Formattazione

In questo capitolo si conosceranno le formattazioni che si possono effettuare sulle celle, come si modifica il testo all'interno delle celle, come si formatta un insieme di celle.

Inoltre, si parlerà di controllo ortografico e di impostazione del documento.

Formattare le celle: numeri

Chiarezza e leggibilità di un documento sono caratteristiche essenziali che non devono essere mai trascurate.

Certamente il contenuto è fondamentale, ma se le informazioni non sono facilmente comprensibili potrebbe non essere apprezzato.

Per rendere i dati più leggibili è quasi sempre richiesto uno sforzo molto limitato, poiché i programmi mettono a disposizione sistemi più o meno sofisticati per formattarli in maniera automatica.

Anche senza ricorrere a tutte le possibilità offerte dal software , spesso una modifica banale come quella applicata ai numeri, facendo in modo che i punti separino le migliaia, risulta di grande effetto rispetto a un documento in cui questo accorgimento non è stato applicato.

Gli aspetti legati al tipo di valore e alla sua rappresentazione vanno quindi trattati in modo approfondito.

In Excel si impiega il menu Formato/Celle, che apre una finestra nella quale è possibile definire per la cella attiva o per quelle selezionate:

• Il tipo di valore che contengono.
• L' allineamento del valore rispetto ai bordi della cella.
• Il carattere (o font ) da utilizzare anche ai relativi attributi quali il grassetto o il corsivo, la dimensione e il colore.
• Il bordo della cella.

Il colore da utilizzare come sfondo della cella.

Numeri interi e decimali

Nella finestra Formato celle sono presenti diverse schede: la prima si chiama Numero e contiene un elenco di nome Categoria che permette di definire il tipo di dato da includere, ovvero:

• Generale: Excel individua automaticamente il tipo e non vengono applicate formattazioni particolari, a parte quelle inserite dall'utente come le barre per le date.

• Numero: operando sulla casella Posizioni decimali è possibile indicare il numero di cifre decimali da visualizzare, indipendentemente dal valore della cella, e attivando la casella Usa separatore delle migliaia i valori numerici appariranno con un punto per separare le migliaia. Ogni valore numerico immesso in una cella viene automaticamente considerato di questo tipo, a meno che non sia chiaramente comprensibile che si tratti di una data o un orario.

• Valuta: viene utilizzato per formattare le celle che conterranno valori monetari, poiché permette di indicare il simbolo della valuta sul lato sinistro o destro della cella in relazione alla scelta effettuata; questo permette di selezionare la modalità con cui i valori negativi devono apparire; questo formato è molto utile per coloro che utilizzano fogli nei quali trovano posto valori espressi in più monete.

• Contabilità: a prima vista questo tipo di dato sembra essere la versione ridotta del tipo Valuta. E' identico a esso ma sprovvisto della possibilità di indicare la modalità di visualizzazione dei dati negativi. Il suo impiego è abbastanza limitato.

• Data: permette di utilizzare una quindicina di diversi formati per visualizzare le date.

• Ora: il valore contenuto nella cella viene considerato un orario ed è possibile impostare più modi per rappresentarlo utilizzando la lista Tipo.

• Percentuale: questo formato è molto comodo per chi lavora abitualmente con le percentuali, perché non richiede di moltiplicare per 100. Questo formato inserisce il carattere della percentuale a destra del valore.

• Frazione: è un formato scarsamente impiegato, ma utile per rappresentare visivamente i valori decimali con una frazione invece di utilizzare il sistema basato sulla virgola; per esempio il valore 1,32 verrebbe visualizzato come 1 8/25. Poiché la parte decimale 32 corrisponde al rapporto tra 8 e 25.

• Scientifico: è il formato che rappresenta valori molto grandi o molto piccoli. Appare una E che rappresenta la moltiplicazione del numero posto alla sua sinistra per 10, elevato al numero collocato alla sua destra.

• Testo: alle celle alle quali è stato assegnato questo formato non viene applicato alcun tipo di controllo, per cui diventa possibile inserire anche formule o funzioni che verranno quindi calcolate.

• Speciale: permette di utilizzare formati particolari di visualizzazione per determinati tipi di informazioni, quali il codice di avviamento postale, il codice fiscale e altri.

• Personalizzato: permette di definire l'esatta modalità con cui un valore deve essere visualizzato indicando il numero di cifre decimali ed, eventualmente, quanti zeri non significativi debbano apparire a sinistra del valore. Il suo impiego pratico è notevolmente limitato anche in funzione del fatto che è necessario conoscere i caratteri da utilizzare per costruire la maschera , ovvero la descrizione della modalità di visualizzazione.

Le varie schede dispongono del riquadro Esempio, nel quale appare un'anteprima della cella con applicato il tipo di formattazione selezionato.
Se non ci sono dati da utilizzare per l'anteprima, esso appare vuoto.

Date

Excel rappresenta interamente le date come un numero progressivo a partire dal 1° Gennaio 1900, in questo modo si possono facilmente fare confronti o operazioni, tipo calcolare quanti giorni ci sono tra due date.

Excel riconosce automaticamente vari formati di data, possiamo scrivere, ad esempio, 1/1/2002 o 01-01-02 o 1-gen-2002, ma la data viene visualizzata sempre nel formato giorno/mese/anno.

Se vogliamo modificare il formato della data, selezioniamo dal menu Formato/Celle la categoria Data e in Tipo e scegliamo fra le possibili modalità di rappresentazione.

Differenti valute

 

Frequentemente Excel viene usato per applicazioni di tipo finanziario. Alle celle può essere attribuito un formato valuta in cui compare il simbolo della moneta: $, £ ,€ ... normalmente senza decimali o con due decimali e con il separatore delle migliaia. Per applicare la formattazione Valuta si utilizza la finestra Formato celle .

Valori percentuali

Per definire una formula di rapporto percentuale è sufficiente:

1. Impostare la formula che calcola il rapporto tra due valori.
2. Attivare la finestra Formato celle.
3. Selezionare nella scheda Numero.
4. Formattare la cella applicandole la categoria Percentuale.

In questo modo il valore visualizzato nella cella verrà moltiplicato per 100 e apparirà alla sua destra il carattere %.

Un modo più veloce per formattare le celle come percentuali è fare clic sul pulsante % della barra di formattazione.

 

Formattare le celle: testo

Il testo presente in un foglio di lavoro ha funzioni esplicative nei confronti dei dati numerici e assume un ruolo fondamentale per aumentare la leggibilità del foglio.

La formattazione del testo in un folgio elettronico non differisce molto dalle comuni possibilità di formattazione di un normale programma di elaborazioene testi.

Tramite la finestra Formato celle di Excel, è possibile formattare il contenuto delle celle , definendo le caratteristiche del carattere da utilizzare e altri aspetti quali l'inclinazione e il colore.

A tale scopo sono disponibili apposite schede, prima tra tutte quella che consente di definire il carattere.

La scheda Carattere mette a disposizione numerose scelte:

• Una lista Tipo di carattere, che racchiude i nomi di tutti i tipi di carattere installati sul computer.

• Una lista Stile, nella quale sono presenti gli attributi supportati dal carattere selezionato nelle precedente lista.

• Una lista Dimensione, che permette di definire la grandezza (espressa in punti) del carattere.

• Una lista Colore, che apre una piccola tavolozza, al cui interno sono visibili i colori che si possono assegnare al carattere (non allo sfondo però, per il quale esiste la scheda Motivo sempre nella finestra Formato celle).

• Una lista Sottoloineatura, che racchiude diversi tipi di sottolineature.

• Un riquadro Effetti.

Utile è anche il riquadro Anteprima, che mostra l'aspetto che avrà il valore contenuto nella cella con le opzioni selezionate in questa scheda. La scheda Allineamento mette a disposizione veri strumenti per definire allineamento e orientamento del contenuto delle celle.

Qui si trovano liste o pulsanti per effettuare l'allineamento in orizzontale del contenuto della cella:

• A sinistra
• Al centro
• A destra
• Giustificato

Ma anche in verticale, per cui è possibile definire allineamenti:

• In alto vicino al bordo superiore della cella
• In basso vicino al bordo inferiore della cella
• Al centro rispetto ai bordi superiore e inferiore della cella

Nel riquadro Orientamento è possibile modificare l'orientamento del testo contenuto nelle celle selezionate, mentre nel riquadro Controllo testo è possibile impostare di disporre il testo su più righe nella cella (testo a capo), di ridurre la dimensione a video del carattere in modo che tutti i dati di una cella selezionata rientrino nella colonna (Riduci e adatta), di unire due o più celle selezionate in una singola cella (unisci).

Formattare le celle: insiemi di celle

E' possibile applicare la stessa formattazione a più celle , senza doverla ripetere per ognuna di esse. Per ottenere tale risultato si deve:

• Selezionare l'area delle celle interessate all'operazione di formattazione.

• Aprire la finestra Formato celle.

• Selezionare le caratteristiche di formattazione da applicare.

• Fare clic sul pulsante OK per renderle effettive.

Naturalmente bisogna sempre controllare che tutte le celle selezionate siano compatibili con la formattazione da applicare.

Allineare il contenuto delle celle

Per l'allineamento del contenuto di un insieme di celle (a sinistra, al centro, a destra, giustificato, in alto, in basso, al centro) vale naturalmente quanto è stato detto, con riferimento al contenuto di una singola cella.

Per semplicità, sia per la singola cella sia per un insieme di celle nel caso di allineamento orizzontale è possibile operare le scelte di formattazione Al centro, A destra, A sinistra e Centra nelle colonne mediante la Barra di formattazione.

Aggiungere un bordo a un inseime di celle

Ogni singola cella o insieme di celle possono essere racchiuse mediante un bordo le cui dimensioni e colore sono definibili mediante la scheda Bordo della finestra Formato/Celle.

La scheda Bordo dispone di tre zone distinte:

• Predefinito: mette a disposizione pulsanti per gestire rapidamente la creazione e l'eliminazione dei bordi.

• Personalizzato: permette di definire con la massima precisione il tipo di bordi che le celle dovranno avere.

• Linea: elenca vari tipi di linee da utilizzare per disegnare i bordi.

Nel riquadro Predefinito sono presenti tre soli tasti, generalmente sufficienti per assolvere alla maggior parte dei problemi di bordatura delle celle:

• Nessuno elimina tutti i bordi dalle celle selezionate.

• Bordato applica un bordo sulla parte esterna dell'area selezionata.
  Se l'area selezionata è composta da un'unica cella, a essa verrà applicato il bordo su tutti e quattro i lati.

• Interno modifica tutti i bordi di tutte le celle selezionate.
  Se l'area è composta da una sola cella, questo pulsante non ha alcun significato poiché non esistono bordi su cui operare.

Il riquadro Personalizzato mette a disposizione ben otto pulsanti, che permettono di definire nell'ordine:

• Il bordo superiore delle celle poste al limite superiore dell'area.

• Il bordo da applicare ai lati orizzontali delle celle non confinanti con i limiti dell'area.

• Il bordo inferiore delle celle poste al limite inferiore dell'area.

• La presenza di una linea diagonale che, per ogni cella, parte dallo spigolo inferiore sinistro e raggiunge quello superiore destro.

• Il bordo sinistro per le celle poste sul lato sinistro dell'area.

• Il bordo da applicare ai lati verticali delle celle non confinanti con i limiti dell'area.

• Il bordo destro per le celle poste sul limite destro dell'area.

La presenza di una linea diagonale che, per ogni cella, parte dallo spigolo inferiore destro e raggiunge quello superiore sinistro.

Controllo ortografico

Il programma Excel sfrutta il dizionario disponibile con Word per controllare la correttezza ortografica delle parole all'interno dei foglio di lavoro .

Si tratta di un'idea a prima vista superflua, in quanto il foglio elettronico serve per lavorare su numeri e non su testi, ma questo genere di controlli aiuta a verificare senza fatica se vi sono errori grossolani.

L'esecuzione del contenuto avviene attraverso il menu Strumenti/Controllo ortografia.

Quando viene analizzato il contenuto del foglio, se non si individuano errori viene comunicato con apposita finestra.

Se invece si riconoscono errori, si apre la finestra Controllo ortografia:

• Nella parte superiore riporta la parola che non è inclusa nel dizionario e quindi considerata sbagliata.
• Nella casella Cambia in propone il termina che ritiene esatto.
• Nella lista Suggerimenti compaiono le parole graficamente più somiglianti.

Questa lista dispone di numerosi pulsanti:

• Ignora: il programma deve ignorare la parola ritenuta errata e procedere ad analizzare il resto del documento.

• Ignora tutto: il programma conclude l'analisi senza evidenziare altre parole considerate potenzialmente errate.

• Cambia: la parola ritenuta sbagliata viene sostituita con quella presente nella casella Cambia in.

• Cambia tutto: il programma procederà alla sostituzione automatica della parola errata in tutto il foglio, con quello che è presente nella casella Cambia in.

• Aggiungi: la parola verrà immediatamente inserita nel dizionario e da questo momento non sarà più considerata errata.

• Correzione automatica: inserisce la parola errata e il termine presente nella casella Cambia in all'interno dei termini da sostituire automaticamente (per esempio, la parola corezione viene modificata in correzione senza bisogno di intervenire).

Impostazione del documento

Una volta formattate tutte le zone del foglio è necessario eseguire un'altra operazione importante che solitamente precede la stampa del foglio stesso.

Ci riferiamo all'impostazione del documento che determina la posizione del foglio rispetto alla pagina su cui effettuiamo la stampa: un'operazione abbastanza semplice ma fondamentale pe rappresentare su carta il nostro lavoro.

L'impostazione del documento in Excel si effettua mediante il comando File/Imposta pagina.

Modificare immagini

Un’operazione estremamente utile per migliorare l’aspetto del documento o per modificare il numero di righe e colonne contenute in ogni singola pagina è la modifica dei margini.

Esse definiscono il numero di centimetri lasciati liberi al bordo del foglio di carta sui quattro lati; la superficie stampabile sarà data dalla dimensione del foglio di carta meno i quattro margini.

In Excel l’impostazione dei margini avviene mediante il comando File/Imposta pagina, nella scheda Margini.

Al suo interno si possono vedere le caselle, Superiore, Inferiore, Sinistro, Destro per impostare la dimensione dei margini; le caselle Intestazione e Piè di pagina per impostare la distanza dell’ intestazione e quella del piè di pagina.

E' possibile utilizzare anche fogli di dimensioni diverse dal solito formato A4.

Per impostare differenti tipi di carta si deve agire nella scheda Pagina.

Essa permette di intervenire sui seguenti aspetti:

• Orientamento: si può chiedere che la stampa avvenga orizzontalmente o verticalmente rispetto alla pagina.

Dimensione: la lista omonima permette di indicare la sigla che ne identifica le dimensioni fisiche.

Aggiustare il documento in modo che sia contenuto in una pagina

Anche il foglio preparato e formattato con la massima cura si legge con difficoltà se presentato su più pagine.

Di conseguenza, a volte , si cerca di compattare i dati contenuti sul foglio in modo che possano rientrare in un'unica pagina; un compromesso, non sempre di facile soluzione, fra compattezza e chiarezza.

Una tecnica, la più artigianale, per modificare il documento affinchè sia contenuto in una pagina è quello di agire su tutti i parametri.

1. Si agisce sui margini, riducendoli per quanto è possibile.

2. Si passa a osservare le colonne per capire se possono essere ristrette senza perdere informazioni.

3. Si può valutare se esistono colonne vuote da eliminare senza compromettere la leggibilità del foglio.

4. La stessa valutazione può essere applicata alle righe .

5. Si passa ad analizzare il tipo di carattere: si potrebbe utilizzare una dimensione di 9 o addirittura 8 punti.

Se ancora tutto ciò non bastasse, esiste la possibilità di chiedere al software di compattare tutto il contenuto del foglio in un'unica pagina.

In Excel si attiva attraverso comando File/Imposta pagina nella scheda Pagina.

Si individua il riquadro Proporzioni.

Si inserisce nella casella Imposta al un valore percentuale che permetta di ottenere una riduzione sufficiente senza perdere di leggibilità; di solito il valore 80 è il massimo che si riesce a utilizzare bilanciando tali requisiti; oppure si seleziona la casella di spunta Adatta a:.

Aggiungere intestazioni e piè di pagina

L’ intestazione e il piè di pagina sono quelle scritte che vengono automaticamente ripetute su ogni pagina nella parte superiore o inferiore e che di solito contengono informazioni come il numero di pagina e il nome del file.

In Excel vengono attivate mediante la seguente procedura:

1. Eseguire il comando File/Imposta pagina.
2. Attivare la scheda Intestaz./Piè di pagina.

A questo punto è possibile decidere quali informazioni far apparire.

La lista Intestazione contiene una serie di possibilità predefinite che coprono quasi tutte le esigenze, e lo stesso si può dire per la lista Piè di pagina. Se si rendesse però necessaria una specifica impostazione, i pulsanti Personalizza intestazione e Personalizza piè di pagina permettono di aprire un’ulteriore finestra nella quale si può operare con un maggiore livello di controllo.

Le due nuove finestre sono composte da tre riquadri: A sinistra, Al centro e A destra.

Al loro interno si possono inserire parole da utilizzare come intestazione o piè di pagina, che appariranno nella parte superiore o inferiore del documento nelle tre rispettive zone.

Per fare in modo che vengano stampate informazioni deducibili automaticamente dal documento o dal computer, per esempio il nome del file e l’orario di stampa, si utilizzano i pulsanti posti al centro della finestra.

Essi permettono di inserire diverse informazioni:

• Il simbolo del numero di pagina corrente.
• Il simbolo del numero complessivo di pagine che costituiscono il documento.
• Il simbolo della data di stampa.
• Il simbolo dell’orario di inizio della stampa.
• Iil simbolo del nome del file o cartella di lavoro (XLS).
• Il simbolo del nome del foglio di lavoro .

Un clic sul pulsante OK memorizza le modifiche che saranno visibili con l’anteprima di stampa oppure nella stampa reale.