In questo modulo imparerete:

    1.1) come aprire un database esistente

    1.2) come svolgere semplici operazioni con le maschere

    1.3) cosa sono record e tabelle

    1.4) come aprire una tabella e identificare gli elementi che la compongono

 

1.1) Come aprire un database esistente   

Parleremo indifferentemente di database o di "basi di dati".

 

Cominciamo con l'avviare il nostro programma.

   

Se l'icona di Access non è già presente sul vostro desktop, potete avviare il programma cliccando su START, spostando poi in questo modo il mouse su PROGRAMMI e cliccando infine sulla scritta MICROSOFT ACCESS.

 

Ed ecco aprirsi la finestra principale dell'applicazione.

 

Apriamo un database già esistente.

   

Per aprire un file di Access fare clic sul menu "file" e scegliere il comando "apri".

   

A questo punto vi trovate di fronte la classica finestra di dialogo, che consente di navigare tra i file e le cartelle archiviati sulle unità di memoria collegate al vostro computer.

 

Per impostazione predefinita, viene visualizzato il contenuto della cartella "Documenti".

 

Evidenziamo ora il file luoghi.mdb e clicchiamo sul pulsante "Apri".

   

Notate che l'estensione tipica dei file generati da Access è MDB.

 

1.2) Come svolgere semplici operazioni con le maschere

Siamo ora davanti alla finestra di controllo, dalla quale possiamo gestire tutti i parametri e i dati del nostro database di prova che si chiama "luoghi.mdb".

    

La suddetta finestra è suddivisa sostanzialmente in due parti.

 

Quella di sinistra consente di scegliere tra differenti modalità di gestione dei dati: "tabelle", "query", "maschere", "report", ecc.

 

Quella di destra, invece, permette di accedere ai contenuti, se presenti, di ognuna delle modalità di gestione disponibili.

 

Se ad esempio attivo con un clic del mouse la modalità "maschere", ecco che viene visualizzato nella parte destra della finestra l'elenco delle maschere disponibili in questo database.

 

Ve ne sono due, denominate "arezzo" e "citta_della_pieve".

   

Con un doppio clic apriamo la maschera denominata "arezzo".

 

Compare sullo schermo una finestra contenente una serie di campi, quelli su sfondo bianco, che contengono del testo.

 

Ogni campo è identificato da un'etichetta.

 

Nel nostro caso le etichette utilizzate sono: "file", "titolo", "didascalia", "data".

   

Le etichette ci aiutano a comprendere che tipo di informazioni va inserito in ciascuno dei campi della maschera.

 

Nel nostro database di esempio, questa maschera serve per aggiornare una tabella che mette in relazione dei file grafici aventi estensione JPG con un titolo, una descrizione ed una data.

 

I file grafici in questione sono infatti delle fotografie e la maschera ha la funzione di aggiornare un archivio che fornisce informazioni su una collezione di foto.

 

Un archivio nel quale a ciascuna fotografia sono associati il titolo, la data e la descrizione corrispondenti.

   

È molto semplice modificare un'informazione presente in archivio.

 

Se, ad esempio, ci accorgiamo di aver sbagliato la data della foto numero 4, clicchiamo alcune volte sulla freccina di avanzamento, fino a che visualizziamo il contenuto del quarto record.

 

Poi inseriamo il cursore nel campo "data" e quindi modifichiamo la data esistente, inserendone al suo posto un'altra.

 

Ora, se vado avanti o indietro e poi ritorno al record numero 4, troverò che nel campo "data" è ormai presente la data che ho appena immesso e non c'è più traccia della precedente.

 

A questo punto non resta che chiudere la maschera cliccando sul pulsante "X" in alto a destra.

 

1.3) Cosa sono record e tabelle

Un termine fondamentale del mondo dei database è il termine RECORD, che è stato appena adoperato per indicare l'insieme delle informazioni, presenti in una singola schermata della maschera che abbiamo utilizzato poco fa.

 

Un record è appunto questo: un insieme di informazioni omogenee intorno ad un medesimo oggetto.

 

Ogni base di dati ha come suo elemento centrale una o più serie organizzate di record.

 

Ad esempio il record-tipo di un database di indirizzi potrebbe contenere i seguenti dati: nome e cognome della persona, via, città, codice postale e numero di telefono.

 

Il record-tipo di un archivio di videocassette potrebbe invece contenere questi altri dati: titolo del film, data di registrazione, data di produzione, genere, attori principali, regista.

 

Gli esempi possono  moltiplicarsi all'infinito.

 

Quel che occorre mettere bene in luce è la struttura che rende un insieme di record omogeneo, ebbene, questa struttura è la TABELLA.

 

Per capire cos'è una tabella, possiamo rifarci ai due esempi appena citati.

 

Un record che contiene i recapiti di un amico non presenta alcuna omogeneità con un record che contiene i dati di un film in videocassetta.

 

Da una parte abbiamo nome, cognome, indirizzo, numero di telefono, ecc., dall'altra parte abbiamo invece titolo, data, attori, regista, e così via.

 

Ci rendiamo conto intuitivamente che il record con i recapiti dell'amico Antonio Rossi ed il record del film Terminator non possono stare insieme.

 

Perché dei record possano essere archiviati ordinatamente devono essere inseriti in una struttura omogenea, adatta a tenerli insieme.

 

Questa struttura è appunto la tabella, elemento caratterizzante di qualsiasi modello di database.

 

Vediamo ora appunto come appare fisicamente una tabella all'interno del nostro database di esempio.

 

1.4) Come aprire una tabella e identificare gli elementi che la compongono

Con un clic sinistro del mouse attiviamo la modalità "tabella" nel menu di sinistra della nostra finestra-database.

 

Ricordiamo che il file su cui stiamo lavorando è lo stesso "luoghi.mdb", del quale abbiamo esaminato una maschera poco fa.

 

Nella parte destra della finestra compare l'elenco delle tabelle attualmente disponibili.

 

Come vedete, sono due, e i loro nomi richiamano i nomi delle due maschere di immissione, presenti nell'apposita sezione esaminata in precedenza.

 

Con un doppio clic apriamo ora la tabella "arezzo".

 

Compare sullo schermo una griglia di righe e colonne, che richiama l'analoga griglia di cui sono composti i fogli di calcolo di Excel.

 

Il principio di funzionamento è infatti analogo.

 

La differenza, rispetto, ai fogli di Excel, è che in una tabella di Access le righe non sono etichettate da numeri visibili, mentre le colonne sono identificate da nomi significativi piuttosto che da lettere dell'alfabeto.

 

Come può notarsi i nomi che identificano le colonne sono gli stessi nomi delle etichette presenti nella maschera di immissione.

 

Le tabelle, in effetti, rappresentano un altro modo, rispetto alle maschere, per visualizzare i dati contenuti in un archivio.

 

Certamente la visualizzazione in modalità tabella non è pratica come la visualizzazione in modalità maschera, per quanto riguarda l'immissione, la modifica e la cancellazione di dati.

 

Tuttavia la visualizzazione tabellare è l'unica in grado di mostrarci a colpo d'occhio la struttura di un archivio di dati e l'omogeneità delle informazioni contenute nei vari record che compongono una tabella.

   

Vediamo quali sono gli elementi costitutivi di questa tabella.

 

Le righe orizzontali rappresentano i RECORD: ogni riga raccoglie infatti tutte le informazioni necessarie a catalogare un singolo oggetto, in questo caso una delle foto della nostra serie sulla città di Arezzo.

 

Le colonne rappresentano invece i CAMPI.

 

Ogni campo, corrispondente ad un'etichetta della maschera di immissione esaminata in precedenza, rappresenta un tipo di informazione.

 

L'intersezione tra un record ed un campo si definisce CELLA e rappresenta l'elemento minimo di una base di dati.

 

Ciascuna informazione viene archiviata in un database come contenuto di una cella, all'interno di una tabella: sono contenuti di cella, nel nostro caso, i nomi dei singoli file JPG, i titoli delle foto, le didascalie e le date.

 

Altri due termini che in seguito incontreremo spesso sono:QUERY e REPORT.

   

Le QUERY , o interrogazioni, sono dei metodi per estrarre informazioni da una base di dati.

 

Attiviamo la modalità query con un clic sull'apposito pulsante nella parte sinistra della finestra principale.

 

I REPORT sono invece modi di organizzare i dati di un archivio in vista della stampa.

 

Per creare un report o per visualizzare quelli esistenti, facciamo clic sul pulsante REPORT nella parte sinistra della finestra-database.