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Legge sulla trasparenza - 28-11-02 - ViviTelese

 

Accesso ai documenti amministrativi.

Il legislatore ha valorizzato con la legge 241/90 i diritti del cittadino nei rapporti con le amministrazioni pubbliche.

 

Trasparenza nei procedimenti amministrativi

LA 241/90 IN BREVE

a cura di Barbara Vallini

Clic per la Legge completa

 

 

Ogni tipo di procedimento amministrativo deve concludersi entro un termine determinato, definito per legge o per regolamento. In mancanza di esplicita indicazione, il termine standard per la conclusione di iter amministrativi e' di 30 giorni.

In ogni atto relativo a procedimenti, notificato al destinatario, devono essere indicati i termini e l'autorità alla quale e' possibile presentare ricorso.

La pubblica amministrazione non può aggravare il procedimento (se non per straordinarie e motivate esigenze) ed e' inoltre tenuta a concluderlo adottando uno specifico provvedimento.

 

Il termine

entro il quale il procedimento deve concludersi inizia a decorrere dall'avvio d'ufficio del procedimento o, nel caso di procedimento su richiesta di parte, dal ricevimento della domanda da parte dell'ufficio adibito.

Il provvedimento che viene adottato al termine dell'iter formativo deve necessariamente essere motivato, salvi i casi in cui si tratti di atti normativi, o comunque di atti a contenuto generale.

Se le decisioni dell'Amministrazione risultano o sono comunque strettamente collegate con un altro atto dell'amministrazione, quest'ultimo deve venire indicato e reso disponibile nel momento in cui la decisione stessa viene comunicata.

 

Il responsabile

Le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a determinare - per ogni tipo di procedimento di loro competenza - il responsabile dell'istruttoria e di ogni altra fase procedimentale, nonché l'ufficio competente ad emettere la disposizione finale. Tali elementi devono venire poi comunicati ai soggetti di volta in volta interessati. In particolar modo, l'ufficio ed il nome del responsabile del procedimento devono essere comunicati al cittadino interessato.

Il dirigente di ogni ufficio deve provvedere ad assegnare i vari provvedimenti tra sé e gli altri componenti della propria unità lavorativa. In mancanza di indicazione specifica, l'assegnatario resta il dirigente d'ufficio.

Tra i compiti del responsabile del procedimento ci sono:

- valutare le condizioni di ammissibilità della richiesta, la legittimazione dei soggetti interessati ed i presupposti che dovranno determinare l'emanazione del provvedimento;

- accertare d'ufficio i fatti, richiedendo anche perizie, ispezioni e dichiarazioni a soggetti ed Enti coinvolti;

- curare le comunicazioni, pubblicazioni e modifiche previste in merito al fatto in questione;

- emettere l'atto finale, se di sua competenza.

 

L'avvio di un procedimento

viene comunicato agli interessati tramite comunicazione personale. Che deve essere fatta a tutti i soggetti in qualche modo destinati a subire le conseguenze -ed a ricevere gli effetti- a causa dell'emissione dell'atto finale del procedimento. Informati, devono essere anche i soggetti cui potrebbe derivare un pregiudizio a seguito dell'emissione dell'atto in questione, nonché coloro che sono chiamati dalla stessa legge a partecipare all'atto.

Nella comunicazione personale devono essere indicati:

- amministrazione competente;

- oggetto del procedimento promosso;

- ufficio e la persona responsabile del procedimento;

- ufficio presso il quale e' possibile la visione degli atti.

Nel caso in cui la comunicazione personale a tutti gli interessati non sia possibile o sia eccessivamente gravosa, l'amministrazione coinvolta dovrà comunque comunicare gli elementi sopra esposti (di volta in volta secondo i modi più opportuni).

 

Chi e come interviene

Qualsiasi soggetto portatore di interessi pubblici o privati (nonché i portatori di interessi diffusi come le associazioni) hanno facoltà d'intervento nel procedimento.

E' possibile intervenire nei seguenti modi:

- presa di visione degli atti del procedimento, salvo che nei casi in cui i documenti siano coperti da segreto di Stato ed in tutti gli altri casi in cui vi sia segreto o divieto di divulgazione (secondo il nostro ordinamento);

- presentazione di documenti e di memorie scritte che dovranno obbligatoriamente venire valutate dall'amministrazione.

 

Accordarsi

A seguito di nuovi elementi introdotti dalle parti coinvolte, l'amministrazione procedente può concludere con gli interessati taluni accordi, di integrazione o di sostituzione del provvedimento finale, senza però ledere i diritti di terzi.

Gli accordi, devono necessariamente venire stipulati con atto scritto, altrimenti sono nulli.

Nel caso di eventi di pubblico interesse, eventuali accordi già stipulati -ma in contrasto con questi interessi pubblici- potranno essere oggetto di recesso unilaterale da parte delle amministrazioni, che saranno comunque tenute al risarcimento per gli eventuali pregiudizi dei privati.

 

Cosa e' escluso

Atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e programmazione, non sono soggetti alle disposizioni contenute in questa legge.

 

Interessi molteplici

Nel caso in cui gli interessi pubblici coinvolti dagli esiti dell'atto siano molteplici, il responsabile del procedimento avrà il compito di indire una conferenza di servizi tra le varie amministrazioni coinvolte, che dovranno trovare le opportune intese. Se un'amministrazione coinvolta e convocata decide di non partecipare, si presume che presti il consenso alle decisioni prese. Ove un'amministrazione decida invece di negare il proprio consenso all'esito positivo di un procedimento, lo stesso potrà comunque venire varato, ma gli appositi organi di controllo diretto (comuni, regioni, consiglio dei ministri) dovranno entro 30 giorni pronunciarsi sull'eventuale sospensione dello stesso.

Sono previste disposizioni particolari nel caso in cui vengano coinvolti gli interessi del patrimonio artistico o ambientale, la salute dei cittadini, la realizzazione di opere e programmi di rilevanza pubblica.

Nel caso in cui un'opera venga sottoposta a valutazione di impatto ambientale, il provvedimento finale dovrà essere pubblicizzato su giornali e sulla Gazzetta Ufficiale.

Eventuali organi consultivi delle amministrazioni pubbliche -cui sia stato richiesto un parere- dovranno esprimere la propria valutazione entro 45 giorni dal ricevimento della richiesta. E' consentita solo un'ulteriore proroga di 15 giorni dietro la presentazione di comprovate esigenze istruttorie dell'organo cui il parere e' stato richiesto. Nel caso di ritardo, l'amministrazione incaricata di portare a termine il procedimento può  provvedere senza attendere il parere richiesto. Se tale parere era indispensabile, deve essere richiesto ad altri organi equipollenti. Ciò  non è però consentito nel caso in cui i pareri richiesti siano relativi alla formazione di atti poi emessi da amministrazioni che si occupino della tutela di ambiente, paesaggio, territorio e salute dei cittadini.

Il parere favorevole va comunicato telegraficamente o con mezzi telematici.

 

Autocertificazione

Grande importanza viene data anche all'autocertificazione: e' infatti previsto che -nel caso in cui l'interessato lo dichiari- fatti, stati e qualità attestati in documenti già in possesso delle pubbliche amministrazioni, debbano venire acquisiti d'ufficio presso le amministrazioni depositarie. La dichiarazione dell'interessato non e' necessaria e l'acquisizione deve essere automatica nel caso in cui gli atti richiesti siano certificabili dalle amministrazioni preposte.

 

Autorizzazioni

Nel caso in cui per l'esercizio di un'attività privata sia previsto l'obbligo di ottenere prima autorizzazioni, licenze, abilitazioni, nulla-osta e permessi vari in genere, l'atto finale dell'amministrazione si intende sostituito dalla stessa richiesta dell'interessato all'amministrazione (indicando l'esistenza dei requisiti di legge e dei presupposti richiesti). Su tale atto la P.A. effettuerà la verifica dei requisiti entro 60 giorni dalla consegna. Entro tale termine dovrà eventualmente essere notificato il divieto di prosecuzione dei lavori e l'ordine di rimozione, per le opere ritenute non in regola.

In alcuni casi specificamente previsti dalla legge questo tipo di attività private si intendono autorizzate se non perviene entro un termine stabilito alcun diniego (ma in casi di pubblico interesse l'amministrazione potrà comunque annullare l'atto di assenso se illegittimamente formato).

Nel caso in cui le informazioni fornite dall'interessato all'amministrazione si rivelino false od errate, l'attività per cui si richiede l'autorizzazione non sarà consentita (e naturalmente il dichiarante verrà punito ai sensi del codice penale). Stesso dicasi in caso di inizio dei lavori in mancanza dei requisiti richiesti.

 

Accesso ai documenti amministrativi

Chiunque ha diritto di accesso ai documenti amministrativi, ossia a tutte quelle rappresentazioni grafiche, fotocinematografiche, elettromagnetiche etc., relative ad atti -anche interni- formati dalle pubbliche amministrazioni o comunque da loro utilizzati.

Il diritto di accesso si esercita nei confronti di:

- amministrazioni dello Stato;

- aziende autonome;

- enti pubblici;

- concessionari di servizi pubblici.

L'accesso e' escluso per i documenti coperti da segreto di Stato, nonché nei casi di segreto o divieto di divulgazione, secondo quanto previsto dall'ordinamento.

Alcuni decreti si occuperanno di disciplinare le modalità di esercizio del diritto di accesso e di esclusione dello stesso, finalizzati a tutelare:

- la sicurezza, la difesa nazionale, le relazioni internazionali;

- la politica monetaria e valutaria;

- l'ordine pubblico, la prevenzione, la repressione della criminalità;

- la riservatezza di terzi, persone, gruppi, imprese, relativamente a quanto concerne la tutela dei loro interessi giuridici.

Pertanto, e' compito delle amministrazioni individuare gli atti conoscibili e quelli che necessitano di essere tutelati.

Da tenere presente che le P.A. possono differire l'accesso ai documenti richiesti fino a quando la conoscenza degli stessi determinasse un impedimento per il regolare svolgimento dell'azione amministrativa.

 

L'esercizio del diritto di accesso

si concretizza sia ottenendo copia dei documenti amministrativi, sia esaminandoli presso l'Amministrazione. Il rilascio di copie prevede il rimborso del costo di riproduzione ed il pagamento dei diritti di ricerca e visura.

La richiesta di accesso deve essere motivata e rivolta all'amministrazione che detiene gli atti.

Rifiuto, differimento e limitazione all'accesso da parte delle amministrazioni -ammessi nei casi sopra indicati- devono comunque essere motivati.

Trascorsi inutilmente 30 giorni, la richiesta di accesso si intende rifiutata.

Contro tali rifiuti e' possibile il ricorso al TAR entro 30 giorni. La decisione del TAR e' a sua volta appellabile al Consiglio di Stato entro 30 giorni dalla notifica della stessa.

Se il giudice amministrativo autorizza l'accesso, i documenti devono subito essere messi a disposizione.

 

La Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi

E' istituita presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri. Deve vigilare sul rispetto da parte delle P.A. secondo le norme previste. Le P.A. devono a propria volta comunicare alla Commissione i dati sulla situazione degli atti richiesti.

 

Atti di notorietà

E' fatto espresso divieto a tutte le amministrazioni pubbliche di richiedere atti di notorietà -non accettando dunque la dichiarazione sostitutiva autocertificata- nel caso in cui debbano venire dimostrati stati, fatti o qualità personali di cui l'interessato e' a conoscenza diretta.

Nel caso in cui l'atto di notorietà sia invece necessario, il numero dei testimoni per redigerlo e' ridotto a due.

 

___________________________________________________________________________

 

Delibera n. 217/01/CONS

Regolamento concernente l’accesso ai documenti

Estratto

Art. 2

1.      Chiunque abbia un interesse personale e concreto per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti può esercitare il diritto di accesso ai documenti formati o stabilmente detenuti dall'Autorità mediante richiesta scritta e motivata, sulla quale il responsabile del procedimento provvede entro trenta giorni, informandone il Consiglio. Nella richiesta sono indicati specificamente i documenti per i quali è richiesto l’accesso.

2.      Responsabile del procedimento di accesso è il dirigente o, su iniziativa di questi, altro funzionario appartenente all’unità organizzativa competente a formare l’atto o a detenerlo stabilmente.

3.      Il diritto di accesso ai documenti contenenti informazioni riservate di carattere personale, commerciale, industriale e finanziario, relative a persone ed imprese è esercitato esclusivamente tramite la visione di tali documenti, nei soli limiti in cui ciò sia necessario per curare o difendere gli interessi giuridici del soggetto istante. Le unità organizzative adottano tutti i necessari accorgimenti per salvaguardare l'interesse delle persone e delle imprese a che le informazioni riservate non siano divulgate.

4.      I documenti che contengono segreti commerciali sono sottratti all'accesso.

5.      Il differimento dell'accesso ai documenti può essere disposto, ai sensi dell'art. 24, comma 6, della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni, quando vi sia una oggettiva necessità di salvaguardia delle esigenze di riservatezza dell'Autorità in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere l'efficienza e l'efficacia dell'azione amministrativa. L’atto che dispone il differimento ne indica la durata .

6.      Per ciascun procedimento, a cura dell’ufficio competente, è predisposto un apposito indice analitico dei documenti, con l’indicazione di quelli classificati come riservati o secretati e del relativo contenuto.

Art. 3

1.      I soggetti che intendono sottrarre all’accesso le informazioni fornite presentano all’unità organizzativa competente un’apposita richiesta, con l'indicazione dei documenti o delle parti di documenti e degli specifici motivi di riservatezza o di segretezza che giustificano la richiesta stessa.

2.      L'ufficio comunica agli interessati, con provvedimento motivato, l’eventuale accertamento, positivo o negativo, in ordine alla sussistenza dei motivi di riservatezza o di segretezza addotti a giustificazione delle richieste di cui al comma 1.

3.      Il mancato accertamento non preclude ai terzi l’esercizio del proprio diritto di accesso. In caso di istanza di accesso a documenti per i quali non è stata presentata la richiesta di cui al comma 1, o in caso di accertamento negativo in ordine alla sussistenza dei motivi di riservatezza o di segretezza di cui al comma 2, l’ufficio comunica l’avvio del procedimento di accesso al soggetto interessato, il quale, entro i successivi cinque giorni, può presentare le proprie deduzioni in merito alla predetta istanza.

Art. 4

1.      Sono sottratti all'accesso, oltre ai documenti di cui all’art.2, comma 4:

a.      le note, le proposte ed ogni altra elaborazione delle unità organizzative con funzione di studio e di preparazione del contenuto di atti;

b.      gli atti e i documenti formati o acquisiti nel corso di indagini conoscitive;

c.      gli atti e i documenti concernenti l’attività di segnalazione al Governo, ai sensi dell’art.1, comma 6, lettera c), n.1), della legge;.

d.      i pareri legali relativi a controversie in atto o in potenza e la inerente corrispondenza, salvo che gli stessi costituiscano presupposto logico giuridico di provvedimenti assunti dall’Autorità e siano in questi ultimi richiamati;

e.      gli atti preordinati alla difesa in giudizio dell’Autorità;

f.       i verbali delle riunioni del Consiglio e delle Commissioni nei casi in cui riguardino l'adozione di atti sottratti all'accesso e nelle parti in cui riportino opinioni singolarmente espresse da partecipanti alle riunioni;

g.      gli atti dei privati occasionalmente detenuti in quanto non scorporabili da documenti direttamente utilizzati e, comunque, gli atti che non abbiano avuto specifico rilievo nelle determinazioni amministrative.

2.      I documenti formati dall’Autorità o detenuti stabilmente dalla stessa sono sottratti all'accesso, ai sensi dell'art. 24, comma 1, della legge n. 241 del 1990, in tutti gli altri casi di segreto o di divieto di divulgazione comunque previsti dall'ordinamento.

3.      Sono sottratti all'accesso, in tutto o in parte, i documenti inerenti a rapporti tra l'Autorità e le istituzioni dell'Unione europea, nonché tra l'Autorità e gli organi di altri Stati o di altre organizzazioni internazionali, dei quali non sia stata autorizzata la divulgazione.

4.      L’accessibilità di atti e documenti acquisiti o formati nella fase preistruttoria è comunque differita fino all’emanazione di una decisione di avvio dell’istruttoria o di archiviazione.

5.      Il Consiglio determina, con delibera da pubblicarsi nel bollettino, le modalità organizzative di accesso alla sede dell’Autorità e i costi di riproduzione della documentazione.

6.      Ai sensi dell'art. 24, comma 2, lettera d), della legge n. 241 del 1990 e dell'art. 8, comma 5, lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica n. 352 del 1992, ed in relazione all'esigenza di salvaguardare la riservatezza dei terzi, persone fisiche e giuridiche, gruppi ed associazioni, fatta salva per gli interessati la garanzia della visione degli atti relativi ai procedimenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o difendere loro interessi giuridici, sono, inoltre, sottratte all'accesso le seguenti categorie di documenti:

a.      rapporti informativi e ogni altro documento concernente la valutazione del personale dipendente contenente notizie riservate;

b.      elaborati relativi alle prove di concorso e selettive per l'assunzione del personale dipendente, fino all'esaurimento del relativo procedimento;

c.      documentazione relativa agli avanzamenti del personale dipendente, fino all'esaurimento del relativo procedimento;

d.      documentazione relativa ad accertamenti medici ed alla salute delle persone;

e.      documentazione caratteristica, matricolare o concernente situazioni private del personale dipendente;

f.       documentazione attinente a procedimenti penali coperta dal segreto istruttorio, a procedimenti disciplinari, fino all'esaurimento del relativo iter, nonché monitori e cautelari, e la documentazione concernente l'istruzione di ricorsi presentati dal personale dipendente;

g.      documentazione relativa al trattamento economico individuale del personale in servizio e in quiescenza, qualora dalla stessa possano desumersi informazioni di carattere riservato;

h.      documentazione relativa alla situazione familiare, finanziaria, economica e patrimoniale di persone, ivi compresi i dipendenti, comunque utilizzata ai fini dell’attività amministrativa.

7.      In caso di dubbio fra possibili interpretazioni delle disposizioni che precedono o sulla loro corretta applicazione, e per quanto non direttamente disciplinato dal presente regolamento, le unità organizzative uniformano la propria azione ai principi di trasparenza, partecipazione e pari opportunità di tutela.

 

 

 

Un esempio di regolamento municipale:

I Cittadini, singoli o associati, hanno il diritto di accesso ai documenti amministrativi del Comune e delle Circoscrizioni, secondo le modalità e con i limiti previsti nel regolamento comunale.

 

ACCESSO INFORMALE

Il diritto di accesso è esercitato informalmente dal cittadino con richiesta verbale all’ufficio che detiene il documento, dopo aver declinato le proprie generalità, fornito ogni notizia utile ad individuare il documento richiesto, motivato le ragioni della richiesta

L’ufficio risponde subito e senza formalità consentendo la visione degli atti o documenti.

 

 ACCESSO FORMALE

Quando non sia possibile accogliere la richiesta di accesso informale, il cittadino è invitato a presentare formale domanda di accesso agli atti, presso l’U.R.P.

Nella domanda devono essere indicati, oltre alle generalità del richiedente, il documento/i di cui si chiede copia anche senza la precisa intitolazione, purchè l’indicazione sia sufficientemente chiara da consentirne l’identificazione.

L’U.R.P. rilascia al cittadino copia della domanda, sottoscritta da un impiegato a ciò preposto, che contiene l’indicazione del Responsabile del Procedimento o dell’Ufficio nonché il termine per la risposta.

 

TEMPI DI RISPOSTA

Il termine per la risposta non può essere superiore a 10 giorni feriali. Solo in via eccezionale, quando sussistono ragioni di carattere tecnico organizzativo, il Responsabile del Procedimento può, motivandolo, fissare un termine non superiore, in ogni caso, ai 30 giorni.

 

ESCLUSIONE DALL’ACCESSO

E’ disposto il divieto di esibizione nei casi in cui si rischia di pregiudicare il diritto della riservatezza delle persone, dei gruppi e delle imprese. Il Presidente della Circoscrizione, in questo caso, dà comunicazione scritta e motivata del diniego, indicandone le disposizioni di legge.

 

COSTI

 L’esame dei documenti è gratuito. Il rilascio di copia è subordinato al rimborso del costo di riproduzione (£.60 a copia) e dei diritti di ricerca Euro 1.03

 

Normativa di riferimento:

Legge 241/90;  Statuto del Comune di Roma ;  Regolamento di Accesso agli Atti: Delibera C.C. 344/91;   D.P.R. 352/92;  Regolamento degli URP: Delibera G.C. 1379/99

 

 

Conclusioni

La posizione del cittadino è stata colta non soltanto in relazione all´esistenza di uno specifico procedimento amministrativo che lo riguardi, ovvero al quale sia, comunque, interessato, ma con riferimento all´attività delle singole amministrazioni nel suo complesso.

Le norme dedicate al procedimento indicano che l´attività amministrativa deve essere ispirata a criteri di economicità, di efficienza, di speditezza, di responsabilità, di semplicità e di partecipazione; le norme sull´accesso evidenziano altresì che l´attività amministrativa nel suo complesso deve essere ispirata anche al principio di trasparenza, inteso come accessibilità alla documentazione dell´amministrazione o da questa utilizzata.

 

Sotto questo profilo, l´accesso agli atti dell´amministrazione, se da una parte obbedisce allo scopo di garantire i diritti dei cittadini nei confronti dell´amministrazione pubblica, dall´altro costituisce un modo di assicurare la qualità stessa dell´azione amministrativa (la sua imparzialità) e risponde, pertanto, ad un interesse che è anche proprio della stessa amministrazione pubblica.

 

Il diritto di accesso costituisce una situazione giuridica diversa rispetto al diritto di prendere conoscenza degli atti amministrativi in relazione alla difesa di propri interessi giuridici;  si tratta, infatti, di un diritto ad una informazione qualificata, non riconosciuto peraltro in via generale a tutti i cittadini, ma in relazione ad una specifica legittimazione, individuata nella titolarità di un interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti.

Si realizza così, attraverso lo strumento dell´accesso, un vero e proprio processo di controllo, da parte dei cittadini che vi abbiano interesse, sull´espletamento dell´attività dell´amministrazione dall´inizio fino alla definizione dei rapporti comunque instaurati ed in ultima analisi, della macchina amministrativa nel suo complesso.