I criteri più usati nelle imprese per scomporre il sistema informativo

Come si implementa un modello di sistema informativo aziendale?

Diamo uno sguardo alla prassi adottata per l'individuazione di un modello per l'azienda.

Ricordiamo che disegnare un modello significa affrontare un processo analitico di scomposizione del sistema informativo in sotto insiemi, a loro volta scomposti.

Allora, quali sono i criteri abituali di scomposizione?:

sotto insiemi operativi e sotto insiemi direzionali
in tipologie di sotto insiemi per funzioni(marketing, produzione, personale, amministrazione, ... )
per attività o processi critici (gestione finanziaria, logistica, ... )
per categorie, classi e relazioni tra i dati Aziendali
suddiviso per soluzioni tecnologiche ( sistema batch, sistemi intranet, ...)

 

sotto insiemi operativi e sotto insiemi direzionali

   Il significato di OPERATIVI e DIREZIONALI abbiamo già avuto modo di approfondirlo, in particolare con il modello proposto da Anthony.    Per sintetizzare, parliamo di attività operative  riferendoci a quei processi relativi alle operazioni in corso d'opera,  mentre parliamo di  attività direzionali pensando a concetti di responsabilità, di organizzazione e processi decisori.

   In realtà questo approccio non permette un approfondimento analitico se non in una direzione: quella dei sotto insiemi direzionali.
   Infatti, i sottoinsiemi operativi sono una serie sconfinata di e disomogenea di elementi difficilmente inquadrabili se non attraverso l'ausilio di altri criteri di scomposizione ( funzionale, processi critici, ...).

 

in tipologie di sotto insiemi per funzioni

Questa modalità è la più frequentemente applicata perché:

  1. Si relazione facilmente con le strutture funzionali e organizzative dell'azienda.
    Sarà facile per ogni sottoinsieme di struttura aziendale verificare nella propria area di sviluppo del Sis.Info. la rispondenza alle aspettative espresse nel modello di progetto.     Essendo circoscritto nello stesso ambito funzionale i riscontri sono semplici.

  2. Si affrontano insiemi "sufficientemente" autonomi e isolabili nei contenuti.
    Questa caratteristica permette di studiare i settori in maniera approfondita avendo tutte le variabili sotto controllo. I punti di interferenza e contatto con altre funzioni sono facilmente identificabili e analizzabili.

  3. Conseguenza del punto precedente, riduzione degli scambi informativi e legami logici tra sottoinsiemi.
    Gli errori di analisi per mancanza di completezza e/o non conoscenza di effetti sinergici tra i settori e le parti è così ridotto al minimo.

Ci sono anche oggettive difficoltà e problemi come:

  1. Non è adatta ad affrontare una modellizzazione del livello Direzionale
    Negli ambiti direzionali  non ci sono flussi per funzioni quanto per decisioni (con forti sintesi di eventi e informazioni da più aree funzionali).

  2. Non ha validità generale, ma dipende dal tipo di attività svolta dall'impresa
    Molto differente è l'approccio ad una azienda manifatturiera rispetto ad una di servizi o ad una commerciale, etc.     Per l'una è necessario disegnare il sistema informativo di produzione  e manutenzione impianti, per l'altra sarà fondamentale il flusso informativo del controllo di progetto o controllo di gestione.

  3. Lo stretto vincolo della parte funzionale con quella organizzativa può essere un onere ulteriore di manutenzione.
    Al variare dell'organizzazione del personale addetto ne consegue una mutazione di struttura funzionale e di flusso informativo.

Davis propone di combinare l'approccio funzionale con quello per livelli (di Anthony) ottenendo una rappresentazione come quella seguente:

Davis02.gif (9990 byte)

Un altro autore che ha seguito questa metodologia per la scomposizione della parte operativa è Nolan, e , per esempio, nel caso di una azienda farmaceutica, esemplifica l'approccio con il modello seguente:

Nolan01.gif (65593 byte)

   Da osservare che, nel modello a 5 componenti, vengono toccati tutti gli elementi determinanti la struttura del Sis.Info. , mentre con questa rappresentazione non abbiamo la conoscenza di come sono distribuite e dimensionate le risorse umane o i mezzi tecnologici coinvolti, etc.   
   L'unica componente ben rappresentata è quella delle procedure e funzioni.

 

per attività o processi critici

Perché si preferisce adottare la scomposizione in processi anziché in funzioni?

I processi aziendali di una impresa hanno un grado di stabilità superiore rispetto a quello delle strutture organizzative e quindi delle funzioni.
Es. l'evasione degli ordini, il sistema incassi e pagamenti, ...   ciascuno può coinvolgere più funzioni o frazionare le stesse.

L'impresa si concentra sullo studio dei suoi "processi critici" piuttosto che sulle funzioni.
Chi lavora per grandi commesse ritiene cruciale avere una buona gestione degli stati di avanzamenti piuttosto che della funzione Controllo Qualità (che fa parte della stessa gestione)

Risulta più facile affrontare lo studio di un processo unitario piuttosto che una funzione con molti legami o implicazioni.
Non è sempre vero, ma in molte situazioni il processo analizzato risulta un tale insieme di attività concatenate e unitarie che il progettista informatico ha un quadro completo e facile da comprendere.   Se analizza  per funzioni la stessa area aziendale non è ugualmente chiaro e definito.

Come per l'approccio funzionale, anche l'analisi per processi è ideale per i livelli operativi, ed alcuni più di altri.     Via via si tende ai livelli direzionali, questo approccio perde di significato.

 

per categorie, classi e relazioni tra i dati Aziendali

    Si utilizza questo modello quando l'invariante del sistema informativo sono i dati, o meglio, è la struttura dati.  
    In alcune aziende piuttosto dinamiche esiste una vivace attività di trasformazione dei comportamenti e delle procedure.   La cosa più stabile è l'architettura del data base a cui fanno riferimento sia i processi ufficiali che quelli individuali.

    Questo approccio non è alternativo rispetto ai precedenti, ma piuttosto un criterio complementare che interessa particolarmente la parte del patrimonio dei dati.   Possiamo avere comunque il caso di un modello che suddivide il S.I. in Operativo e Direzionale e, nel dettaglio , tratta la parte operativa in sottoinsiemi divisi funzionalmente (o per processi critici) e la parte Direzionale in classi e relazioni esistenti all'interno della banca dati aziendale.

    In genere si fraziona il patrimonio dei dati in sottoinsiemi normalizzati (che evitano duplicazioni, ridondanze, incompletezza) debolmente interconnessi tra loro.
    All'interno di ogni sottoinsieme esiste una entità che fa da "fulcro" relazionale per le altre informazioni archiviate e schematizzate.

sis_6_1.gif (5411 byte)

   Ad esempio, per il data base commerciale l'entità di riferimento sarà IL CLIENTE.    Avremo una serie di dati collegati di tipo anagrafico,  un sottoinsieme di dati riguardati la sua posizione commerciale nei confronti dell'azienda (classe di sconto, categoria, zona, agente, ...) .  Una sezione di dati che descrivono la sua situazione contabile (esposto, fatture ricevute, situazione pagamenti, ...).   Una serie di dati che descrivono i prodotti acquistati dall'azienda e quelli dalla concorrenza.   E così via ...

    In questo modo però non arriveremo mai a descrivere il Sistema Informativo aziendale, ma solo la sua base dati.

   Se ci troviamo di fronte ad una base dati corredata di un buon linguaggio di "query" (interrogazione) e un altrettanto semplice sistema di gestione dei dati;     se il nostro data base è anche "repository" dello schema di funzionamento dell'azienda se non degli stessi metodi di gestione dei dati,       allora, descrivendo i dati e la loro struttura abbiamo rappresentato la maggioranza del sistema informativo aziendale.

Troviamo più spesso questo stile di sistema informativo per il disegno delle attività direzionali, dove serve un supporto fortemente orientato alla consultazione, organizzazione e raccolta dei dati, lasciando gli utenti liberi di gestire i modi di aggregazione e presentazione dell'elaborazione delle informazioni archiviate.

La realizzazione di questo tipo di Sistema Informativo richiede un attento studio dell'architettura della base dati e degli strumenti di consultazione ed elaborazione ad uso diretto degli utenti. 

 

suddiviso per soluzioni tecnologiche

   Questa suddivisione è più comune per gli specialisti tecnologici che per gli analisti in generale, ed, in ogni caso, non aiuta a ordinare il sistema informativo dal punto di vista semantico , ma solo tecnologico.

    Fino a qualche tempo fa si distingueva tra sistemi o parte del sistema batch e parte del sistema On-Line.  Oggi è più frequente la distinzione tra processi Cliente-server , piuttosto che in emulazione host.   Sistema intranet o internet,  applicazioni su WAN o LAN o locali.