[L’informatica e la comunicazione nell’azienda Università.]

 

La Società dell’informazione

 

Si parla della società dell’informazione quando nei processi produttivi al primato delle materie prime materiali, tangibili, si viene a sostituire il primato delle risorse immateriali, informazionali, appunto. Questa novità comporta una serie di conseguenze nella vita delle organizzazioni: la semplice disponibilità di materie prime non implica automaticamente un predominio sul mercato. Diventa preminente, in questo campo, la gestione delle informazioni, l’assetto e la cultura organizzativi. Tra le organizzazioni anche l’Università, coinvolta a pieno titolo all’interno di una società dell’informazione, è costretta a fare i conti con dei parametri di valutazione ormai mutati. In ossequio a essi, il presente lavoro si propone di studiare una via di miglioramento dell’organizzazione Università attraverso l’analisi di un semplicissimo flusso di informazioni. Tale analisi si avvarrà di uno studio interdisciplinare di tipo informatico, organizzativo e semiotico seguendo le linee guida della teoria del problem solving.

In primis dunque la constatazione del disagio, la cui raccolta dati è avvenuta attraverso interviste dirette e compilazione di questionari, oltre che analizzando i dati e le statistiche presentati durante la Conferenza sulla Didattica dell’Università di Sassari tenutasi nel settembre duemilasei. Il secondo passaggio, riguardante la definizione del problema, mette a confronto i dati ottenuti con le aspettative dell’azienda Università e degli studenti-utenti. Questo è il momento in cui il campo d’analisi si restringe a un unico evento: la registrazione degli esami e l’aggiornamento della carriera degli studenti. In seguito, attraverso la scomposizione del problema, si punterà a definire le cause del disagio: sarà allora doveroso passare ai raggi-x prima il flusso di informazioni della registrazione esami nel suo insieme, per poi porre sotto i riflettori ogni singolo momento del processo che dall’evento-esame porta alla registrazione informatica.

[eliminazione delle cause – Cosa fare]

[Decidere come agire – Come farlo]

[agire – previsioni conseguenze]

 

Dal Know how al Know What

L’utilizzo di tecnologie informatiche per la gestione della comunicazione interna è una fase fondamentale nella vita di un’organizzazione. Il primo aspetto da sottolineare è che il solo fatto di importare o aggiornare una strumentazione informatica non implica automaticamente un miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia. Non basta dunque la tecnologia, né tantomeno è sufficiente, per migliorare il funzionamento di un’azienda, il know how tecnico necessario per la gestione di tale tecnologia. Ciò che è importante, in un primo fondamentale momento all’interno del processo di informatizzazione di un’azienda, è lo studio preliminare su quale sia la tecnologia migliore per l’azienda. Questo significa, innanzitutto, identificare gli obiettivi da raggiungere, valutare lo status quo dell’azienda e selezionare attentamente dove e come operare con l’introduzione di nuove tecnologie informatiche. Si tratta di un passo iniziale spesso sottovalutato, in grado di determinare il buono o il cattivo esito di un aggiornamento tecnologico-informativo.

Il primo assioma alla base di un processo di questo tipo è che non esistono tecnologie perfette o tecnologie migliori tout court. È necessario recuperare l’antica nozione secondo la quale la tecnologia, non solo quella informatica o informativa, non è tanto un fine, quanto uno strumento finalizzato al raggiungimento di uno scopo. Un errore in questo senso comporterebbe il rischio di investire risorse preziose – specie all’interno di un’azienda a finanziamento pubblico quale l’Università degli studi di Sassari, oggetto del presente studio – senza portare l’effetto sperato. Il primo punto all’interno di un processo di informatizzazione esula perciò totalmente dall’informatica in sé e dalla tecnologia in generale. Bisogna fare riferimento alla situazione attuale dell’azienda, possibilmente con una fotografia dettagliata sui vari campi gestionali, selezionare quali aree necessitano più di altre un aggiornamento informatico, decidere gli obiettivi da raggiungere in quei campi selezionati, e, in ultima istanza, come raggiungere tali obiettivi. La linea teorica a sostegno di questa serie di operazioni punta a demistificare la tecnologia, riportandola al rango di strumento subordinato ai bisogni del soggetto.

Una prima doverosa disamina, prima di entrare nello specifico della gestione dei flussi informativi, riguarderà allora un confronto tra l’azienda università “ideale” e l’azienda università come si presenta oggi.

 

La Learning Organization

I parametri dell’azienda in costante evoluzione, la cosiddetta learning organization, impongono un processo di adattamento che non può partire se non da una consapevolezza dei limiti aziendali.

Cosa è una learning organization, innanzitutto. Una learning organization è un’organizzazione, appunto, in costante adattamento alle necessità del mercato. Essa mira a rispondere alle esigenze degli utenti nella maniera migliore possibile, vale a dire verificando in continuazione i bisogni degli utenti e le evoluzioni dell’ambiente organizzativo per i quali sviluppare strategie operative sempre più efficaci. Tuttavia, flessibilità e adattabilità, caratteristiche peculiari della learning organization, sono concetti ancora ancorati a teorie vaporose: il rischio principale, nella strategia di cambiamento aziendale, è che tali principi restino soltanto parole prive di una reale applicazione.

La complessità del mercato e la sua turbolenza impongono, per via del processo di evoluzione delle popolazioni organizzazionali, che un’azienda recepisca i mutamenti ambientali affinché conservi o aumenti la propria competitività e il proprio ruolo nel mercato. Per fare questo non serve solo verificare l’adesione ai consueti parametri di valutazione aziendale. Una learning organization deve avere la capacità di stimare costantemente l’adeguatezza dei parametri di valutazione e, se il caso, decidere se introdurre nuove voci all’interno degli stessi parametri (ie.reputazione dell’azienda, grado di fidelizzazione dell’utenza, influenza dei servizi forniti dall’Ateneo estranei e/o complementari alla didattica, facilitazioni logistiche e ambientali).

In questo senso riunioni e conferenze sono sempre più costellate di buoni propositi che purtroppo continuano a scontrarsi con una gestione che fa fatica non tanto ad “adattarsi”, quanto a diventare endemicamente  adattiva”.

 

Il caso dell’Università degli studi di Sassari

Il processo che porta da un’organizzazione “statica” a un’organizzazione “dinamica” è avvertito ancora di più nelle aziende pubbliche, quali appunto le Università. Nello specifico, come evidenziato dagli atti della Conferenza sulla Didattica dell’Università di Sassari tenutasi nel settembre 2006, il gap tra necessità e disponibilità finanziarie è una costante specie in un’azienda come l’Università degli Studi di Sassari, azienda dipendente per circa il 90% da stanziamenti pubblici comunque insufficienti a coprire tutte le necessità.

Davanti a questa situazione, stante l’impossibilità di fare affidamento su un aumento delle risorse economiche, si profila l’unica strada operativa della ottimizzazione delle risorse esistenti, secondo i parametri costanti di produttività, efficienza ed efficacia.

Il principale criterio di valutazione di un’università è la capacità di produrre laureati, nel minor arco di tempo possibile, con un attestato di Laurea spendibile nel mondo del lavoro in un arco di tempo il più breve possibile. Queste caratteristiche, come tra l’altro sottolineato dal Prorettore proprio nella Conferenza sulla Didattica, non sono però sempre compatibili, o per lo meno anticipano una questione complessa che si svolge sulle assi qualità/quantità.

Un incremento della qualità del servizio agli studenti in termini di didattica vorrebbe secondo una prima ipotesi una conversione dei Cdl ad accesso libero in Cdl ad accesso a numero programmato, o per lo meno in un Cdl subordinato a una selezione preventiva, non vincolata all’accesso a numero programmato, in grado di identificare una scala meritocratica e dei requisiti minimi per l’accesso al corso, o, ancora, fermo restando l’accesso libero, una valutazione iniziale degli studenti per istituire degli appositi corsi zero obbligatori per quegli studenti che presentino carenze in determinate (aree formative). Una scelta, anche teorica, tra queste possibilità non potrebbe però prescindere dalla distribuzione delle risorse pubbliche, in primis quelle del Miur che contano per il 70% sul totale delle risorse dell’Uniss, risorse distribuite in base al numero degli studenti iscritti. La questione, nello specifico dell’Uniss, è ancora aperta.

Imprescindibile, in quanto alla produttività, è anche il placement, ovvero la percentuale di studenti laureati che nell’anno successivo al conseguimento della Laurea hanno trovato un posto di lavoro attinente alla Laurea conseguita. Questo parametro, fondamentale nell’identificazione di un polo universitario di eccellenza, è allo stesso tempo vitale per la reputazione e la comunicazione esterna della facoltà. Valutato come indice di eccellenza, un placement elevato è la pubblicità migliore sia per i potenziali studenti, sia per aziende da coinvolgere in attività di tirocini e Stage. Allo stesso tempo questo porterebbe l’Università in primo piano all’interno della filiera di produzione di un mercato del lavoro, filiera che ha come interlocutori diretti aziende e istituti superiori, senza tuttavia dimenticare le possibili collaborazioni con altri poli universitari.

 

 

 


Davanti al divario tra obiettivi e risorse, è bene ricordare che convertire l’Università stessa in una vera e propria learning organization significa agire prima di tutto su attitudini comportamentali, abitudini acquisite e una cultura lavorativa sedimentata nel tempo. Imparare a imparare è una cosa molto difficile.

All’interno di questo contesto, riportare l’attenzione sulla gestione delle informazioni rappresenta una fase importante, seppur parziale, verso l’accorciamento di quel gap tra necessità e disponibilità economiche. In questo senso il presente lavoro vuole essere altresì un esempio di come la vita universitaria degli studenti sia legata a doppio filo alle necessità aziendali. Tramontato il mito fordiano che vuole gli obiettivi aziendali come antitetici al benessere della società e dei dipendenti, l’evoluzione della azienda Università punta invece verso un benessere generalizzato in grado di coinvolgere gli attori sociali del territorio, gli utenti e i lavoratori interni all’Università stessa. Anche attraverso la gestione delle informazioni.

 

 

Strategia operativa: dal “Cosa” al “Come”

 

COSA FARE

Decidere “Cosa fare” significa identificare un obiettivo. I processi comunicativi dell’Università sono vari e complessi, e coinvolgono diversi tipi di comunicazione aziendale: con gli attori istituzionali e sociali del territorio; diretta verso studenti/utenti reali e potenziali; interorganizzativa con altre università o istituti scolastici superiori; con aziende esterne interessate ai neolaureati, tirocinanti e stagisti; interna tra i diversi organi didattici; relativa al coordinamento del personale tecnico amministrativo; interna tra docenti e strutture tecniche di segreteria.

Proprio quest’ultimo tipo di processo informazionale influisce direttamente su svariati campi dell’università: coinvolge i docenti, primi “creatori” delle informazioni sugli esami sostenuti dagli studenti/utenti; riguarda poi gli operatori delle segreterie studenti, nel momento in cui viene effettuata la transcodifica che riversa i dati cartacei generati dai docenti entro un archivio informatico; investe infine  gli stessi  studenti/utenti, nel momento in cui fruiscono dei servizi delle segreterie studenti nelle ore di front-office. 

Ovviamente, la pratica della registrazione degli esami interessa in ultima analisi, come attore principale ma nascosto di tutto il processo, l’Università come azienda. L’Università di Sassari investe infatti capitale nelle ore/lavoro che docenti e personale tecnico dedicano alla registrazione degli esami. Analizzare questo processo significa allora verificare se il rapporto tra l’investimento e il servizio è proporzionato alle aspettative e alle necessità dell’Università.

Cosa fare dunque: il paradigma da seguire è l’aumento della produttività e la diminuzione dei costi (efficacia ed efficienza). Aumentare la produttività significa diminuire il costo dell’operazione, limitando il più possibile le ore/lavoro per la registrazione degli esami, permettendo in questa maniera di migliorare tempi e qualità del servizio di front-office delle segreterie studenti e, nella migliore delle ipotesi, bypassandolo attraverso la digitalizzazione del servizio stesso.

 

Flusso di informazioni: la registrazione di un esame

La registrazione degli esami, come abbiamo detto, avviene attraverso la compilazione manuale dello statino, un foglio identificato da un codice univoco che viene redatto dopo ogni singolo esame da parte del docente. Tale statino viene poi recapitato negli uffici della segreteria studenti afferenti alla facoltà alla quale fa riferimento l’insegnamento. In segreteria studenti avviene poi lo scorporo degli statini nei fascicoli personali degli studenti e la registrazione informatica di ogni singolo esame sostenuto. Quest’ultimo momento prende il nome di transcodifica, ovvero di passaggio dell’informazione da un primo codice – quello cartaceo dello statino – a un secondo codice – quello elettronico del database studenti.

Si tratta dunque di un’operazione affatto semplice, che comporta tempi limitati se presi singolarmente (la transcodifica delle informazioni negli statini richiede ai tecnici di segreteria circa 1 ora di lavoro per 50 esami), tempi che però diventano elevati – implicando così anche costi elevati – una volta che le ore/lavoro vengono moltiplicate per tutti gli esami da registrare.

La segreteria della facoltà di Lettere e Filosofia, che serve anche la facoltà di Lingue e Letterature Straniere, nell’anno solare 2005 ha gestito una mole totale di crediti approssimabili in 52390 cfu. La facoltà di Lettere e Filosofia, nell’A.A. 2005/2006, con 2891 iscritti, è stata la facoltà con più iscritti di tutto l’Ateneo, cifra alla quale sono poi da aggiungere i 1251 iscritti della facoltà di Lingue e Letterature Straniere che fruiscono degli stessi sportelli della segreteria studenti.

Fermo restando che i Corsi di Laurea del nuovo ordinamento della facoltà di Lettere e Filosofia comprendono esclusivamente esami da 5 crediti, e che i piani di studio dei cdl della facoltà di Lingue e Letterature straniere presentano una media di 7 cfu a esame, partendo dalle statistiche fornite alla Conferenza sulla Didattica dell’Università di Sassari tenutasi nel settembre 2006, si può stabilire la cifra di circa 12000 statini (comprendenti anche gli esami degli studenti ancora iscritti secondo il Vecchio Ordinamento) registrati dalla segreteria studenti nell’anno solare 2005. Tale dato presenta comunque un range di approssimazione del 5%, in quanto sono da contemplare possibili accorpamenti di diverse semestralità di una medesima materia.

12000 statini, per 50 statini in un’ora, 240 ore/lavoro all’anno. È importante a questo punto sottolineare che il lavoro di registrazione degli statini non è sempre compatibile con il lavoro di front-office, anzi, l’aggiornamento informatico delle carriere degli studenti avviene per lo più in orario di chiusura al pubblico della segreteria studenti.

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Questo comporta un sovraccarico di lavoro ancora più rilevante se si considera, come dichiarato dagli stessi dipendenti della segreteria studenti (della facoltà di Lettere e Filosofia e Lingue e Letterature Straniere), che solo negli ultimi mesi si è riusciti a smaltire un lavoro pregresso di aggiornamento delle carriere studenti risalente addirittura agli anni precedenti.

Altro dato rilevante è la qualità del servizio fornito agli studenti/utenti: i problemi più sentiti riguardano la modalità di accesso, ovvero tempi di attesa troppo lunghi per accedere al servizio della segreteria studenti, e il merito del servizio fornito: tra i disagi più diffusi gli studenti hanno segnalato imprecisioni nei dati inseriti nella carriera di studi (vale a dire errori nell’aggiornamento degli esami sostenuti) o ancora lentezza nell’aggiornamento degli stessi esami. In alcuni casi estremi si è persino verificato lo smarrimento dello statino.

Le carenze del servizio, unite ai costi in termini di ore/lavoro della segreteria studenti, hanno inoltre una ricaduta sull’immagine della Facoltà e dell’Università, rivelandosi antitetiche al processo di fidelizzazione dell’utenza.

 

COSA FARE: obiettivi operativi

Migliorare efficacia ed efficienza, questo è l’obiettivo “astratto”. Concretamente tale intento si traduce in una riduzione delle ore/lavoro necessarie alla registrazione esami e contemporaneamente in un calo – se non un abbattimento a zero – della possibilità di errore nel processo di transcodifica. Conseguentemente, raggiungere tale obiettivo significa generare soddisfazione negli utenti e nei dipendenti e migliorare la reputazione della Facoltà, oltre ovviamente a garantire all’Università un incremento di produzione mantenendo le spese costanti, se non addirittura diminuendole.

 

COME FARE

Pianificare una strategia d’azione significa innanzitutto analizzare il processo sul quale si intende intervenire. In questo caso specifico, è opportuno suddividere il processo comunicativo che investe la registrazione degli esami nelle sue varie fasi, per poi analizzarle singolarmente, in modo da rilevare ridondanze e dispersioni di informazione. Una prima attenzione è da rivolgere alla compilazione dello statino come nascita dell’intero flusso informazionale; sarà poi la volta del sistema informatico utilizzato dalla segreteria studenti e le sue varie modalità di utilizzo. L’ultimo passo di questa prima analisi riguarderà il confronto tra i due linguaggi, mettendo in evidenza le affinità e le difformità tra i due sistemi. Una volta identificate le cause che ostacolano il raggiungimento degli obiettivi sarà la volta della fase propositiva, che riguarderà l’utilizzo di nuovi sistemi comunicativi – meglio di un unico sistema integrato – votato al principio fondamentale della semplificazione.

Linguaggi artificiali e realtà: consapevolezza e funzionalità

Agire sul processo di registrazione degli esami significa fare i conti con il linguaggio artificiale: è necessario allora, prima di iniziare una vera e propria analisi del processo, stabilire le linee guida teoriche che siano gli strumenti del lavoro di studio.

Un linguaggio tout court è un modo di vedere il mondo. Pensare attraverso una lingua significa anche selezionare e dividere l’esperienza, coinvolgendo l’ambito non solo cognitivo, ma anche percettivo. Secondo la teoria dei codici di Eco, mutuata da Hjelmslev, che ripartisce in tre parti sia il piano dell’Espressione che quello del Contenuto (continuum, forma e sostanza), il primo importante passo del processo comunicativo riguarda la selezione dei tratti pertinenti sia nell’Espressione che nel Contenuto.

Selezionare i tratti pertinenti nel campo del contenuto significa decidere come suddividere l’esperienza, come imbrigliare il tutto indiviso della percezione (continuum del contenuto) entro categorie necessarie per distinguere, separare, pensare e nominare oggetti, cose, azioni. Ovviamente, partire dall’esperienza non significa eliminare dall’ambito del pensabile segni privi di un referente reale.

Ie. la suddivisione dei colori, arbitraria da lingua a lingua, o ancora i diversi nomi che per gli eschimesi corrispondono quello che nella nostra lingua è compreso nella parola-ombrello |neve|.

Dunque parlare significa anche pensare, certo, ma ancor prima percepire le cose entro una determinata griglia selettiva. Per quanto riguarda le lingue naturali questo viene fatto automaticamente, ed è un processo che si basa sull’apprendimento che parte fin dalla nascita, apprendimento che risente di fattori sociali e storici, oltre che, naturalmente, culturali.

Il linguaggio artificiale, a differenza di quello naturale, permette invece di agire consapevolmente a partire dal primo momento della selezione dei tratti pertinenti dell’esperienza – vale a dire dal momento in cui si applica all’insieme indiviso dell’esperienza “una struttura in virtù della quale alcune occorrenze concrete di unità del contenuto assumono natura posizionale e opposizionale” [Eco, p.76]. Come già detto, il linguaggio artificiale è costruito dall’uomo per svolgere particolari operazioni finalizzate al raggiungimento di un obiettivo specifico: dai più semplici, come il codice semaforico, o magari quello delle spie luminose sul cruscotto della macchina, ai più complessi, come i codici informatici.

Creare un linguaggio artificiale significa allora interagire con elementi extra-comunicativi, o extrasemiotici: il linguaggio artificiale dovrà essere funzionale a esigenze comunicative subordinate a scopi che esulano dall’ambito della comunicazione in sé. Nel nostro caso il linguaggio artificiale è allora da considerare come vincolato ai due assunti principali alla base del presente lavoro: Cosa fare (Know what) innanzitutto e, in seguito, Come farlo (Know how).

 

 

Linguaggio e informazione: dentro la teoria dei codici

 

Cosa significa “informazione”?

Spiegare cosa significhi la parola “informazione” non è cosa semplice. In linea di massima si tende a definire l’informazione come angente antientropico per eccellenza, come elemento di certezza che interviene in uno stato di disordine. Questa definizione, seppur parziale, è tuttavia importante per dare un ambito semantico a quello che è il microcosmo nascosto dietro il concetto di informazione.

 

Quattro tipi di informazione

Il termine |Informazione| ha due sensi fondamentali: (a) significa una proprietà statistica della fonte, e cioè designa la quantità di informazione che può essere trasmessa; (b) significa una quantità precisa di informazione selezionata che è stata di fatto trasmessa e ricevuta.

L’informazione nel senso (a) può essere considerata sia come (a,i) l’informazione a disposizione a una data fonte naturale, sia come (a,ii) l’informazione a disposizione una volta che un s-codice ha ridotto l’equiprobabilità della fonte.

L’informazione nel senso (b) può essere computata come: (b,i) il passaggio, attraverso un canale, di segnali che non hanno alcuna funzione comunicativa e che sono puri stimoli, naturali o meccanici; (b,ii) il passaggio, attraverso un canale, di segnali che hanno funzione comunicativa e cioè sono stati codificati come veicoli di alcune unità di contenuto.

                             [Eco, Trattato di semiotica generale, p. 62]

 

Definizioni: informazione e codice

Per il lavoro di questa tesi saranno solo due, delle quattro elencate, le definizioni di informazione da tenere in considerazione, ovvero (a,ii), l’informazione a disposizione una volta che un s-codice ha ridotto l’equiprobabilità della fonte, e (b,ii) il passaggio, attraverso un canale, di segnali che hanno funzione comunicativa e cioè sono stati codificati come veicoli di alcune unità di contenuto. Entrambe le definizioni fanno riferimento a un codice. Con s-codice, in questo caso, è da intendersi una griglia selettiva che sovrappone alla serie indefinita di eventi, che potevano verificarsi alla fonte, una serie di costrizioni, selezionando solo alcuni eventi come pertinenti (Eco, Trattato di semiotica generale, p.65].

La formulazione di un codice è necessaria alla trasmissibilità dell’informazione. La prima arbitrarietà del linguaggio, dunque, sta nella creazione, consapevole o meno, di un codice adatto alle necessità comunicativa. Se nel linguaggio verbale l’evoluzione della lingua si adatta in maniera costante alle necessità relazionali e comunicative delle persone, pur mantenendo i tratti costanti distintivi delle lingue naturali, i linguaggi artificiali sono funzionali a determinate necessità comunicative, e possono essere studiati e creati ad hoc a seconda delle esigenze. La creazione di un codice adatto per la gestione delle informazioni può significare allora un balzo in avanti per un’organizzazione, mentre al contrario costringere il flusso informativo attraverso un codice inadatto può essere altamente dannoso. Si è detto adatto e inadatto, partendo dal presupposto che non esista il migliore codice possibile, o la migliore gestione di informazioni possibile. Come tutte le tecnologie, anche il linguaggio artificiale diventa allora classificabile secondo una scala che va da più a meno adatto, sempre rispetto alle necessità di chi ne fa uso. L’arbitrarietà del linguaggio viene in questo caso incontro alle necessità aziendali, sposando il parametro dell’adattività della learning organization.


La funzione segnica e le sue componenti

Il lavoro di transcodifica dei dati per la registrazione degli esami è caratterizzato dalla relazione tra due diversi atti comunicativi. In primo luogo bisogna analizzare in linea teorica le articolazioni interne dei segni istituiti dal codice:

 

i)    Materia dell’espressione: un continuum di possibilità fisiche che viene usato come materiale amorfo da cui il tecnico trae elementi pertinenti e discreti da usare come artifici espressivi;

ii)   Sostanza dell’espressione: occorrenze concrete di artifici espressivi che rappresentano elementi selezionati da un materiale amorfo originale.

iii) Forma dell’espressione: un sistema di posizioni vuote, una struttura in virtù della quale le occorrenze espressive elencate in (ii) assumono una loro natura posizionale e opposizionale

iv) Sia (ii) che (iii) scelto come piano dell’espressione di un piano del contenuto rappresentato da (v) e da (vi)

v) Forma del contenuto: un sistema di posizioni vuote, una struttura, in virtù della quale alcune occorrenze concrete di unità del contenuto assumono natura posizionale e opposizionale;

vi) Sostanza del contenuto: Occorrenze concrete di unità del contenuto […] che rappresentano elementi scelti o ‘ritagliati’ da un continuum impreciso e amorfo di fatti o nozioni;

vii) Materia del contenuto: Un continuum di possibilità fisiche, di eventi psichici, di comportamenti e di pensieri a cui il sistema (v) ha conferito un ordine, selezionandovi un insieme strutturato di unità semantiche. [Eco, Trattato di semiotica generale, p.76,]

Pertanto un codice stabilisce la correlazione di un piano dell’espressione con un piano del contenuto; una funzione segnica stabilisce la correlazione tra un elemento astratto del sistema dell’espressione e un elemento astratto del sistema del contenuto; in tal modo un codice stabilisce tipi generali o types (ambito della forma) producendo così la regola che genera occorrenze o tokens (ambito della sostanza).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CASO STUDIO: IL PROCESSO DI REGISTRAZIONE DEGLI ESAMI

 

 

Lo statino

Lo statino per la registrazione degli esami è semplicemente una parte di un foglio di carta in triplice copia carbone. Ogni foglio contiene 3 statini, ognuno dei quali è contrassegnato da un numero di identificazione sequenziale.

 

Il classico statino, documento cartaceo di registrazione degli esami, è identificabile come una funzione segnica caratterizzata dai seguenti 16 campi (types):


1.   N°foglio/id (prestampato)

2.   Data registrazione esame

3.   matricola

4.   Nome e Cognome studente

5.   Data di nascita

6.   Luogo di nascita

7.   Anno di iscrizione

8.   Corso di laurea

9.         Esame sostenuto

10.   Crediti esame sostenuto

11.   Codice area formativa

12.   Votazione in cifre

13.   Votazione in lettere

14.   Firma della commissione

15.   Firma dello studente

16.   Argomenti dell’esame


 

Tali sedici campi identificano la forma dell’espressione e la forma del contenuto, vale a dire le definizioni III) e V)

III) un sistema di posizioni vuote, una struttura in virtù della quale le occorrenze espressive assumono una loro natura posizionale e opposizionale

V) un sistema di posizioni vuote, una struttura, in virtù della quale alcune occorrenze concrete di unità del contenuto assumono natura posizionale e opposizionale

I due sistemi, quello sintattico per la forma e quello semantico per il contenuto, impongono all’evento-esame una griglia selettiva attraverso la quale estrapolare solo i momenti pertinenti, vale a dire gli aspetti in grado di identificare univocamente il particolare evento (l’esame). Per fare questo è necessaria un’ottica opposizionale che identifichi parametri che rendano ogni evento-esame un unicum. Punto di partenza, ovviamente, sono le categorie spazio-temporali, e in seguito quelle relative ai soggetti coinvolti. Dunque data e luogo, studente e (docente) insegnamento. Ma se le coordinate spazio-tempo sono imprescindibili sia sul piano semantico che su quello sintattico del segno-statino, per quanto riguarda i campi di identificazione dello studente abbiamo un vero e proprio sovraccarico di informazioni: numero di matricola, nome e cognome, data di nascita, luogo di nascita, anno di iscrizione, corso di laurea. Senza contare la firma, che è un campo sui generis, sono in tutto sei le aree destinate solamente all’identificazione dello studente. Per quanto riguarda l’insegnamento abbiamo invece tre campi interessati: denominazione dell’insegnamento, numero crediti, area formativa. Sul piano dell’espressione abbiamo dunque nove types (sei afferenti lo studente più tre afferenti l’insegnamento) che fanno però riferimento, sul piano del contenuto, a soli tre types fondamentali (appunto studente, insegnamento, e crediti). Altri due campi dello statino, quelli relativi alla votazione (in cifre e in lettere) riflettono un unico evento sul piano del contenuto. In questo caso, la disparità tra i types semantici e quelli sintattici provoca una ridondanza voluta consapevolmente per abbattere il margine di errore nella transcodifica dei dati. Infine le firme, necessarie alla “legittimazione” dello statino: con l’apposizione della firma lo statino diventa un vero e proprio documento, i cui dati sono confermati da entrambi i firmatari. Campo a parte è quello denominato “argomenti dell’esame”: si tratta di un type sintattico che ha sì un unico riferimento sul piano del contenuto, ma che allo stesso tempo, davanti agli altri campi, è superfluo e irrilevante ai fini dell’identificazione univoca dell’evento.

In sostanza, dunque, i types semantici pertinenti sono i seguenti:

1) data

2) studente

3) insegnamento

4) votazione

5) cfu

È chiara, già nell’analisi dello statino, come l’eccesso di types sintattici (16) rispetto ai types semantici (5) produca una ridondanza dell’informazione che solo in un caso (votazione) può essere definita giustificabile.

 

Il flusso di informazioni

Tutti gli statini di una stessa sessione d’esame, dopo essere stati compilati, giungono in segreteria, dove avviene lo scorporo di ogni statino nelle cartelle della carriera studenti. Gli statini, tre per pagina, vengono divisi e ognuno di questi viene fisicamente inserito nella cartella della carriera dello studente che ha sostenuto tale esame.

La fase dello scorporo è da tenere bene in considerazione, perché, come vedremo in seguito, influisce direttamente sulle modalità di transcodifica. In un momento distinto da quello dello scorporo, avviene poi la registrazione vera e propria. Le cartelle delle carriere studenti vengono allora recuperate dagli scaffali catalogatori, e una per volta le carriere di ogni singolo studente vengono infine riversate sul supporto informatico.

Prima fase: gli statini degli studenti X, Y e Z, relativi al medesimo insegnamento, una volta giunti in segreteria vengono inseriti nelle cartelle contenenti la carriera di ogni singolo studente che saranno poi archiviate negli scaffali.

 

Seconda fase: la cartella dello studente (X) viene recuperata dall’archivio. Dal suo interno vengono estratti i singoli statini a partire dai quali gli operatori della segreteria studenti provvedono all’aggiornamento informatico della carriera.

 

      La transcodifica

La fase successiva riguarda la conversione dei dati presenti nello statino in dati informatici. È un passaggio delicato, una vera e propria transcodifica tra due media differenti, con caratteristiche e potenzialità dissimili.

È da tenere presente che su un’asse semantico ideale i due s-codici (lo statino e la maschera del database utilizzato dalle segreterie studenti) dovrebbero fare riferimento agli stessi types: le differenze dovrebbero muoversi, secondo questa regola, solamente sul piano sintattico.

 

Un solo media, diversi s-codici

La registrazione degli statini sul supporto informatico avviene attraverso l’aggiornamento di un database contenente i dati della carriera di tutti gli studenti. Si tratta di una sorta di gemello elettronico dei pachidermici scaffali catalogatori presenti nella segreteria studenti che contengono le cartelle con la carriera di ogni studente iscritto alla facoltà. L’interesse nell’analisi della fase della digitalizzazione delle informazioni non sarà, per ora, rivolto all’architettura interna del database. In primo piano saranno invece le maschere, finestre attraverso le quali avviene l’inserimento dei dati nell’archivio informatico.

Si è detto maschere e non maschera, perché il sistema utilizzato dalle segreterie studenti offre ai dipendenti tre diverse modalità di introduzione dei dati.

 

      Modalità Registrazione Verbali Esame

 

La modalità Registrazione Verbali Esame consente di inserire i dati di un’intera sessione di esame. Nella zona alta della maschera, titolata Verbali Esame Profitto, Il campo principale è il codice dell’insegnamento: questo è selezionabile attraverso un menu a tendina che permette di visualizzare codice e denominazione dell’insegnamento in questione tra tutti quelli attivati dalla facoltà. Automaticamente, al momento della selezione dell’insegnamento, verranno completati gli altri campi relativi a corso didattico, indirizzo, indent. Cattedra. Il campo Sessione consente di selezionare la sessione (estiva, invernale, straordinaria). La stringa Verbale identifica invece gli estremi temporali: anno accademico, data e numero del verbale. Questa area principale viene compilata una sola volta per la registrazione di tutti i verbali afferenti a quella determinata sessione di quel determinato insegnamento.

L’area sottostante è quella che invece riguarda i singoli statini: i campi obbligatori da riempire sono: matricola, data esame, voto, lode, cfu. Questo modo di inserire i dati è rapidissimo e immediato, e consente di abbattere i tempi di transcodifica, riducendo i types a quelli elencati (data, insegnamento, studente, votazione), eliminando addirittura una voce (luogo) non fondamentale, e aggiungendone una sui crediti formativi. Non si hanno più le ridondanze legate all’identificazione dello studente, in quanto il solo numero di matricola consente di fare riferimento biunivocamente a un determinato studente i cui dati anagrafici e universitari sono già presenti nei database del Ced. Allo stesso tempo scompare il campo Argomenti esame. Dei sedici campi presenti nello statino, solo cinque sono quelli che i tecnici delle segreterie studenti prenderanno in considerazione per effettuare questo tipo di transcodifica.

Eppure questo tipo di maschera, seppur a disposizione dei dipendenti che effettuano l’aggiornamento carriere, è praticamente inutilizzata. Il motivo di questo “spreco” è il passaggio già descritto dello scorporo degli statini. Se si provvedesse alla transcodifica degli statini di ogni registro prima dello scorporo, questo consentirebbe di tenere costante il campo dell’insegnamento e dell’anno accademico per inserire per ogni esame sostenuto solamente il numero di matricola, la data, il voto e i cfu. Quattro campi per ogni statino.

Invece, nel momento dello scorporo, svanisce la possibilità di utilizzare l’insegnamento come costante di una serie di statini. Così, la maschera di Registrazione Verbali Esame perde tutta la sua funzionalità.

È da sottolineare, a margine di questa analisi, una precisazione. Lo scorporo degli statini prima della loro transcodifica è un’abitudine che nasce dall’impossibilità di fare fronte alla mole di lavoro di aggiornamento sul database in tempo reale. Lo scorporo preventivo è stata una pratica a lungo utilizzata per mantenere le carriere aggiornate anche senza il supporto elettronico. Una volta aggiornate le cartelle cartacee delle carriere studenti, si passava alla registrazione di tutti gli esami attraverso un altro tipo di maschera che vedremo, la maschera di Registrazione Esami per Piano, che ha come costante lo studente.

Il metodo più efficiente per digitalizzare i dati è senza dubbio quello che utilizza la modalità Registrazione Verbali Esame, e solo successivamente prevede allo scorporo. Nonostante questo è ancora molto diffuso lo scorporo preventivo degli statini, e comunque, anche nei casi in cui la transcodifica precede lo scorporo, si continua a utilizzare solamente la maschera di Registrazione Esami per Piano, a causa dell’abitudine e della maggiore familiarità dei dipendenti con la stessa.

È questo un chiaro esempio di come in un processo di cambiamento aziendale siano inutili tecnologia e know how, se non si punta prima di tutto ad abituare i dipendenti a cambiare le proprie abitudini.

 

Modalità Registrazione Esami/Frequenze

La modalità Registrazione Esami/Frequenze, tra le tre possibili, di norma non viene mai utilizzata. Prevede l’inserimento dati in base al numero di Matricola, al cui inserimento segue la compilazione automatica dei campi anagrafici dello studente insieme alle informazioni circa lo stato della sua iscrizione. Dei campi Matricola, Stato, Cognome, Nome, Corso Didattico, Indirizzo, Ultima Iscrizione e Anno l’unico da compilare, per l’addetto della segreteria studenti, è quello relativo al numero di matricola.

La parte riguardante invece l’esame prevede la compilazione manuale del campo codice dell’insegnamento, selezionabile attraverso una sottomaschera, compilazione che comporta l’aggiornamento automatico del campo descrizione dell’insegnamento stesso. Da aggiornare manualmente, per ogni esame, saranno Data, Sessione, identificativo verbale, codice di ateneo, corso di laurea, indirizzo[,cfu]. Questa maschera fornisce una ridondanza in vari campi: sessione, identificativo verbale, codice ateneo, corso, indirizzo sono infatti informazioni che si possono estrapolare semplicemente dai tre dati Studente – già inserito nella compilazione della prima parte della maschera – Insegnamento, Data. [Manca in questo caso il campo fondamentale del Voto]. In questo caso la simmetria tra types sintattici e types semantici non solo presenta aspetti di ridondanza, ma si rivela disordinata nella ripartizione di types semantici affini entro types sintattici scomposti: indirizzo, corso, codice ateneo sono campi non pertinenti; in più si possono identificare facendo affidamento tanto sull’insegnamento quanto allo studente. Il campo identificativo verbale è anch’esso non pertinente, alla stessa maniera del campo sessione, identificabile attraverso la data. Sul fronte della transcodifica i types sintattici pertinenti dello statino diventano matricola, insegnamento, corso, data, id statino: in questo caso, se si tralascia il campo id statino, è da segnalare una riduzione all’essenziale dell’informazione dello statino, riduzione cui segue però una dispersione di informazioni (oltre che di eventuali ore/lavoro) nella moltiplicazione di campi ridondanti e superflui. [Infine è da ricordare che l’assenza del campo voto rende di fatto questa modalità inutilizzabile.]


Modalità Registrazione Esami (Piano)


 

La modalità Registrazione Esami per Piano è la modalità usata di solito dalle segreterie studenti. Peculiarità di questa maschera è l’immissione delle informazioni sull’esame sostenuto a partire dallo studente. Presenta quattro aree. La prima è quella che riguarda l’identificazione dello studente (area studenti): l’inserimento della matricola aggiorna automaticamente anche i campi relativi a nome e cognome data di nascita e stato universitario dello studente. La seconda area comprende i dati sull’ultima iscrizione: anche i campi afferenti questa area vengono automaticamente aggiornati con l’inserimento della matricola dello studente. La terza area riguarda l’insegnamento: questo viene identificato attraverso un codice interno all’ateneo selezionabile attraverso una sottomaschera. In seguito automaticamente viene aggiornato il campo descrizione. I campi obbligatori da inserire sono quelli che investono i crediti formativi dell’insegnamento, il voto, la data. Opzionali l’id statino, opzione in piano/fuori piano/senza anno di corso, debito, insegnamento a scelta/sostituito da, ateneo, corso di laurea, indirizzo. In definitiva i campi obbligatori sono solo cinque: matricola, insegnamento, data, voto, cfu. In questo caso abbiamo una selezione dei types sintattici agile e conforme ai types semantici necessari per identificare univocamente l’insegnamento. Falla di questo sistema non è quindi il codice in sé, quanto la sua distanza dal contesto di utilizzo: nonostante si tratti di una modalità razionale finalizzata all’identificazione dell’evento, questa presenta i suoi limiti nel momento in cui prende parte al processo di trasmissione di informazioni. La maschera Registrazione Esami (Piano) è infatti perfettamente funzionale a quelle che erano le necessità della segreteria studenti: consente di mantenere un archivio fisico delle carriere studenti sempre aggiornato, carriere che poi, prese singolarmente, verranno aggiornate anche sul database informatico. Inserire gli esami in base allo studente corrisponde esattamente all’inserimento dello statino cartaceo di ogni esame all’interno del fascicolo dello studente archiviato negli scaffali della segreteria. Così come aprendo la cartella cartacea dello studente è possibile consultare la sua carriera scorrendo tutti gli statini relativi agli esami sostenuti, allo stesso modo attraverso la Maschera Registrazione Esami (Piano) è possibile visualizzare tutti gli esami sostenuti dallo studente.

Sfortunatamente questa traduzione letterale del processo di aggiornamento della carriera è avulsa dal contesto organizzativo-informazionale. Anzi, a guardar bene si tratta di una transcodifica perfettamente integrata nel contesto organizzativo-informazionale. Quello che è da rivedere infatti è proprio il flusso informativo nel suo insieme, dalla prima all’ultima fase: dalla selezione dei types sintattici per un’identificazione snella ed essenziale dell’informazione al sistema di trasmissione delle informazioni, al sistema di aggiornamento elettronico e, eventualmente, a quello cartaceo.

 

Funzionale a cosa?

Al termine di una prima analisi si possono già trarre alcune conclusioni circa i rapporti all’interno di ogni fase comunicativa. Innanzitutto la relazione tra linguaggio e realtà: l’evento-esame è identificabile univocamente attraverso cinque informazioni (Studente, insegnamento, data, voto, cfu). Lo statino presenta invece 16 campi. Dovendo utilizzare un codice come griglia da sovrapporre alla realtà per estrapolarne solamente i dati necessari, lo statino si rivela dispersivo e ridondante. Per quanto riguarda le maschere di inserimento dati nei database dell’università sono doverose delle distinzioni: tre modalità sono indice di un intento di adattabilità del codice alle esigenze dell’utente. Tuttavia queste tre modalità, alla luce dei fatti riconducibili a due, hanno allo stesso tempo lo svantaggio di lasciare briglia sciolta ai dipendenti che non necessariamente scelgono di operare – involontariamente – secondo parametri di efficienza ed efficacia. Questa libertà di utilizzo infatti consente sì ai dipendenti di scegliere la maschera più adatta alle loro esigenze, ma allo stesso tempo permette loro di operare in maniera poco funzionale alle necessità organizzazionali. La discrezione, in questo caso, è un’arma a doppio taglio: se non indirizzata verso obiettivi e strategie costantemente aggiornati può diventare una libertà potenzialmente nociva per l’organizzazione stessa.

Prese singolarmente le (due) modalità si rivelano sostanzialmente ben inserite all’interno del flusso di informazioni. Se la modalità Registrazione Verbali Esame non è utilizzata è infatti per motivi estranei al processo comunicativo in sé, mentre la modalità Registrazione Verbali Esame (Piano) è perfettamente integrata all’interno dell’operato della segreteria. Entrambe le maschere riducono infatti ai minimi termini l’overflow informazionale dello statino, limitandosi, nei campi obbligatori, a quelle poche ed essenziali informazioni necessarie alla identificazione dell’evento-esame. Il meccanismo di registrazione, isolato dal contesto, è un buon meccanismo. È tuttavia l’inserimento di questo meccanismo all’interno di un contesto organizzativo in costante evoluzione a renderlo inadeguato alle necessità aziendali. Questo, ovviamente, coinvolge un ambito extra-comunicativo.

 

      Le nuove regole del gioco

La gestione “singolare” del flusso delle informazioni riguardanti la  registrazione degli esami non è dunque imputabile a un singolo evento: si tratta in definitiva di un meccanismo utilizzato da tempo, collaudato e ben oliato. Il problema è forse proprio questo: è un processo fin troppo collaudato, statico. Rendere migliore un’azienda significa appunto aggiornare quei processi che più di altri risentono del peso dell’età. Bisogna dunque ridisegnare in toto il processo di gestione delle informazioni, a partire dalla selezione delle informazioni pertinenti fino alla formazione in initenere del personale; ancora si rivela necessario uno studio, alla luce delle più ampie priorità organizzative, di una tecnologia adeguata a raggiungere gli obiettivi operativi e allo stesso tempo confortevole e intuitiva per il personale della segreteria studenti. Prima di tutto questo, però, è da riconsiderare l’interno flusso in sé: oltre alla creazione dell’informazione a partire dall’evento è auspicabile l’intercettazione dell’informazione nel momento stesso in cui questa è completa.

 

Riorganizzazione del flusso: prima ipotesi