Eseguire il comando Modifica\Incolla per fare apparire nel testo della cella il carattere selezionato nel programma Mappa caratteri.

Inserire formule

Le formule permettono di attribuire a una cella un valore calcolato in base all'espressione della formula.

Una formula inizia con il segno "=" seguito da numeri e operatori matematici.
Lo sviluppo delle formule segue i principi matematici appresi a scuola, ovvero:

• Il calcolo procede da sinistra verso destra, dando la precedenza alle moltiplicazioni e delle divisioni, eseguite sempre prima delle somme o delle sottrazioni.

• E' possibile utilizzare parentesi per fare in modo che vengano calcolate determinate parti di quelle poste al loro esterno; le parentesi devono essere bilanciate, cioè il numero di parentesi aperte e chiuse deve essere uguale; a ogni parentesi chiusa deve corrispondere un'unica parentesi aperta.

Esempi di formule in Excel sono:

=1+2
=(1+2)*3
=9+10/(2*4)-7

Raramente le formule vengono utilizzate in questo modo, infatti il più delle volte l'espressione contenuta in una formula fa riferimento al contenuto di altre celle dello stesso foglio o di diversi fogli. Pertanto, l'espressione della formula, oltre agli operatori matematici e logici conterrà anche i riferimenti alle altre celle.

Tali riferimenti sono ottenuti mediante le coppie colonna-riga. Esempi di formule che fanno riferimento ad altre celle sono:

=A1+A2
=(A1+A2)*A3
=B9+B10/(C2*C4)-D7

Usare il comando Annulla

Il comando Annulla è un comando molto utile, in quanto permette di annullare l'ultima operazione eseguita ripristinando la situazione precedente.

Si accede a tale comando mediante la sequenza Modifica/Annulla, o attraverso il relativo pulsante sulla barra degli strumenti, o usando la sequenza da tastiera CTRL+Z.

Il comando ha inoltre la capacità di memorizzare un certo numero di operazioni e consente di conseguenza un livello multiplo di annullamnto.

In altre parole, diventa possibile annullare l'ultima operazione, poi la penultima, la terzultima e così di seguito fino al numero limite definito dal programma.

Se si è annullata un'azione che non si doveva, esiste uno specifico comando che procede all'annullamento dell'annullo: tale comando è Modifica/Ripristina.

Selezionare dati

Per selezionare tutte le celle appartenenti alla stessa colonna è sufficiente fare clic sul pulsante di intestazione della colonna stessa, cioè quello che contiene la lettera A, B, C e così via.

Per selezionare tutte le celle appartenenti alla stessa riga si opera con lo stesso concetto: si fa un clic sul pulsante di intestazione della riga.

Se si desidera selezionare più celle contigue poste sulla stessa riga oppure sulla stessa colonna, si procede facendo un clic sulla prima e, senza rilasciare il pulsante del mouse, si selezionano le altre spostando il puntatore in direzione dell'ultima.

Questa tecnica si applica anche quando si desidera selezionare celle poste su righe e colonne, a condizione che formino un rettangolo o un quadrato.

Lo stesso effetto, una volta selezionata una cella, si ottiene tenendo premuto il tasto SHIFT della tastiera e agendo sui tasti freccia sino a coprire tutte le celle desiderate.

Molto raramente accade che si debbano selezionare celle poste in punti diversi di un foglio e non adiacenti.

1. Si seleziona la prima cella con un clic del mouse.
2. Si preme il taso CTRL senza rilasciarlo.
3. Si seleziona la seconda cella.
4. Si ripete il passo precedente fino a quando non si sono selezionate tutte le celle desiderate.
5. Si rilascia il tasto Ctrl.

A questo punto sono possibili differenti operazioni: Taglia, Copia, Incolla, Elimina, Trova, e tutte le operazioni di formattazione delle celle.

Copiare, spostare, cancellare

Vedremo ora nel dettaglio come effettuare operazioni estremamente importanti nell'elaborazione e gestione di un foglio di lavoro:

• Copia e Incolla
• Taglia e Incolla
• Cancellare

Usare le funzioni Copia e Incolla

Per duplicare il valore di una cella in un'altra parte del foglio elettronico, è sufficiente selezionarla, attivare il comando Copia, selezionare la cella destinazione e attivare il comando Incolla.

Quando si copia il contenuto di una cella, vengono copiate anche le sue caratteristiche quali la dimensione, la formattazione, e i colori.

Se si vuole copiare solo il contenuto di una cella senza le altre caratteristiche bisogna selezionare la cella, accedere alla barra della formula e da essa copiare il valore della cella sempre utilizzando il comando Copia.
In questo modo tutte le altre caratteristiche non vengono copiate.

Per attivare i comandi Copia e Incolla si può operare in diversi modi:

• Attraverso il menu Modifica sulla Barra dei menu.
• Attraverso il menu contestuale che appare facendo clic con il tasto destro del mouse sulla cella attiva.
• Facendo clic sulle icone presenti sulla Barra degli strumenti Standard.
• Usando le sequenze da tastiera Ctrl+C per copiare e Ctrl+V per incollare.

Un modo più veloce consiste nel posizionare il puntatore del mouse su uno dei bordi della cella finchè non assume la forma della freccia, fare clic con il tasto sinistro del mouse, "trascinare" la cella nella posizione desiderata, premere il tasto Ctrl della tastiera e rilasciare il tasto sinistro del mouse.

Quando la cella che si desidera copiare contiene una parola, una frase un numero o un altro valore che non sia una formula , l’operazione non crea problemi.

Diversa è la situazione se la cella contiene formule, in quanto potrebbero venire modificate.

Se la cella A2 contiene la formula:

Copiare la cella in una nuova posizione del foglio comporterà la modifica automatica della formula stessa, in accordo all’entità dello spostamento.

Per esempio, se la cella A2 viene copiata e incollata nella posizione B2, ovvero con lo spostamento di una colonna a destra rispetto alla posizione originale, la formula verrà modificata cambiando di conseguenza tutti i riferimenti : A1 diventerà B1 e la formula sarà:

=B1*5

Se invece lo spostamento fosse avvenuto in verticale, cioè la cella di destinazione fosse stata A3, allora la formula sarebbe stata automaticamente cambiata in:

=A2*5

A questo punto è abbastanza chiaro che il risultato visualizzato nelle nuove celle non è uguale a quello della cella iniziale A2.

Per copiare in altre posizioni le formule già inserite nelle varie celle, si può utilizzare la copia del contenuto delle celle come spiegato in precedenza.

Usare la funzione Taglia e Incolla

Per trasferire il contenuto di una cella in un'altra parte del foglio è sufficiente selezionarla, eseguire il comando Taglia, selezionare la cella di destinazione ed eseguire il comando Incolla.
Per attivare i comandi Taglia e Incolla si può operare in diversi modi:

• Attraverso il menu Modifica sulla Barra dei menu.
• Attraverso il menu contestuale che appare facendo clic con il tasto destro del mouse sulla cella attiva.
• Facendo clic sulle icone presenti sulla Barra degli strumenti Standard.
• Usando le sequenze da tastiera Ctrl+X per copiare e Ctrl+V per incollare.

Un modo più veloce consiste nel posizionare il puntatore del mouse su uno dei bordi della cella finchè non assume la forma della freccia, fare clic con il tasto sinistro del mouse, "trascinare" la cella nella posizione desiderata e rilasciare il tasto sinistro del mouse.

Spostare il contenuto di una cella tra fogli di lavoro attivi

Una cartella può contenere più fogli di lavoro ed è possibile effettuare operazioni di Taglia e Incolla tra un foglio e l'altro.

In questo caso l’operazione è analoga al tagliare e incollare i dati all’interno dello stesso foglio, ma l’esatta procedura è la seguente:

1. Selezionare la celle o l’area che si desidera spostare.
2. Attraverso il comando Modifica/Taglia spostare il contenuto della selezione negli appunti di Windows.
3. Attivare il foglio di destinazione agendo sul relativo cavalierino.
4. Fare clic sulla cella che ospiterà la cella superiore sinistra della selezione da incollare.

Con il comando Modifica/Incolla si completa l’operazione copiando il contenuto degli appunti di Windows, ovvero le celle precedentemente selezionate.

Spostare il contenuto di una cella tra cartelle attive

Con Excel si può lavorare con diverse cartelle aperte contemporaneamente, selezionando l'una o l'altra mediante un clic del mouse sui nomi delle relative cartelle che appaiono nel menu Finestra.

Con la stessa procedura ora descritta è possibile spostare il contenuto di una o più celle da una cartella attiva all’altra; è sufficiente utilizzare la funzione Taglia in una cartella, spostarsi in un’altra cella con il menu Finestra, quindi utilizzare la funzione Incolla.

Lo stesso vale, naturalmente per le funzioni Copia e Incolla.

Cancellare il contenuto di una cella

Per eliminare il contenuto di una cella è sufficiente fare clic su di essa e premere il tasto Canc, oppure impiegare il comando Modifica/Cancella/Tutto.
Una cella tuttavia, è caratterizzata da una struttura articolata di cui il valore, il formato e i commenti.
Excel consente di cancellare tutta la struttura o uno solo di questi aspetti in modo indipendente dagli altri.

E' possibile cancellare solo il contenuto, solo il formato, solo i commenti oppure tutto selezionandoli dal menu che si ottiene attivando la voce Cancella del menu Modifica.

Trovare e sostituire

Una cartella Excel può assumere dimensioni considerevoli: molti fogli, ognuno con numerose righe e colonne e innumerevoli commenti.

In queste situazioni la ricerca di un dato particolare diventa un'operazione difficile.

Proprio per questo sono disponibili su tutti i fogli elettronici dei comandi di ricerca ed eventualmente sostituzione di un valore, di una formula o di un testo.

Il comando Trova

In Excel per cercare un determinato valore all’interno di un documento si utilizza il comando Modifica/Trova.

Si apre una finestra con una casella in cui digitare il valore da ricercare.

La finestra di dialogo consente di scegliere fra diverse opzioni:

• Nella casella Trova viene digitato il valore da ricercare.

• Nella lista Cerca si può indicare se la ricerca dovrà avvenire procedendo per riga o per colonna .

• Nella lista Cerca in è possibile specificare se ciò che è stato indicato nella casella Trova è un valore o il risultato del calcolo di una formula.

• La casella Maiuscole/Minuscole è utile in caso di ricerca di valori testuali: le lettere maiuscole e minuscole vengono considerate uguali.

• La casella Solo celle intere consente di eseguire una ricerca verificando che tutto il contenuto delle celle sia corrispondente.

• Il pulsante Trova successivo avvia una ricerca che termina non appena viene trovata una cella con le caratteristiche impostate nella finestra Trova; per effettuare la ricerca di altre celle con gli stessi requisiti, si deve premere ancora questo pulsante che attiverà di volta in volta una nuova cella.

• Il pulsante Chiudi consente di chiudere la finestra una volta completato il lavoro di ricerca.

• IL tasto Sostituisci trasforma il comando Trova nel comando "Sostituisci".

Nel caso in cui la ricerca abbia esito negativo, ovvero non esistano nel foglio celle con le caratteristiche impostate in Trova, Excel lo segnalerà attraverso un’apposita finestra.

Il comando Sostituisci

I fogli elettronici mettono a disposizione uno strumento molto interessante, utile in più occasioni: la sostituzione automatica del contenuto delle celle .
L’impiego più frequente consiste nel sostituire il valore digitato in una cella con un altro, senza dover intervenire manualmente su ogni singola cella.

In Excel la finestra Sostituisci si richiama attraverso il comando Modifica/Trova.

La procedura per applicare la sostituzione è la seguente:

1. Inserire nella casella Trova il valore da ricercare in tutte le celle del corrente foglio di lavoro .
2. Digitare nella casella Sostituisci con quello che dovrà sostituire quanto trovato nelle varie celle.
3. Si impostano le opzioni delle caselle Maiuscole/Minuscole, Solo celle intere e della lista Cerca.
4. Con un clic sul pulsante Trova successivo viene visualizzata la cella che contiene quanto ricercato.
5. Se deve essere modificata, fare clic sul pulsante Sostituisci.
6. Si ripetono i due passi precedenti fino a quando non sono state analizzate tutte le celle.

Se invece non si desidera vedere le singole celle che lo strumento andrà a modificare esiste il pulsante Sostituisci tutto, che esegue automaticamente il lavoro senza chiedere conferma.

Righe e colonne

Durante l'organizzazione della struttura di un foglio elettronico capita sovente la necessità di manipolare i dati già esistenti.

Le situazioni più frequenti riguardano l'inserimento di nuove righe o nuove colonne, la modifica delle dimensioni delle celle oppure la disposizione dei dati secondo un certo criterio di ordinamento.

Inserire righe e colonne

Una delle tipiche operazioni nella ristrutturazione di un foglio di lavoro consiste nell'inserire nuove righe o colonne per immettere dati che non erano stati previsti quando il foglio è stato creato.

Per esempio, può capitare di avere un foglio in cui sono presenti i valori del fatturato delle varie filiali suddivise per trimestre e si voglia aggiungere una colonna per segnare la percentuale che indichi come si sono distribuiti tali valori durante l'anno.

L'inserimento delle nuove colonne avviene facendo clic su una cella della colonna posta prima di quella da creare e richiamando il menu Inserisci\Colonne.

Tutte le colonne poste a destra di quella con la cella attiva verranno spostate per fare spazio alla nuova colonna.
Tutti i riferimenti alle varie celle verranno modificati automaticamente senza intervento manuale.

Per inserire una nuova riga si procede in modo analogo:

1. Fare clic su una cella appartenente alla riga da spostare verso il basso.