I fatti, stati o qualità personali a diretta conoscenza dell'interessato, riguardanti anche soggetti diversi dal dichiarante, non compresi tra i casi in cui sono ammesse le dichiarazioni sostitutive di certificazioni precedentemente descritte, possono essere comprovati con dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, salvo che la legge espressamente lo vieti.

La dichiarazione sostitutiva dell'atto notorio è quindi ammessa solo quando ciò che l'interessato dichiara sia a lui direttamente noto.

Le dichiarazioni di cui trattasi possono essere rese separatamente, a completamento di un istanza già presentata o nel contesto dell'istanza.

L'autentica di firma è ancora richiesta per le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà.

Si tenga comunque presente che le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà non sono soggette ad autentica, e quindi ad imposta di bollo, nei seguenti casi:

— dichiarazioni rese nel contesto dell’istanza o separatamente (ma con espresso riferimento all’istanza cui sono collegate) e sottoscritte in presenza del dipendente addetto (competente a ricevere la documentazione) che si limiterà ad attestare che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza senza procedere a formale autentica;

— dichiarazioni rese nel contesto dell'istanza o anche separatamente (ma con espresso riferimento all'istanza) e trasmesse alla pubblica amministrazione a mezzo del servizio postale o con altri mezzi consentiti (telefax, posta elettronica ecc.), a condizione che si alleghi all'istanza o alla dichiarazione copia fotostatica, non autenticata, di un documento di riconoscimento del sottoscrittore.

In tali ipotesi, evidentemente, non è necessario che la sottoscrizione sia apposta dinanzi al dipendente addetto.

Per tali dichiarazioni è possibile utilizzare i modelli "B", "C" o "D" allegati alla presente guida.

Le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà sono definitivamente sostitutive (le dichiarazioni temporaneamente sostitutive sono state abolite).

Ciò significa che, in tutti i casi in cui è ammessa la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, la documentazione non dovrà successivamente essere esibita dall'interessato per ottenere il provvedimento richiesto.

Controlli. Qualora risulti necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni, nel caso in cui gli stati, i fatti e le qualità personali siano certificabili o attestabili da un soggetto pubblico, l'amministrazione procedente, entro quindici giorni, richiede direttamente al soggetto pubblico competente la necessaria documentazione.

L'interessato, al fine di accelerare il procedimento, può produrre la relativa certificazione o una copia fotostatica, ancorchè non autenticata, dei certificati in suo possesso. Quest'ultima facoltà non costituisce in alcun modo un onere da parte dell'interessato poiché l'amministrazione è tenuta a procedere autonomamente.

Ricordate. Mentre la sottoscrizione delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni non deve, in ogni caso, essere autenticata (non occorre che la sottoscrizione venga apposta davanti al dipendente e non occorre allegare copia del documento di riconoscimento), la sottoscrizione delle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà non è soggetta ad autentica solo se si osservano le modalità anzi descritte.

Attenzione. In considerazione del carattere speciale della normativa, la sottoscrizione della dichiarazione sostitutiva del certificato antimafia deve, in ogni caso, essere autenticata nei modi di legge. Per il rilevante interesse sociale che la questione riveste si segnala la obbligatorietà della autenticazione della firma per le deleghe alla riscossione di assegni da corrispondere, senza limiti di importo, agli invalidi e ciechi civili nonchè ai sordomuti.

Norme di riferimento:

- art. 4 della legge 15/1968 come integrato con l'art. 3, comma 9, della legge 127/1997;

- art. 3, comma 11, della legge 127/1997 come sostituito dall'art. 2, comma 10, della legge 191/1998;

- artt. 2, 3,13, comma 4, del D.P.R. 20/10/1998 n. 403;

- circolare MIACEL 2/99;

- art. 5 D.P.R. 3/6/1998 n. 252.