Elaborazioni testi

Per iniziare

In questo capitolo si parlerà della gestione di file di testo, della loro estensione, del salvataggio di un documento in formato diverso dal .doc. Inoltre, si avrà modo di conoscere alcune delle barre più importanti, quali la barra dei menu e degli strumenti.

Primi passi con un elaboratore di testi

Scrivere con un computer rende molto più semplice e veloce la produzione di documenti dall'aspetto professionale. Chi utilizza un programma di gestione testi è in grado di stampare una lettera ben fatta o altri tipi di documenti in pochi minuti.

Cosa vuol dire, dunque, "gestione testi" e cos'è un " documento "?

Gestire un testo significa:

Aprire un programma di elaborazione testi

Per creare un nuovo documento oppure per lavorare su uno già esistente occorre avviare il programma di gestione testi. In ambiente Windows, esistono diversi modi per lanciare in esecuzione Word. Il sistema classico è:

Fare clic sul pulsante Avvio/Start. Selezionare la voce Programmi Apparirà il sottomenu con l'elenco di tutti i programmi. Fare clic sul nome del programma.

Un'altra possibilità per lanciare in esecuzione Word è individuare l' icona sul Desktop e fare doppio clic su di essa.

In Windows 98, poi, accanto al pulsante Start, nella Barra delle Applicazioni, ci sono le icone per l'avvio veloce dei programmi. Per lanciare in esecuzione Word basta fare solo un clic sulla icona corrispondente.

Con Office, Microsoft fornisce la Barra degli strumenti di Office, che normalmente si dispone su uno dei quattro lati della videata. Tra l'altro, essa contiene l'icona di avvio di Word. Facendo clic su di essa, il programma di gestione testi Microsoft verrà lanciato in esecuzione.

Fatto questo apparirà sullo schermo la finestra di Word.

Aprire un documento esistente, apportare modifiche e salvare

Se il programma è stato aperto facendo doppio clic sull'icona presente sul Desktop oppure con la sequenza operativa che passa attraverso il menu Programmi, la finestra di lavoro iniziale mostrerà un documento vuoto.

Per aprire un documento già esistente, invece, occorre richiamarlo dal disco sul quale è memorizzato.

La sequenza classica per aprire un file è:

Fare clic su File. Fare clic su Apri.

Si aprirà la finestra di dialogo relativa che visualizza le periferiche di memoria di massa e, al loro interno, le cartelle del file system .

Sarà sufficiente scegliere la cartella nella quale è contenuto il documento memorizzato, selezionarlo e fare clic sul pulsante di conferma (questo pulsante, solitamente, prende il nome di Apri oppure di Ok). Word 2000, la versione più recente del programma Word, permette la scelta del documento da aprire da diversi criteri. La finestra di dialogo Apri è divisa in tre zone verticali, delle quali la prima a sinistra è una barra di navigazione, la seconda visualizza l'elenco dei nomi e la terza visualizza particolari "viste" del documento, come l'anteprima o informazioni statistiche (autore, numero di caratteri, ultima data di stampa).

La barra di navigazione contiene cinque pulsanti:

Facendo clic su Cronologia, nella zona centrale il programma elencherà i nomi dei file con i quali si è lavorato di recente.

Il pulsante Cartella predefinita consente di vedere i file della cartella standard dove Word 2000 memorizza i documenti quando l'utente non specifica diversamente; solitamente in Windows questa cartella prende il nome di Documenti.

Il clic su Desktop permette di visualizzare l'intero file system del computer a partire dal Desktop di Windows e comprendendo tutte le periferiche di memoria di massa configurate. Preferiti è un contenitore di file che l'utente può riempire nel corso del tempo. In esso possono essere inseriti, e quindi successivamente prelevati, i documenti che l'utente ritiene particolarmente significativi. Il pulsante Cartella Web, infine, permette direttamente l'accesso ai dischi presenti in rete locale o geografica. Scegliere un file tra quelli memorizzati di recente (il secondo dei due criteri elencati in precedenza) è semplice e funzionale. In fondo al menu File, i programmi più evoluti riportano l'elenco degli ultimi documenti memorizzati, completi dell'indicazione del percorso, se sono stati memorizzati in una cartella diversa da quella corrente. L'ordine è cronologico, nel senso che viene indicato con "1" il documento memorizzato per ultimo, con "2" il penultimo è così via, continuando a ritroso.

Per esempio, per aprire il documento che è stato salvato per ultimo alla chiusura della precedente sessione di lavoro con il programma di gestione testi, è sufficiente:

Nota: Per aprire un documento già esistente, in alternativa, si può operare con tastiera. In Windows, si può tenere premuto il tasto Alt e contemporaneamente premere la lettera sottolineata nella Barra dei menu, che per File è la "F" Una volta aperto il menu File, è sufficiente premere il tasto del numero che contrassegna il documento da aprire.

Un'ultima considerazione va fatta sulla possibilità di aprire un documento già esistente, partendo direttamente dall'icona che lo rappresenta, (in Esplora Risorse o Risorse del Computer). In relazione allo stato del programma (in esecuzione oppure no), si hanno situazioni leggermente diverse. Nel primo caso, il documento viene aperto e visualizzato direttamente nella finestra di lavoro del programma. Nel secondo caso (ossia programma non in esecuzione), il sistema operativo prima apre il programma di gestione testi associato al documento e poi il documento stesso viene aperto nella finestra di lavoro. A questo punto si può iniziare a fare correzioni o modifiche, finche non si decide di chiudere il documento. Prima, però è importante averne salvato la versione aggiornata. Nella finestra di dialogo Apri, non ci sono elenchi di file e cartelle per la scelta del nome o del tipo di file, ma compaiono spesso anche altre icone o pulsanti da sfruttare per diverse e comode funzionalità. Per esempio, in Word 2000 insieme ai pulsanti di navigazione ci sono una serie di strumenti, che permettono diverse modalità di visualizzazione dei file elencati nella zona centrale della finestra, alcune icone che danno la possibilità di spostarsi tra le cartelle del file system e altre che duplicano comandi del sistema operativo.

Così come accade in generale anche per i file del file system, si può desiderare di visualizzare i documenti:

L'intero gruppo di file può essere visualizzato in ordine di:

A sua volta, l'ordine di visualizzazione può essere diretto o inverso, il che viene ottenuto semplicemente facendo clic su uno dei pulsanti che reca il nome della proprietà secondo la quale si intende ordinare.

Per esempio, se si desiderano visualizzare i documenti per data, basta fare clic sul pulsante Data.

Facendo nuovamente clic sullo stesso pulsante, gli stessi file vengono ordinati sempre per data, ma in ordine inverso: se prima erano ordinati dal più recente al più vecchio, con il clic su Data vengono visualizzati al contrario. Per spostarsi nel file system ci sono l'icona per tornare alla cartella precedente, l'icona per passare alla cartella di livello superiore e quella per accedere al Web. Con le icone che duplicano gli strumenti del sistema operativo, è possibile:

In Word 2000, infine, c'è anche un pulsante indicato genericamente con Strumenti.

Facendo clic su di esso, appare un menu a tendina nel quale sono elencati interessanti comandi.

Insieme con Elimina, duplicazione dell'icona omonima, ci sono:

• Trova, per cercare file con particolari caratteristiche.

• Rinomina, per cambiare nome a un file.

• Stampa, per lanciare direttamente in stampa un documento senza aprirlo.

• Aggiungi a Preferiti, per aggiungere il file selezionato all'elenco di quelli considerati preferiti.

• Connetti unità di rete, per collegarsi a un disco in rete.

• Proprietà, per accedere ed, eventualmente, variare le proprietà del file selezionato.

Tra essi , il comando Trova è veramente comodo. Permette di cercare in un gruppo di file molto grande (anche in un intero disco) tutti quelli rispondenti a particolari requisiti. Per esempio, si potrebbe voler cercare i file che sono stati memorizzati da una certa data a un'altra, quelli che contengono alcune specifiche parole, quelli il cui nome contiene una certa scritta. Le condizioni elencate nell'esempio possono essere molte e anche integrate insieme.

Aprire documenti diversi

Word permette di tenere aperti contemporaneamente più documenti .

In Windows, il nome del documento è composto da due parti, separate da un punto. La parte di sinistra è il nome vero e proprio. Quella di destra è detta estensione . L'estensione del nome di un file aiuta a individuare il formato . Dal formato di un file si può risalire a quale sia l'applicazione associata a esso, ossia quella che lo ha generato.

Questa identificazione è fondamentale per poter lavorare con un computer, perchè normalmente un documento creato con un programma non viene letto da un altro. Questo significa che un programma di gestione testi è in grado di aprire sicuramente tutti i documenti creati con il programma (detti documenti in formato nativo), ma cosa accade se deve aprire uno generato da un altro. Normalmente, il documento non viene riconosciuto e viene segnalato un messaggio di errore. Per superare difficoltà di questo tipo, i produttori dei programmi hanno aggiunto delle funzionalità di conversione archivi. Normalmente nella finestra di dialogo Apri , accanto alla casella con il nome del documenti da aprire, appare un'altra casella di testo a discesa con la scritta Tipo di file. Facendo clic sul pulsante con la freccia in basso, si apre una piccola finestra a tendina con l' elenco dei diversi formati riconosciuti dal programma di gestione testi, che esso è in grado di leggere convertendo nel proprio.

Per esempio , si potrebbe dover leggere da Word un documento prodotto in WordPerfect versione 6.0. Per farlo è necessario aprire finestra di dialogo Apri e nella casellaTipo file selezionare WordPrefect 6.x.

Un formato di documento di tipo generale, riconosciuto praticamente da tutti i programmi di gestione testi evoluti, è quello RTF (Rich Text Format). Conviene utilizzarlo quando si intende trasferire un documento ma non si sa quale sia il tipo di programma in possesso del destinatario. Capita anche che diverse versioni dello stesso programma memorizzino i documenti con la stessa estensione, ma che questi siano incompatibili tra loro.

Creare un nuovo documento e salvarlo

Subito dopo l'apertura, il programma di gestione testi mostra la finestra di lavoro con un documento vuoto, appena creato. A questo punto si può iniziare subito a scrivere del testo, per poi correggerlo e, infine, salvarlo su disco. Se in un qualunque momento successivo si desidera creare un nuovo documento, la sequenza operativa da eseguire è la seguente:

In Word 2000, contrariamente a quanto ci si potrebbe aspettare, non appare direttamente un foglio bianco vuoto nel quale scrivere il testo del nuovo documento. Appare, invece, la finestra di dialogo Nuovo, nella quale si può scegliere sia il documento vuoto, sia un altro documento tipo, da scegliere tra i modelli forniti con il programma.

Dalla finestra di dialogo Nuovo è possibile scegliere anche una Composizione guidata, che permette di creare un nuovo documento rispondendo a una serie di domande formulate in diverse finestre di dialogo, che vengono visualizzate una dopo l'altra. Per creare direttamente un nuovo documento, in Microsoft Word è possibile utilizzare una particolare combinazione di testi rapida. Premendo Ctrl+N, il programma apre direttamente una finestra con il documento vuoto, saltando la fase delle richieste della finestra di dialogo. Nonostante la pagina completamente bianca, il documento è già strutturato e possiede tutte le impostazioni necessarie per inserire testo. Infatti la pagina ha già un formato (in genere l'A4), con il suo orientamento (solitamente verticale), dei margini (spazio da lasciare libero dal testo sopra, sotto, a sinistra e a destra), un carattere da utilizzare (font e dimensioni) e le proprietà che devono avere i paragrafi di testo (come allineamento e interlinea). Queste impostazioni vengono lette dal modello di pagina predefinito, che prende il nome di Documento vuoto.

Salvare un documento sull'hard disk o su un dischetto

Quando si scrive con un programma di gestione testi, è fondamentale memorizzare spesso i documenti su disco.

Un computer, infatti, lavora tenendo dati e istruzioni del programma nella memoria centrale o RAM (Ramdom Access Memory), che è di tipo elettronico. In quanto tale, essa funziona finchè viene alimentata con l'energia elettrica.

Improvvisamente il computer potrebbe però spegnersi (magari solo perchè è venuta a mancare l'alimentazione a causa di un sovraccarico nella zona). In questa sfortunata ipotesi, tutto il lavoro svolto e non ancora salvato su dischi magnetici andrebbe perduto, costringendo l'utente a scrivere nuovamente il testo prodotto fino a quel momento.

Il salvataggio del documento in un file sul disco, invece, garantisce che il lavoro rimanga protetto, con la possibilità di recuperarlo successivamente in qualsiasi momento. In particolare, è consigliabile effettuare l'operazione di salvataggio periodicamente, ogni dieci minuti circa, anche mentre si sta digitando il testo. Il vantaggio è che, se dovesse andare via la corrente, si sarebbe perso solo poco lavoro, più facile, quindi, da recuperare. Per salvare la prima volta un documento su disco rigido o su dischetto, la sequenza operativa da seguire è:

1. Fare clic sul pulsante di conferma (Salva oppure OK).

Se la cartella nella quale si desidera memorizzare il documento non esiste, la si può creare con l'apposita icona presente nella finestra di dialogo Salva con nome. Per ciò che riguarda il nome, è importante che sia sufficientemente chiaro e che indichi in modo evidente il contenuto del documento, per poterlo individuare con facilità in momenti successivi. Le versioni del sistema operativo Windows 95, 98, 2000 e NT permettono di scrivere nomi di file (inteso come nome, punto ed estensione finale) lunghi fino a 256 caratteri . Normalmente l'estensione non appare accanto al nome, ma viene aggiunta automaticamente dal programma. Per esempio, per i file creati con Microsoft Word l'estensione è DOC (caratteri iniziali di "documento"), mentre per quelli creati con Lotus WordPRo è LWP (acronimo del nome del programma). E' possibile salvare un documento anche con un formato diverso da quello nativo, per poterlo trasferire in un altro computer che ha un programma di gestione testi diverso. L'operazione può essere eseguita scegliendo il formato nel quale si desidera salvare il documento tra quelli elencati nella casella accanto a Tipo file, lo stesso tipo di casella presente anche nella finestra di dialogo Apri.

Dopo averlo salvato la prima volta, la versione aggiornata di un documento può essere salvata più semplicemente facendo clic sull'icona Salva. Solitamente ha l'aspetto di un dischetto e compare tra le altre icone di frequente utilizzo sotto la Barra dei menu.

Nota: Come per quasi tutte le voci più importanti accessibili da menu, anche per il salvataggio esistono delle combinazioni rapide di tasti, che permettono di eseguire il comando utilizzando solo la tastiera. In Word 2000, per eseguire il comando Salva sono disponibili: Ctrl+S, Alt+Shift+F2 e Shift+F12. Per eseguire Salva con nome, è sufficiente premere solo F12.

Memorizzare documenti non serve solo per evitare di perdere il lavoro svolto, ma anche per motivi di archiviazione. Da questo punto di vista, si può immaginare un disco come un grande armadio, nel quale i documenti sono conservati in cartelline, ognuna delle quali ha il nome riportato sulla copertina.

A loro volta i documenti possono essere organizzati in cartelle (quelle del file ) ben distinte e indicate con i nomi chiari e precisi. Una buona organizzazione permette il rapido reperimento del documento creato, nel momento in cui se ne avrà nuovamente bisogno.

Chiudere un documento

Una volta scritto, corretto e rivisto un documento , arriva il momento di terminare il lavoro. L'operazione viene detta Chiusura del documento e può essere eseguita con almeno tre modalità diverse:

La sequenza operativa tipica per tutti i programmi di gestione testi è:

Se il documento era stato già salvato in un file, la finestra che lo visualizza si chiude immediatamente. Se, invece, il documento era stato modificato e non salvato, il programma se ne accorge e visualizza un messaggio nel quale viene chiesto se si desidera salvarlo, prima di chiudere.

Le risposte possibili sono tre:

• Si. In questo caso il programma memorizza la versione corrente del documento, aggiornando la precedente, e poi lo chiude.

• No. La versione corrente del documento non viene memorizzata e si perdono le modifiche effettuate dopo l'ultimo salvataggio.

• Annulla. Facendo clic su questa voce, si rinuncia a chiudere il documento e si ritorna nella finestra lavoro.

In tutte le finestre del sistema operativo Windows, in alto c'è la Barra titolo che reca nella zona a destra i tre pulsanti Riduci a icona, Igrandisci/Ridimensiona e Chiudi. Anche le finestre secondarie (ossia quelle che contengono il documento all'interno della finestra di lavoro del programma) hanno un pulsante di chiusura in alto a destra. Serve per ottenere una chiusura più rapida, rispetto alla sequenza File/Chiudi. Il risultato è lo stesso. Analogamente, è possibile chiudere un documento utilizzando la tastiera. E' sufficiente tenere premuto il tasto Ctrl e premere contemporaneamente il tasto funzione F4, per impartire il comando di chiusura del documento corrente. In Windows, la combinazione Ctrl+F4 chiude il documento corrente, mentre Alt+F4 provoca la chiusura del programma.Difficilmente si aprono più documenti contemporaneamente con un programma di gestione testi. Lo si fa, a volte, per poter copiare parti di testo da un documento già scritto a un altro che si sta scrivendo.

Può capitare, comunque, di tenere aperti due o anche tre documenti insieme, sia per modificarli, sia per consultarli. Alcuni programmi, come Microsoft Word 2000, permettono di chiuderli tutti in un'unica volta, senza effettuare l'operazione per ognuno di essi. : In Microsoft Word 2000, se si tiene premuto il tasto Maiuscolo mentre si fa clic su File, nella Barra dei menu, invece di Chiudi appare Chiudi tutto e invece di Salva, appare Salva tutto. Sono i comandi per effettuare le operazioni descritte in un'unica volta su tutti i documenti che risultano aperti.

Utilizzare la funzione di Help

Prima o poi sorge la necessità di avere un chiarimento o una spiegazione su "come si fa per...".

Anche chi lavora da tempo con un programma di gestione testi può avere bisogno di applicare una funzione particolare, che conosce ma di cui non ricorda le modalità di attivazione. Si può chiedere aiuto (Help, in inglese), per esempio, per ottenere una spiegazione di come sia possibile inserire un grafico oppure i simboli matematici necessari per scrivere un'equazione. Qualunque sia la motivazione, i programmi di gestione testi sono correlati di una guida che contiene pagine di aiuto, accessibili per parola chiave oppure per argomento. La guida normalmente è organizzata in una serie di pagine che possono essere consultate in sequenza oppure singolarmente, come se fossero lezioni di un piccolo corso incentrato sul programma.

Come per altri comandi, anche per utilizzare l'Help ci sono diverse possibilità. Non è standardizzato ufficialmente, ma tutti i programmatori sfruttano il tasto funzione F1 per avviare le funzioni di aiuto. La guida è organizzata in tre pagine:

Sommario Indice Ricerca Libera

Nelle pagine sotto la linguetta Sommario viene visualizzato l'elenco dei titoli riguardanti i testi sull'utilizzo del programma. Facendo clic su uno dei titoli, appare il testo corrispondente, che potrà essere scorso a video oppure stampato. Facendo clic sulla linguetta Indice, viene mostrato un elenco di voci in ordine alfabetico, sulle quali è possibile fare una ricerca anche digitando solo alcuni dei caratteri iniziali del lemma. Con Trova, infine, c'è la possibilità di chiedere informazioni per argomento, scrivendo una o più parole chiave. Il sistema di Help visualizzerà l'elenco dei testi che le contengono e l'utente potrà scegliere quello che ritiene più utile. Le versioni più aggiornate di alcuni programmi di gestione testi danno la possibilità di chiedere aiuto in linguaggio naturale.

Premendo F1, per esempio, Word 2000 fa apparire un fumetto in corrispondenza dell'Assistente di Office, all'interno del quale c'è una casella di testo in cui scrivere la propria domanda.

Nota: L'Assistente di Office è un simpatico pupazzetto, a scelta tra otto diversi, che Microsoft ha aggiunto in Office 2000 per rendere più amichevole il rapporto tra l'utente e i programmi.

Se si chiede: "Come si fa per inserire un'immagine nel documento?", Word 2000 fornisce un elenco di argomenti che dovrebbero rispondere alla domanda. Sarà sufficiente leggere i titoli e scegliere la voce che interessa per visualizzare il testo di aiuto. Se si desidera tuttavia ottenere aiuto attraverso il metodo classico della Barra dei menu, il riferimento è l'ultima voce sulla destra della barra indicata con un punto interrogativo (?),. Se si fa clic sul punto interrogativo, appare un menu a discesa nel quale si può scegliere la voce che dà accesso alla guida utente. Insieme con essa, vengono elencate anche altre funzionalità integrative. Per esempio, c'è la possibilità di accedere direttamente al sito Internet predisposto per l'aiuto dal produttore del programma. In fondo viene sempre mostrata la voce Informazioni su. Un clic su questa voce causa l'apertura di una finestra di informazione con il numero della versione del programma in uso, il numero e l'intestatario della licenza e alcune altre informazioni sulle proprietà intellettuali coinvolte nella stesura del programma.

Modificare le impostazioni di base

Tutti i programmi di gestione testi sono molto flessibili per quanto riguarda la personalizzazione sia del documento sia dell'ambiente di lavoro: possiamo modificare il contenuto delle barre degli strumenti e di formattazione, mostrare o meno le barre stesse, modificare il modo in cui le pagine del documento sono visualizzate e la loro percentuale di ingrandimento, assegnare tasti di scelta rapida a comandi.

Cambiare il modo di visualizzazione di una pagina

In un ambiente grafico come Windows si parla di WYSIWYG , per indicare che ciò che si vede a video è ciò che si ottiene sulla carta. Infatti, tutti i programmi di gestione testi normalmente visualizzano il documento con scritte, immagini e altre componenti esattamente identiche a come verranno stampate sui fogli di carta. Esistono comunque più modalità di visualizzazione di un documento. Quelle disponibili in Word 2000 sono:

Nella zona inferiore della finestra di lavoro, sulla sinistra della Barra orizzontale di scorrimento, sono presenti quattro pulsanti, ognuno dei quali fa riferimento a una delle quattro modalità elencate.

Per attivare una di esse, è sufficiente fare clic sul pulsante che reca lo stesso nome. Per attivare una delle modalità di visualizzazione descritte, invece del clic su uno dei pulsanti sulla sinistra della Barra orizzontale di scorrimento, si può fare anche clic su Visualizza, nella Barra dei menu, poi scegliere quella desiderata.

La visualizzazione in modalità WYSIWYG iè quella indicata con " layout di stampa". Questa è la modalità di visualizzazione che gli utenti preferiscono avere a video, perchè permette di vedere esattamente come i vari elementi presenti in un documento verranno messi sulla pagina stampata. Con questa modalità è semplice controllare e modificare, i margini, le intestazioni e le note a piè pagina. E' più semplice anche collocare immagini, grafici e tabelle all'interno del documento. Se il testo viene posto su più colonne, i caratteri, scorreranno all'interno delle colonne seguendone l'impostazione. Insieme con la Visualizzazione layout di stampa, è possibile farsi mostrare anche quella di Word 2000 chiama mappa del documento.

Per attivarla si esegue questa sequenza operativa:

La finestra di lavoro si divide in due colonne in quella di sinistra, più stretta ma ampliabile con il mouse, vengono visualizzati i titoli di diverso livello in cui è strutturato il documento. La mappa è navigabile, nel senso che, facendo clic su uno dei titoli, nella colonna a destra appare la parte del documento che inizia con quel titolo.

La visualizzazione normale, invece, è utile per digitare testo rapidamente, quando si ha un computer non troppo veloce.

Dato che non vengono mostrate le immagini e i disegni e la gestione grafica della pagina è semplificata, il programma lavora più velocemente. La visualizzazione Web è utile per simulare un'anteprima di come verrebbe visualizzato il documento con un browser come Microsoft Internet Explorer oppure Netscape Navigator. La visualizzazione a struttura permette di individuare meglio la struttura dei documenti che hanno diversi livelli di identificazione. Documenti di questo tipo sono, per esempio libri divisi in capitoli, paragrafi e sezioni. Si può chiedere al programma di visualizzare solo i livelli principali per facilitare lo spostamento di blocchi di testo e l'organizzazione di documenti molto lunghi. Si può, comunque, visualizzare anche l'interno dei livelli inferiori del documento e il testo. La finestra di lavoro dei programmi di gestione testi nel corso degli anni ha accumulato oggetti di vario genere. Oltre la barra dei menu, nei programmi attuali ci sono anche Barre degli strumenti, il Righello orizzontale e quello verticale, la Riga di stato. Siccome lo spazio destinato al contenuto del documento in senso stretto è divenuto sempre più esiguo, nei programmi di gestione testi più avanzati è stata inserita una funzione che permette la visualizzazione del documento a schermo intero. In Microsoft Word 2000, la sequenza operativa per attivarla è:

Il documento occuperà l'intera videata senza l'ingombro delle varie barre e delle componenti della finestra.

Per tornare alla visualizzazione classica, si può agire in due modi. Si può premere il pulsante con la scritta Chiudi schermo intero che è presente sul video, oppure si può ripetere la sequenza iniziale Visualizza/Schermo intero e tutto tornerà normale.

Oltre alle varie modalità di visualizzazione c'è la funzione Anteprima, che permette, invece di visualizzare il documento esattamente come sarà nel suo aspetto finale.

In Word 2000 nel menu File sono presenti due voci:

• Anteprima di stampa

• Anteprima pagina Web

Facendo clic su Anteprima di stampa la finestra di lavoro si modifica per visualizzare anche più pagine del documento affiancate con l'aspetto di miniature. Facendo clic su Anteprima pagina Web viene aperto il browser e il documento viene visualizzato come se fosse stato letto da Internet.

Usare gli strumenti di ingrandimento, zoom della pagina

In un programma di gestione testi le azioni di ingrandimento (zoom della pagina), vengono attuate con la funzione Zoom.

Facendo clic su:

Il programma mostrerà una finestra di dialogo nella quale è possibile impostare la percentuale alla quale visualizzare il contenuto della pagina.

Un valore di 100% corrisponde alle dimensioni reali che il documento avrà una volta stampato. Una percentuale inferiore causa il rimpicciolimento dell'immagine. Lo zoom misurato in percentuale è valutato in valore assoluto rispetto alle dimensioni reali del foglio. Da una parte è comodo perchè fissa in modo certo le dimensioni visibili di testo e grafica, dall'altra provoca qualche problema quando si riduce la larghezza della finestra di lavoro. Con una larghezza inferiore, infatti, una parte del testo rimane nascosta e non si riescono a visualizzare interamente le righe. Per evitare questa difficoltà, si può fissare lo zoom a un valore relativo alle dimensioni della finestra. Alcuni valori possibili sono:

Con Larghezza viene visualizzata la pagina per l'intera larghezza, compresi i margini e un piccolo spazio ai lati del foglio, proprio come se fosse poggiato su una scrivania.

La voce Larghezza testo, invece, amplia la visibilità del rigo, eliminando dalla finestra la vista dei bordi del foglio e dei margini. E' utile, ovviamente, soprattutto per documenti molto lunghi e disposti su numerose pagine. In Anteprima di stampa di Word 2000 viene resa disponibile una funzione di zoom particolare, con due soli valori:

Si passa dall'uno all'altro e viceversa, semplicemente facendo clic con il mouse. Il puntatore assume l'aspetto di una piccola lente d'ingrandimento, con il segno più (+) se facendo clic si passa al 100%, con il segno meno (-) se facendo clic si passa a visualizzare la pagina intera.

Modificare la barra degli strumenti

Le Barra degli strumenti raccolgono le icone che attivano comandi omogenei per argomento. La Barra degli strumenti Standard per esempio, tra le altre contiene le icone:

La Barra degli strumenti Formattazione contiene icone di comandi di fondamentale utilizzo come:

Tipo di carattere Dimensione Grassetto Corsivo Sottolineato Allineamento a sinistra. Allineamnto centrato. Allineamnto a destra. Allineamnto giustificato.

Le barre degli strumenti sono strumenti comodi e potenti, perchè permettono di evitare la serie di clic che occorrono per eseguire comandi partendo dalla Barra dei menu. E' possibile aggiungere altre barre a quelle solitamente disponibili nella finestra di lavoro. E' possibile anche personalizzarle, aumentando o eliminando icone e caselle di testo a discesa.

Nei vari programmi di gestione testi esistono modalità leggermente diverse per accedere alla personalizzazione delle barre degli strumenti. In Microsoft Word 2000, si può agire facendo clic con il tasto destro del mouse quando il puntatore è su una delle barre sotto la Barra del titolo. Appare un menu contestuale che contiene l'elenco di tutte le barre presenti nel programma. Facendo clic su una delle voci, si attiva o si disattiva la visualizzazione della barra relativa. Ogni barra attivata viene aggiunta ad altre, nelle righe sotto la Barra dei Menu. Se dovessero diventare troppe, Word 2000 permette di trascinare la singola barra e di lasciarla fluttuante sul video. In alternativa, con la tecnica del drag and drop si può portare una barra fino a uno qualsiasi dei quattro lati della finestra di lavoro e lasciarla attaccata a esso.

L'ultima voce in basso del menu contestuale della Barra degli Strumenti, in Word 2000 è Personalizza.

Facendo clic su di essa si apre una finestra di dialogo, nella quale si accede a tre pagine diverse di personalizzazioni.

Nella pagina sotto la linguetta Barra degli strumenti vi sono una serie di caselle di controllo per attivare o disattivare le barre disponibili. Nella pagina Comandi si possono aggiungere o togliere icone a discesa (come quella per la scelta del tipo di carattere) delle barre degli strumenti. Nella pagina Opzioni, infine si può personalizzare il modo di visualizzare i menù. Per esempio si può chiedere al programma di visualizzare le icone grandi oppure quelle formato piccolo e scegliere se far comparire oppure no le combinazioni di tasti rapidi accanto alle voci del menù.

Scambiare documenti

Per scambiare documenti con amici o colleghi di lavoro la cosa più semplice è avere lo stesso programma di gestione testi, in modo che un file salvato su un computer possa venire letto sull'altro ed essere utilizzato immediatamente. Se però i programmi sulle due macchine sono delle stesso tipo, ma di versioni diverse, potrebbero sorgere ugualmente alcune difficoltà. Quando si salva un documento è possibile specificare un diverso formato, e esso sarà leggibile da altri programmi.

Salvare un documento con un altro formato

Nel corso degli anni, per esempio, Microsoft Word per Windows è stato venduto con versioni contrassegnate da diversi numeri. Dopo una fugace apparizione di Word 1, ci sono in sequenza Word 2, Word 6, Word 97 e Word 2000. Word 97 è in grado di leggere i file prodotti con Word 6, mentre non è possibile il contrario. Word 97 e Word 2000, invece hanno file dello stesso formato (quindi immediatamente interscambiabili), ma le estensioni dei loro nomi sono .doc esattamente come lo sono quelle dei file salvati con le versioni precedenti dello stesso programma. Un modo per aggirare l'ostacolo è quello di fornire funzioni di conversione archivi, ossia il programma è in grado di salvare un documento nel formato nativo di un altro programma o di una versione diversa dallo stesso. In quest'ultimo caso, ovviamente, un programma riesce a convertire i propri documenti in quelli di una versione precedente ma non di una successiva. Tra i formati più diffusi (indicati con la loro estensione) ci sono:

• DOC (da DOCumento), per i documenti creati con Microsoft Word per Windows.

• RTF (Rich Text Format), un formato standard, che non è proprietà di nessun produttore di software.

• MCW, per i documenti creati con Microsoft Word per Macintosh.

• TXT (da TeXT), per i file di soli caratteri , senza alcun abbellimento grafico (o formattazioni ).

• HTM (Hyper Text Markup language), per i documenti da visualizzare con un browser per la navigazione in Internet .

Per esempio, uno stesso documento, di nome DIZIONARIO, nei cinque casi elencati assumerebbe i seguenti nomi completi:

I primi tre sono completi di tutti gli attributi estetici assegnati loro dall'utente, sotto forma di tipo e grandezza di carattere, allineamento ed eventuali tabulazioni. Nel caso di DIZIONARIO.TXT, il contenuto è di tipo testo e contiene solo caratteri senza formattazione di alcun genere. Il formato HTM riguarda la pubblicazione di pagine in Internet. Salvare un documento in un file di formato diverso da quello nativo è molto semplice. Nella finestra di dialogo Salva con nome, dopo aver scelto la cartella e il nome da attribuire al file, occorre fare clic sul pulsante con la freccia in giù accanto alla casella di testo Tipo file.

Apparirà una finestra contenente un elenco di formati, indicati con il nome del programma e l'estensione che assumerà il nome del file una volta memorizzato sul supporto di memoria.

Salvare un documento in un formato appropriato per l'invio a un sito Web

Word è in grado di salvare un documento nel formato HTM. L'estensione è derivata dal linguaggio HTML , utilizzato per realizzare le pagine da pubblicare in Internet . Per motivi legati alla necessità di velocizzare il trasferimento di dati da una macchina a un'altra, documenti da visualizzare con i browser vengono scritti in HTML. Grazie a questo linguaggio, non c'è bisogno di trasferire i documenti dal server Web così come appaiono sul video (sarebbe di dimensioni troppo grandi e impiegherebbero troppo tempo ad arrivare). Essi, invece, vengono trasferiti come una combinazione del testo da visualizzare e dei comandi che dicono in quale modo farlo.

In questo modo si riescono a costruire documenti che permettono di risparmiare moltissimo spazio rispetto ai file dei normali documenti dei programmi di gestione testi. E' il browser che si occupa di visualizzare il testo ricevuto, impaginando graficamente con le istruzioni impartite dai comandi arrivati insieme con esso.L' HTML è un vero e proprio linguaggio, che bisogna conoscere per realizzare documenti il più possibile corretti, per cui all'inizio della storia di Internet le pagine potevano essere realizzate solo da persone con competenze più vicine ai programmatori e non da normali utenti che sapevano scrivere, magari anche bene, con il computer. Le versioni dei programmi di gestione testi oggi, invece, permettono di scrivere semplicemente il documento, così come si è fatto, e poi salvarlo in modo che sia utilizzabile in un sito Web: è sufficiente scegliere, al momento del salvataggio, il formato HTM come tipo file. A questo punto il file è pronto per essere inviato a un sito Web.