Questo modulo verifica la conoscenza e l'utilizzo dei concetti fondamentali dei database. Il modulo è strutturato in due parti: la prima verifica la capacità di creare un semplice database utilizzando un pacchetto software standard; la seconda invece la capacità di estrarre informazioni da un database esistente usando gli strumenti di interrogazione, selezione e ordinamento disponibili, e di generare i rapporti relativi.
Per iniziare
In questo capitolo si conoscerà il concetto di database, come si apre un programma di database, come si effettuano le modifiche nei record in un database esistente, come si salva il database sull'hard disk e come si effettuano le modifiche dell'impostazione di base.
Primi passi con un database
In italiano la parola
Esempi di database sono: una rubrica telefonica, l'archivio dei cittadini di un comune, l'elenco degli alunni di una scuola.
La prima considerazione da fare è che un database non è un archivio statico, nel senso di un deposito nel quale immagazzinare dati e dimenticarli, anzi, assomiglia a un grande negozio nel quale entrare di continuo per cercare notizie e informazioni.
Un database efficiente, deve essere organizzato al meglio per riuscire a individuare le informazioni che occorrono all'utente nel minor tempo possibile.
Esistono diversi programma di gestione dei database: Microsoft Access, Oracle, Informix,, IBM DB2, Lotus Approach.
Questi programmi vengono indicati con l'acronimo DBMS (DataBase Management System), ossia programmi di gestione di database, ma comunemente si parla del database Access o del database Oracle.
Il database fornisce una serie di strumenti
per la catalogazione, l'ordinamento e la ricerca dei dati, quali:
La tabella è l'archivio che contiene dati relativi a un certo argomento.
La query è l'interrogazione dell'archivio per ricavare l'informazione desiderata.
La maschera è la videata utilizzata per l'immissione e la variazione dei dati.
Aprire un programma di database
Per lanciare in esecuzione un programma di
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Un'altra possibilità per lanciare in esecuzione Access è individuare
l'
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Inoltre, accanto al pulsante Start, nella Barra delle Applicazioni, ci sono le icone per l'avvio veloce dei programmi. Per lanciare in esecuzione Access basta fare solo un clic sulla icona corrispondente. |
Con Office, Microsoft fornisce la
Fatto questo apparirà sullo schermo la finestra di Access.
Aprire un database esistente con l'impostazione di default
Poichè l'estensione definisce il formato di un file, è
importante saper riconoscere quella che caratterizza i file di
In Microsoft Access un database, inteso come gruppo di archivio correlati, viene memorizzato come un unico file.
Quando i file di database vengono salvati sul disco, Access assegna loro l'estensione .MDB.
Il
Quando viene avviato in esecuzione Access appare una finestra di lavoro nella quale l'utente può scegliere tra:
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Successivamente al primo avvio in esecuzione del programma, per aprire un database esistente si può agire con il comando Apri.
Il comando Apri può essere eseguito facendo clic sull'icona Apri, che si trova normalmente nella Barra degli strumenti, oppure attraverso la sequenza File/Apri dalla Barra dei menu.
Si aprirà una finestra di dialogo dalla quale scegliere
nel
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In Microsoft Access la finestra è divisa in due parti in senso verticale e in tre in senso orizzontale.
Guardandola per colonne, sulla sinistra c'è una sorta di barra di navigazione con cinque pulsanti. I pulsanti prendono i nomi di:
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Facendo clic su Cronologia, nel riquadro centrale della finestra vengono elencati tutti i file di tipo documento o le cartelle alle quali si è avuto accesso di recente, con uno dei programmi Microsoft.
Facendo clic su Documenti, si accede all'omonima cartella di sistema, che viene proposta dai programmi come standard per la memorizzazione dei file creati dai vari applicativi.
Se si fa clic su Desktop, si visualizza il file system a partire dalla cartella principale.
Il pulsante Preferiti dà accesso a una cartella particolare, nella quale l'utente avrà memorizzato i file preferiti.
Con Cartelle Web, infine, si accede a dischi disponibili in rete locale o geografica.
Per esempio, si potrà lavorare aprendo un database da
In alto nella finestra di dialogo, c'è una zona rettangolare nella quale sono raccolti diversi pulsanti strettamente operativi.
A partire da sinistra, i primi vengono utilizzati per navigare nel file system: si può tornare alla cartella precedente, salire in quella di livello superiore o effettuare una ricerca nel Web.
I pulsanti successivi permettono di cancellare un file che è stato selezionato nel riquadro oppure visualizzare quelli elencati in un certo ordine (di nome, di estensione, di data).
Si può anche accedere a funzioni più sofisticate ricercando il file in base a particolari parametri (un nome che contiene certi caratteri, intervalli di tempo e così via).
Nella parte in basso, infine, ci sono due caselle e due pulsanti.
La prima
La seconda è una casella di riepilogo, che contiene i tipi di file che è in grado di leggere Microsoft Access.
Se si desidera aprire un database creato con un altro programma, indicando in questa cartella il tipo esatto del file si otterrà una conversione del formato e il database verrà letto in Access.
Il pulsante Annulla permette di rinunciare all'apertura di un database.
Il pulsante Apri, invece, è affiancato un altro piccolo tasto rettangolare, che dà accesso a un sottomenu di opzioni.
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Oltre all'apertura diretta del file, è possibile accedervi, per esempio, in sola lettura o in modalità esclusiva, per evitare che altri possono inserire, tramite la rete, mentre si stanno apportando modifiche importanti. |
Se si fa clic su File nella Barra dei menu, notoriamente si apre un menu a discesa che contiene tutti i comandi disponibili per operare sui file.
Oltre all'elenco dei comandi (per aprire, salvare, stampare, chiudere e così via), nella parte inferiore il programma elenca i nomi dei file aperti di recente, in ordine inverso.
In altre parole, l'ultimo file che è stato aperto viene visualizzato in cima all'elenco con accanto il numero uno, il penultimo viene visualizzato subito dopo e indicato con il numero due.
Di seguito ne vengono mostrati altri.
Se si lavora di frequente con un certo database, lo si troverà in quell'elenco.
Per esempio, sicuramente ci sarà quello che è stato chiuso per ultimo la sera precedente.
Aperto il database, sul monitor apparirà la relativa finestra.
Modificare un record in un database esistente e salvarlo
I singoli archivi che costituiscono un intero database vengono chiamati tabelle.
Una tabella di un database è composto da più
Un record è costituito da un insieme di campi riferiti a un singolo soggetto.In un database che raccoglie i dati dei clienti, per esempio, tutte le informazioni relative a uno stesso cliente sono registrate in un record.
Un campo è uno spazio nel database che contiene un'unità di informazione, come un nome, un numero di telefono, una data.
Nel caso occorresse modificare il contenuto di un record in un database, si agisce sempre su un singolo campo per volta, quindi si passa a un altro record.
La fase di modifica di un record può avvenire in modalità
tabella o in
Nel primo caso si chiede di aprire una tabella e di visualizzarla in un formato grafico.
In termini pratici, per effettuare una modifica di un record in modalità tabella in Microsoft Access 2000 la sequenza operativa è la seguente:
Aprire un database, per visualizzare una finestra che contiene tutti gli oggetti che è possibile gestire.
Tra essi, fare clic sulla prima voce Tabelle.
Individuare la tabella nella quale si intende intervenire e fare doppio clic su di essa.
Spostarsi tra i campi della tabella utilizzando i tasti direzionali oppure il mouse e le barre di scorrimento.
Selezionare il campo che contiene il dato da variare.
Modificarlo (cancellandone una parte, aggiungendo caratteri, variandone il valore).
Spostarsi in un altro record.
Nel momento in cui si sposta il cursore del record modificato a un altro qualsiasi, i nuovi valori vengono aggiornati nell'archivio di appartenenza.
Se è stata creata una maschera, per avere una visualizzazione
grafica più gradevole del contenuto dell'archivio, il singolo record sarà
visualizzato in una finestra contenente
Per modificarli, si potrà fare clic sul campo e scrivere nella casella, in modo simile a come avviene in una qualsiasi finestra di dialogo.
La modifica di un record effettuata in modalità maschera, invece, può essere eseguita con questa sequenza operativa:
Aprire un database e visualizzare la finestra con i tipi di oggetti che è possibile gestire.
Fare clic sulla voce Maschere.
Individuare la maschera che permette di vedere i dati della tabella da modificare e fare doppio clic su di essa.
Spostarsi tra i record della tabella, utilizzando i pulsanti riportati nella riga orizzontale in basso nella maschera (indietro, avanti, primo record, ultimo record).
Selezionare il campo contenente il dato da modificare.
Modificare il contenuto.
Spostarsi in un altro record.
Nel momento in cui si sta visualizzando un record diverso da quello modificato, l'archivio è già stato aggiornato sul disco.
Salvare un database sull'hard disk o su un dischetto
Una volta che si è modificato un certo
Può capitare ugualmente, però, di trovarsi con un database corrotto, soprattutto se a esso accedono più persone in un sistema multiutente.
Il salvataggio è anche un'operazione che consente la memorizzazione del database con un nome diverso oppure su un altro supporto di memoria, come un dischetto.
Queste opportunità possono essere sfruttate per avere copie diverse di uno stesso database, oppure per creare un nuovo database, sfruttando in tutto o in parte la struttura o il contenuto di quello originale.
Per salvare il database corrente su un supporto di memoria,
basta semplicemente fare clic sull'
Chiudere il database
Terminato il lavoro di aggiornamento, per chiudere il database è necessario chiudere tutte le finestre aperte durante la sessione di lavoro.
L'utente può chiudere ogni finestra aperta e poi l'intero database.
L'operazione può essere eseguita semplicemente facendo clic sul pulsante di chiusura sulla barra del titolo di ogni singola finestra.
Ogni tabella e ogni maschera, infatti, riporta la classica
La sequenza più veloce per chiudere l'intero database, invece, in Microsoft Access è:
Selezionare la finestra del database, facendo clic sulla sua Barra del titolo.
Immediatamente si chiuderanno tutte le singole finestre che sono state aperte, indipendentemente dal loro contenuto.
In questo modo il database viene chiuso, ma il programma rimane in esecuzione.
Se si desidera chiudere contemporaneamente il database e il programma di gestione, si può agire in una delle modalità di chiusura dei file in Windows:
Le
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Questo avviene facendo clic su un personaggio animato
chiamato
L'Assistente di Office, visualizza una particolare finestra nella quale è presente un riquadro in cui scrivere una domanda. In risposta, il programma visualizza una serie di scritte con argomenti ritenuti attinenti al testo della domanda. |
L'elenco appare sotto forma di collegamenti a pagine contenenti testi di spiegazione. Facendo clic su una delle scritte, viene visualizzata la finestra di lavoro della Guida in linea di Microsoft Access. Al suo interno è possibile leggere per esteso un testo che riguarda l'argomento in questione.
La finestra della Guida in linea di Microsoft Access è divisa in tre schede:
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Modificare le impostazioni di base
L'effetto visibile di ogni programma lanciato in esecuzione è quello dell'apertura di una finestra di lavoro in cui l'utente può operare per creare, modificare e salvare archivi.
Ogni programma avviato in esecuzione legge i dati che riguardano le impostazioni predefinite da uno o più file di configurazione e li utilizza per la sessione corrente, a meno che l'utente non li modifichi.
Per poter lavorare nel modo più comodo e funzionale, un programma di gestione database da la possibilità di impostare caratteristiche:
Le caratteristiche funzionali, invece, intervengono su elementi come l'aspetto delle finestre e le modalit&à operative con le quali è possibile agire nel programma.
Per esempio, si può stabilire se aprire una tabella con
un clic oppure con un doppio clic e si possono personalizzare le
Tutte queste caratteristiche fanno parte di un gruppo di elementi che i programmi chiamano Impostazioni.
In Microsoft Access sono raccolte sotto le voci di Opzioni e Personalizzazioni.
Per controllare ed, eventualmente, variare le impostazioni generali che riguardano il database, in Microsoft Access la sequenza operativa è la seguente:
Nella finestra di lavoro viene visualizzata una finestra di dialogo che comprende un nutrito numero di pagine.
Per entrare in una di esse, è sufficiente fare clic su una delle linguette in alto, che prendono i nomi di:
Nella pagina Visualizzazione l'utente può impostare se gli oggetti del database devono essere aperti con un clic del mouse o con il doppio clic. Inoltre può selezionare gli oggetti che devono essere visualizzati nella finestra di Microsoft Access.
In Generale c'è la possibilità di impostare i margini
che deve avere la stampa sul foglio, la
Nella pagina Modifica/Trova l'utente può impostare il funzionamento predefinito delle operazioni di ricerca/sostituzione. Si può impostare se la ricerca deve essere effettuata solo nel campo corrente o in tutti i campi.
Nella pagina attivata con la linguetta Tastiera
si può decidere se premendo Invio, si debba passare al campo successivo,
al record successivo oppure di non spostare il cursore; si può anche stabilire
se, premendo uno dei tasti di direzione si debba passare al
Nella pagina Foglio dati l'utente può impostare il carattere (colore, tipo, dimensione e stile), lo sfondo e le griglie dei nuovi fogli dati.
Nella pagina Maschere/Report l'utente può digitare il nome di una maschera o di un report esistente da utilizzare come modello per una nuova maschera o un nuovo report.
Facendo clic su Avanzate, si può impostare l'apertura condivisa o esclusiva del database. Se il database è aperto in modalità condivisa è permesso l'accesso a più utenti contemporaneamente. Se il database è aperto in modalità esclusiva, può essere utilizzato solo dal proprietario.
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Tra le caratteristiche che intervengono sulla struttura e sulla composizione dei campi delle tabelle, nella pagina Tabelle/Query l'utente può stabilire quale sia il tipo di campo predefinito e la sua dimensione.
Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo
Un archivio può mostrare i
In un programma di gestione database, esistono visualizzazioni
diverse della singola
Essa mostra il contenuto dell'archivio in modo del tutto
analogo a quello di un
I dati contenuti nel foglio possono essere visualizzati in diversi modi.
Nella pagina che si ottiene in Microsoft Access facendo clic su Strumenti, quindi su Opzioni e, infine, sulla linguetta di Visualizzazione, si impostano le componenti opzionali della finestra da visualizzare.
La finestra è divisa in più riquadri.
Nel riquadro sotto la voce Mostra, sono raccolte una serie di caselle di selezione, tra le quali si trovano:
Se viene attivata la casella Barra di stato, nella parte inferiore della finestra di lavoro verrà visualizzata la barra di stato in cui Access visualizza ciò che viene mostrato in quel momento nella finestra di lavoro, lo stato in cui si trova (per esempio: Pronto) e anche eventuali suggerimenti, qualora la situazione lo richieda.
Lasciando selezionata la casella Finestra di dialogo
di avvio, Access continuerà a visualizzare la finestra di dialogo che
si apre quando il programma si è appena avviato in esecuzione e nella quale
viene chiesto se si intende creare un nuovo
Se si disattiva questa casella, il programma aprirà direttamente la finestra di lavoro e sarà l'utente a stabilire come procedere tramite la Barra dei menu.
Lavorando in un database, si aprono più finestre.
Oltre quella generale, in un certo momento potrebbero trovarsi aperte due finestre che mostrano i fogli dati di due tabelle e una che visualizza una maschera.
La casella Icone sulla barra delle applicazioni controlla se debba apparire sulla Barra delle applicazioni (quella del pulsante Start) un'icona per ogni finestra attiva del database oppure un'icona che indica semplicemente che Microsoft Access è in esecuzione.
Nella pagina Foglio Dati della finestra di dialogo Opzioni si possono definire i parametri per impostare un'estetica personalizzata al foglio dati. E' divisa in quattro zone che riguardano:
Nella parte dei colori, è possibile stabilire quale
attribuire ai caratteri del contenuto dei
Il controllo avviene attraverso caselle di riepilogo, che raccolgono una serie di colori predefiniti in finestre a discesa. Ogni campo di un record contiene dati. Un dato può essere per esempio un testo, un numero, una data, che devono essere rappresentati con dei caratteri.
Nella parte indicata con Carattere predefinito, si possono scegliere tipo, dimensione e attribuiti del carattere visualizzato in un campo di un foglio dati del database.
Gli attributi sono quelli tipici del testo e riguardano il corsivo, la sottolineatura e lo spessore.
Le opzioni della griglia permettono di stabilire se visualizzarla oppure no, sia in orizzontale, sia in verticale, la scelta dipende solo dai gusti personali.
Nel riquadro Effetto celle predefinite si può indicare se si desidera che il singolo campo appaia in rilievo o come se fosse incassato.
Modificare le barre degli strumenti
E' possibile accedere a tutti i comandi di un programma tramite i menu a discesa che si aprono sotto le voci presenti nella Barra dei menu.
Per velocizzare le operazioni, sotto la Barra dei menu sono presenti icone e caselle di riepilogo che corrispondono ai singoli comandi ai quali si potrebbe accedere solo con una sequenza di clic.
Le icone sono strumenti di lavoro veri e propri e sono moltissime.
Per avere un maggiore ordine e una migliore funzionalità,
sono raccolte in zone rettangolari chiamate
Ognuna di esse ha un nome e contiene le icone e le caselle di riepilogo che riguardano un certo argomento.
Sono tra i comandi più utilizzati e avere la possibilità di lanciarli con un solo clic offre la possibilità di essere più efficienti durante le fasi di lavoro.
Sono presenti numerose Barre degli strumenti, ognuna delle quali può essere resa maggiormente funzionale rispetto alle esigenze dell'utente, aggiungendo o eliminando icone in base alle necessità.
Per eseguire una personalizzazione, si può agire tramite la Barra dei menu oppure sfruttare un menu contestuale.
Nel primo caso, la sequenza operativa da eseguire è:
Nel secondo caso, la sequenza operativa da eseguire è:/P>
La finestra di dialogo contiene tre pagine indicate dalle linguette:
Nella scheda Barre degli strumenti, il riquadro di sinistra visualizza l'elenco delle barre disponibili. Facendo apparire il segno di spunta all'interno di una casella di selezione, viene visualizzata immediatamente la Barra degli strumenti relativa.
Nella scheda Comandi, è possibile aggiungere o togliere un'icona (o una casella di riepilogo) a una delle barre visualizzate.
L'azione viene eseguita semplicemente con la tecnica
del
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Per aggiungere un'icona a una barra, la si prende con il mouse dal riquadro Comandi e la si trascina fino alla barra di destinazione.
Per togliere un'icona è sufficiente prenderla con il mouse sulla barra e trascinarla in un qualsiasi punto al di fuori di essa nella finestra di lavoro. Lasciando il tasto sinistro del mouse, l'icona viene eliminata.
Nella pagina Opzioni si possono controllare alcune funzionalità per rendere ancora più comodo il lavoro con le barre delle icone.
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Per esempio, in Microsoft Access 2000 è previsto l'utilizzo di particolari menu a discesa, che sono più piccoli del normale e visualizzano solo i comandi maggiormente utilizzati.
E' una funzione comoda per ridurre l'ingombro dei menu nella finestra di lavoro.
Solo dopo qualche secondo il menu si apre interamente, se il puntatore rimane fermo su di esso, con un effetto a fisarmonica.
Nella personalizzazione è possibile definire l'apertura dei menu interamente, invece di mostrarne solo alcune voci.
Buona parte dei comandi sono attivabili anche con combinazioni rapide di tasti: una casella di selezione permette di visualizzare o meno la relativa combinazione rapida di tasti nella descrizione dei comandi.
Un'altra casella di selezione della pagina Opzioni permette di visualizzare (o togliere, se sono già presenti) le descrizioni accanto ai comandi.
Un'ulteriore casella attiva la
visualizzazione dei tipi di carattere con il loro aspetto reale, invece
che con la sola descrizione del nome del
