Si lancia Outlook facendo due clic sull'icona presente sul desktop o cliccando su Avvio>Programmi>Outlook. Dal menù Strumenti si seleziona Account. Si apre la finestra Account Internet, si clicca sulla linguetta Posta elettronica. Essendo Outlook un prodotto Microsoft, il default è impostato su Hotmail. Per aggiungere un account basta cliccare su Aggiungi. Si apre un secondo menù con tre opzioni. Si clicca su Posta elettronica. Nella finestra che compare si scrive il nome che verrà visualizzato nel campo del mittente (DA: ) quando si scrive un messaggio. Si clicca Avanti. Nella finestra successiva si scrive il proprio indirizzo di posta eletronica ricordandosi di non usare spazi. Avanti. In questa finestra vanno inseriti i nomi del server POP3 per la posta in arrivo e del server SMTP per la posta in uscita. Questi dati vanno reperiti o sul sito web dell'ISP (Internet Service Provider) o direttamente telefonando al Provider che ci fornisce la connessione in rete. Se il server è HTTP non c'è bisogno di inserire il server di posta in uscita. Avanti. In questa finestra si inserisce il nome dell'account cioè la prima parte dell' indirizzo e-mail ( quello che sta prima della chiocciola) e la password. Avanti per terminare l'impostazione del nuovo account.
Si possono creare anche più account per separare i messaggi privati da quelli di lavoro. Quando Outlook Express verrà lanciato, cercherà la posta in tutti i server inseriti.