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Accesso ai documenti amministrativi: visione e/o copie. Compatibilità con la normativa di tutela della privacy
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Partiamo proprio da quest’ultimo concetto per chiarire preliminarmente quando e come il cittadino possa accedere agli atti di una pubblica amministrazione: la normativa di riferimento è costituita dalle leggi n°142/90 e n°241/90, dal D.P.R. 352/92, alle quali vanno aggiunte le regolamentazioni comunali approvate da ciascun Comune con lo Statuto Comunale e con la relativa deliberazione di approvazione del regolamento sull'accesso. Ma come si qualifica il diritto di accesso? Secondo la giurisprudenza come un diritto pubblico soggettivo, direttamente finalizzato alla soddisfazione di un interesse privato, con esclusione di qualsivoglia discrezionalità amministrativa nel rilascio delle informazioni. E che cosa implica la partecipazione al procedimento amministrativo, introdotta dalla legge n°241/90? Sostanzialmente si è voluto consentire ai soggetti interessati ad un provvedimento (finale) della p.a. e a coloro che necessariamente devono intervenire nel procedimento, di conoscere attraverso il ricevimento di una comunicazione l’avvio del procedimento stesso. Tale comunicazione costituisce dunque un presupposto di legittimità del procedimento, la cui mancanza ne inficia la validità, fatta eccezione per le ipotesi in cui sussistano particolari esigenze di celerità che ne giustifichino la omissione, o risultino previsti dall’ordinamento diversi strumenti partecipativi. In ogni caso il provvedimento amministrativo deve essere motivato, con indicazione dei presupposti di fatto e delle ragioni giuridiche da cui scaturisce la decisione, alla luce delle risultanze acquisite in via istruttoria. Una precisazione: il diritto di accesso, è esercitabile solo qualora sostenuto da un interesse giuridicamente rilevante e pertanto meritevole di tutela. Il rapporto del cittadino-utente con la pubblica amministrazione, così delineato giuridicamente, è stato di recente trasformato radicalmente dall’entrata in vigore della legge 31 dicembre 1996 n°675 sulla "Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali", che garantisce il c.d. "diritto alla privacy". In particolare l’art.27 statuisce che "il trattamento di dati personali da parte di soggetti pubblici, esclusi gli enti pubblici economici, è consentito soltanto per lo svolgimento delle finalità istituzionali, nei limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti". La disciplina del diritto di accesso, deve dunque essere esercitata nei limiti della tutela della riservatezza ovvero deve, volta per volta, essere effettuata una valutazione comparativa e ponderata tra esigenze di tutela della riservatezza dei terzi ed esercizio di un diritto quale è quello della difesa del cittadino. In ogni caso, il legislatore ha inteso far salva tutta la normativa vigente in ordine al diritto di accesso, con la conseguenza che eventuali decisioni di diniego di accesso devono essere adeguatamente motivate al fine di consentire di valutare la legittimità delle stesse alla luce delle ragioni giuridiche poste a fondamento del diniego stesso. Vediamo come il cittadino può concretamente esercitare il diritto di accesso: Modalità richiesta: Presenza dell'interessato con valido documento di riconoscimento; Compilazione del modulo di richiesta; Visione atti gratuita, se si richiedono copie, è in genere previsto il pagamento spese di riproduzione.
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| Mittente:
Sig. ……………. Via …………….. Città …………… Presentare a mano/ovvero tramite posta al sig. Sindaco del Comune di ___________ Oggetto: Richiesta visione atti/ Richiesta copia atti. L.241/90. il sottoscritto __________________________________________________________ nato a _______________________________ il ______________________________ residente a_________________________ via _______________________________ chiede, ai sensi delle norme vigenti, di prendere visione/richiede copia dei seguenti atti: n° 1 __________________________________________ n° 2 __________________________________________ n° 3 __________________________________________ per i seguenti motivi: ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Dichiara di essere persona interessata in quanto e titolare del seguente interesse giuridicamente rilevante _________________________________________________________________
firma per esteso Luogo, li ____________________________
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Presso gli uffici di Segreteria Generale del Comune potrà essere Visionato il Regolamento del Comune di Locri per l'estrazione degli atti amministrativi. |
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I Comuni, come gli altri soggetti pubblici, per precisare le modalità di trattamento dei dati personali per lo svolgimento delle funzioni istituzionali adottano specifici regolamenti la cui conoscenza è indispensabile da parte delle strutture organizzative e dei cittadini stessi per evitare di commettere violazioni che possono essere sanzionate anche penalmente. |
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Esponiamo un regolamento tipo per i Comuni, dal quale desumere sia i concetti fondamentali della legge de qua sia il suo ambito di operatività. |
| Regolamento tipo sulla tutela della riservatezza dei dati personali contenuti in archivi e banche - dati comunali che può essere utilizzato dai comuni ancora non dotati. |
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Art. 1 Oggetto 1. Il presente regolamento disciplina il trattamenti dei dati personali contenuti nelle banche dati personali contenuti nelle banche dati organizzate, gestite o utilizzate dall'Amministrazione Comunale, in attuazione dell'art. 27 della legge n.675 del 31.12.1996 e successive modificazioni e integrazioni. 2. Per finalità istituziona1i, ai fini del presente regolamento, s'intendono:
Art. 2 Finalità 1. Il Comune, garantendo che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto del diritto alla riservatezza ed all'identità personale delle persone fisiche e giuridiche, favorisce la trasmissione di dati o documenti tra le banche dati e gli archivi degli Enti territoriali, degli Enti Pubblici, dei gestori, degli esercenti, degli incaricati di pubblico servizio. Art. 3 Definizioni di riferimento 1.Ai fini del presente regolamento quando si fa riferimento a quanto previsto dall'art.1, comma 2 della legge n.675 del 31.12.1996, s'intende: a) per "banca di dati", qualsiasi complesso di dati personali, ripartito in una o più unità, dislocate in uno o più siti, organizzato secondo una pluralità di criteri determinati tali da facilitarne il trattamento. b) per "trattamento", qualunque operazione o complesso di operazioni, svolte con o senza l'ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distribuzione di dati. c) per "dato personale", qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente o associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale; d) per "titolare", la persona fisica, la persona giuridica, la Pubblica Amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo, cui competono le decisioni in ordine alle finalità ed alle modalità del trattamento di dati personali, ivi compreso il profilo della sicurezza; e) per "responsabile", la persona fisica, la persona. giuridica, la Pubblica Amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali; f) per "interessato", la persona fisica, la persona giuridica, l'ente o l'associazione cui si riferiscono i dati personali; g) per "comunicazione", il dare conoscenza dei dati personali a uno o più soggetti determinati diversi dall'interessato, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione; h) per "diffusione", il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione; i) per "dato anonimo", il dato che in origine o a seguito di trattamento, non può essere associato ad un interessato identificato o identificabile; j) per "blocco", la. conservazione di dati personali con sospensione temporanea di ogni altra operazione del trattamento; k) per "garante", l'autorità istituita ai sensi dell'art. 30 della legge 31 dicembre 1996, n. 675; l) per "dati sensibili", si intendono i dati personali idonei a rilevare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rilevare lo stato di salute e la vita sessuale.
Art. 4 Individuazione delle banche dati 1. Le banche dati di cui all'art. 1, comma 2, della legge n.675 del 31.12.1996, gestite dall'Amministrazione Comunale sono individuate come da comunicazioni trasmesse dai Responsabili degli Uffici e Servizi, al Sindaco e Segretario e depositati agli atti di Segreteria. 2. Di norma le banche dati di cui al presente regolamento sono gestite mediante sistema automatizzato o supporto cartaceo. Art. 5 Titolarità e responsabilità della banca dati. 1. Titolare delle banche dati è il Comune di ___________. 2. Responsabile delle banche dati sono i Responsabili degli Uffici e Servizi del Comune. 3. Il Responsabile ha i seguenti compiti: a) cura il coordinamento di tutte le operazioni di trattamento dei dati affidate ad operatori appartenenti al Settore cui sovrintende; b) provvede a dare istruzioni per la corretta elaborazione dei dati personali, c) procede alle verifiche sulla metodologia di introduzione e di gestione dei dati, anche attraverso controlli campione da eseguirsi periodicamente; d) è responsabile dei procedimenti di rettifica dei dati, e) impartisce le disposizioni operative per la sicurezza della banca dati e dei procedimenti di gestione e/o trattamento dei dati stessi, f) cura la comunicazione agli interessati del trattamento dei dati e la loro diffusione, g) cura la predisposizione delle comunicazioni al Garante; h) acquisisce il consenso degli interessati al trattamento dei dati sensibili, i) dispone motivatamente il blocco dei dati, qualora sia necessaria una sospensione temporanea delle operazioni di trattamento; 4. Nella ipotesi di blocco dei dati o dell'accesso ai medesimi, il Responsabile ne dà tempestiva comunicazione al titolare.
Art. 6 Soggetti incaricati del trattamento dei dati 1. Ciascun responsabile delle banche dati, individua con apposito provvedimento i soggetti incaricati e responsabili del trattamento da svolgersi secondo le modalità di cui agli artt.9 e 10 della legge n.675 del 31.12.1996.
Art.7 Trattamento dei dati 1. I dati in possesso dell'Amministrazione sono di norma trattati mediante l'ausilio di sistemi automatizzati o supporto cartaceo. 2. E' esclusa la messa a disposizione o la consultazione di dati in blocco e la ricerca per nominativo di tutte le informazioni contenute nella banca dati, senza limiti di procedimento o settore, ad eccezione delle ipotesi di trasferimento di dati tra enti pubblici o associazioni di categoria, disciplinate al successivo art.8. 3. Nelle ipotesi in cui la legge, lo Statuto o il regolamento prevedano pubblicazioni obbligatorie, il responsabile del procedimento può adottare opportune misure per garantire la riservatezza dei dati sensibili, di cui all'art. 22 della legge n. 675 del 31.12.1996. 4. A cura del Responsabile dell'unità organizzativa competente vengono dettate le opportune istruzioni per garantire la riservatezza degli atti iscritti al Protocollo generale nella successiva fase di trasformazione in dati. Art. 8 Protocollo d'intesa 1. La trasmissione dei dati o documenti alle banche dati di cui sono titolari i soggetti indicati al precedente art.7 è preceduta da uno specifico protocollo d'intesa che contenga, di norma, l'indicazione del titolare e del responsabile della banca dati e delle operazioni di trattamento, nonché le modalità di concessione, di trasferimento e di comunicazione dei dati.
Art. 9 Informazione e consenso 1. A cura del responsabile della banca dati o di un suo delegato, viene data ampia diffusione degli obblighi informativi di cui all'art. 10 della legge n.675 del 31 dicembre 1996. Gli interessati devono essere previamente informati oralmente o per iscritto circa. a) le finalità e le modalità del trattamento cui sono destinati i dati; b) la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati; c) le conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere; d) i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati e l'ambito di diffusione dei dati medesimi; e) i diritti di cui all'articolo 13 della legge n.625/96, f) il nome, la denominazione o la ragione sociale e il domicilio, la residenza o la sede del titolare e, se designato, del responsabile. 2. I dirigenti e/o responsabili degli uffici e servizi favoriscono a tal fine l'introduzione di modulistica che contenga un breve prospetto informativo e di dichiarazione facoltativa di consenso alla circolazione, ad eccezione delle ipotesi previste dall'art. 12 della legge n.675/96. 3. Sulla base dell'art. 12, comma 1, della legge 31 dicembre 1996, n.675, il consenso da parte dell'interessato relativo al trattamento dei dati non è obbligatorio quando il trattamento: a) riguarda dati raccolti e detenuti in base ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria; b) è necessario per l'esecuzione di obblighi derivanti da un contratto del quale è parte l'interessato o per l'acquisizione di informative pre-contrattuali attivate su richiesta di quest'ultimo, ovvero per l'adempimento di un obbligo legale; c) riguarda dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque, d) è finalizzato unicamente a scopi di ricerca scientifica o di statistica e si tratta di dati anonimi; e) è effettuato nell'esercizio della professione di giornalista e per l'esclusivo perseguimento delle relative finalità, nel rispetto del codice di deontologia di cui all'articolo 25; f) riguarda dati relativi allo svolgimento di attività economiche raccolti anche ai fini indicati nell'articolo 13, comma 1, punto 4), lettera e) della legge 31 dicembre 1996 n° 675, nel rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e industriale, g) é necessario per la salvaguardia della vita o dell'incolumità fisica dell'interessato o di un terzo, nel caso in cui 1'interessato non può prestare il proprio consenso per impossibilità fisica, per incapacità di agire o per incapacità di intendere o di volere; h) è necessario ai fini dello svolgimento delle investigazioni di cui all'articolo 38 delle norme di attuazione, di coordinamento e transitorie del codice di procedura penale, approvate con decreto legislativo 28 luglio 1989 n.271, e successive modificazioni, o, comunque, per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento.
Art. 10 Diritti dell'interessato 1. Le richieste per l'esercizio dei diritti di cui all'art.13 della legge n° 675 de131 dicembre 1996 sono presentate presso il protocollo per il successivo inoltro agli uffici di competenza, nelle more dell'istituzione dell'Ufficio relazioni con il pubblico del Comune. Il soggetto privato deve indicare nella richiesta scritta : a) il nome, la denominazione o la ragione sociale; b) le finalità e le modalità di utilizzo dei dati richiesti; c) l'eventuale ambito di comunicazione dei dati richiesti e l'impegno ad utilizzarli esclusivamente per le finalità e nell'ambito delle modalità indicate. La comunicazione e la diffusione dei dati sono comunque permesse quando:
Qualora le richieste rivolte da privati siano finalizzate ad ottenere il trattamento, la diffusione e la comunicazione dei dati personali, anche contenuti in banche-dati, dovranno essere osservate le modalità di cui sopra. In tale ipotesi, il competente responsabile deve valutare se il trattamento, la diffusione e la comunicazione dei dati richiesti siano compatibili con i fini istituzionali dell'ente e, in caso positivo, provvedere alla trasmissione dei dati stessi nella misura e secondo le modalità strettamente necessarie a soddisfare la richiesta. Le richieste provenienti da enti pubblici, finalizzate al trattamento, alla diffusione ed alla comunicazione dei suddetti dati, saranno soddisfatte quando necessarie al perseguimento dei fini istituzionali dell'ente richiedente. 2. La Giunta Comunale determina il contributo spese a carico del richiedente, in via transitoria, sino all'adozione del regolamento di cui all'art. 33, comma 2 della legge n.675 del 31 dicembre 1996. 3. Nelle ipotesi in cui per la sensibilità dei dati sia necessario il consenso dell'interessato, il medesimo consenso è prestato in forma scritta anche mediante l'utilizzo di strumenti informatici e telematici. 4. Ogni richiesta rivolta da privati e finalizzata ad ottenere il trattamento, la diffusione e la comunicazione dei dati personali, anche contenuti in banche dati deve essere scritta e motivata. In essa devono essere specificati gli estremi del richiedente ed indicati i dati ai quali la domanda si riferisce e lo scopo per il quale sono richiesti. 5. Il Responsabile della banca dati dopo aver valutato che il trattamento, la diffusione e la comunicazione dei dati sono compatibili con i propri fini istituzionali, provvede alla trasmissione dei dati stessi nella misura e secondo le modalità strettamente necessarie a soddisfare la richiesta. Le richieste provenienti da enti pubblici finalizzate al trattamento, alla diffusione ed alla comunicazione dei dati sono soddisfatte quando necessarie al perseguimento dei fini istituzionali dell'ente richiedente.
Art. 11 Rapporti con il garante 1. Il titolare ed il responsabile della Banca dati, se quest'ultimo viene individuato, sono tenuti ad inviare al Garante le comunicazioni e le notificazioni previste dalla L. 675/96.
Art. 12 Sicurezza
Art. 13 Controlli 1. Il responsabile della Banca dati deve effettuare periodicamente dei controlli, anche a campione, al fine di garantire la sicurezza della Banca dati e l'attendibilità dei dati inseriti.
Art. 14 Disposizioni finali e transitorie 1. Per quanto non previsto dal presente regolamento, si applicano le disposizioni di cui alla L. 675/96 e successive modificazioni ed integrazioni. |
