la struttura del modello svela la struttura delle spese occultate nel rendiconto e mostra come sia facile e rapido, se uno vuole, rilevare le spese con chiarezza.
In allegato 1-3-1, c’è la stampa da foglio elettronico delle analisi delle spese per fotocopie e spese postali.
In appendice al presente testo, c’è una nota esplicativa sul modello utilizzato
Emerge, sul totale posto a rendiconto di 1384 euro, una quota di spese ingiustificate che va da 714 a 787 euro. Rapportate al singolo utente per singola spedizione, emerge un ricarico ingiustificato che va da 1,60 a 2,12 euro. Attenzione, la media è stata abbassata poiché abbiamo compreso nelle comunicazioni l’anomalia del modulo “incasso” (almeno cinque all’anno per utente). Ne terremo conto nella proiezione statistica.
In proiezione statistica, il ricarico ingiustificato su 8000 utenti, per un numero di comunicazioni all’anno pari a 8 – di cui 3 istituzionali (dunque, prendiamo un numero al di sotto della media) e 5 del modulo incasso, va da circa € 102.400 a € 135.600!
Dunque, l’amministratore ha più che raddoppiato, senza giustificazione, le spese. L’alchimia contabile della suddivisione spese al 50% su due macro-conti con riferimento ad uno stesso documento, appare un meccanismo di duplicazione delle spese. C’è da verificare se nei documenti di prova, mai esibiti, esistono effettivamente doppi movimenti di pari importo, attestanti doppio ricavo.
Totalizzano, in due movimenti al 50%, euro 128.
Vale il discorso fatto per le spese di fotocopie e postali.
Ricordiamo che le quantità che formano le spese di questa natura sono facilmente rilevabili e prezziabili. Qui le spese telefoniche vanno intese come spese fax tra telefoni della rete fissa, dunque perfettamente misurabili (sono escluse le telefonate a voce, che non rientrano tra le risorse istituzionali riconosciute al mandatario e non sono previste dal listino-prezziario dei servizi).
In allegato # 1-3-2, un modellino al foglio elettronico, alimentato con dati noti o realisticamente congetturati in eccesso, mostra un elevato gap di spesa ingiustificato:
indicativamente € 70 ingiustificati su 128, corrispondenti a 1,7 per singolo utente.
In proiezione statistica su 8000 utenti, l’importo ingiustificato è dell’ordine di € 13.600.
Anche per queste spese, siamo di fronte allo stesso meccanismo di duplicazione delle spese già descritto per la voce “fotocopie e spese postali”, con gli stessi interrogativi.
Le Spese per Consigli -rif.# -02- euro 99, per 4 consigli- non sono dovute.
Come qualsiasi fornitore, se l’amministratore vuole dei compensi non prestabiliti, deve prima proporli all’Assemblea e poi avere l’approvazione. L’Assemblea non ha mai deliberato questa voce di spesa. Non solo, non ne ha mai avuto conoscenza dal listino-preziario dei servizi.
Inoltre, incidentalmente, notiamo che il consiglio numero 1 era illegittimo, come ho denunciato via fax prima del suo svolgimento. Riguardava l’installazione sul tetto di un’antenna Omnitel: materia delicatissima, con implicazioni di intera circoscrizione, ben al di fuori dei limiti di competenza del mandato amministrativo. L’amministratore ha usato il consiglio per fare marketing a favore di un procacciatore di antenne Omnitel. La relazione di collaborazione fra l’amministratore ed il procacciatore, che ha impegnato l’amministratore a cercare soluzioni fra i numerosi condomìni amministrati, è documentata da lettera che posso esibire.
1) “Giardinaggio” al rif. # 06. Si tratta di un servizio in prestazione occasionale di un condòmino (il quale, in realtà, esegue anche il servizio postale di distribuzione delle comunicazioni): da 1,5 mil di vecchie lire (deliberate), la spesa è passata ad oltre 900 euro, senza alcuna delibera. Qui non si discute il merito della spesa, ma il fatto che l’aumento non è mai stato deliberato.
2) "Ricerca convenzione Amps” al Rif.#04. Spesa non chiara, non solo mai deliberata, ma mai sottoposta all’analisi dell’Assemblea.
Su spese del tipo “Servizi di pulizia” è facile eseguire controlli.
Per quanto riguarda la scelta del fornitore, c’è il dubbio che essa non provenga da atto di delibera assembleare. Il dubbio è alimentato dal fatto che l’amministratore non risponde alle richieste di chiarimenti.
Il prezzo del servizio, da un banale controllo di mercato attraverso offerte di preventivi, risulta tra i più alti e di circa il 10% superiore ai prezzi di forniture di migliore qualità (sulla carta).
L’elaborazione del modello 770 ha un prezzo superiore ai prezzi correnti di mercato, del 25%.
La suddivisione spese proprietari-inquilini, nell’era informatica, non esiste. Esiste l’input dei movimenti di spesa, con automatica attribuzione di competenza sugli utenti, guidata dai dati base. La gestione dei dati è parte integrante del mandato amministrativo. Il compenso di gestione contabile segue sul mercato un criterio legato a fasce di volumi di partite e movimenti (n.ro conti, n.ro movimenti di spesa, n.ro fatture, etc…), non a singole partite. Ora, a 25 euro per inquilino, i 6 inquilini pagano da soli (con 6 partite contabili ed una manciata di movimenti!), un prezzo da laboratorio artigiano, con un volume fino a un centinaio di righe.
Il modello analizza le spese di comunicazione agli utenti (questo sarebbe il macro-conto corretto). Le attività che assorbono risorse sono: l’emissione di fotocopie, l’etichettatura delle buste, assemblaggio delle singole spedizioni (accorpamento fogli, piegatura, imbustamento, eventuale francobollatura o compilazione modulo raccomandate), distribuzione ai domicili degli utenti per servizio di distribuzione interna o, raramente postale.
I prezzi unitari usati sono
maggiorati oltre i prezzi massimi. Così, la singola fotocopia è quotata a 0,2
euro per tener conto di tutto, riguardandola come foglio postale trattato con i
vecchi sistemi manuali di assemblaggio delle spedizioni (mentre, oggi, le
fotocopiatrici eseguono anche l’assemblaggio delle spedizioni); la
raccomandata è ricaricata a 4 euro per tener conto della compilazione del
modulo postale, la busta è superricaricata a 0,2 euro per tener conto
dell’etichettatura, etc…Il servizio postale interno ha costo zero in quanto
eseguito da un condòmino, già remunerato in un conto servizi generico.
Il modello tratta tutte le comunicazioni, sia interne (convocazioni assemblee, trasmissione verbali, pratiche speciali, comunicazioni speciali, etc…), sia verso l’esterno (rare, ma qualcuna c’è). Proprio per esagerare le quantità, abbiamo incluso anche la comunicazione non istituzionale del modulo “incasso”, allegato 1-2, facendola incidere sulle spese postali.
