Fogli elettronici

Per iniziare

In questo capitolo si conosceranno i concetti di foglio elettronico, di cartella di lavoro e di funzione Help. Si conosceranno le modalità per aprire una cartella di lavoro esistente e salvare le relative modifiche, e come si salva una cartella in un altro formato.

Primi passi col foglio elettronico

Che cos'è un programma di foglio elettronico , e cosa permette di fare?

Possiamo pensare a un foglio elettronico (in inglese spreadsheet) come un insieme di enormi fogli di carta sovrapposti.

Ciascun foglio è diviso in righe e colonne : le colonne sono identificate da lettere e le righe da numeri.

I "rettangoli" individuati dall'intersezione di righe e colonne sono detti celle .

Dal momento che una particolare cella appartiene a una sola riga e a una sola colonna, possiamo riferirci ad essa mediante la combinazione numero della riga - lettera della colonna (A1, E22, Z1215 ecc.).

Ogni cella può contenere del testo, valori numerici oppure delle formule .

Aprire un programma di foglio elettronico

In ambiente Windows, per aprire il programma di foglio elettronico, la tecnica più efficace è:

Fare clic sul pulsante Avvio/Start. Selezionare la voce Programmi. Apparirà il sottomenu con l'elenco di tutti i programmi. Fare clic sulla voce Microsoft Excel

Un'altra possibilità per lanciare in esecuzione Excel è individuare l' icona sul Desktop e fare doppio clic su di essa.

Inoltre, accanto al pulsante Start, nella Barra delle Applicazioni, ci sono le icone per l'avvio veloce dei programmi. Per lanciare in esecuzione Excel basta fare solo un clic sulla icona corrispondente.

Con Office, Microsoft fornisce la Barra degli strumenti di Office, che normalmente si dispone su uno dei quattro lati della videata.
Essa contiene l'icona di avvio di Excel. Facendo clic su di essa, il programma di foglio elettronico verrà lanciato in esecuzione.

Fatto questo apparirà sullo schermo la finestra di Excel.

Aprire una cartella esistente

Quando si parla di foglio elettronico, in realtà si fa riferimento a una cartella di lavoro.

Nei programmi di gestione dei fogli elettronici, la cartella, detta anche cartella di lavoro , è l'insieme di più fogli elettronici salvati all'interno di un unico file. Il termine equivalente in inglese è workbook.

Una volta eseguito il programma Excel, la sequenza per aprire una cartella è:

• Fare clic su File
• Fare clic su Apri

Si aprirà una finestra di dialogo nella quale, sarà sufficiente scegliere la cartella nella quale è contenuto il documento memorizzato, selezionarlo e fare clic sul pulsante di conferma Apri.

Una volta aperta una cartella, sul monitor appare il primo foglio.

La cella che appare con un bordo vistosamente più marcato di quello delle altre è la cosiddetta cella attiva , ovvero quella in cui si possono operare delle modifiche.

Per attivare un'altra cella si può agire:

• Spostandosi per mezzo delle frecce sulla tastiera fino a quando non si è raggiunta la cella desiderata.

• Utilizzando il mouse, con un clic direttamente sulla cella desiderata; se non è visibile, si deve agire sulle barre di scorrimento verticali e orizzontali.

Modificata la cartella di lavoro il salvataggio è un'operazione piuttosto semplice. Esistono due diversi comandi:

• File/Salva provvede a salvare il documento corrente utilizzando il nome attuale, eventualmente sovrascrivendo il salvataggio precedente.
  Se il documento non è mai stato salvato, allora viene aperta la finestra Salva con nome per definire il nome e la cartella in cui collocarlo.

• File/Salva con nome permette di salvare il documento corrente indicando la cartella e il nome da assegnargli; questo comando è utile nei casi in cui si desidera creare un nuovo documento utilizzandone un altro come base, per evitare di digitare le parti uguali.

Quando si usa il comando File/Salva con nome è necessario fare attenzione a un dettaglio molto importante: il documento che viene salvato con il nuovo nome diventerà attivo, mentre quello precedente sarà chiuso senza salvare le modifiche apportate.

Se la cartella da aprire, non è rintracciabile, si può utilizzare lo strumento messo a disposizione da Windows: Trova/File o cartelle.

Aprire diverse cartelle

Tutti i software di gestione dei fogli elettronici sono in grado di aprire più cartelle contemporaneamente.

Questo è un vantaggio significativo, in quanto rende possibile lavorare con documenti complessi che accedono a dati contenuti in altri documenti.

Tecnicamente, l'apertura di più cartelle avviene esattamente come per la prima, ovvero utilizzando il comando File/Apri.

L'unico aspetto realmente importante consiste nella visualizzazione delle varie cartelle aperte: infatti ogni cartella occupa tutta la finestra , impedendo la visione delle altre.

In questo caso si può agire rendendo attiva una cartella alla volta, mediante il menu Finestra che elenca nella parte inferiore i nomi delle cartelle aperte.

Inoltre, utilizzando le funzioni di riposizionamento automatico delle finestre messe a disposizione dal programma, è possibile disporre i fogli in modo da poter lavorare comodamente.

La sequenza è:

• Fare clic su Finestra
• Fare clic su Disponi

Si apre la finestra di dialogo Disponi nella quale si può scegliere tra diverse opzioni.

L'opzione Sovrapposte sovrappone le finestre leggermente scalate, in modo da visualizzare le barre del titolo di tutte le finestre. Le opzioni Orizzontale e Verticale suddividono lo spazio del video equamente fra le cartelle.

Il passaggio da un foglio a un altro della medesima cartella avviene agendo sui cavalierini (o linguette) poste sul lato superiore o inferiore della cartella.

Se la cartella contiene molti fogli e quindi i corrispondenti cavalierini non sono visibili, è possibile agire sui pulsanti alla loro sinistra: un clic su quello corrispondente al foglio desiderato permetterà di renderlo attivo e visualizzarlo.

Creare una nuova cartella e salvarla

La creazione di una nuova cartella di lavoro è un’operazione molto semplice:

1. Si fa clic sul menu File.
2. Si fa clic sulla voce Nuovo: si apre una finestra di dialogo.
3. Si fa clic sull'icona Cartella di lavoro.
4. Si fa clic sul pulsante di conferma Ok.

In alternativa esiste il pulsante Nuovo, la cui icona è rappresentata da un foglio bianco: questo è il sistema più efficace perché basta un clic sopra di esso per far apparire la nuova cartella.

Una volta creata una cartella, essa è disponibile per essere utilizzata. Per salvarla si ricorre al comando File/Salva come descritto in precedenza.

Salvare una cartella esistente su hard disk o dischetto

Per salvare la prima volta una cartella di lavoro su disco rigido o su dischetto, la sequenza operativa da seguire è:

1. Fare clic su File, nella Barra dei menu .
2. Indicare il drive (per esempio, disco rigido o floppy disk).
3. Indicare la cartella nella quale si desidera memorizzare il file.
4. Scrivere il nome del file nella casella Nome del file.

Fare clic sul pulsante di conferma (Salva oppure OK).

Chiudere una cartella

La chiusura di una cartella è un’operazione alquanto semplice, che viene eseguita attraverso il menu File/Chiudi.

Quando una cartella viene chiusa, non è più disponibile per essere visualizzata o modificata, ma i suoi dati possono comunque essere utilizzati da altre cartelle aperte, a condizione che essa sia accessibile dal computer.

In altre parole, una cartella aperta può utilizzare le informazioni contenute in cartelle chiuse senza aprirle, perché il software vi accede automaticamente, ma solo se sono memorizzate su un disco disponibile: per esempio, se si trovano su un dischetto che non è più all’interno del computer, il programma non sarà in grado di accedervi e quindi di utilizzare tali informazioni.

Se la cartella ha subito modifiche rispetto a quando è stata aperta, il programma stesso segnalerà la necessità di salvare la cartella prima di chiuderla.

Usare le funzioni di Help

In un programma come Excel, di una certa complessità, è indispensabile saper accedere all'uso della guida.

L’attivazione dell’Help può avvenire utilizzando semplicemente il tasto F1, oppure facendo clic sul menu ? dalla Barra dei menu. Se si fa clic sul punto interrogativo, appare un menu a discesa nel quale si può scegliere tra diverse voci:

Guida in Linea di Microsoft Excel Mostra l'Assistente di Office Guida Rapida Office sul Web

La guida in linea è organizzata in tre schede: Sommario Ricerca libera Indice

Modificare le impostazioni di base

Se il foglio di lavoro è molto grande e vogliamo avere una visone più ampia, possiamo eliminare le varie barre degli strumenti e visualizzarlo a schermo intero, oppure possiamo osservarlo a vari livelli di zoom.

Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo

L’impostazione di visualizzazione dello schermo che si trova normalmente è quella standard: in caso contrario è possibile modificarla.

Nella figura è disponibile un esempio di visualizzazione alterata dallo zoom: per sistemarla, si deve agire attraverso il menu Visualizza/Zoom/100%.

Tra le varie possibilità di modifica della visualizzazione, ne troviamo una particolarmente utile per creare fogli da stampare senza problemi, attivata dal comando Visualizza/Anteprima di interruzioni.

Questo comando modifica la modalità con cui il foglio viene mostrato, riducendo la dimensione delle celle e riportando chiare delimitazioni di come verranno interrotte le righe e le colonne tra le pagine.

A differenza dell’anteprima di stampa, che vedremo in seguito, questa modalità permette di modificare il contenuto delle celle per riorganizzare il foglio ed evitare nella stampa risultati poco gradevoli.

Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom della pagina

La risoluzione del monitor indica la quantità di punti che possono essere visualizzati contemporaneamente: generalmente si utilizza la risoluzione 800x600.

Ma potreste incontrare anche computer impostati per lavorare a risoluzioni maggiori quali 1024x768 o addirittura 1600x1200.

Risoluzioni molto elevate devono essere sempre accompagnate da monitor di grandi superfici quali i 17 o i 19 pollici, altrimenti i caratteri diventerebbero piccolissimi e quasi illeggibili.

Cosa fare se si trova un monitor piccolo, impostato con una risoluzione che non permette di vedere chiaramente quello che si sta scrivendo all’interno delle celle ?

Escludendo la possibilità di cambiare le impostazioni della risoluzione del computer, si può agire sulla modalità di visualizzazione utilizzando il menu Visualizza/Zoom e impostando una percentuale, per esempio, del 200%: questo modificherà le celle e non i menu, ma sarà sufficiente per lavorare con maggiore tranquillità.

Modificare la barra degli strumenti

Può accadere anche che sulla Barra degli strumenti di Excel manchino i soliti pulsanti. E' sufficiente andare sulla Barra del menu e fare un clic con il tasto destro del mouse per veder apparire un menu a discesa con cui riattivare le barre degli strumenti che servono, ovvero:

Standard Formattazione

In alternativa, è possibile ricorrere a una finestra da attivare mediante il comando Strumenti\Personalizza: un sistema più facile da ricordare e più potente, in quanto permette di controllare anche altre impostazioni di Excel.

Scambiare documenti

Excel da la possibilità di salvare una cartella in diversi formati per poterla trasferire a qualcuno che usa un programma di foglio elettronico diverso o semplicemente una versione precedente alla nostra, oppure per farla visualizzare in un sito web.

Salvare una cartella con un altro formato

A volte è necessario trasferire delle informazione contenute in una cartella di lavoro a qualcuno che usa un programma di foglio elettronico diverso o semplicemente una versione precedente alla nostra, oppure dobbiamo trasferire dei dati a un programma di tipo differente.

In tal caso il formato caratteristico della nostra cartella potrebbe non essere adatto e occorre modificarlo.

La voce del menu File - Salva con nome apre una finestra di dialogo che permette di scegliere tra vari formati in cui sarà convertito il file che vogliamo salvare.

Per far questo apriamo la casella Tipo file appena sotto quella Nome file.

Alcuni formati tipici sono:

• DBF ,è lo standard mondiale per i database .

• PRN e TXT per scrivere testi senza nessun abbellimento.

• CSV per testi delimitati dal separatore di elenco.
• HTML per salvare nel formato Web.
• Versioni precedenti del foglio elettronico.

Per quanto riguarda le varie versioni dello stesso programma, ogni nuova release aggiunge alcune funzionalità o caratteristiche che non erano disponibili in quella precedente, per cui lo schema del file cambia per consentirne la memorizzazione.

Se si cerca di utilizzare una versione precedente per leggere un nuovo schema, non sarà in grado di farlo correttamente perché diverso da quanto atteso.

Salvare un documento in un formato appropriato per invio a un web site

Se vogliamo ottenerre un documento idoneo per essere visualizzato in un sito Web è necessario convertirlo nel formato Html, lo standard in Internet .

Per salvare nel formato Html si sceglie dal menu File la voce Salva come pagina Web...

Si apre una finestra di dialogo con qualche opzione in più rispetto a quella del comando Salva con nome.

Possiamo sceglire se vogliamo salvare tutta la cartella di lavoro oppure selezionare un foglio di lavoro, indicare il titolo che comparirà nella barra titolo del

browser , e dare un nome diverso al file.

Se abbiamo salvato una cartella di lavoro contenente più fogli, la pagina che si ottiene, quando viene caricata da Internet Explorer si presenta con una serie di linguette nel frame inferiore che permettono di passare da un foglio all'altro.