Operazioni di base

In questo capitolo si apprenderà come si inserisce un'interruzione di pagina in un documento, come si selezionano caratteri, paragrafi o un intero documento. Tale capitolo, inoltre, spiegherà l'utilizzo delle funzioni Copia/Incolla e Taglia/Incolla, il comando Trova e il comando Sostituisci.

Inserire i dati

Un programma opera su dati. Per programma di gestione testi i dati sono il testo, le immagini e gli altri oggetti che vengono inseriti nei documenti .

Inserire caratteri, parole, frasi

Quando si crea un nuovo documento, la finestra di lavoro si presenta completamente bianca: adesso bisogna cominciare a inserire testo, digitando sulla tastiera. Il testo di un documento è composto da singoli caratteri.

Per semplicità, si possono considerare caratteri le lettere dell'alfabeto, le cifre da 0 a 9, i segni di interpunzione (come il punto, la virgola, il punto esclamativo e le parentesi) o qualsiasi simbolo che si può digitare sulla tastiera.

In realtà, questi sono segni che più facilmente si riescono ad associare al concetto di carattere, anche se con i programmi di gestione testi è possibile inserire altri simboli come, per esempio, lettere greche o il segno dell'euro.

Più in generale, quindi, si considerano caratteri tutti i segni che vengono stampati sulla carta compreso lo spazio bianco (quello che viene ottenuto premendo la barra dello spazio, il grosso tasto orizzontale nella parte bassa della tastiera), necessario per separare tra loro le parole. Per inserire testo in un documento, dunque, ci si mette davanti alla tastiera e si cominciano a premere i tasti così come si farebbe con una macchina da scrivere. Carattere dopo carattere si costruiscono parole, frasi e paragrafi , che vanno a comporre l'intero testo. Il testo viene inserito nel punto dove si trova il cursore , ovvero la barra verticale che lampeggia, e non dove appare il puntatore del mouse. La tastiera di un computer da tavolo è organizzata in zone funzionali. La zona di sinistra detta alfanumerica, è quella più ampia e contiene i tasti con i caratteri di utilizzo più immediato, compresi i segni di interpunzione e alcuni simboli come il dollaro, la percentuale e il carattere "at" (@), necessario per gli indirizzi di posta elettronica. In questa zona della tastiera ci sono anche tasti che possono essere utilizzati in combinazione con altri. Per esempio, per ottenere i caratteri maiuscoli con la tastiera, è necessario tenere premuto uno dei due tasti Shift presenti ai lati della seconda fila di tasti partendo dal basso, insieme con quello della lettera. Tenendo premuto Shift, si accede anche ai segni presenti nella parte superiore dei tasti, come il punto esclamativo (!), che sta in cima al numero (1). Oltre a Shift, i tasti particolari da utilizzare in combinazione con gli altri sono:

Nella parte in alto della tastiera c'è una lunga fila di tasti in orizzontale. Il primo a sinistra è il tasto Esc. Viene utilizzato, per esempio, per annullare l'apertura di una finestra di dialogo (come Apri o Salva con nome), rinunciando a proseguire nelle scelte proposte.

A seguire ci sono dodici tasti indicati con "F1", "F2" e così via, fino a "F12". Vengono detti tasti funzione, anche se non hanno una funzione predefinita specifica. Ogni programma li utilizza liberamente, per cui se nelle istruzioni c'è scritto: "Premere il tasto F4 per...", in quel programma F4 avrà uno specifico significato, mentre per un altro lo stesso tasto potrebbe eseguire un comando completamente diverso.

Nella zona centrale e leggermente a destra della tastiera ci sono i tasti per spostarsi nel documento. In basso ci sono i tasti direzione, le cosiddette freccia a sinistra, freccia a destra, freccia su e freccia giù. Premendoli, il cursore si sposterà di conseguenza tra le righe del testo. Sopra le frecce, ci sono PgSu (Pagina su) e PgGiù (Pagina giù), per spostarsi più rapidamente nel documento; premendo questi tasti lo spostamento corrisponde a una videata (attenzione: non a una pagina di testo!). Nella zona a destra della tastiera, infine, ci sono i tasti numerici, i quattro segni delle operazioni e un tasto Invio, che è la replica di quello presente nella zona alfanumerica.

Il comando Annulla

Una volta entrati in confidenza con la tastiera, anche se non si è velocissimi si può iniziare a comporre il documento. Continuando la digitazione, si creano frasi che ne costruiscono il filo logico. Per quanto si riesca a essere precisi, però, prima o poi occorrerà intervenire sul testo per modificarlo o per apportarvi correzioni. Piuttosto importanti, per questo scopo,sono i due tasti Ins e Canc.Il tasto Ins attiva e disattiva la modalità inserimento per i caratteri. Per comprendere l'utilità, si supponga di dover correggere una certa scritta: prima si torna indietro con il cursore e poi si comincia a riscrivere la parte di testo sbagliata.

Se fosse inserita la modalità inserimento, ogni carattere digitato provocherebbe lo spostamento sulla destra di tutti i caratteri successivi alla posizione del cursore. Se, invece, fosse disattivata, ogni carattere digitato coprirebbe quello alla sua destra, cancellandolo. Premere il tasto CANC determina la cancellazione del carattere immediatamente alla destra del cursore. La sua funzione è simile a quella del tasto di cancellazione (beckspace) presente nella zona alfanumerica della tastiera, subito sopra quello di Invio, è generalmente indicato da una freccia rivolta verso sinistra. La differenza è che quest'ultimo cancella il carattere a sinistra del cursore, non quello a destra. Nel correggere, può capitare di cancellare involontariamente un'ampia zona di testo, oppure di riscrivere righe corrette pensando di avere attivo l'inserimento che, invece, era disattivato: in casi come questi è decisamente utile il comando Annulla, che permette di ripristinare la situazione pre-esistente.

 

Nei programmi di gestione testi, in genere lo si ottiene eseguendo questa sequenza operativa:

  • Clic su Modifica, nella Barra dei menu
  • Clic su Annulla

Quest'ultima normalmente è la prima delle voci presenti nel menu a discesa Modifica.


Per eseguire lo stesso comando, esiste anche un'icona nella Barra degli strumenti , con il disegno che rappresenta una freccia che ruota all'indietro, verso sinistra.

Le versioni più recenti dei programmi di gestione testi hanno diversi livelli di annullamento, consentendo di annullare non solo l'ultima azione eseguita, ma anche le precedenti. C'è la possibilità di intervenire su centinaia di azioni a partire dall'ultima, purchè eseguite nella sessione corrente di scrittura del testo.

I programmi, infatti, memorizzano le azioni dell'utente soltanto nell'ambito della stessa sessione di lavoro, finchè non si chiude il documento. Una volta riaperto, questa zona di memoria viene azzerata.

Così come è possibile annullare le azioni precedenti, per recuperare situazioni di errore o aggiunte indesiderate, i programmi permettono anche di ripristinare azioni che si era deciso di annullare. E' una sorta di "annullamento dell'annullamento", che può ritornare utile in più di una situazione.

In Microsoft Word 2000, l'icona Ripristina reca un disegno simile a quello dell'icona Annulla: una freccia che ruota, ma questa volta in avanti.

Inserire nuovi paragrafi

Un carattere è un simbolo digitato da tastiera. I caratteri si combinano a costituire parole. La parola, è un gruppo di caratteri separato da un altro gruppo di caratteri da uno spazio, da un segno di interpunzione. Con le parole si costituiscono le frasi, che possono essere scritte una dopo l'altra senza bisogno di andare a capo. Nel momento in cui una parola raggiunge il margine destro del foglio, infatti, il programma di gestione testi provvede automaticamente a far continuare le scritte sul rigo successivo. Se, invece, si desidera dividere logicamente un argomento da un altro, al termine di una frase si preme il tasto Invio.

A quel punto si forza un ritorno a capo del cursore e si crea quello che, nei programmi di gestione testi, viene definito un paragrafo : un qualsiasi gruppo di caratteri racchiuso tra due ritorni a capo.

Avere chiari i concetti di carattere e paragrafo permette di risolvere oltre l'80% dei problemi che possono sorgere con un programma di gestione testi.

Il carattere, è importante per impostare proprietà quali:

Il paragrafo, è importante per impostare proprietà quali:

Fissare o modificare le proprietà di caratteri e di paragrafi è l'attività che occupa la maggior quantità di tempo nella redazione di un documento, subito dopo l'immissione e la correzione del testo.

Caratteri speciali, simboli

Con il termine caratteri speciali (intesi come simboli ), si intende una serie di simboli e segni particolari, che non trovano posto normalmente sui tasti della tastiera.

In Microsoft Word 2000 si possono inserire nel documento con la sequenza operativa:

  1. Inserisci, nella Barra dei menu
  2. Clic su Simbolo

 

Si apre una finestra di dialogo nella quale sono riportate due linguette:

  • Simboli
  • Caratteri speciali

Nella finestra sottostante a Simboli, vengono visualizzati segni matematici come la radice, caratteri in greco e diversi altri per risolvere le più svariate necessità di redazione documenti, come per esempio il copyright.

Si possono scegliere diversi font di caratteri e verificare quali simboli sono disponibili per ognuno di essi. Facendo clic su Caratteri speciali, vengono elencati altri tipi di caratteri, spesso utili in seno alle attività di impaginazione di documenti come i libri e in ambito redazionale.

Alcuni caratteri si ottengono anche premendo opportune combinazioni di tasti.

Interruzione di pagina

Quando si scrive un documento , il programma impagina il testo nello spazio che si ricava partendo dalla dimensioni della pagina e togliendone i margini. Quando finisce lo spazio nella pagina salta automaticamente alla pagina successiva. A volte capita di voler inserire dei salti pagina. Ad esempio, nella preparazione di un curriculum, è possibile che prima venga preparata la lettera di presentazione e poi il foglio con le esperienze lavorative. Al termine della lettera di presentazione dovremo fare in modo di iniziare a scrivere il curriculum vero e proprio nella pagina successiva.

Per far questo inseriamo un'interruzione di pagina.

Il suo effetto è portare il carattere immediatamente successivo sempre all'inizio di una nuova pagina.

Per inserire l'interruzione di pagina occorre eseguire una specifica sequenza operativa.

In Microsoft Word 2000:

  1. Si parte facendo clic su Inserisci,nella Barra dei menu
  2. Poi si fa clic su Interruzione e si apre una finestra di dialogo.
  3. Si seleziona la casella Di pagina, che solitamente è predefinita.
  4. Si conferma facendo clic sul pulsante OK.

Il risultato è che il testo termina nel punto dove era il cursore, e il carattere seguente apparirà nel punto iniziale della pagina successiva.

Selezionare i dati

In un programma di gestione testi si può intervenire su molti tipi di oggetti: caratteri, paragrafi, tabelle e grafici, disegni, immagini e altri oggetti multimediali. Ciò che si può fare su un oggetto dipende anche dalla sua tipologia.

Un'immagine si può allungare o ruotare, i caratteri si possono ingrandire o cambiare di colore, un paragrafo si può allineare a sinistra oppure al centro. Per eseguire un comando su un certo oggetto è però necessario comunicare al programma quale sia quello su cui si intende agire. Questa operazione viene detta selezione. Sicuramente, però, la maggior parte del lavoro di revisione e modifica viene eseguita sul testo. E' importante, di conseguenza, padroneggiare le tecniche di selezione delle diverse parti di un testo.

Selezionare una parola, una linea, un paragrafo o l'intero documento

Selezionare correttamente un carattere , una parola, un paragrafo o l'intero testo, oltre a permettere un preciso intervento su ciò che interessa, significa ridurre sostanzialmente la quantità di tempo destinata alla revisione del documento . Per selezionare parti di testo si possono utilizzare sia il mouse, sia la tastiera.

Selezionare una parola

Per selezionare una parola è sufficiente portare il puntatore su uno dei caratteri che la compongono e fare doppio clic.

La parola verrà visualizzata con colori invertiti, ossia con la scritta bianca su sfondo nero.

Per selezionare le parole è possibile utilizzare il mouse anche con la tecnica del drag and drop , seguendo questa sequenza operativa:

  1. Portare il puntatore alla fine della parola da selezionare.
  2. Premere il tasto sinistro del mouse.
  1. Tenendo il tasto sinistro abbassato, trascinare il mouse fino a raggiungere l'inizio della parola.

  2. Lasciare il tasto sinistro del mouse.

Per selezionare una parola con la tastiera si usano contemporaneamente il tasto Ctrl e il tasto Shift e i tasti di direzione.

Per esempio, si può:

  1. Portare il cursore a destra dell'ultimo carattere, eventualmente con un clic del mouse.

  2. Tenere premuti insieme i tasti Ctrl e Shift.
  3. Premere il tasto di direzione freccia a sinistra.
  4. Lasciare tutti i tasti.

Naturalmente è possibile fare il percorso inverso, dall'inizio della parola alla fine, premendo il tasto di direzione freccia a destra.

Selezionare una riga di testo

Invece di una parola (o anche più parole insieme), può essere comodo selezionare un'intera riga di testo.

Con il mouse l'operazione è molto semplice:

  1. Si porta il puntatore del mouse nella zona del margine a sinistra del testo, dove la direzione della freccia varierà verso l'alto a destra.
  2. Si fa clic.
  3. Si lascia il tasto sinistro del mouse.

Restando nella zona del margine, se si continua a tenere premuto il tasto sinistro del mouse e lo si trascina verso l'alto o verso il basso, si otterrà la selezione di più righe di testo.
Con la tastiera si può eseguire la sequenza operativa:

  1. Portare il cursore alla fine della riga.
  2. Tenere premuto il tasto Shift.
  3. Premere il tasto Home.
  4. Lasciare entrambi i tasti.

In questo caso si sfrutta la funzione del tasto Home, che causa lo spostamento dalla posizione corrente del cursore all'inizio della riga di testo, insieme con la pressione del tasto Shift, che provoca invece la selezione.

Selezionare un paragrafo

Per selezionare un singolo paragrafo, esiste una tecnica più comoda e immediata.

E' sufficiente portare il puntatore su un carattere qualsiasi all'interno del paragrafo e fare un triplo clic, ossia fare rapidamente clic sul tasto sinistro del mouse per tre volte consecutive.

Con il mouse si può anche:

  1. Portare il mouse nel margine sinistro della pagina, in corrispondenza di una delle righe del paragrafo.

  2. Fare doppio clic.

La selezione di un paragrafo, infine, può essere eseguita tramite la tastiera.

Considerando che la combinazione Ctrl+freccia in giù sposta il cursore alla fine del paragrafo, si può:

  1. Portare il cursore a sinistra del primo carattere del paragrafo.

  2. Premere una sola volta Ctrl+Shift+freccia in giù.

Selezionare tutto il testo

Per selezionare tutto il testo utilizzando il mouse la sequenza operativa è la seguente:

  1. Portare il puntatore del mouse all'inizio del testo.
  2. Premere il tasto sinistro del mouse.
  3. Tenendo il tasto sinistro abbassato, trascinare il mouse fino a raggiungere la fine del testo.
  4. Lasciare il tasto sinistro del mouse.

Altra possibilità alternativa è inserita sotto la voce Modifica, nella Barra dei menu: Seleziona tutto.

In alternativa, in Microsoft Word 2000 si può tenere premuto Ctrl e premere contemporaneamente il tasto 5, premendolo, però, al centro del tastierino numerico (indicato a volte con l'acronimo tn) : la combinazione è quindi Ctrl+5(tn).

Lavorando con il mouse, sempre in Microsoft Word 2000, si ottiene lo stesso risultato anche portando il puntatore nella zona del margine a sinistra del testo e facendo un triplo clic.

Un modo per selezionare l'intero testo con la tastiera, infine, è:

  1. Portare il cursore a sinistra del primo carattere del testo.

  1. Premere una sola volta Ctrl+Shift+Fine (End nelle tastiere inglesi).
Copiare, spostare, cancellare

Una delle maggiori comodità degli ambienti operativi grafici come Windows è quella di poter copiare una parte di testo per portarla (in gergo informatico: incollarla) in un'altra zona dello stesso documento , o anche in un documento completamente diverso.

La coppia di operazioni Copia e Incolla lascia l'originale al suo posto.

Anche il comando Taglia permette di incollare il testo in un'altra zona, ma provoca l'eliminazione del testo originale, togliendolo da dove è stato selezionato.

Quindi si può dire che le operazioni Copia e Incolla duplicano, mentre Taglia e Incolla spostano.

Entrambe le funzioni sfruttano un'area di memoria appositamente messa a disposizione dal sistema operativo , che in Windows viene chiamata Appunti.

Essa è destinata a contenere testo, grafica o qualsiasi tipo di dato prima selezionato e poi copiato o tagliato con gli appositi comandi del programma.

Quando si taglia o si copia una porzione di testo (ma il discorso vale ugualmente per altri tipi di dati), questa viene memorizzata negli Appunti.

Il comando Incolla mette il contenuto nel punto dove lampeggia il cursore, ma non lo cancella dagli Appunti finchè non avviene un'altra operazione Copia o Incolla.

Copia e Incolla per duplicare testi, Taglia e Incolla per spostarli

Per duplicare o spostare un testo all'interno di un documento , la sequenza operativa da eseguire è:

  1. Selezionare il testo, con una delle tecniche descritte in precedenza.
  2. Attivare il comando Copia o Taglia.
  1. Portarsi con il cursore nel punto dove si desidera portare il testo selezionato

  2. Attivare il comando Incolla.

Le indicazioni " attivare il comando Copia o Taglia " e "attivare il comando Incolla" sono volutamente generiche, perchè si può operare in diversi modi:

  • Iniziando dalla Barra dei menu
  • Con il tasto destro del mouse
  • Con la tastiera

Nella Barra dei menu le tre funzioni Taglia, Copia e Incolla sono presenti nel Menu Modifica.

Una volta selezionato il testo da copiare o spostare, facendo clic con il tasto destro del mouse quando il puntatore è in un punto della zona selezionata appare un menu contestuale.

Le voci contenute nell'elenco sono diverse a seconda del programma e del tipo di oggetto selezionato, ma comprendono sempre le tre funzioni Taglia ,Copia e Incolla.

Con la tastiera è possibile attivare le stesse funzioni secondo lo schema riportato nella tabella seguente.

Funzione

Taglia

Copia

Incolla

Combinazione dei tasti

Ctrl+X

Ctrl+C

Ctrl+V

Combinazione dei tasti

Ctrl+Canc

 

Shift+Ins

Copiare e spostare testi tra documenti attivi

Per eseguire una copia o uno spostamento all'interno dello stesso documento, oppure tra due documenti attivi (ossia aperti nella stessa sessione di lavoro del programma di gestioni testi), è possibile sfruttare oltre alle tecniche precedentemente descritte anche un'ulteriore metodo che impiega il mouse. Per spostare una parte di testo si può:

  • Selezionare il testo.
  • Portare il puntatore su un qualsiasi punto della zona selezionata.
  • Premere il pulsante sinistro del mouse.
  • Tenendolo premuto, trascinare la zona nel punto dove il testo andrà incollato, anche passando da un documento all'altro.

Come si può notare, questa è una classica tecnica di drag and drop (letteralmente: "Trascina e lascia").

Il risultato è uno spostamento immediato del testo selezionato nella zona di destinazione.

Questo modo di spostare testo (ma funziona anche in generale con immagini o altri oggetti) non comporta il passaggio attraverso gli Appunti: ciò significa che l'azione è più rapida, ma anche che non è possibile incollare più volte la stessa zona spostata, proprio perchè non è stata memorizzata negli Appunti.

Per copiare un testo, la sequenza operativa è del tutto simile a quella precedente.

L'unica differenza è avere l'accortezza di tenere premuto il tasto Ctrl mentre si trascina la zona selezionata nel punto di destinazione.

In Microsoft Word 2000, il programma segnala il fatto che si sta duplicando una zona selezionata aggiungendo accanto al puntatore un piccolo quadratino con all'interno un segno (+).

Cancellare un testo

Cancellare una parte di testo è un'azione spesso necessaria in fase di correzione. Si può anche riscrivere sopra i caratteri da eliminare disattivando la funzione di inserimento, ma molte volte è rapido cancellarli direttamente.

Se si devono cancellare solo pochi caratteri, si può farlo in modo semplice. Ci sono due tasti utilizzabili per questo scopo:

  • Backspace
  • Canc (o Del, in inglese )

Il primo è il tasto leggermente più grande degli altri che sta sopra il tasto Invio. Ogni volta che lo si preme, viene cancellato il carattere immediatamente a sinistra del cursore. Il tasto Canc è il tasto che sta nella parte centrale della tastiera, sotto il tasto Ins e sopra i tasti di direzione. Anche in questo caso, premendo viene cancellato un carattere tirando gli altri indietro di una posizione, ma questa volta è il carattere a destra del cursore a venire cancellato. Premendo più volte uno dei due tasti per cancellare caratteri, si eliminano facilmente piccole parti di testo. Se, invece occorre eliminare parti estese come una o più righe oppure uno o più paragrafi , allora è preferibile eseguire questa sequenza operativa:

  1. Selezionare la zona di testo da cancellare.
  2. Premere il tasto Canc.

In alternativa al tasto Canc, si può fare clic su Modifica nella Barra dei menu, e poi su Cancella. La cancellazione non prevede un'ulteriore richiesta di conferma: il testo viene eliminato e basta. Se ci si accorge di aver tolto testo che invece andava lasciato, è necessario ricorrere al comando Annulla, ma immediatamente dopo la cancellazione.

Trovare e sostituire

A volte succede, durante la correzione del testo, di avere bisogno di una certa parola, perchè potrebbe essere necessario sostituirla con un'altra. In questa situazione serve una funzione che prima cerca il testo e poi lo sostituisce con un altro opportunamente indicato al programma. Si tratta di una ricerca o di una ricerca e sostituzione, è possibile cercare un certo testo (o un attributo o un elemento particolare):

  • In tutto il documento

  • Solo dalla posizione del cursore in poi

  • Dalla posizione del cursore verso l'inizio del documento.

Come si può notare, il tipo di comando cerca di risolvere un'esigenza dell'utente piuttosto importante, con la maggiore flessibilità possibile.

Il comando Trova

Per trovare un elemento all'interno di un testo, deve essere attivato il comando Trova. Normalmente si cerca una parola, ma nulla toglie che possa essere cercata un'intera stringa di caratteri o un'intera frase.

La sequenza operativa è simile in tutti i programmi di gestione testi:

  1. Fare clic su Modifica, nella Barra dei menu.

  2. Fare clic su Trova e si aprirà la relativa finestra di dialogo.

  3. Nella casella indicata con Trova, scrivere la parola cercata o, più in generale, il gruppo di caratteri.

  4. Avviare la ricerca, facendo clic sul pulsante di conferma Trova successivo oppure OK.

Se il programma trova un'occorrenza della parola o della stringa di caratteri cercata, la mostrerà selezionata nel testo. La finestra di dialogo Trova rimarrà aperta, chiedendo se si desidera continuare la ricerca della successiva occorrenza della stessa stringa oppure no. Nel caso in cui si sia trovato ciò che si cercava, si può chiudere la finestra di dialogo facendo clic sul pulsante di chiusura.

Per affinare la ricerca, esistono alcune opzioni attivabili dall'utente. Ipotizzando di cercare una parola, si può chiedere di:

  • Attivare o disattivare il controllo delle minuscole e delle maiuscole.
  • Cercare solo parole intere.
  • Utilizzare caratteri jolly.

Attivare il controllo delle minuscole e delle maiuscole permette di trovare la parola esattamente come è stata scritta.

Disattivarlo significa chiedere di individuare la parola con tutte le combinazioni possibili.

Per esempio, attivare il comando sulla ricerca della parola "Roma", non farebbe segnalare la presenza nel documento della parola "roma", né di "ROMA". Attivare l'opzione per cercare solo le parole intere potrebbe servire proprio nel caso di "Roma".

Non facendolo, il comando troverebbe (correttamente) anche "aroma" e "Romania", se questi termini fossero nel testo.

L'opzione di ricerca dell'utilizzo dei caratteri jolly consente di trovare un termine, con alcune varianti possibili.

Per esempio, si potrebbe chiedere di cercare tutte le parole che iniziano con "mang". Il comando troverebbe "mangio", "mangerò".

Si potrebbe anche chiedere di trovare tutti gli anni finali che appartengono ai decenni del 1900, scrivendo una sintassi come "19?9".
Il programma troverebbe "1999", "1989", "1969" e così via.

Non si deve dimenticare la possibilità di chiedere la ricerca di un attributo o di un elemento particolare.

Tra i primi, per esempio, ci potrebbe essere il grassetto, un certo colore di carattere oppure tutte le frasi con allineamento centrato.

Tra gli elementi particolari, si potrebbe chiedere di cercare, per esempio, tutti i caratteri di salto pagina oppure un tabulatore.

Il comando Sostituisci

Il comando Sostituisci consente di rimpiazzare una stringa con un'altra.

Le procedure di ricerca e sostituzione sono molto simili, con la sola differernza che nella scheda Sostituisci si può inserire il testo con cui rimpiazzare quello individuato dalla ricerca. Le opzioni di ricerca sono le stesse del comando Trova. Le differenze iniziano con la seconda casella di testo , chiamata "Sostituisci con", nella quale va scritto il testo che si intende sostituire a quello cercato. Una volta avviato il comando, facendo clic sul pulsante di conferma Trova successivo il programma potrebbe trovare la successiva occorrenza della stringa cercata.

A questo punto è necessario rispondere se si desidera:

  • Cercare l'occorrenza successiva, senza effettuare la sostituzione.
  • Sostituire la stinga e cercare la successiva occorrenza.
  • Procedere alla sostituzione di tutte le stringhe in tutto il documento, senza ulteriore conferme per ognuna.
  • Chiudere la fase di ricerca.

Nella ricerca e sostituzione, come nella sola ricerca, è possibile indicare attributi oppure elementi speciali del testo.
Per esempio, in tutte le occorrenze della parola "Roma", cercandola come parola intera si potrebbe sostituire il colore corrente con il colore rosso.

Un altro esempio potrebbe essere lo spostamento di tutte le scritte con allineamento centrato e dimensione 18 punti con le stesse scritte, ma con allineamento a sinistra e dimensione 20 punti.