6.4.          Alcuni programmi per l'ufficio

6.4.1.               Word

E' un programma molto raffinato per creare documenti scritti.

Con Word si possono realizzare semplici lettere, moduli e formulari, pagine per Internet, manuali con titoli, paragrafi, indici generati automaticamente, numerazione delle pagine, tabelle, ecc..

Nelle pagine si possono inserire immagini, formule matematiche o altri oggetti, di fatto il prodotto visivo di programmi come un foglio di Excel o un disegno architettonico o meccanico.

Word, tramite dizionari, può controllare l'ortografia e la grammatica di un testo.

E' disponibile il linguaggio di programmazione VBA (Visual Basic for Application), mediante il quale si possono creare delle applicazioni per guidare l'immissione di dati in un modulo, effettuare controlli su di essi o semplicemente automatizzare delle attività ripetitive.

Tecnicamente i programmi VBA, detti macro, sono associati ad un evento, in particolare è possibile associare una macro all'evento "apertura del documento di Word", questo è uno dei metodi per creare virus.

Nelle tabelle di Word si possono eseguire dei calcoli (ma molto meno evoluti di quelli eseguibili in Excel).

                                                                 Figura 6‑4

Sopra come si vede  sul video, sotto il contenuto delle celle.

Nella cella A5 c'è una formula: SOMMA(SOPRA), nella cella B1 c'è la formula: A1*0,8 (e analogamente nelle celle B2 – B4).

6.4.1.1.                        Word come aiuto alla creatività

Ci sono alcuni programmi il cui scopo è di aiutare la creatività tramite l'organizzazione e l'associazione d'idee. A parte l'allettante ambiente grafico di cui dispongono i programmi commerciali, anche Word può essere utilizzato per questo scopo, sfruttandone alcune caratteristiche:

§         la mappa del documento di Word è l'elenco dei titoli del documento, ed è una funzionalità che, oltre a permettere un veloce posizionamento sul testo, aiuta una sua efficace strutturazione.

§         Il suggerimento dei sinonimi e dei contrari aiuta nella ricerca di associazioni o nuove idee.

§         I collegamenti ipertestuali permettono di collegare fatti o altri documenti.

§         Opportune macro VBA per rispondere a particolari esigenze.

6.4.2.               Excel

Excel si presenta come un insieme di fogli divisi in celle. In ogni cella si possono inserire delle descrizioni, dei numeri o delle formule (delle quali si vede il risultato). Quando si modifica una cella, le celle che fanno riferimento ad essa sono ricalcolate.

Le possibilità di calcolo sono evolute, perché sono disponibili funzioni aritmetiche, trigonometriche, statistiche, aritmetiche sulle date, ecc…, possibilità che si possono estendere tramite il linguaggio VBA.  

Come per Word, è possibile creare delle procedure per automatizzare compiti ripetitivi o per rendere più agevole l'immissione e il controllo dei dati.

Inoltre si possono generare diversi tipi di grafici basati sui dati del foglio.

Excel è utilizzato per rendiconti, previsioni di spesa e analisi di dati con valutazioni di alternative.

Qui di seguito un semplice esempio di calcolo:

                      Figura 6‑5

In alto come compare sul video, in basso ciò che c'è nelle celle [1] .

6.4.3.               Access

Access è un programma per archiviare ed elaborare informazioni. Access assiste l'utilizzatore in tutte le fasi che riguardano l'archiviazione di dati: dalla progettazione degli archivi, alla realizzazione di interfacce o maschere per la gestione dei dati, alla preparazione di stampe.

I principali oggetti di ACCESS sono:

• Tabelle: sono i principali contenitori delle informazioni, nella definizione delle tabelle si individuano i dati contenuti, con le loro caratteristiche, gli eventuali valori ammissibili e, se esistono, le informazioni collegate con altre tabelle. Esempi di tabelle sono: tabella del personale, del magazzino, l'indirizzario dei fornitori, ecc..
• Query: il modo con cui mettere insieme i dati di una o più tabelle, ad esempio la fattura con i dati dalla tabella delle vendite, dei clienti e del magazzino. I dati delle Query possono anche essere il risultato di operazioni sui dati di una tabella, ad esempio il prezzo scontato.

• Maschere: sono interfacce grafiche per visualizzare dati di tabelle o di query e per gestirli, in altre parole per modificare, cancellare ed inserire nuovi dati. Nelle maschere si possono inserire caselle di testo, diciture, liste, bottoni di comando, ecc.
• Stampe (report): permettono la stampa dei dati di una tabella o di una query, con eventuali e ordinamenti, e totali.
• Moduli: permettono di aggiungere funzioni particolari alle funzioni native di Access. I moduli sono scritti con il linguaggio di programmazione VBA, linguaggio utilizzato anche per gestire gli eventi generati lavorando su maschere, e stampe.