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In questo capitolo si conosceranno i concetti di tabella, di cella, di file grafico e le relative modalità per crearle. Inoltre, verranno spiegate le modalità per creare una lista di distribuzione e come unire un testo a tale lista (stampa unione).
Tabelle
Con un programma di gestione testi si possono creare, modificare, memorizzare e stampare (più in generale: pubblicare) documenti. Quando si pensa a un documento, si pensa a lettere, libri, ma anche a relazioni e giornali.
Mentre in una lettera il contenuto è quasi sicuramente di tipo testo, anche se sotto diverse forme (titoli, destinatari, corpo della lettera), in documenti più articolati possono essere necessari altri elementi in grado di renderli utilizzabili al meglio per lo scopo al quale sono destinati.
Per esempio, in una relazione sarà necessario riprodurre risultati numerici, e altrettanto facilmente ci sarà bisogno di rappresentarli in una o più tabelle.
Una tabella è un insieme di
All'interno delle celle si possono inserire dati. Viene spontaneo pensare che i dati nelle celle siano numeri, magari totalizzati alla fine delle righe e delle colonne.
Questo, infatti, è l'utilizzo principale e più noto delle tabelle, ma in una cella è possibile inserire anche testo oppure oggetti come immagini.
Quando occorre una tabella, quali che siano le necessità di base, bisogna prima di tutto crearla.
Questa osservazione può sembrare ovvia, ma in realtà nasconde un insieme di azioni e di opzioni possibili che l'utente deve conoscere per potere prima creare e poi operare con una tabella.
Una volta creata, la tabella viene riempita di dati.
Per la correzione si agisce come per il normale
testo di un documento; per ciò che riguarda l'aspetto estetico (
Creare tabelle standard
Per aiutare sia gli utenti che sono ancora all'inizio sia quelli che non hanno intenzione di dedicare molto tempo a interventi di natura estetica sulle tabelle, i programmi sono dotati di funzioni di formattazione automatica.
Grazie a essi, con pochi clic del mouse si riescono
a ottenere tabelle gradevoli (perfino colorate) con un utilizzo corretto degli
sfondi, il dimensionamento automatico delle
Per creare una nuova tabella, una semplice sequenza operativa in Microsoft Word 2000 è la seguente:
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Il programma disegnerà una tabella con le dimensioni (righe e colonne) richieste, che occuperà l'intera larghezza del rigo. Se in seguito si vogliono inserire altre tabelle dello stesso tipo, si può attivare la casella di controllo Imposta come predefinito per le nuove tabelle.
Le impostazioni presenti nella finestra di dialogo saranno utilizzate come modello per la creazione delle nuove.
La finestra di dialogo Inserisci tabella permette di impostare un valore particolare per la larghezza delle celle oppure di lasciarlo calcolare automaticamente.
Nelle altre opzioni si può chiedere di adattare la larghezza delle celle a quella dei dati che vi saranno inseriti oppure alla larghezza della pagina.
Quando si è creata la tabella, si può cominciare subito a immettere i dati.
Per spostarsi da una cella all'altra si può fare clic su ognuna delle celle oppure muoversi con i tasti delle frecce di direzione. In Microsoft Word 2000 si può creare una tabella anche disegnandola.
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Nel menu Tabella esiste infatti la voce Disegna tabella. |
Il puntatore diventa una piccola matita da utilizzare con il mouse per disegnare materialmente righe e colonne.
Modificare gli attributi delle celle
Ogni
Se ne possono modificare i margini, la dimensione, l’unità di misura e il formato del contenuto.
Per ciò che riguarda l’aspetto grafico, altri attributi sono la presenza o assenza dei quattro bordi, il tipo e il colore dei bordi e dello sfondo.
Gli attributi di una cella possono essere impostati per una o per più di una contemporaneamente, selezionandole.
Le caratteristiche di un gruppo di celle vengono modificate a livello di riga,di colonna o anche come intera tabelle.
Per intervenire sugli attributi delle celle, in Microsoft Word 2000 si può fare clic con il tasto destro del mouse quando il puntatore è sulla tabella.
Nel menu contestuale che appare, si fa clic su Proprietà tabella per aprire l’omonima finestra di dialogo, divisa in quattro pagine, mentre in basso vengono visualizzati i pulsanti Bordi e sfondo e Opzioni.
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Le quattro linguette in alto recitano:
Se si intende modificare uno o più attributi della cella , si deve fare clic sull’ultima linguetta: se si intende agire su un’intera riga o colonna, occorre fare clic sulla voce omonima.
Se si desidera agire contemporaneamente su tutte le celle della tabella, allora sarà necessario fare clic sulla linguetta Tabella.
Di ogni cella (o gruppo) si possono impostare
larghezza, unità di misura e
Le dimensioni di una riga o di una colonna possono
essere modificate anche con il
Si porta il puntatore su uno dei bordi di una cella e, quando diventa una doppia linea con due frecce, si preme il tasto sinistro del mouse e lo si trascina fino a far assumere alla riga o alla colonna le dimensioni desiderate.
La larghezza può essere automatica o predefinita
nell’unità di misura impostata nella
lobelRispetto ai bordi superiori e inferiore della cella, l’allineamento verticale può essere:
Per aggiungere un colore di sfondo, si può fare clic con il tasto destro del mouse quando il puntatore è sulla cella e poi sulla voce Bordi e sfondo.
Inserire ed eliminare righe e colonne
Può capitare di creare una
Analogamente, può rendersi necessario eliminare righe o colonne se, per esempio, rimangono vuote.
Esigenze di variazioni delle dimensioni di una tabella vengono risolte con appositi comandi che i programmi mettono a disposizione.
Prima di eseguire uno dei comandi di inserimento o di cancellazione è però necessario selezionare le righe o le colonne e poi eseguire il comando.
Per selezionare una riga si avvicina il mouse
al bordo di sinistra della prima
Per selezionare una colonna si avvicina il puntatore al bordo superiore della prima cella in cima alla colonna, finchè non assume l’aspetto di una piccola freccia nera che punta verso il basso: facendo clic, la colonna diventa nera. Trascinando il mouse verso sinistra oppure verso destra si selezionano più colonne contemporaneamente.
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Per inserire una nuova riga in una tabella, in Microsoft Word 2000 si esegue questa sequenza operativa:
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Il meccanismo per inserire una nuova colonna e del tutto analogo, salvo il fatto che occorre selezionare una colonna e che la scelta è tra inserire una colonna a destra o a sinistra. Se si fa clic con il tasto destro dopo aver selezionato una riga o una colonna, anche nel menu contestuale è presente il comando per inserire, rispettivamente ,una riga o una colonna nuova. L’operazione è più veloce, ma non consente di effettuare la scelta per una delle due direzione (sopra /sotto o sinistra /destra).
Aggiungere i bordi
I bordi sonno attivabili o disattivabili per l’intera
In Microsoft Word 2000, per agire sull’attributo bordo e sul colore dello sfondo, si può fare clic con il testo destro del mouse quando il puntatore è sulla cella e poi fare clic sulla voce di Bordi e sfondo.
Appare l’omonima finestra di dialogo, divisa in tre pagine:
Facendo clic sulla linguetta Bordi, si può agire sui quattro bordi della cella o dell'intera tabella.
Se ne può scegliere il tipo (continuo, tratteggiato, spesso, sottile) e colore.
Una strategia più immediata è attivare la Barra degli strumenti Tabelle e bordi.
Essa raccoglie tutte le
Un puntatore a forma di piccola matita permette di aggiungere bordi dove non ci sono mentre, un puntatore a forma di Gomma, può essere utilizzato per cancellare un bordo.
Nello stesso modo si possono scegliere forme e
spessori delle
Selezionando ciò che interessa nei menu a discesa, si può fare clic in corrispondenza
di uno dei lati di una cella per vedere apparire la linea scelta.
Nella Barra degli strumenti sono presenti anche due icone che riguardano il colore.
Una reca il disegno di una piccola matita con una linea colorata sotto.
Se si fa clic su di essa, appare un riquadro con una serie di caselle tra le quali scegliere la tinta che interessa.
Facendo clic su quella desiderata, la linea nella casella Stile linea diventa di quel colore: se si fa clic su uno dei bordi della cella o se ne aggiunge uno nuovo, questo diventa del tipo, dello spessore e del colore visualizzato nella casella.
L’altra icona che si riferisce al colore ha il disegno di un secchiello dal quale esce vernice: è l'icona Colore sfondo.
Anche in questo caso si può selezionare una tinta da un insieme di colori disponibili.
Se si fa clic su una cella dopo avere attivato questa icona, lo sfondo diventerà immediatamente del colore prescelto.
Formattazione automatica delle tabelle
Per velocizzare le operazioni di natura estetica e consentire all’utente di dedicarsi più ai contenuti che alla forma, nei programmi di gestione testi esiste la funzione di Formattazione automatica delle tabelle.
Questo significa che, invece agire sui singoli
elementi, prima si seleziona la tabella e poi si chiede al programma di formattarla
interamente.
La sequenza da eseguire è la seguente:
I tipi di tabella sono elencati in un riquadro sulla sinistra, che si può scorrere per mezzo della barra verticale di scorrimento.
Sulla destra c’è il riquadro di anteprima, che visualizza il tipo di tabella selezionata tra quelle elencate a sinistra.
Per la scelta vengono in aiuto i nomi dati ai
tipi di tabella, molto esplicativi: Semplice, Classico, Griglia, Tridimensionale,
Colorato, Professionale e
Nella parte centrale della finestra di dialogo sono presenti alcune caselle di controllo che attivano o disattivano varie opzioni di formattazzione della tabella:
Attivando la casella Adatta al testo, la larghezza delle colonne verrebbe automaticamente variata per adattarsi alla scritta (o, più in generale, al dato) di lunghezza maggiore.
Nella parte inferiore della finestra di dialogo, altre caselle di controllo attivano o disattivano l’applicazione di formati speciali per:
Spesso, infatti, le righe e le colonne iniziali di una tabella contengono scritte che hanno il compito di descrivere il contenuto delle celle centrali.
lAnalogamente, spesso l’ultima riga e l’ultima colonna riportano valori riepilogativi dei dati contenuti nelle celle precedenti, per esempio, totali di riga o di colonna nelle tabelle numeriche.
In casi come questi, dal punto di vista estetico, sarebbe naturale prevedere una formattazione particolare per righe e colonne alle estremità della tabella, allo scopo di renderle meglio visibili e distinte dalle altre.
Disegni e immagini
Spesso aggiungere illustrazioni ed elementi grafici a un testo contribuisce a renderlo più attraente, chiaro e interessante.
Il logo di un'azienda, un grafico dell'andamento delle vendite e un disegno che illustra uno degli argomenti descritti nel testo sono esempi di elementi grafici.
Le immagini possono essere prelevate dal disco
del computer, da supporti esterni come
Se al computer si collegano
lI disegni, le immagini, i grafici, gli
A loro volta, gli oggetti sono multimediali quando integrano tra loro disegni, immagini fisse e in movimento, testi, suoni, audio e filmati video, ossia i diversi media esistenti.
I documenti da pubblicare sul Web, in particolare,
fanno parte di quel gigantesco ipertesto multimediale che è Internet, ossia
un'enorme quantità di pagine da leggere passando dall'una all'altra tramite
i cosiddetti collegamenti (
Un programma di gestione testi professionale deve
essere in grado di far realizzare all'utente non solo lettere, ma anche testi
più complessi, corredati di elementi grafici e documenti multimediali da pubblicare
in Internet o in
E' molto importante quindi conoscere e sapere utilizzare le funzioni avanzate per l'inserimento e la gestione di oggetti.
Inserire un'immagine o un file grafico
Per inserire un'immagine in un documento, in Microsoft Word 2000 la sequenza operativa è:
Appare un sottomenu che elenca tutti gli elementi grafici disponibili.
Le voci sono:
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Le ClipArt sono una serie di disegni e immagini fornite con il programma raccolte per argomenti, per esempio animali, bandiere, lavoro, medicina, e sport.
Le dimensioni però potrebbero essere grandi o troppo piccole: i programmi permettono allora di manipolare l'immagine per adattarla alle necessità dell'utente.
Facendo clic sull'immagine, essa apparirà inclusa in un rettangolo con otto quadratini, detti manigliette, agli angoli e al centro dei lati, si variano le dimensioni senza influire sulle proporzioni.
Tra le ClipArt ci sono anche suoni e video,
che si possono inserire in documenti da pubblicare in
Facendo clic su una delle immagini appare un piccolo
menu, i cui comandi sono rappresentati da
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La prima permette di inserire la ClipArt nel documento.
La seconda rende visibile un'anteprima dell'immagine, normalmente un po’ piccola per essere apprezzata nei particolari.
La terza icona permette di aggiungere il file dell'immagine tra quelli Predefiniti.
Facendo clic sulla quarta, il programma lancia la ricerca di altre immagini con argomento simile a quello della ClipArt selezionata.
Se il file grafico che vuole aggiungere al documento
è già memorizzato sul disco o in qualche
Si apre la finestra di dialogo Inserisci immagine, del tutto identica alla finestra di dialogo Apri, che mostra il file system del computer.
Nel riquadro di sinistra della finestra di dialogo vengono visualizzati i tipi di file che riguardano immagini (riconoscibili grazie a estensione come GIF, JPG, TIF e così via) e il file che si cercava, è sufficiente selezionarlo e fare clic sul pulsante di conferma Inserisci.
Le immagini ottenute tramite la voce Forme riproducono una serie di oggetti che hanno l'aspetto di figure geometriche piane. Facendo clic su Forme, appare l'omonima Barra degli strumenti, nella quale sono presenti le icone che prendono i nomi di:
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Ognuna di esse rappresenta un gruppo di immagini tra cui scegliere quelle da inserire nel documento.
La tecnica è quella di selezionare una forma e individuare nella pagina uno spazio rettangolare da copiare con la forma stessa. Successivamente si porta il puntatore in corrispondenza del primo vertice dell'ipotetico rettangolo, e si tiene premuto il tasto sinistro del mouse trascinando fino al vertice opposto.
Una volta rilasciato il tasto, la forma occuperà
lo spazio del rettangolo individuato con il
Intorno a essa, il programma lascia il rettangolo di selezione con le manigliette, per permettere ulteriori aggiustamenti.
Le forme solitamente sono piane e vuote all'interno, ma se lo si desidera possono essere rese tridimensionali e riempite con un colore, oppure decorate con scritte.
Con la voce WordArt il programma si riferisce alla possibilità di inserire nel documento una scritta trasformata in oggetto grafico con effetti speciali.
Il testo della scritta viene digitato dall'utente, che sceglie anche l'effetto desiderato. Una scritta WordArt viene utilizzata per la copertina di un testo, oppure per fare un titolo di impatto, per esempio in un periodico.
Per inserire rapidamente l'oggetto WordArt, si sceglie la sequenza Inserisci/Immagine/WordArt, poi si sceglie l'effetto grafico che si desidera ottenere e, infine, si scrive il testo.
Confermando, si ritrova la scritta WordArt nel punto della pagina dov'era il cursore. Essendo un oggetto grafico, può essere selezionata per fare apparire le manigliette per la modifica delle dimensioni oppure lo spostamento in un altro punto della pagina.
Una volta selezionata, se ne possono anche modificare le caratteristiche estetiche, come i colori, la distanza tra i caratteri o l'effetto grafico.
Chi ha uno scanner collegato al computer, può pilotare direttamente la periferica per acquisire immagini da foto o da riproduzione carta.
Nello stesso modo, si possono inserire foto riprese direttamente con un'apparecchiatura che prende il nome di fotocamera digitale, l'equivalente informatico della macchina fotografica.
Una fotocamera digitale fa una foto e la converte direttamente in un immagine digitalizzata, che viene memorizzata in un file grafico, da aggiungere al documento come qualsiasi altra immagine.
Inserire un'immagine a partire dalla voce Grafico significa includere nel documento un grafico generato a partire dai dati di una tabella.
Un'azione di questo genere potrebbe essere eseguita collegando nel documento il risultato di un'elaborazione di un foglio elettronico.
Chi però non dispone o non conosce il funzionamento di un programma di foglio elettronico potrebbe trovarsi in difficoltà.
Con la sequenza Inserisci Immagine/grafico, il programma lancia una piccola applicazione integrata che mostra una tabella.
E' sufficiente inserire i dati e le didascalie nelle celle per creare automaticamente un grafico, che verrà inserito nel documento chiudendo l'applicazione.
Applicare uno sfondo colorato
Nell'ambito delle funzioni avanzate di formattazione di un documento, potrebbe risultare gradevole applicare uno sfondo colorato al documento.
La modalità più diretta per ottenerlo è aprire
la finestra di dialogo Bordi e sfondo, dove si trovano i comandi per
l'applicazione dei bordi e quello per l'assegnazione di un colore di sfondo
a
In Microsoft Word 2000 la sequenza operativa è la seguente:
Nella finestra di dialogo Bordi e sfondo appaiono tre pagine con i nomi sulle linguette:
Nella terza, Sfondo, è possibile impostare uno sfondo colorato da riprodurre sotto una zona di testo o sotto l'intero documento.
La finestra di dialogo comprende essenzialmente tre zone funzionali e un riquadro di anteprima.
Sulla sinistra c'è un gruppo di quadratini sotto l'etichetta Riempimento, ognuno dei quali contiene un colore, dal nero al bianco passando per tutte le tinte intermedie.
Ci sono anche quadratini che contengono tutte le variazioni di grigio.
Si può selezionare direttamente una delle tinte visualizzate, oppure fare clic sul pulsante Altri colori per impostare un colore diverso.
Indipendentemente dalla tinta di scelta, un colore può essere applicato in percentuale maggiore o minore, scegliendo tra i valori elencati nella casella Motivo.
Il colore di sfondo, però, può anche non essere l'applicazione uniforme di un certo colore.
Per esempio, si potrebbe decidere di volere una serie di righe verticali oppure un motivo di sfondo simile a una quadrettatura: tra le voci elencate nel menu a discesa Motivo si trovano diversi effetti grafici da applicare o, quanto meno, da provare.
Nel riquadro di anteprima, sulla destra, è visibile l'esempio degli effetti nel colore selezionato. Per assegnare realmente lo sfondo, è necessario fare clic sul pulsante di conferma OK.
Spostare disegni o immagini
Per intervenire sull'immagine inserita
nel |
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Quando l'immagine è selezionate, la si può copiare, tagliare e anche cancellare.
| Volendo, le operazioni di taglia e incolla sono una modalità utilizzabile per spostare l'oggetto da una zona all'altra del documento. |
La sequenza operativa da eseguire è:
Per spostare l'immagine da una zona all'altra,
si può agire anche con la tecnica del
Dopo averla selezionata, si porta il puntatore in un qualsiasi punto sopra l'immagine e la si trascina nel punto di destinazione.
La tecnica del drag and drop potrebbe però non essere adeguata in alcune occasioni.
Per esempio quando vi è la necessità di spostare l'immagine tra due punti lontani dello stesso documento, come nel caso di un trasferimento dall'inizio alla fine di un documento di cento pagine.
Un'altra situazione problematica si presenta,
per esempio, quando si inserisce una
Una ClipArt viene aggiunta nel documento
alla stregua di un
Questo significa che se si tenta di spostare l'immagine, non si riuscirà a portarla in un qualsiasi punto del documento, ma solo dove sono già presenti righe di testo.
Per rendere un'immagine indipendente, è necessario inserirla in una cornice, un elemento il cui contenuto è indipendente da quello della pagina.
In Microsoft Word 2000, si può operare selezionando
l'immagine e facendo clic su Inserisci\
Un rettangolo con i lati grigi e leggermente spessi circonderà l'immagine, e potrà essere spostato ovunque essendo un oggetto completamente autonomo rispetto al testo e al documento.
Modificare le dimensioni di un grafico
I grafici inseriti nei documenti sono generati
all'interno stesso dei programmi, grazie a una piccola applicazione che mostra
una tabelle in cui l'utente può inserire dati e didascalie. Il tipo di grafico
prodotto è un
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Un grafico ha diverse componenti, non è un oggetto unico. Oltre alle barre dell'istogramma, ci sono l'area che le contiene, la descrizione dei valori rappresentati nell'asse orizzontale e nell'asse verticale e la legenda, ossia il riquadro che indica a cosa corrisponde ogni colore. |
Tutte le componenti del grafico sono manipolabili
singolarmente. La legenda, per esempio, può essere spostata all'interno dello
spazio destinato al grafico con un semplice
Le sue dimensioni possono essere variate selezionando il riquadro e trascinando una delle manigliette che compaiono.
Si possono modificare le dimensioni di un intero
grafico nello stesso modo.
Prima occorre selezionarlo per far apparire il rettangolo di selezione e le
manigliette.
Poi si trascina una di queste verso l'esterno della pagina per ingrandire il grafico, oppure verso l'interno per rimpicciolirlo.
Se si trascina una delle manigliette d'angolo, si variano le dimensioni lasciando fisse le proporzioni tra i lati.
In alternativa, se si trascina una delle manigliette al centro di uno dei quattro lati, si allarga o si restringe il grafico solo in una direzione.
Importare oggetti
In ambienti grafici in
Se si vuole inserire nel documento che si sta scrivendo con un programma di gestione testi una tabella realizzata con un foglio elettronico, si può copiarla e incollarla.
Dopo aver chiuso e salvato il documento, però, se si continua a lavorare sulla tabella, essa risulterà diversa da quella inserita in precedenza.
Per averne sempre l’ultima versione inserita nel documento, bisognerebbe ripetere ogni volta la azioni di copia e incolla.
Lo stesso ragionamento vale se si intende avere in un documento un disegno creato con un programma di grafica.
Per evitare azioni ripetitive e il rischio di non avere il documento correttamente aggiornato, la procedura migliore prevede di importare l’oggetto invece di incollarne solo la versione del momento.
L’importazione corrisponde all’inserimento nel documento di un collegamento all’oggetto al posto dell’oggetto stesso.
I vantaggi sono molteplici. Innanzi tutto, gli oggetti non vengono duplicati più volte, risparmiando spazio nel disco.
In particolare, il documento del programma di gestione testi rimane di dimensioni contenute.
Inoltre , non è più necessario ricordarsi di incollare l’oggetto ogni volta che lo si modifica. Il meccanismo del collegamento fa sì che l'oggetto nel documento venga letto nuovamente ogni volta che lo si apre, rendendo disponibile sempre le sua ultima versione.
Infine, se ci si accorge che l’oggetto va modificato, facendo doppio clic su di esso sarà lanciata in esecuzione l'applicazione associata e quindi sarà possibile modificarlo.
Importare un foglio di lavoro in un documento
Le tabelle vengono inserite nelle pagine di un documento più spesso di quanto si possa immaginare.
Una relazione sull’andamento delle vendite in un certo periodo conterrà senz’altro anche una tabella con i dati numerici dell’attività svolta nelle varie aree geografiche.
La tabelle possono essere create direttamente
con il programma di gestione testi, ma è più comodo e potente gestirle con un
programma di
Una volta creata una tabella in un foglio di lavoro, per importarla in un documento, occorre eseguire la sequenza operativa che riguarda l’importazione di oggetti.
In un documento possono essere inseriti uno o più elementi detti oggetti. Un oggetto può essere un foglio di lavoro, un’immagine o un oggetto multimediale.
In Microsoft Word 2000 la procedura è la seguente:
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Facendo clic sul pulsante Sfoglia viene visualizzata una finestra di dialogo analoga ad Apri, per accedere al file system.
Entrando nella
Ritornando alla finestra di dialogo Inserisci oggetto,è importante attivare la casella di controllo Collega al file, altrimenti si importa una copia dell’oggetto e non il collegamento a esso.
Confermando, infine con il pulsante OK, il foglio di lavoro verrà importato nel documento.
Per visualizzare la tabella che è stata creata nel foglio di lavoro, è necessario lasciare disattivata la casella di controllo Visualizza come icona.
Una volta importato il foglio di lavoro nel documento, la tabella può essere selezionata per ingrandirla o rimpicciolirla a piacere.
Si porta il puntatore su una delle otto manigliette che appaiano agli angoli e al centro dei dati della tabella e la si strascina nel verso desiderato, esattamente come se fosse un disegno.
Se fosse necessario cambiare i dati nelle celle, facendo doppio clic sulla tabella, il sistema operativo aprirebbe il programma di foglio elettronico e, subito dopo, il file al quale si riferisce il collegamento. Cosi facendo, è sempre l’applicazione originaria a lavorare, aggiornando di conseguenza il foglio di lavoro nel documento.
Se si volesse creare un nuovo foglio di lavoro al momento, occorrerebbe fare clic su Crea nuovo oggetto.
Importare file di immagini o grafici in un documento
La sequenza riparte nuovamente con Inserisci/Oggetto, poi con un clic sulla linguetta Crea da file.
Per attivare la visualizzazione del
Se il file ha un formato a scelta tra gli innumerevoli che rappresentano un’immagine (disegno o foto che sia) e il programma di gestione testi lo riconosce, l’operazione da eseguire è selezionarlo e poi fare clic sul pulsante Inserisci.
I formati di file grafici sono veramente numerosi. I programmi di gestione testi non possono riconoscerli tutti, se non i più diffusi quali: GIF, JPG, TIF.
Se non riesce a vedere un’immagine a causa del formato, la si può convertire con un programma di grafica o di fotoritocco.
Ricordandosi di attivare prima la casella di controllo Collega al file e confermando su OK, si otterrà la visualizzazione dell’immagine importata nel documento.
Il programma di gestione testi permette di selezionare l’immagine per poterla, per esempio, copiare, spostare, modificare o anche cancellare.
Facendo doppio clic su di essa, si lancia in esecuzione il programma di grafica associato al file, con il quale si può modificare l’immagine e anche memorizzarla nuovamente.
Nel caso in cui l’immagine venisse aggiornata indipendentemente dal documento, quando quest’ultimo verrà aperto ne mostrerà la versione aggiornata.
Esiste anche un altro modo di inserire un grafico in un documento Word 2000.
Si parte sempre con Inserisci/Oggetto, ma stavolta si lascia visualizzare la pagina Crea nuovo oggetto.
Scegliendo l’oggetto Grafico di Microsoft Excel e confermando sul pulsante OK, viene inserito immediatamente nel documento un grafico associato a un foglio di lavoro visibile facendo semplicemente doppio clic sul grafico.
Per modificare l’immagine, si lavora direttamente all’interno del documento come se si stesse operando con i comandi Excel.
Si fa doppio clic sull’immagine per entrare in
modalità modifica e poi si possono cambiare i dati nelle
Se si lascia visibile il foglio con la tabella di valori numerici, quest’ultima visualizzata nel documento.
Uscendo dalla modalità modifica mentre è visibile il grafico, invece, è lui a essere visualizzato nel documento.
Se si volesse convertire l’oggetto in un foglio di lavoro vero e proprio, si può:
Stampa unione
Ma non è sfruttabile solo in ambito professionale. Per esempio, anche invitare un gruppo di amici a una festa e la stampa delle etichette adesive per l'invio di una pubblicazione a un certo numero di destinatari rientrano nella tipologia di documenti che possono godere dei vantaggi della funzione stampa unione. Essa permette di scrivere un'unica volta il testo del documento e di collegarlo a un archivio di nomi e indirizzi.
Lanciando il documento in stampa, se ne otterrà una copia originale per ogni voce dell'elenco, evitando così duplicazioni inutili, possibili errori e notevoli perdite di tempo.
Per attivare la stampa unione, viene creato prima un archivio in cui ogni riga(record, in gergo informatico) ha campi con i dati che verranno inseriti nel documento principale.
Se questo fosse, per esempio, una lettera, i campi potrebbero essere ragione sociale, indirizzo, codice di avviamento postale, città e provincia. L'archivio che contiene l'elenco dei campi viene detto origine dati.
A parte si potrà creare il testo del documento principale, dove inserire i riferimenti ai campi dell'archivio origine dati.
Quando si deciderà di stampare il documento principale, si attiverà la funzione stampa unione.
Con l'invio alla stampante, il programma produrrà tante copie del documento quanti sono i dati letti dall'origine dati.
Creare una lista di distribuzione
Per realizzare la funzione stampa unione, dobbiamo seguire una procedura suddivisa in tre distinte fasi:
Con Word viene creata la lettera da utilizzare come modello per la stampa.
Per convertire il documento attivo in documento principale per la stampa unione la procedura è la seguente:
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Nella finestra che appare fare clic sul pulsante Finestra attiva.
Ora è possibile passare al secondo punto della stampa unione e definire il documento che si vuole utilizzare come origine dati.
Selezionando il pulsante Dati si apre il menu relativo e si può scegliere se creare un nuovo archivio origine dati oppure se utilizzare un file di origine dati gia esistente.
Se si sceglie di creare un nuovo archivio parte una procedura guidata per creare una tabelle di Word in cui memorizzare i dati.
Nella finestra Crea origine dati è presente una lista di campi standard da inserire nella tabella: per eliminare i campi predefiniti, selezionarli e premere il pulsante Rimuovi, per aggiungere campi diversi, digitare il nome nella casella Nomi di campo e premere poi il pulsante Aggiungi.
Dopo aver specificato i campi desiderati per l'origine dati, fare clic su OK e salvare il documento creato.
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Word aprirà una finestra di dialogo per avvertire che i campi della tabella creata sono vuoti: selezionando l'opzione Modifica origine dati sarà possibile inserire dati nella tabella.
Verrà aperta la finestra Modulo dati, nella quale immettere i dati.
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Se l'origine dati è gia disponibile, invece, fare clic su Apri orogine dati.
Si aprirà la finestra di dialogo Apri nella quale sarà possibile selezionare e aprire il file.
Dopo aver creato o aperto il file origine dati viene aperta una finestra di dialogo nella quale viene chiesto di modificare il documento principale.
A questo punto si ritorna al documento principale per modificarlo.
Unire un testo a una lista di distribuzione
La modifica del documento principale consiste nell'inserire i campi unione, cioè le aree all'interno del documento in cui andranno immesse le informazioni variabili prelevate dall'archivio origine dati.
Viene visualizzata automaticamente la barra degli strumenti Stampa unione.
Per inserire un campo unione si posiziona il puntatore
nel punto desiderato, si fa clic e si esegue la seguente procedura :
Si ripete la stessa operazione per tutti i campi da stampare.
Non è obbligatorio inserire tutti i campi dell'origine
dati: solo quelli che vengono collegati saranno stampati.
Al contrario, un certo campo può essere inserito anche due o più volte.
Giunti a questo punto, non resta altro che unire il documento principale con l'archivio origine dati e stampare.
Per dare il comando al programma, si sceglie di nuovo il comando Stampa unione nel menu Strumenti e, nella finestra di dialogo Prepara Stampa unione, si fa clic sul pulsante Unisci.
Appare la finestra di dialogo Opzioni unione, nella quale si impostano diverse opzioni.
Nella casella "Unisci a:" vengono elencate tre scelte possibili:
Selezionando Nuovo documento, il programma genera un documento costituito da tante lettere quanti sono i destinatari. Il documento prodotto può essere modificato, formattato e salvato, proprio come un qualsiasi altro testo.
Spesso si produce un nuovo documento, prima di stamparlo, per verificare quale sia il risultato.
La scelta Stampante invia i documenti alla stampante.
Con la scelta Posta elettronica, il programma chiede di premere il tasto Imposta.
Viene aperta una finestra di dialogo dove indicare quale dei campi dell'archivio origine dati sia un indirizzo di posta elettronica, oppure un numero di fax, quale sia l'oggetto e se il documento debba essere spedito come allegato.
Cliccando sul pulsante Opzioni query si apre una finestra di dialogo divisa in due schede.