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Per creare un nuovo stile, in Microsoft Word 2000 la sequenza operativa è:
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L'inserimento del testo è il punto di partenza dal quale prendono l'avvio tutte le fasi successive.
Subito dopo iniziano fasi della correzione e della formattazione. Esse fanno parte delle azioni di rifinitura del documento, per portarlo alla sua forma definitiva e inviarlo in stampa.
Nelle attività di formattazione del testo, buona
parte è dedicata all'impostazione degli attributi dei
Le operazioni sarebbero lunghe, ci sarebbe il rischio
di saltare qualche titolo causando ulteriori perdite di tempo per correggere
il documento. Per risparmiare tempo e aver dei documenti più coerenti dal punto
di vista formale si utilizza lo strumento disponibile nei programmi di gestione
testi
Utilizzare nel documento i vari stili disponibili
Per risparmiare tempo nella formattazione del
testo, prima si definiscono gli
Ritornando all'esempio del libro, l'utente avrebbe dovuto definire due stili:
"Capitolo", con carattere Arial, dimensione 24 e allineamento centrato
"Testo", con carattere Times New Roman, dimensione 12 e allineamento giustificato
Questi due stili sarebbero stati assegnati, rispettivamente, ai titoli dei capitoli e al testo del libro.
Al momento di modificare l'allineamento dei titoli dei capitoli, da centrato a sinistra, non sarebbe più necessario selezionare nuovamente tutti i titoli.
Basterebbe modificare lo stile Capitolo indicando il nuovo allineamento, e tutte le zone di testo con quello stile passerebbero immediatamente da testo centrato a testo allineato a sinistra.
Nello stesso modo, modificando uno degli elementi dello stile Testo, per esempio da dimensione 12 a dimensione 11, si otterrebbe il rimpicciolimento di tutti i caratteri del testo al quale era stato assegnato questo stile.
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Per creare un nuovo stile, in Microsoft Word 2000 la sequenza operativa è:
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Facendo clic sul pulsante Nuovo appare la finestra di dialogo Nuovo Stile.
Nella casella Nome viene scritto il nome dello stile che si intende creare. Nella casella Tipo si imposta se assegnare lo stile all'intero paragrafo o solo ad alcuni termini del testo (Carattere).
A questo punto è necessario definire esattamente gli attributi che fanno parte dello stile che si sta creando. Ce ne sono diversi, ma i principali sono quelli dei caratteri e quelli del paragrafo. Per cui la sequenza deve continuare almeno nel modo seguente:
All'interno del piccolo menu a discesa, fare clic su Carattere.
Nella finestra di dialogo Carattere, impostare le caratteristiche desiderate per i caratteri e confermare.
Fare clic sul pulsante Formato per aprire nuovamente il piccolo menu a discesa.
All'interno di esso, fare clic su Paragrafo.
Nella finestra di dialogo Paragrafo, impostare le caratteristiche desiderate per il paragrafo e confermare.
Fare clic sul pulsante di conferma OK e sarà completata la creazione di un nuovo stile.
Se si intende applicare immediatamente lo stile appena creato, occorre fare clic sul pulsante Applica.
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Tutti gli stili disponibili per il documento corrente vengono elencati nel menu a discesa Stile, nella Barra degli strumenti Formattazione. |
Di conseguenza, per applicare uno stile a una parte di testo le operazione da eseguire sono molto semplici:
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In Microsoft Word 2000, gli stili disponibili sono visualizzati in forma di anteprima. Oltre al nome, con l'anteprima si può vedere immediatamente quali attributi vengono applicati assegnando quello stile. |
Inserire il numero di pagina
L'inserimento del numero di pagina in un
Ha una sequenza operativa autonoma dalle altre, ma occorre stabilire alcune impostazioni preliminari.
In una pagina, il numero può essere posizionato in alto oppure in basso.
Può essere allineato a sinistra, al centro oppure a destra del foglio.
Quando il documento viene impostato su pagine affiancate, ossia con quelle pari a sinistra e quelle dispari a destra, si può scegliere di impostare il numero di pagina nella parte interna oppure nella parte esterna del foglio.
Una volta stabilito in quale punto si intende
far comparire il numero di pagina, in Microsoft Word 2000 le operazioni da eseguire
sono:
Selezionare l'Allineamento (sinistra, centro, destra, interno oppure esterno).
E' possibile scegliere se fare apparire il numero anche sulla prima pagina del documento.
Infatti questa potrebbe essere una copertina e non avere la necessità di mostrare il numero di pagina. Un altro pulsante utile è quello del Formato.
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Facendo clic sul di esso, appare un'ulteriore finestra di dialogo da usare , per esempio, per mostrare i numeri di pagina come numeri arabi, come numeri romani o come lettere. Inoltre si può impostare l'opzione che permette una numerazione accompagnata dal riferimento al capitolo del documento. |
Al termine di tutte le operazioni di inserimento ed eventuale formattazione del numero di pagina, il programma in realtà non inserisce direttamente un numero, ma un campo cioè un elemento inserito nel documento il cui valore non viene assunto direttamente, ma viene calcolato.
Nel caso del numero di pagina, questo campo viene
inserito una sola volta, ma assume un valore diverso per ogni pagina del documento.
Nel caso vengano inserite altre pagine di testo dopo quelle scritte inizaialmente, il loro numero verrà ricalcolato per ogni foglio, in modo da rispettare la nuova sequenza.
Intestazioni e piè di pagina
In un
Tra le parti ripetitive ci sono l'intestazione e il piè pagina.
L'intestazione (detta a volte anche testatina) è la zona in alto nella pagina che si scrive solo una volta ma che viene riprodotta automaticamente dal programma su tutte le pagine; mentre il piè pagina è la zona in basso nella pagina.
Sia nell'intestazione che nel piè pagina possono essere inseriti anche più righi, benchè non sia consigliabile dal punto di vista estetico.
Nell'intestazione e nel piè di pagina possono essere inseriti diversi campi del documento, per esempio, il numero di pagina, la data, il nome del documento o di una parte di esso (come titolo del capitolo).
Aggiungere al documento intestazione e piè di pagina
L'
Il cursore apparirà a questo punto in una zona rettangolare in alto, nella quale è possibile scrivere.
Il testo della pagina, in quel momento, assumerà un colore grigio e non sarà possibile inserirvi o modificare nulla.
Dall'intestazione, si può passare direttamente nel piè di pagina premendo il tasto di direzione verso il basso.
Se lo si preme nuovamente, si passa nella zona dell'intestazione della pagina successiva e così via.
Quando si è in modalità Modifica, si può scrivere nell'intestazione e nel piè di pagina esattamente come si fa per il testo del corpo del documento.
Si possono inserire scritte, correggerle, formattare i caratteri e il paragrafo.
Si può allineare una scritta a sinistra e impostare il numero di pagine a destra, sfruttando le tabulazioni.
Al termine dell'inserimento di scritte o campi, è sufficiente fare un doppio clic sul testo per invertire la situazione : intestazione e piè di pagina diventeranno di colore grigio e il testo sarà normalmente modificabile.
Inserire data, autore, numero di pagina
Nell'
Per inserire un campo, si può utilizzare la Barra degli strumenti Intestazioni e piè di pagina, che appare durante la loro visualizzazione.
Essa include alcune icone con le quali è possibile inserire campi in modo immediato.
Ci sono icone per l'inserimento di:
Quest'ultima opzione fa riferimento a un particolare pulsante presente nella barra, indicato con Glossario, con il quale si accede a una lunga serie di elementi legati al documento e raccolti sotto forma di campi.
Eccone un esempio:
L'inserimento di un campo consiste semplicemente nel fare clic sull'icona della barra o sulla voce del glossario che interessa.
Nel punto dove lampeggia il cursore apparirà direttamente la scritta che rappresenta la voce immessa, come se fosse stata scritta dall'utente.
Ci accorge che è un campo se si passa su di essa con il cursore oppure si fa clic con il mouse al suo interno, perchè in quel momento la scritta assume uno sfondo grigio.
I campi vengono aggiornati ogni volta che viene
aperto il documento (ad esempio se si è inserita la data).
Se si desidera l'aggiornamento immediato, lo si può chiedere al programma con
la sequenza :
Formattare intestazioni e piè di pagina
Si possono selezionare per assegnare loro un
Se lo si desidera, si possono anche rappresentare in maiuscoletto o con uno degli altri effetti previsti tra gli attributi dei caratteri.
Allo stesso modo, l 'intera riga (o le righe,
nel caso fossero più di una) avrà una formattazione riferita al
Se ne può decidere l'
Dizionario e grammatica
Per quanto si possa essere bravi e veloci nella
digitazione, non è detto che il testo di un
I programmi di gestione testi comprendono funzioni di controllo degli errori che aiutano l'utente a verificare più rapidamente la correttezza del documento.
Gli errori che possono essere controllati dal programma sono di tipo:
Effettuare un
Dal confronto può risultare che una parola non sia riconosciuta oppure che sia molto simile ad un'altra.
In base alla situazione, può essere l'utente a decidere che cosa fare, oppure si può lasciare al programma la possibilità di effettuare le correzioni automaticamente, anche durante la digitazione.
La correttezza di un testo da un punto di vista grammaticale riguarda la concordanza degli articoli con i nomi, dei soggetti con i verbi, la congruenza dei tempi e dei modi dei verbi utilizzati in un periodo.
Mentre un controllo ortografico può virtualmente prescindere dalla lingua nella quale è scritto il testo, per un controllo grammaticale, ovviamente, ciò non è possibile.
Questo significa che il testo deve essere identificato come appartenente a una certa lingua e che il programma deve conoscerne le regole grammaticali per poterle applicare.
I programmi più evoluti riescono riconoscere automaticamente la lingua di appartenenza del testo.
Per impostarla manualmente oppure per variarla, in Microsoft Word 2000 occorre:
I nuovi programmi di gestione testi eseguono normalmente il controllo ortografico durante la digitazione.
Se la parola non viene riconosciuta, viene subito segnalata.
In Microsoft Word 2000 le parole non riconosciute vengono evidenziate con una sottolineatura rossa.
In fase di redazione del testo, si può:
Correggere manualmente la parola.
Fare clic con il tasto destro del mouse e scegliere quella corretta, tra quelle proposte dal programma.
Ignorare la segnalazione.
La segnalazione può essere ignorata perchè è possibile che la parola sia corretta ma assente nel dizionario.
In questo caso, si può:
Ignorare la segnalazione.
Fare clic su Ignora, nel menu contestuale che appare con il clic sul tasto destro, in modo da far scomparire la sottolineatura per tutte le occorrenze della stessa parola, ma solo per la sessione di lavoro in corso.
Ignorare la segnalazione e chiedere al programma di inserire la parola nel dizionario, facendo clic su Aggiungi sempre nel menu contestuale: da, questo momento in poi verrà considerata sempre corretta.
Tra gli strumenti di controllo ortografico, esistono anche strumenti per evitare l'insorgenza di errori tipici e molto fastidiosi da correggere.
Uno di questi è lo scambio di due lettere, come quando in un documento si scrive "malgia" invece di "maglia".
Un altro errore che si commette digitando velocemente sulla tastiera è scrivere "perché" invece di "perchè".
In Microsoft Word 2000 c'è la funzioneCorrezione automatica, con la quale è possibile impostare coppie "termine da rilevare" – "termine da sostituire".
Se si inseriscono le coppie utilizzate come esempio, ogni volta che il programma rileva il primo dei due nomi, lo sostituisce automaticamente con il secondo, riducendo a zero gli interventi di correzione da parte dell'utente.
Usare gli strumenti di controllo grammaticale
Come la correzione ortografica, anche la funzione di controllo grammaticale può essere attivata durante la digitazione.
Il programma verifica la rispondenza delle frasi con le regole memorizzate per quella lingua e segnala le eventuali incongruenze.
Microsoft Word 2000, per esempio, le indica con una sottolineatura di colore verde.
Facendo clic con il tasto destro sul testo indicato come scorretto, si può leggere in un apposito riquadro quale sia l'errore secondo il programma. Se opportuno si può intervenire, oppure si può lasciare il testo invariato.
Nei programmi, il controllo grammaticale può essere attivato anche dopo l'inserimento del testo.
In Microsoft Word 2000, si esegue la sequenza:
Nella finestra di dialogo che si apre, vengono visualizzati due riquadri.
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In quello in alto, il programma mostra la frase oggetto del controllo, con una segnalazione di colore verde riguardante la parola o la zona che non risulta corretta.
Nel riquadro in basso, viene data un'indicazione della possibile causa dell'errore e un suggerimento su come fare per rimediare.
L'utente ha più opzioni possibili. Può:
Cambiare la parola segnalata con una di quelle suggerita dal programma.
In qualsiasi momento è possibile variare le impostazioni predefinite facendo clic sul pulsante Opzioni, sempre visibile nella finestra di dialogo Ortografia e grammatica.
Impostazione del documento
Quando si scrive un
Quindi, prima di iniziare a inserire testo in un documento, occorre impostare la caratteristiche fisiche della pagina e i margini.
La maggior parte dei documenti, viene prodotta per la stampa sulla carta di formato standard A4, che hanno impostazioni 210 per 297 millimetri.
Di conseguenza, i programmi di gestione testi hanno impostazioni predefinite per questo formato e permettono di cominciare subito il lavoro, senza dover eseguire una fase di impostazione della pagina.
Queste impostazioni sono contenute nei file di configurazione, che vengono letti all'apertura del programma e ogni volta che si crea un nuovo documento.
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Per modificare l'impostazione della pagina, si esegue questa sequenza operativa:
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In Microsoft Word 2000 si può accedere
alla finestra di dialogo Imposta pagina anche facendo un doppio clic
nella zona di colore grigio scuro sulla sinistra dei |
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| Nella finestra di dialogo si può intervenire in quattro pagine diverse:
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Facendo clic sulla linguetta Dimensioni, è possibile modificare le misure dei dati del foglio sul quale si imposta il documento e l'orientamento.
La dimensioni possono essere scelte tra una serie di dimensioni standard oppure fornite liberamente dall'utente.
L'orientamento può essere scelto semplicemente
facendo clic su uno dei due
Ovviamente la scelta dell'uno o dell'altro fisserà l'orientamento del foglio cosi come indicato dalla scritta adiacente.
Nella metà di destra della stessa pagina è presente un riquadro di anteprima, utile per tenere sotto controllo le modifiche effettuate.
Una volta effettuate le scelte delle nuove impostazioni, per renderle operative è sufficiente fare clic sul pulsante di conferma OK.
Nella finestra di lavoro il programma metterà immediatamente in atto tutte le variazioni, visualizzando le nuove dimensioni ed , eventualmente, la nuova disposizione della pagina.
Modificare i margini del documento
Date le dimensioni del foglio, per modificare i margini della pagina si può agire sia con una sequenza operativa che passa dalla Barra dei menu, sia direttamente con il mouse.
In questo secondo caso, la variazione dei margini
avviene lavorando con i
Per variare le dimensioni dei margini sinistro e destro si può portare il puntatore del mouse sul righello orizzontale.
Portandolo sulla lineetta di confine tra la zona più scura (che corrisponde al margine) e quella più chiara (che corrisponde al testo), il puntatore cambia il suo aspetto in una doppia freccia orizzontale.
A questo punto occorre premere il tasto sinistro del mouse e, tenendolo premuto, trascinare la lineetta di divisione verso destra oppure verso sinistra.
Se la lineetta è quella di sinistra, la larghezza della zona più scura rispettivamente aumenterà o diminuirà, indicando una corrispondente variazione del margine di sinistra. Utilizzando lo stesso metodo si può variare il margine di destra.
Per modificare i margini superiore e inferiore, si opera con la stessa tecnica ma sul righello verticale, trascinando la lineetta di demarcazione tra la zona del margine e quella del testo verso l'alto oppure verso il basso.
I margini possono essere modificati anche impostandone
direttamente il valore numerico in apposite
A essa si accede con la sequenza operativa File/Imposta pagina e poi facendo clic sulla linguetta Margini.
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Nella pagina sono presenti più caselle di testo:
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Per ognuna di esse si può digitare direttamente
il valore che si intende dare per il
Il valore Rilegatura viene impostato per lavorare con le dimensioni reali della pagina del documento, al netto di ciò che viene utilizzato nella rilegatura con dorsetti, spirali o altri sistemi più professionali.
Oltre ai margini elencati, è possibile anche impostare i valori di distanza dal bordo per:
Questi permettono di regolare al meglio lo spazio da destinare alle parti ripetitive del testo. Il programma compensa automaticamente eventuali discrepanze tra i valori oppure provvede a segnalarli all'utente.