[L’informatica e la comunicazione nell’azienda
Università.]
Si parla della società dell’informazione
quando nei processi produttivi al primato delle materie prime materiali,
tangibili, si viene a sostituire il primato delle risorse immateriali, informazionali, appunto. Questa novità comporta una serie
di conseguenze nella vita delle organizzazioni: la semplice disponibilità di
materie prime non implica automaticamente un predominio sul mercato. Diventa
preminente, in questo campo, la gestione delle informazioni, l’assetto e la
cultura organizzativi. Tra le organizzazioni anche l’Università, coinvolta a
pieno titolo all’interno di una società dell’informazione, è costretta a fare i
conti con dei parametri di valutazione ormai mutati.
In ossequio a essi, il presente lavoro si propone di
studiare una via di miglioramento dell’organizzazione Università attraverso
l’analisi di un semplicissimo flusso di informazioni. Tale analisi si avvarrà
di uno studio interdisciplinare di tipo informatico,
organizzativo e semiotico seguendo le linee guida
della teoria del problem solving.
In primis dunque la constatazione del disagio, la cui
raccolta dati è avvenuta attraverso interviste dirette e
compilazione di questionari, oltre che analizzando i dati e le statistiche
presentati durante
[eliminazione delle cause –
Cosa fare]
[Decidere come agire – Come
farlo]
[agire – previsioni
conseguenze]
Dal Know how al Know What
L’utilizzo di tecnologie informatiche per la gestione della
comunicazione interna è una fase fondamentale nella vita di un’organizzazione.
Il primo aspetto da sottolineare è che il solo fatto
di importare o aggiornare una strumentazione informatica non implica
automaticamente un miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia. Non basta
dunque la tecnologia, né tantomeno è sufficiente, per
migliorare il funzionamento di un’azienda, il know how tecnico necessario per la gestione di tale tecnologia.
Ciò che è importante, in un primo fondamentale momento all’interno del processo
di informatizzazione di un’azienda, è lo studio
preliminare su quale sia la tecnologia migliore per l’azienda. Questo
significa, innanzitutto, identificare gli obiettivi da
raggiungere, valutare lo status quo dell’azienda e selezionare attentamente
dove e come operare con l’introduzione di nuove tecnologie informatiche. Si
tratta di un passo iniziale spesso sottovalutato, in grado di determinare il
buono o il cattivo esito di un aggiornamento tecnologico-informativo.
Il primo assioma alla base di un processo di questo tipo è
che non esistono tecnologie perfette o tecnologie
migliori tout court. È necessario recuperare l’antica nozione secondo la quale
la tecnologia, non solo quella informatica o informativa, non
è tanto un fine, quanto uno strumento finalizzato al raggiungimento di
uno scopo. Un errore in questo senso comporterebbe il rischio di investire
risorse preziose – specie all’interno di un’azienda a finanziamento pubblico
quale l’Università degli studi di Sassari, oggetto del presente studio – senza portare l’effetto sperato. Il primo punto all’interno
di un processo di informatizzazione esula perciò
totalmente dall’informatica in sé e dalla tecnologia in generale. Bisogna fare
riferimento alla situazione attuale dell’azienda, possibilmente con una
fotografia dettagliata sui vari campi gestionali,
selezionare quali aree necessitano più di altre un aggiornamento informatico,
decidere gli obiettivi da raggiungere in quei campi selezionati, e, in ultima
istanza, come raggiungere tali obiettivi. La linea teorica a sostegno di questa
serie di operazioni punta a demistificare la
tecnologia, riportandola al rango di strumento subordinato ai bisogni del
soggetto.
Una prima doverosa disamina, prima di entrare nello
specifico della gestione dei flussi informativi,
riguarderà allora un confronto tra l’azienda università “ideale” e l’azienda
università come si presenta oggi.
I parametri dell’azienda in costante evoluzione, la
cosiddetta learning organization,
impongono un processo di adattamento che non può
partire se non da una consapevolezza dei limiti aziendali.
Cosa è una learning organization, innanzitutto. Una learning organization è
un’organizzazione, appunto, in costante adattamento alle necessità del mercato.
Essa mira a rispondere alle esigenze degli utenti nella maniera migliore
possibile, vale a dire verificando in continuazione i bisogni degli utenti e le
evoluzioni dell’ambiente organizzativo per i quali
sviluppare strategie operative sempre più efficaci. Tuttavia,
flessibilità e adattabilità, caratteristiche peculiari della learning organization, sono
concetti ancora ancorati a teorie vaporose: il rischio principale, nella
strategia di cambiamento aziendale, è che tali principi restino soltanto parole
prive di una reale applicazione.
La complessità del mercato e la sua turbolenza impongono,
per via del processo di evoluzione delle popolazioni organizzazionali, che un’azienda recepisca i mutamenti
ambientali affinché conservi o aumenti la propria competitività e il proprio
ruolo nel mercato. Per fare questo non serve solo verificare l’adesione ai
consueti parametri di valutazione aziendale. Una learning
organization deve avere la capacità di stimare
costantemente l’adeguatezza dei parametri di valutazione e, se il caso,
decidere se introdurre nuove voci all’interno degli stessi parametri (ie.reputazione dell’azienda, grado di fidelizzazione dell’utenza, influenza dei servizi forniti
dall’Ateneo estranei e/o complementari alla didattica, facilitazioni
logistiche e ambientali).
In questo senso riunioni e conferenze sono sempre più
costellate di buoni propositi che purtroppo continuano
a scontrarsi con una gestione che fa fatica non tanto ad “adattarsi”, quanto a
diventare endemicamente “adattiva”.
Il caso
dell’Università degli studi di Sassari
Il processo che porta da un’organizzazione
“statica” a un’organizzazione “dinamica” è avvertito ancora di più nelle
aziende pubbliche, quali appunto le Università. Nello specifico, come
evidenziato dagli atti della Conferenza sulla Didattica dell’Università di
Sassari tenutasi nel settembre 2006, il gap tra necessità e disponibilità
finanziarie è una costante specie in un’azienda come l’Università degli Studi
di Sassari, azienda dipendente per circa il 90% da stanziamenti pubblici comunque insufficienti a coprire tutte le necessità.
Davanti a questa situazione, stante l’impossibilità di fare
affidamento su un aumento delle risorse economiche, si profila l’unica strada
operativa della ottimizzazione delle risorse
esistenti, secondo i parametri costanti di produttività, efficienza ed efficacia.
Il principale criterio di valutazione di un’università è la
capacità di produrre laureati, nel minor arco di tempo
possibile, con un attestato di Laurea spendibile nel mondo del lavoro in un
arco di tempo il più breve possibile. Queste caratteristiche, come tra l’altro
sottolineato dal Prorettore proprio nella Conferenza
sulla Didattica, non sono però sempre compatibili, o
per lo meno anticipano una questione complessa che si svolge sulle assi
qualità/quantità.
Un incremento della qualità del servizio agli studenti in
termini di didattica vorrebbe secondo una prima ipotesi una conversione dei Cdl ad accesso libero in Cdl ad
accesso a numero programmato, o per lo meno in un Cdl
subordinato a una selezione preventiva, non vincolata
all’accesso a numero programmato, in grado di identificare una scala
meritocratica e dei requisiti minimi per l’accesso al corso, o, ancora, fermo
restando l’accesso libero, una valutazione iniziale degli studenti per
istituire degli appositi corsi zero obbligatori per quegli studenti che
presentino carenze in determinate (aree formative). Una scelta, anche teorica,
tra queste possibilità non potrebbe però prescindere
dalla distribuzione delle risorse pubbliche, in primis quelle del Miur che contano per il 70% sul totale delle risorse dell’Uniss, risorse distribuite in base al numero degli studenti
iscritti. La questione, nello specifico dell’Uniss, è
ancora aperta.
Imprescindibile, in quanto alla produttività, è anche il placement, ovvero la percentuale di studenti laureati che nell’anno
successivo al conseguimento della Laurea hanno trovato un posto di lavoro
attinente alla Laurea conseguita. Questo parametro, fondamentale
nell’identificazione di un polo universitario di eccellenza,
è allo stesso tempo vitale per la reputazione e la comunicazione esterna della
facoltà. Valutato come indice di eccellenza, un placement elevato è la pubblicità migliore sia per i
potenziali studenti, sia per aziende da coinvolgere in attività di tirocini e
Stage. Allo stesso tempo questo porterebbe l’Università in primo piano
all’interno della filiera di produzione di un mercato
del lavoro, filiera che ha come interlocutori diretti aziende e istituti
superiori, senza tuttavia dimenticare le possibili collaborazioni con altri
poli universitari.
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Davanti al divario tra obiettivi e risorse, è bene
ricordare che convertire l’Università stessa in una vera e propria learning organization significa
agire prima di tutto su attitudini comportamentali, abitudini acquisite e una
cultura lavorativa sedimentata nel tempo. Imparare a
imparare è una cosa molto difficile.
All’interno di questo contesto,
riportare l’attenzione sulla gestione delle informazioni rappresenta una fase
importante, seppur parziale, verso l’accorciamento di quel gap tra necessità e
disponibilità economiche. In questo senso il presente lavoro vuole
essere altresì un esempio di come la vita universitaria degli studenti sia
legata a doppio filo alle necessità aziendali. Tramontato il mito fordiano che vuole gli obiettivi aziendali come antitetici
al benessere della società e dei dipendenti, l’evoluzione della
azienda Università punta invece verso un benessere generalizzato in
grado di coinvolgere gli attori sociali del territorio, gli utenti e i
lavoratori interni all’Università stessa. Anche
attraverso la gestione delle informazioni.
Strategia operativa: dal “Cosa” al “Come”
COSA FARE
Decidere “Cosa fare” significa
identificare un obiettivo. I processi comunicativi
dell’Università sono vari e complessi, e coinvolgono diversi tipi di comunicazione
aziendale: con gli attori istituzionali e sociali del territorio; diretta verso
studenti/utenti reali e potenziali; interorganizzativa con altre università o
istituti scolastici superiori; con aziende esterne interessate ai neolaureati,
tirocinanti e stagisti; interna tra i diversi organi
didattici; relativa al coordinamento del personale tecnico amministrativo;
interna tra docenti e strutture tecniche di segreteria.
Proprio quest’ultimo tipo di
processo informazionale influisce direttamente su
svariati campi dell’università: coinvolge i docenti, primi “creatori” delle
informazioni sugli esami sostenuti dagli studenti/utenti; riguarda poi gli
operatori delle segreterie studenti, nel momento in cui viene
effettuata la transcodifica che riversa i dati cartacei
generati dai docenti entro un archivio informatico; investe infine gli stessi
studenti/utenti, nel momento in cui fruiscono dei servizi delle
segreterie studenti nelle ore di front-office.
Ovviamente, la pratica della registrazione degli esami
interessa in ultima analisi, come attore principale ma nascosto di tutto il
processo, l’Università come azienda. L’Università di Sassari investe infatti capitale nelle ore/lavoro che docenti e personale
tecnico dedicano alla registrazione degli esami. Analizzare questo processo
significa allora verificare se il rapporto tra l’investimento e il servizio è proporzionato alle aspettative e alle necessità
dell’Università.
Cosa fare dunque: il paradigma da
seguire è l’aumento della produttività e la diminuzione dei costi (efficacia ed
efficienza). Aumentare la produttività significa diminuire il costo
dell’operazione, limitando il più possibile le ore/lavoro per la registrazione
degli esami, permettendo in questa maniera di migliorare tempi e qualità del
servizio di front-office delle segreterie studenti e,
nella migliore delle ipotesi, bypassandolo attraverso
la digitalizzazione del servizio stesso.
Flusso di informazioni: la registrazione di un esame
La registrazione degli esami, come abbiamo detto, avviene
attraverso la compilazione manuale dello statino, un foglio identificato da un
codice univoco che viene redatto dopo ogni singolo
esame da parte del docente. Tale statino viene poi
recapitato negli uffici della segreteria studenti afferenti alla facoltà alla
quale fa riferimento l’insegnamento. In segreteria studenti avviene poi lo
scorporo degli statini nei fascicoli personali degli studenti e la
registrazione informatica di ogni singolo esame
sostenuto. Quest’ultimo momento prende il nome di transcodifica, ovvero di passaggio dell’informazione da un primo codice –
quello cartaceo dello statino – a un secondo codice – quello elettronico del
database studenti.
Si tratta dunque di un’operazione affatto semplice, che
comporta tempi limitati se presi singolarmente (la transcodifica
delle informazioni negli statini richiede ai tecnici di segreteria circa 1 ora
di lavoro per 50 esami), tempi che però diventano elevati – implicando così
anche costi elevati – una volta che le ore/lavoro vengono
moltiplicate per tutti gli esami da registrare.
La segreteria della facoltà di Lettere e Filosofia, che
serve anche la facoltà di Lingue e Letterature Straniere, nell’anno solare
Fermo restando che i Corsi di Laurea del nuovo ordinamento
della facoltà di Lettere e Filosofia comprendono
esclusivamente esami da 5 crediti, e che i piani di studio dei cdl della facoltà di Lingue e Letterature straniere
presentano una media di 7 cfu a esame, partendo dalle
statistiche fornite alla Conferenza sulla Didattica dell’Università di Sassari
tenutasi nel settembre 2006, si può stabilire la cifra di circa 12000 statini
(comprendenti anche gli esami degli studenti ancora iscritti secondo il Vecchio
Ordinamento) registrati dalla segreteria studenti nell’anno solare 2005. Tale
dato presenta comunque un range
di approssimazione del 5%, in quanto sono da contemplare possibili accorpamenti
di diverse semestralità di una medesima materia.
12000 statini, per 50 statini in un’ora, 240 ore/lavoro all’anno. È importante a questo punto sottolineare
che il lavoro di registrazione degli statini non è sempre compatibile con il
lavoro di front-office, anzi, l’aggiornamento informatico delle carriere degli
studenti avviene per lo più in orario di chiusura al pubblico della segreteria
studenti.
[]
Questo comporta un sovraccarico di lavoro ancora più
rilevante se si considera, come dichiarato dagli stessi dipendenti della
segreteria studenti (della facoltà di Lettere e Filosofia e Lingue e
Letterature Straniere), che solo negli ultimi mesi si è riusciti a smaltire un
lavoro pregresso di aggiornamento delle carriere
studenti risalente addirittura agli anni precedenti.
Altro dato rilevante è la qualità del servizio fornito agli
studenti/utenti: i problemi più sentiti riguardano la modalità di accesso, ovvero tempi di attesa troppo lunghi per
accedere al servizio della segreteria studenti, e il merito del servizio
fornito: tra i disagi più diffusi gli studenti hanno segnalato imprecisioni nei
dati inseriti nella carriera di studi (vale a dire errori nell’aggiornamento
degli esami sostenuti) o ancora lentezza nell’aggiornamento degli stessi esami.
In alcuni casi estremi si è persino verificato lo smarrimento dello statino.
Le carenze del servizio, unite ai
costi in termini di ore/lavoro della segreteria studenti, hanno inoltre una
ricaduta sull’immagine della Facoltà e dell’Università, rivelandosi antitetiche
al processo di fidelizzazione dell’utenza.
COSA FARE: obiettivi operativi
Migliorare efficacia ed efficienza, questo è l’obiettivo
“astratto”. Concretamente tale intento si traduce in una riduzione delle
ore/lavoro necessarie alla registrazione esami e contemporaneamente in un calo
– se non un abbattimento a zero – della possibilità di errore
nel processo di transcodifica. Conseguentemente,
raggiungere tale obiettivo significa generare soddisfazione negli utenti e nei
dipendenti e migliorare la reputazione della Facoltà, oltre ovviamente a
garantire all’Università un incremento di produzione mantenendo le spese
costanti, se non addirittura diminuendole.
COME FARE
Pianificare una strategia d’azione significa innanzitutto analizzare il processo sul quale si intende
intervenire. In questo caso specifico, è opportuno suddividere il processo
comunicativo che investe la registrazione degli esami nelle sue varie fasi, per
poi analizzarle singolarmente, in modo da rilevare ridondanze e dispersioni di informazione. Una prima attenzione è da rivolgere alla
compilazione dello statino come nascita dell’intero flusso informazionale;
sarà poi la volta del sistema informatico utilizzato dalla segreteria studenti
e le sue varie modalità di utilizzo. L’ultimo passo di
questa prima analisi riguarderà il confronto tra i due linguaggi, mettendo in evidenza le affinità e le difformità tra i due
sistemi. Una volta identificate le cause che ostacolano il raggiungimento degli
obiettivi sarà la volta della fase propositiva, che riguarderà l’utilizzo di nuovi
sistemi comunicativi – meglio di un unico sistema
integrato – votato al principio fondamentale della semplificazione.
Linguaggi
artificiali e realtà: consapevolezza e funzionalità
Agire sul processo di registrazione degli esami significa
fare i conti con il linguaggio
artificiale: è necessario allora, prima di iniziare una vera e propria
analisi del processo, stabilire le linee guida teoriche che siano gli strumenti
del lavoro di studio.
Un linguaggio tout court è un modo
di vedere il mondo. Pensare attraverso una lingua significa anche selezionare e
dividere l’esperienza, coinvolgendo l’ambito non solo cognitivo, ma anche
percettivo. Secondo la teoria dei codici di Eco,
mutuata da Hjelmslev, che ripartisce in tre parti sia
il piano dell’Espressione che quello del Contenuto (continuum, forma e
sostanza), il primo importante passo del processo comunicativo riguarda la
selezione dei tratti pertinenti sia nell’Espressione che nel Contenuto.
Selezionare i tratti pertinenti nel campo del contenuto
significa decidere come suddividere l’esperienza, come imbrigliare il tutto
indiviso della percezione (continuum del
contenuto) entro categorie necessarie per distinguere, separare, pensare e
nominare oggetti, cose, azioni. Ovviamente, partire dall’esperienza non significa
eliminare dall’ambito del pensabile segni privi di un
referente reale.
Ie. la
suddivisione dei colori, arbitraria da lingua a lingua, o ancora i diversi nomi
che per gli eschimesi corrispondono quello che nella nostra lingua è compreso
nella parola-ombrello |neve|.
Dunque parlare significa anche pensare, certo, ma ancor prima percepire le cose entro una determinata griglia
selettiva. Per quanto riguarda le lingue naturali
questo viene fatto automaticamente, ed è un processo che si basa sull’apprendimento
che parte fin dalla nascita, apprendimento che risente di fattori sociali e
storici, oltre che, naturalmente, culturali.
Il linguaggio artificiale, a differenza di quello naturale,
permette invece di agire consapevolmente a partire dal
primo momento della selezione dei tratti pertinenti dell’esperienza – vale a
dire dal momento in cui si applica all’insieme indiviso dell’esperienza “una struttura in virtù della quale alcune
occorrenze concrete di unità del contenuto assumono natura posizionale e opposizionale” [Eco, p.76].
Come già detto, il linguaggio artificiale è costruito dall’uomo per svolgere
particolari operazioni finalizzate al raggiungimento di un obiettivo specifico:
dai più semplici, come il codice semaforico, o magari quello delle spie luminose
sul cruscotto della macchina, ai più complessi, come i codici informatici.
Creare un linguaggio artificiale significa allora
interagire con elementi extra-comunicativi, o extrasemiotici:
il linguaggio artificiale dovrà essere funzionale a
esigenze comunicative subordinate a scopi che esulano dall’ambito della
comunicazione in sé. Nel nostro caso il linguaggio artificiale è allora da
considerare come vincolato ai due assunti principali alla base del presente
lavoro: Cosa fare (Know what) innanzitutto e, in seguito, Come farlo (Know how).
Linguaggio e informazione: dentro
Cosa significa “informazione”?
Spiegare cosa significhi la parola “informazione” non è
cosa semplice. In linea di massima si tende a definire l’informazione come
angente antientropico per eccellenza, come elemento
di certezza che interviene in uno stato di disordine. Questa definizione,
seppur parziale, è tuttavia importante per dare un ambito semantico a quello
che è il microcosmo nascosto dietro il concetto di informazione.
Quattro tipi di informazione
Il termine |Informazione| ha due sensi fondamentali: (a) significa una proprietà statistica
della fonte, e cioè designa la quantità di
informazione che può essere trasmessa;
(b) significa una quantità precisa
di informazione selezionata che è stata
di fatto trasmessa e ricevuta.
L’informazione nel
senso (a) può essere considerata sia
come (a,i) l’informazione a disposizione a una
data fonte naturale, sia come (a,ii)
l’informazione a disposizione una volta che un s-codice ha ridotto l’equiprobabilità della fonte.
L’informazione nel
senso (b) può essere computata come:
(b,i) il passaggio, attraverso un canale,
di segnali che non hanno alcuna funzione comunicativa e che sono puri stimoli,
naturali o meccanici; (b,ii) il
passaggio, attraverso un canale, di segnali che hanno funzione comunicativa e
cioè sono stati codificati come veicoli di alcune unità di contenuto.
[Eco, Trattato di semiotica generale, p. 62]
Definizioni:
informazione e codice
Per il lavoro di questa tesi saranno solo due, delle
quattro elencate, le definizioni di informazione da
tenere in considerazione, ovvero (a,ii), l’informazione a disposizione una volta che
un s-codice ha ridotto l’equiprobabilità della fonte,
e (b,ii) il passaggio, attraverso un canale, di segnali che hanno funzione
comunicativa e cioè sono stati codificati come veicoli di alcune unità di
contenuto. Entrambe le definizioni fanno riferimento a
un codice. Con s-codice, in questo caso, è da intendersi una griglia selettiva che sovrappone alla serie
indefinita di eventi, che potevano verificarsi alla
fonte, una serie di costrizioni, selezionando solo alcuni eventi come pertinenti (Eco, Trattato di
semiotica generale, p.65].
La formulazione di un codice è necessaria alla trasmissibilità
dell’informazione. La prima arbitrarietà del linguaggio, dunque, sta nella
creazione, consapevole o meno, di un codice adatto alle
necessità comunicativa. Se nel linguaggio verbale l’evoluzione della
lingua si adatta in maniera costante alle necessità relazionali e comunicative
delle persone, pur mantenendo i tratti costanti distintivi delle lingue
naturali, i linguaggi artificiali sono funzionali a determinate necessità
comunicative, e possono essere studiati e creati ad
hoc a seconda delle esigenze. La creazione di un codice adatto per la gestione
delle informazioni può significare allora un balzo in avanti per
un’organizzazione, mentre al contrario costringere il flusso informativo
attraverso un codice inadatto può essere altamente
dannoso. Si è detto adatto e inadatto, partendo dal presupposto che
non esista il migliore
codice possibile, o la migliore
gestione di informazioni possibile. Come tutte le tecnologie, anche il
linguaggio artificiale diventa allora classificabile secondo una scala che va
da più a meno adatto, sempre rispetto alle necessità di chi
ne fa uso. L’arbitrarietà del linguaggio viene in questo caso incontro alle necessità aziendali, sposando il parametro
dell’adattività della learning
organization.
La funzione segnica e le sue componenti
Il lavoro di transcodifica dei dati per la registrazione degli esami è caratterizzato dalla relazione tra due diversi
atti comunicativi. In primo luogo bisogna analizzare in linea teorica le
articolazioni interne dei segni istituiti dal codice:
i) Materia dell’espressione: un continuum di possibilità fisiche che viene usato come materiale amorfo da cui il tecnico trae
elementi pertinenti e discreti da usare come artifici espressivi;
ii) Sostanza dell’espressione: occorrenze concrete di
artifici espressivi che rappresentano elementi selezionati da un
materiale amorfo originale.
iii) Forma dell’espressione: un sistema di
posizioni vuote, una struttura in virtù della quale le occorrenze espressive
elencate in (ii) assumono una loro natura posizionale
e opposizionale
iv) Sia (ii) che (iii) scelto come piano dell’espressione di un piano del
contenuto rappresentato da (v) e
da (vi)
v) Forma del contenuto: un sistema di
posizioni vuote, una struttura, in virtù della quale alcune occorrenze concrete
di unità del contenuto assumono natura posizionale e opposizionale;
vi) Sostanza del contenuto: Occorrenze
concrete di unità del contenuto […] che rappresentano
elementi scelti o ‘ritagliati’ da un continuum impreciso e amorfo di fatti o
nozioni;
vii) Materia del contenuto: Un continuum di
possibilità fisiche, di eventi psichici, di
comportamenti e di pensieri a cui il sistema (v)
ha conferito un ordine, selezionandovi un insieme strutturato di unità
semantiche. [Eco, Trattato di semiotica generale, p.76,]
Pertanto un codice stabilisce la
correlazione di un piano dell’espressione con un piano del contenuto; una
funzione segnica stabilisce la correlazione tra un
elemento astratto del sistema dell’espressione e un elemento astratto del
sistema del contenuto; in tal modo un codice stabilisce tipi generali o types (ambito
della forma) producendo così la
regola che genera occorrenze o tokens
(ambito della sostanza).

CASO STUDIO: IL
PROCESSO DI REGISTRAZIONE DEGLI ESAMI
Lo statino
Lo statino per la registrazione degli esami è semplicemente
una parte di un foglio di carta in triplice copia carbone. Ogni foglio contiene
3 statini, ognuno dei quali è contrassegnato da un numero di identificazione
sequenziale.

Il classico statino, documento cartaceo di registrazione
degli esami, è identificabile come una funzione segnica
caratterizzata dai seguenti 16 campi (types):
1.
N°foglio/id (prestampato)
2.
Data registrazione esame
3.
N° matricola
4.
Nome e Cognome studente
5.
Data di nascita
6.
Luogo di nascita
7.
Anno di iscrizione
8.
Corso di laurea
9.
Esame sostenuto
10.
Crediti esame sostenuto
11.
Codice area formativa
12.
Votazione in cifre
13.
Votazione in lettere
14.
Firma della commissione
15.
Firma dello studente
16.
Argomenti dell’esame
Tali sedici campi identificano la forma dell’espressione e
la forma del contenuto, vale a dire le definizioni III) e V)
III) un sistema di
posizioni vuote, una struttura in virtù della quale le occorrenze espressive
assumono una loro natura posizionale e opposizionale
V) un sistema di
posizioni vuote, una struttura, in virtù della quale alcune occorrenze concrete
di unità del contenuto assumono natura posizionale e opposizionale
I due sistemi,
quello sintattico per la forma e quello semantico per il contenuto, impongono
all’evento-esame una griglia selettiva attraverso la quale estrapolare solo i
momenti pertinenti, vale a dire gli
aspetti in grado di identificare univocamente il particolare evento (l’esame).
Per fare questo è necessaria un’ottica opposizionale che identifichi parametri che rendano ogni
evento-esame un unicum. Punto di
partenza, ovviamente, sono le categorie spazio-temporali, e in seguito quelle relative ai soggetti coinvolti. Dunque
data e luogo, studente e (docente) insegnamento. Ma se le coordinate
spazio-tempo sono imprescindibili sia sul piano
semantico che su quello sintattico del segno-statino, per quanto riguarda i
campi di identificazione dello studente abbiamo un vero e proprio sovraccarico
di informazioni: numero di matricola, nome e cognome, data di nascita, luogo di
nascita, anno di iscrizione, corso di laurea. Senza contare la firma, che è un
campo sui generis, sono in tutto sei le aree destinate
solamente all’identificazione dello studente. Per quanto riguarda
l’insegnamento abbiamo invece tre campi interessati: denominazione
dell’insegnamento, numero crediti, area formativa. Sul piano dell’espressione
abbiamo dunque nove types
(sei afferenti lo studente più tre afferenti
l’insegnamento) che fanno però riferimento, sul piano del contenuto, a soli tre
types
fondamentali (appunto studente, insegnamento, e crediti). Altri due campi dello
statino, quelli relativi alla votazione (in cifre e in
lettere) riflettono un unico evento sul piano del contenuto. In questo caso, la
disparità tra i types
semantici e quelli sintattici provoca una ridondanza voluta consapevolmente per
abbattere il margine di errore nella transcodifica dei dati. Infine le firme, necessarie alla
“legittimazione” dello statino: con l’apposizione della firma
lo statino diventa un vero e proprio documento, i cui dati sono
confermati da entrambi i firmatari. Campo a parte è quello denominato
“argomenti dell’esame”: si tratta di un type sintattico
che ha sì un unico riferimento sul piano del contenuto, ma che allo stesso tempo,
davanti agli altri campi, è superfluo e irrilevante ai fini
dell’identificazione univoca dell’evento.
In sostanza, dunque, i types semantici pertinenti sono i
seguenti:
1) data
2) studente
3) insegnamento
4) votazione
5) cfu
È chiara, già nell’analisi dello statino, come l’eccesso di
types
sintattici (16) rispetto ai types semantici (5) produca una
ridondanza dell’informazione che solo in un caso (votazione) può essere
definita giustificabile.
Il flusso di informazioni
Tutti gli statini di una stessa sessione d’esame, dopo
essere stati compilati, giungono in segreteria, dove avviene lo scorporo di ogni statino nelle cartelle della carriera studenti. Gli
statini, tre per pagina, vengono divisi e ognuno di
questi viene fisicamente inserito nella cartella della carriera dello studente
che ha sostenuto tale esame.
La fase dello scorporo è da tenere bene in considerazione,
perché, come vedremo in seguito, influisce direttamente sulle modalità di transcodifica. In un momento distinto da quello dello
scorporo, avviene poi la registrazione vera e propria. Le cartelle delle
carriere studenti vengono allora recuperate dagli
scaffali catalogatori, e una per volta le carriere di ogni singolo studente
vengono infine riversate sul supporto informatico.
Prima fase: gli statini
degli studenti X, Y e Z, relativi al medesimo insegnamento, una volta giunti in
segreteria vengono inseriti nelle cartelle contenenti
la carriera di ogni singolo studente che saranno poi archiviate negli scaffali.

Seconda fase: la cartella
dello studente (X) viene recuperata dall’archivio. Dal
suo interno vengono estratti i singoli statini a
partire dai quali gli operatori della segreteria studenti provvedono
all’aggiornamento informatico della carriera.
La transcodifica
La fase successiva riguarda la conversione dei dati
presenti nello statino in dati informatici. È un
passaggio delicato, una vera e propria transcodifica tra due media differenti, con caratteristiche e potenzialità
dissimili.
È da tenere presente che su un’asse
semantico ideale i due s-codici (lo statino e la maschera del database
utilizzato dalle segreterie studenti) dovrebbero fare riferimento agli stessi types: le
differenze dovrebbero muoversi, secondo questa regola, solamente sul piano
sintattico.
Un solo media,
diversi s-codici
La registrazione degli statini sul supporto informatico
avviene attraverso l’aggiornamento di un database
contenente i dati della carriera di tutti gli studenti. Si tratta di una sorta di
gemello elettronico dei pachidermici scaffali
catalogatori presenti nella segreteria studenti che contengono le cartelle con
la carriera di ogni studente iscritto alla facoltà.
L’interesse nell’analisi della fase della digitalizzazione
delle informazioni non sarà, per ora, rivolto
all’architettura interna del database. In primo piano saranno invece le maschere, finestre attraverso le quali
avviene l’inserimento dei dati nell’archivio informatico.
Si è detto maschere e non maschera, perché il sistema utilizzato
dalle segreterie studenti offre ai dipendenti tre diverse modalità di introduzione dei dati.
Modalità Registrazione Verbali Esame

La modalità Registrazione Verbali Esame consente di
inserire i dati di un’intera sessione di esame. Nella
zona alta della maschera, titolata Verbali Esame Profitto,
Il campo principale è il codice dell’insegnamento: questo è selezionabile
attraverso un menu a tendina che permette di visualizzare codice e
denominazione dell’insegnamento in questione tra tutti quelli attivati dalla
facoltà. Automaticamente, al momento della selezione dell’insegnamento, verranno completati gli altri campi relativi a corso didattico, indirizzo, indent. Cattedra. Il campo Sessione consente di
selezionare la sessione (estiva, invernale, straordinaria). La stringa Verbale
identifica invece gli estremi temporali: anno accademico, data e numero
del verbale. Questa area principale viene compilata
una sola volta per la registrazione di tutti i verbali afferenti a quella
determinata sessione di quel determinato insegnamento.
L’area sottostante è quella che invece
riguarda i singoli statini: i campi obbligatori da riempire sono: matricola, data esame, voto, lode, cfu. Questo modo di inserire i dati è rapidissimo e
immediato, e consente di abbattere i tempi di transcodifica,
riducendo i types
a quelli elencati (data, insegnamento, studente, votazione), eliminando
addirittura una voce (luogo) non fondamentale, e aggiungendone una sui crediti
formativi. Non si hanno più le ridondanze legate all’identificazione dello
studente, in quanto il solo numero di matricola consente di fare riferimento biunivocamente a un determinato
studente i cui dati anagrafici e universitari sono già presenti nei database
del Ced. Allo stesso tempo scompare il campo Argomenti esame. Dei sedici campi
presenti nello statino, solo cinque sono quelli che i tecnici delle segreterie
studenti prenderanno in considerazione per effettuare
questo tipo di transcodifica.
Eppure questo tipo di maschera, seppur a disposizione dei
dipendenti che effettuano l’aggiornamento carriere, è
praticamente inutilizzata. Il motivo di questo “spreco” è il passaggio già
descritto dello scorporo degli statini. Se si provvedesse alla transcodifica degli statini di ogni
registro prima dello scorporo, questo consentirebbe di tenere costante il campo
dell’insegnamento e dell’anno accademico per inserire per ogni esame sostenuto
solamente il numero di matricola, la data, il voto e i cfu.
Quattro campi per ogni statino.
Invece, nel momento dello scorporo,
svanisce la possibilità di utilizzare l’insegnamento come costante di una serie
di statini. Così, la maschera di Registrazione
Verbali Esame perde tutta la sua funzionalità.
È da sottolineare, a margine di
questa analisi, una precisazione. Lo scorporo degli statini prima della loro transcodifica è un’abitudine che nasce dall’impossibilità
di fare fronte alla mole di lavoro di aggiornamento
sul database in tempo reale. Lo scorporo preventivo è stata
una pratica a lungo utilizzata per mantenere le carriere aggiornate anche senza
il supporto elettronico. Una volta aggiornate le cartelle cartacee delle
carriere studenti, si passava alla registrazione di
tutti gli esami attraverso un altro tipo di maschera che vedremo, la maschera
di Registrazione Esami per Piano, che ha come costante lo studente.
Il metodo più efficiente per digitalizzare
i dati è senza dubbio quello che utilizza la modalità
Registrazione Verbali Esame, e solo successivamente prevede allo scorporo.
Nonostante questo è ancora molto diffuso lo scorporo preventivo degli statini,
e comunque, anche nei casi in cui la transcodifica precede lo scorporo, si continua a utilizzare
solamente la maschera di Registrazione Esami per Piano, a causa dell’abitudine
e della maggiore familiarità dei dipendenti con la stessa.
È questo un chiaro esempio di come in un processo di
cambiamento aziendale siano inutili tecnologia e know how, se non si punta prima
di tutto ad abituare i dipendenti a cambiare le proprie abitudini.
Modalità
Registrazione Esami/Frequenze

La modalità
Registrazione Esami/Frequenze, tra le tre possibili, di norma non viene mai utilizzata. Prevede l’inserimento
dati in base al numero di Matricola, al cui inserimento segue la
compilazione automatica dei campi anagrafici dello studente insieme alle informazioni
circa lo stato della sua iscrizione. Dei campi Matricola, Stato, Cognome, Nome, Corso Didattico, Indirizzo, Ultima Iscrizione e Anno l’unico da compilare, per l’addetto
della segreteria studenti, è quello relativo al numero di matricola.
La parte riguardante
invece l’esame prevede la compilazione manuale del campo codice dell’insegnamento, selezionabile attraverso una
sottomaschera, compilazione che comporta l’aggiornamento automatico del campo descrizione dell’insegnamento stesso. Da
aggiornare manualmente, per ogni esame, saranno Data, Sessione, identificativo
verbale, codice di ateneo, corso di laurea, indirizzo[,cfu]. Questa maschera fornisce una ridondanza in vari campi: sessione,
identificativo verbale, codice ateneo, corso, indirizzo sono
infatti informazioni che si possono estrapolare semplicemente dai tre dati Studente – già inserito nella
compilazione della prima parte della maschera – Insegnamento, Data. [Manca in questo caso il campo
fondamentale del Voto]. In
questo caso la simmetria tra types sintattici e types semantici non solo presenta aspetti di ridondanza, ma
si rivela disordinata nella ripartizione di types
semantici affini entro types sintattici scomposti: indirizzo, corso, codice ateneo sono campi non pertinenti; in più si possono identificare
facendo affidamento tanto sull’insegnamento quanto allo studente. Il campo identificativo verbale è anch’esso non
pertinente, alla stessa maniera del campo sessione,
identificabile attraverso la data.
Sul fronte della transcodifica i types
sintattici pertinenti dello statino diventano matricola, insegnamento,
corso, data, id statino: in questo caso, se si
tralascia il campo id statino, è da segnalare una riduzione
all’essenziale dell’informazione dello statino, riduzione cui segue però una dispersione
di informazioni (oltre che di eventuali ore/lavoro)
nella moltiplicazione di campi ridondanti e superflui. [Infine è da ricordare che l’assenza
del campo voto rende di fatto questa modalità inutilizzabile.]
Modalità
Registrazione Esami (Piano)

La modalità
Registrazione Esami per Piano è la modalità usata di solito dalle segreterie
studenti. Peculiarità di questa maschera è l’immissione delle informazioni
sull’esame sostenuto a partire dallo studente.
Presenta quattro aree. La prima è quella che riguarda l’identificazione dello
studente (area studenti):
l’inserimento della matricola aggiorna automaticamente anche i campi relativi a nome e cognome data di nascita e stato
universitario dello studente. La seconda area comprende i dati sull’ultima iscrizione: anche i campi afferenti questa area vengono automaticamente aggiornati con
l’inserimento della matricola dello studente. La terza area riguarda
l’insegnamento: questo viene identificato attraverso
un codice interno all’ateneo selezionabile attraverso una sottomaschera. In
seguito automaticamente viene aggiornato il campo
descrizione. I campi obbligatori da inserire sono quelli che investono i
crediti formativi dell’insegnamento, il voto, la data. Opzionali l’id statino, opzione
in piano/fuori piano/senza anno di
corso, debito, insegnamento a scelta/sostituito da, ateneo, corso di laurea, indirizzo. In definitiva i campi
obbligatori sono solo cinque: matricola, insegnamento, data, voto, cfu. In questo caso abbiamo una selezione dei types sintattici agile e conforme ai types
semantici necessari per identificare univocamente l’insegnamento. Falla di
questo sistema non è quindi il codice in sé, quanto la sua distanza dal contesto di utilizzo: nonostante si tratti di una modalità
razionale finalizzata all’identificazione dell’evento, questa presenta i suoi
limiti nel momento in cui prende parte al processo di trasmissione di
informazioni. La maschera Registrazione Esami (Piano) è
infatti perfettamente funzionale a quelle che erano le necessità della
segreteria studenti: consente di mantenere un archivio fisico delle carriere
studenti sempre aggiornato, carriere che poi, prese singolarmente, verranno
aggiornate anche sul database informatico. Inserire gli esami in base allo
studente corrisponde esattamente all’inserimento dello statino cartaceo di ogni esame all’interno del fascicolo dello studente
archiviato negli scaffali della segreteria. Così come aprendo la cartella
cartacea dello studente è possibile consultare la sua carriera scorrendo tutti
gli statini relativi agli esami sostenuti, allo stesso
modo attraverso
Sfortunatamente
questa traduzione letterale del processo di aggiornamento
della carriera è avulsa dal contesto organizzativo-informazionale.
Anzi, a guardar bene si tratta di una transcodifica
perfettamente integrata nel contesto organizzativo-informazionale. Quello che è da rivedere infatti è proprio il flusso informativo nel suo insieme,
dalla prima all’ultima fase: dalla selezione dei types
sintattici per un’identificazione snella ed essenziale dell’informazione al
sistema di trasmissione delle informazioni, al sistema di aggiornamento
elettronico e, eventualmente, a quello cartaceo.
Funzionale a cosa?
Al termine di una
prima analisi si possono già trarre alcune conclusioni circa i rapporti
all’interno di ogni fase comunicativa. Innanzitutto la relazione tra linguaggio e realtà:
l’evento-esame è identificabile univocamente attraverso cinque informazioni
(Studente, insegnamento, data, voto, cfu). Lo statino
presenta invece 16 campi. Dovendo utilizzare un codice come griglia da
sovrapporre alla realtà per estrapolarne solamente
i dati necessari, lo statino si rivela dispersivo e ridondante. Per quanto
riguarda le maschere di inserimento dati nei database
dell’università sono doverose delle distinzioni: tre modalità sono indice di un
intento di adattabilità del codice alle esigenze dell’utente. Tuttavia queste
tre modalità, alla luce dei fatti riconducibili a due, hanno allo stesso tempo
lo svantaggio di lasciare briglia sciolta ai dipendenti che non necessariamente
scelgono di operare – involontariamente – secondo parametri
di efficienza ed efficacia. Questa libertà di utilizzo
infatti consente sì ai dipendenti di scegliere la maschera più adatta alle loro
esigenze, ma allo stesso tempo permette loro di operare in maniera poco
funzionale alle necessità organizzazionali. La
discrezione, in questo caso, è un’arma a doppio taglio: se non indirizzata
verso obiettivi e strategie costantemente aggiornati può
diventare una libertà potenzialmente nociva per l’organizzazione stessa.
Prese singolarmente le (due) modalità si rivelano
sostanzialmente ben inserite all’interno del flusso di informazioni. Se la
modalità Registrazione Verbali Esame non è utilizzata è
infatti per motivi estranei al processo comunicativo in sé, mentre la
modalità Registrazione Verbali Esame (Piano) è perfettamente integrata
all’interno dell’operato della segreteria. Entrambe le maschere riducono infatti ai minimi termini l’overflow
informazionale dello statino, limitandosi, nei campi
obbligatori, a quelle poche ed essenziali informazioni necessarie alla
identificazione dell’evento-esame. Il meccanismo di registrazione, isolato dal contesto, è un buon meccanismo. È tuttavia l’inserimento di
questo meccanismo all’interno di un contesto
organizzativo in costante evoluzione a renderlo inadeguato alle necessità
aziendali. Questo, ovviamente, coinvolge un ambito extra-comunicativo.
Le nuove regole del gioco
La gestione “singolare” del flusso delle informazioni
riguardanti la registrazione
degli esami non è dunque imputabile a un singolo evento: si tratta in
definitiva di un meccanismo utilizzato da tempo, collaudato e ben oliato. Il problema
è forse proprio questo: è un processo fin troppo collaudato, statico. Rendere migliore un’azienda
significa appunto aggiornare quei processi che più di altri risentono del peso dell’età. Bisogna dunque ridisegnare in toto
il processo di gestione delle informazioni, a partire dalla
selezione delle informazioni pertinenti fino alla formazione in initenere del personale; ancora si rivela necessario uno
studio, alla luce delle più ampie priorità organizzative, di una tecnologia
adeguata a raggiungere gli obiettivi operativi e allo stesso tempo confortevole
e intuitiva per il personale della segreteria studenti. Prima di tutto questo,
però, è da riconsiderare l’interno flusso in sé: oltre alla creazione
dell’informazione a partire dall’evento è auspicabile
l’intercettazione dell’informazione
nel momento stesso in cui questa è completa.
Riorganizzazione
del flusso: prima ipotesi