- Tutte le certificazioni che la pubblica amministrazione è tenuta a rilasciare (con le poche eccezioni anzi descritte) sono sostituibili con dichiarazioni dell’interessato (dichiarazioni sostitutive di certificazioni o sostitutive dell’atto di notorietà).

La legge oggi, infatti, pone a carico della Amministrazione procedente l’obbligo di acquisire d’ufficio documenti e certificazioni in tutti i casi in cui il cittadino si sia avvalso della facoltà di produrre dichiarazioni in luogo delle tradizionali certificazioni.

- Non è più necessaria l’autentica della sottoscrizione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione.

- Le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà non sono soggette ad autentica della sottoscrizione nei seguenti casi:

— dichiarazioni rese nel contesto dell’istanza o separatamente (ma con espresso riferimento all’istanza cui sono collegate) e sottoscritte in presenza del dipendente addetto (competente a ricevere la documentazione) che si limiterà ad attestare che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza senza procedere a formale autentica;

— dichiarazioni rese nel contesto dell'istanza o anche separatamente (ma con espresso riferimento all'istanza) e trasmesse alla pubblica amministrazione a mezzo del servizio postale o con altri mezzi consentiti (telefax, posta elettronica ecc.), a condizione che si alleghi all'istanza o alla dichiarazione copia fotostatica, non autenticata, di un documento di riconoscimento del sottoscrittore.

Permane l’obbligo dell’autenticazione della sottoscrizione in tutti i casi in cui la stessa sia espressamente richiesta dalla legge.

- I dati contenuti in documenti di riconoscimento (luogo e data di nascita, residenza, cittadinanza, stato civile ecc..) hanno lo stesso valore dei corrispondenti certificati. Pertanto, per attestare tali dati è possibile presentare un valido documento di riconoscimento che verrà acquisito in copia agli atti dell’istruttoria.

- La conformità all’originale di una copia può essere attestata anche dal responsabile del procedimento e da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione.

I documenti trasmessi a mezzo telefax, posta elettronica (purchè sia possibile accertare la fonte di provenienza) sostituiscono a tutti gli effetti di legge i documenti originali. Non occorre quindi trasmettere per posta l’originale o la copia conforme dei documenti trasmessi con le modalità anzidette.