Metodologia per lo sviluppo di un sistema di gestione ambientale nelle PMIPremessaIl SGA è definito dal Regolamento EMAS come "la parte del sistema complessivo di gestione comprendente la struttura organizzativa, le attività di pianificazione, le responsabilità, le pratiche, le procedure, i processi e le risorse per sviluppare, mettere in atto, realizzare, riesaminare e mantenere la politica ambientale". Del tutto analoga è la definizione del SGA presente nella ISO 14001. I principali passi per lo sviluppo di un Sistema di Gestione Ambientale sono l’effettuazione di una analisi ambientale iniziale, la definizione, la progettazione, l’implementazione, il controllo ed il riesame dell’intero sistema. Per il Regolamento EMAS a tali attività si aggiungono le fasi di:
La metodologiaDi seguito si riporta il diagramma di flusso delle attività da effettuare per l’implementazione di un sistema di gestione ambientale.
Impegno della DirezioneL' impegno della Direzione è il primo fondamentale passo per lo sviluppo di un sistema di gestione ambientale. Prima di avviare il percorso di implementazione di un SGA, sia esso conforme allo standard ISO 14001 o al Regolamento EMAS, la Direzione aziendale deve infatti essere consapevole dell’impegno richiesto e deve rendere disponibili le necessarie risorse (umane, economiche e di altro tipo). L’Alta Direzione deve di volta in volta intraprendere tutta una serie di attività che sono alla base del sistema stesso, quali sottoscrivere la politica ambientale, nominare un rappresentante della Direzione, effettuare il riesame del sistema. Inoltre il ruolo della Direzione deve essere trainante: ad essa spetta il compito di motivare il personale, senza la cui fattiva collaborazione sarebbe assai difficile implementare il sistema.
Analisi ambientale inizialePer lo sviluppo di un SGA l’organizzazione deve effettuare un’analisi ambientale delle sue attività, dei suoi prodotti e servizi, conformemente a quanto previsto nell’allegato VII ("Analisi ambientale iniziale") del Regolamento Emas relativamente alle questioni figuranti nell’allegato VI ("Aspetti ambientali"). L’analisi ambientale iniziale consiste in una "fotografia allo stato zero" dei problemi ambientali dell’organizzazione e nella valutazione degli impatti e delle prestazioni ambientali delle sue attività. Il documento che racchiude quest’analisi deve essere completo e quindi deve riguardare tutti gli aspetti che sono presenti nell’organizzazione e sono riconducibili alle sue attività, ai suoi prodotti ed ai suoi servizi. Questa fase è molto delicata ed impegnativa in quanto l’analisi è per l’organizzazione la base sulla quale sviluppare il proprio sistema di gestione. E’ importante sottolineare che l’AAI non è esplicitamente richiesta dalle ISO 14000, ma anche in questo caso resta un passo indispensabile per valutare la realtà aziendale e stabilire obiettivi di miglioramento.
Progettazione del sistemaPoliticaLa politica ambientale dell’organizzazione deve essere definita dall’Alta Direzione, che dovrà esplicitare gli "indirizzi" ovvero gli impegni concreti che l’organizzazione intende assumere ai fini del miglioramento delle proprie prestazioni ambientali e dovrà suscitare consapevolezza e motivazione in tutto il personale. La politica dovrà essere tale da:
Obiettivi e traguardiNé il Regolamento EMAS né la norma ISO 14001 fissano dei requisiti assoluti in materia di prestazione ambientale, ma richiedono che l’organizzazione definisca obiettivi e traguardi in linea con la sua Politica Ambientale. Di norma gli obiettivi e i traguardi sono decisi dal Responsabile del Sistema di Gestione Ambientale in collaborazione con il responsabile di produzione e/o con i responsabili di reparto e in un secondo momento approvati dalla Direzione. Gli obiettivi e i traguardi ambientali sono fissati di norma per la prima volta dopo l’analisi ambientale iniziale.Nel definire gli obiettivi e specificare i traguardi l’organizzazione deve tener conto dei seguenti punti:
Programmi operativiDopo aver definito gli obiettivi e specificato i traguardi ambientali, l’organizzazione deve predisporre un programma ambientale che riporti le seguenti informazioni:
Il programma deve essere periodicamente revisionato in modo da garantire il suo continuo adeguamento alle eventuali mutate realtà aziendali. Scopo del riesame è infatti quello di evidenziare le cause dell’inadeguatezza del programma ambientale individuando il punto debole e intervenendo di conseguenza per correggere il programma di gestione ambientale. Stabilito il programma ambientale, l’organizzazione deve individuare degli strumenti che permettano di verificare se le azioni intraprese possono raggiungere quanto prefissato. Tali strumenti sono rappresentati da opportuni Indicatori di Performance Ambientale (IPA) e da adeguati strumenti di misura in modo da costituire un sistema di valutazione della propria prestazione ambientale.
Attuazione e funzionamento del sistemaStruttura e responsabilitàLa Direzione deve mettere a disposizione le risorse necessarie per attuare e controllare il sistema di gestione ambientale, in termini di risorse umane, di competenze specialistiche, di tecnologie e risorse finanziarie. Anche se il SGA riguarda tutte le funzioni e tutti i livelli aziendali, la Direzione dovrà individuare una funzione di riferimento che abbia il compito di sviluppare il sistema e coinvolgere il personale nell’attuazione. Questa funzione potrà assumere a regime, anche dopo la registrazione, il ruolo del "Rappresentante della Direzione", funzione prevista sia dal Regolamento EMAS che dalla ISO 14001, con il compito di riferire all’Alta Direzione sull’andamento del sistema di gestione ambientale. La scelta del Rappresentante della Direzione è legata al tipo e alle dimensioni dell’organizzazione. Deve essere scelta una funzione dotata dei poteri, dell’autorità e del ruolo per poter eseguire i compiti che gli vengono conferiti, compresa la possibilità di "comunicare" direttamente con l’Alta Direzione dell’impresa. E’ chiaro che deve esserci un equilibrio tra responsabilità attribuite e poteri delegati; quindi il Rappresentante della Direzione deve poter disporre delle risorse necessarie (anche economiche) per svolgere il suo mandato.Per tali motivi nelle piccole organizzazioni il Rappresentante della Direzione è spesso lo stesso proprietario o una funzione ad esso molto vicina. Il Rappresentante della Direzione può essere coadiuvato da un’altra funzione, un "Responsabile del Sistema di Gestione Ambientale" (RGA), che assume normalmente compiti più operativi che di indirizzo, capace di attuare il sistema.FormazioneL’organizzazione deve fare un check-up delle necessità che il suo personale presenta per la formazione ambientale, in particolare per il personale che esegue operazioni che potrebbero provocare impatti significativi sull’ambiente. Particolare attenzione deve essere rivolta alle modalità di sensibilizzazione dei dipendenti, assicurandosi che questi abbiano compreso l’importanza della realizzazione dei principi espressi nella politica ambientale e le loro responsabilità nel raggiungimento degli obiettivi e traguardi ambientali prefissati dall’organizzazione, e siano coscienti dei danni ambientali che comportamenti non conformi alle procedure operative dell’organizzazione potrebbero comportare. Viceversa deve maturare la consapevolezza dei benefici che può apportare un comportamento responsabile e in linea con il sistema di gestione ambientale dell’organizzazione. ComunicazioneL’organizzazione deve definire i processi di comunicazione interna ed esterna. Probabilmente in una PMI i flussi di comunicazione interna sono semplici ed informalmente già definiti; si tratta di verificare la loro efficacia ed efficienza. Per quanto riguarda la comunicazione esterna, questa rappresenta spesso una novità per le PMI che, al di là della comunicazione con i propri clienti, non sono abituate a "comunicare" con altre "parti interessate". L’esame di questo aspetto potrebbe essere considerato dall’azienda un’opportunità per impostare nuovi strumenti, canali e meccanismi di dialogo da e verso l’esterno dell’azienda.
Documentazione del sistemaUn passo fondamentale per l’implementazione del sistema di gestione ambientale è la formalizzazione della documentazione, che deve essere predisposta in maniera coerente con la struttura e con la realtà aziendale, in modo da evitare di stravolgere l’organizzazione ed impegnare inutilmente il personale che in essa lavora. Il responsabile deve coinvolgere le altre funzioni aziendali affinché il sistema sia quanto più possibile condiviso e soprattutto realmente adeguato alle esigenze dell’azienda. Un rischio, infatti, è costituito dal possibile sovradimensionamento del SGA che diventerebbe pesante e difficile da applicare da parte del personale. Controllo operativo ed emergenzeIl controllo operativo consiste nella pianificazione dell’insieme delle attività di monitoraggio, controllo e regolazione di cui l’organizzazione ha bisogno per mettere in pratica i principi enunciati nella politica e per raggiungere gli obiettivi e i traguardi prefissati. In sostanza, quindi, dovranno essere sviluppate procedure per il controllo operativo che abbraccino tutte le attività e le operazioni associate con gli aspetti ambientali significativi dell’organizzazione, con l’obiettivo finale di:
Controlli ed azioni correttiveSorveglianza e misurazioniL’organizzazione deve predisporre ed attuare procedure operative allo scopo di sorvegliare e misurare regolarmente tutti gli aspetti delle sue attività che possono avere un impatto significativo sull’ambiente. In particolare tali procedure dovranno riguardare:
Non conformità, azioni correttive e preventiveL’organizzazione deve predisporre delle procedure che le consentano di individuare i casi di mancato soddisfacimento dei requisiti previsti dal sistema (le non conformità), in modo da registrarli e avviare le necessarie azioni di trattamento. Le non conformità devono poi essere analizzate per valutarne significatività e frequenza, e per definire le necessarie azioni correttive che eliminino le cause delle non conformità evitandone il ripetersi. RegistrazioniL’organizzazione deve dotarsi delle evidenze che documentino, attraverso opportune registrazioni, l’attuazione e il funzionamento del sistema di gestione ambientale. Tali registrazioni devono essere gestite in modo da assicurarne la corretta redazione, identificazione e riconducibilità al relativo elemento del sistema di gestione. AuditUna volta attuato il sistema, l’organizzazione deve effettuare, o affidare all’esterno, audit ambientali interni, rivolgendosi a personale esterno qualificato o interno appositamente formato. L’audit viene pianificato ed eseguito utilizzando programmi scritti ed apposite liste di riscontro, applicando la procedura predisposta nella fase precedente. L’attività di audit deve coprire tutte le aree a cui si estende il SGA. L’obiettivo dell’audit è di verificare se il sistema è conforme a quanto previsto dallo standard ISO 14001 o dal Regolamento EMAS, di valutare le prestazioni ambientali dell’organizzazione su tutte le aree aziendali e di verificare se il sistema è efficace rispetto alle esigenze dell’azienda ed alla politica ambientale.Riesame della DirezioneSulla base dell’audit interno l’Alta Direzione può riesaminare il sistema. I risultati dell’audit forniranno lo spunto per avviare provvedimenti (azioni correttive o piani di miglioramento) per evitare il ripetersi di situazioni considerate non conformi. Una volta attuate le azioni correttive, l’azienda può avviare l’iter di certificazione ISO 14000 o l’iter di registrazione EMAS. Dichiarazione ambientalePer il Regolamento EMAS, prima dell’audit del verificatore ambientale accreditato, l’organizzazione deve elaborare la dichiarazione ambientale seguendo gli indirizzi forniti dall’allegato III del Regolamento. Si tratta di un documento da utilizzare come strumento di comunicazione e dialogo con le parti interessate (fornitori, clienti, popolazione, pubbliche amministrazioni, banche, compagnie di assicurazioni, ecc.).
aggiornato il 19/12/02 |
