Decisioni del Garante della privacy  e del Consiglio di Stato sull’obbligo di consegna al dipendente delle schede di valutazione e dei giudizi (o note di qualifica) su di lui espressi 

Note di qualifica: diritto di accesso ai dati e diritto di accesso ai documenti nella decisione del Garante dell'11 gennaio 2001

Garante per la protezione dei dati personali - Decisione dell'11 gennaio 2001 – Pres. Rodotà – Rel. De Siervo -  Bernardi c. Telecom Italia SpA

Il diritto di accesso ai dati personali ai sensi della legge n. 675/1996 è diverso dal diritto di accesso ai documenti amministrativi. Quando, però, l’estrazione dei dati dai documenti è particolarmente difficoltosa, la richiesta di accesso ai dati può essere accolta anche mediante l’esibizione e/o la consegna in copia della documentazione che li contiene. Una richiesta di accesso ai documenti può essere presa in considerazione dal Garante come richiesta di accesso a dati personali. Ciò premesso, ed in questi termini, è fondata la richiesta del ricorrente di consegna in copia (e l’azienda deve a ciò provvedere): a) del profilo valutativo del dipendente; b) delle schede di valutazione (cfr. decisione del 2 giugno 1999, in Lav. prev. Oggi, 1999, 1474 con nota di Meucci a p. 1314) in base alle quali sarebbe stato predisposto tale profilo; c) della comunicazione di diniego (con le relative motivazioni) che sarebbe stata inviata dall’Ufficio risorse umane in relazione ad una sua  nuova domanda di ammissione per il passaggio di livello.

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Ugo De Siervo e dell’Ing. Claudio Manganelli componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

ESAMINATO il ricorso presentato dal sig. Angelo Bernardi nei confronti della Telecom Italia S.p.A.;

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni dell’Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del garante n. 1/2000 adottato con deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n. 162 del 13 luglio 2000;

RELATORE il Prof. Ugo De Siervo;

PREMESSO:

1. Il ricorrente, dipendente della Telecom Italia S.p.A., ha presentato ricorso a questa Autorità in quanto la società non avrebbe risposto alle sue richieste ai sensi dell'art. 13 della legge n. 675/1996 volte ad ottenere copia di alcuni documenti inerenti un esame sostenuto nel 1998 per un passaggio di livello professionale. In particolare, l’interessato ha richiesto alla società il rilascio: a) dei test di ruolo e specialistico con le risposte da lui fornite; b) del profilo valutativo redatto dal proprio superiore; c) delle schede valutative sottostanti; d) di una successiva comunicazione inviata dall’ufficio "Risorse umane" nella quale sarebbero evidenziati i motivi del diniego della nuova domanda di ammissione all’esame per il passaggio di livello, presentata dal ricorrente nel 1999.

Di seguito all’invito a fornire un riscontro formulato da questa Autorità, e della proroga del termine di cui all’art. 29, comma 4, della legge n. 675/1996, Telecom Italia S.p.A. ha trasmesso al ricorrente copia di alcuni documenti relativi, in particolare, al verbale di esame per il passaggio di livello per le prove svolte nel 1998, nonché ai test valutativi specialistico e di ruolo con le risposte fornite dall’interessato e le relative votazioni.

In relazione al riscontro fornito il ricorrente ha evidenziato che la società avrebbe trasmesso solo una parte dei documenti da lui richiesti ed ha pertanto insistito per l’integrale accoglimento delle proprie richieste.

CIO’ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

2. Vanno preliminarmente richiamate le considerazioni formulate dal Garante in vari provvedimenti circa i peculiari connotati del diritto tutelato dall'art. 13, comma 1, lettera c), n. 1, della legge n. 675/1996, che non deve essere confuso con il diverso diritto di accesso ad atti e a documenti. L’esercizio del diritto di accesso ai dati personali determina a carico del titolare o del responsabile del trattamento l’obbligo di confermare l’esistenza o meno delle informazioni relative all’interessato e di comunicarle a quest’ultimo senza ritardo in forma intellegibile, estrapolandole, ove necessario, da archivi, banche dati, atti o documenti che le contengano. Qualora, poi, l’estrazione dei dati risulti particolarmente difficoltosa, l’adempimento della richiesta di accesso può avvenire anche tramite l’esibizione e/o la consegna in copia della documentazione (vedi, in proposito, le modalità più volte richiamate dal Garante, in particolare nei provvedimenti del 21 giugno e del 13 ottobre 1999 pubblicati nel Bollettino del Garante n. 11/12, pagg. 61 - 69).

Al riguardo, si osserva che le richieste del ricorrente, pur essendo in parte formulate con riguardo a documenti, anziché ai dati personali in essi contenuti, contengono espliciti ed evidenti riferimenti alla legge n. 675/1996 e alla disciplina sul trattamento dei dati personali (nell’ultima istanza l’interessato ha inviato alla società copia di un provvedimento del Garante del 2 giugno 1999 in materia di accesso dei lavoratori ai dati contenuti nelle schede di valutazione predisposte dal datore di lavoro) e possono quindi essere tenute utilmente in considerazione come esercizio del diritto di conoscere i dati personali, espressi anche in forma di giudizi o valutazioni sul dipendente (v. sempre il citato provvedimento del 2 giugno 1999), contenuti nei documenti di cui il ricorrente ha chiesto la copia.

3. Nel merito, deve essere dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso per quanto concerne le istanze di accesso ai dati contenuti in alcuni documenti richiesti dall’interessato (test di ruolo e specialistico con le risposte da lui fornite, nonché verbale dell’esame sostenuto nel 1998), di cui la società ha trasmesso copia integrale con indicazione delle votazioni parziali e finali attribuite, nonché del giudizio conclusivo di "non idoneo".

Occorre invece rilevare che la società non ha fornito idonea risposta o indicazione anche negativa, come è necessario in base alla legge n. 675/1996 (v. l’art. 13, comma 1, lett. c), num. 1)) in ordine alle ulteriori informazioni richieste dal ricorrente, con particolare riferimento a dati che sarebbero contenuti: a) in un profilo valutativo del dipendente (la cui votazione viene peraltro riportata nel verbale d’esame trasmesso all’interessato); b) nelle eventuali schede valutative in base alle quali sarebbe stato predisposto tale profilo; c) in una successiva comunicazione che sarebbe stata inviata dall’ufficio "Risorse umane" in relazione alla nuova domanda di ammissione all’esame per il passaggio di livello (presentata dall’interessato nel 1999).

In relazione a questi ultimi aspetti il ricorso è fondato. La società deve quindi integrare il riscontro fornito al ricorrente con una precisa conferma scritta circa l’esistenza o meno di dati che lo riguardano negli eventuali, altri documenti indicati dall’interessato e, in caso affermativo, con un’immediata comunicazione dei dati a quest’ultimo.

PER QUESTI MOTIVI, IL GARANTE

a) dichiara, ai sensi dell’art. 20, comma 1, del d.P.R. n. 501/1998, non luogo a provvedere relativamente alle richieste dell’interessato volte ad ottenere l’accesso ai dati contenuti nei test di ruolo e specialistico svolti nel 1998, nonché al relativo verbale di esame;

b) accoglie il ricorso nei termini di cui in motivazione per quanto concerne la richiesta di ottenere la conferma dell’esistenza e la comunicazione dei dati personali contenuti negli altri documenti indicati dal ricorrente;

c) ordina, per l’effetto, a Telecom Italia S.p.A. di corrispondere in tal senso alla richiesta dell’interessato entro il 15 febbraio 2001, dando conferma di tale adempimento entro la stessa data all’Ufficio del Garante.

Roma, 11 gennaio 2001

 

Decisioni Garante del 12 giugno 2000, del 19 dicembre 2001 e del 30 settembre 2002 su giudizi e note di qualifica conservate nel fascicolo personale o in altri archivi  strutturati

 

I

Garante per la protezione dei dati personali, decisione  del 12 giugno 2000 – Pres. Rodotà – Rel. Santaniello – Segr. gen. Buttarelli  - Marcon c. Telecom Italia SpA.

 

Decisione del garante per la privacy in tema di dati personali nel rapporto di lavoro – Spettanza al dipendente della consegna degli attestati dei corsi professionali effettuati, dei giudizi e delle note di qualifica, delle polizze a suo favore e  degli altri dati personali  comunque conservati dall’azienda nel fascicolo personale – Soggezione a sanzione penale, ex art. 37 l. n. 675/’96, in caso di inosservanza.

 

L’azienda che custodisca nei propri archivi o fascicoli personali dei dipendenti  le loro informazioni personali è tenuta  su richiesta degli stessi, ai sensi dell’art. 13 della legge  n. 675/’96, a metterle a disposizione e a fornirne comunicazione  al dipendente che l’abbia espressamente richieste, ivi inclusi, gli attestati afferenti ai corsi di formazione professionale, i giudizi e le note di qualifica, le assicurazioni contratte in corso di rapporto e quant’altro costituisca dato personale ai sensi di legge, incorrendo in caso di inosservanza delle prescrizioni statuite con la  presente decisione nella sanzione penale da 3 mesi a 2 anni di reclusione, ai sensi dell’art. 37 legge n. 675/96 (1).

(Fatto e diritto):

Nella riunione odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Ugo De Siervo e dell’ing. Claudio Manganelli, componenti, e del dott. Giuseppe Buttarelli, segretario generale;

 

VISTO il provvedimento del 1° dicembre 1999, con il quale il garante ha dichiarato, ai sensi dell’art. 20 d.p.r. n. 501/1998, non luogo a provvedere sul ricorso presentato dal signor Luca Marcon, nei confronti di Telcom Italia SpA;

 

VISTA la documentazione in atti e, in particolare, le note allegate in copia al presente provvedimento, con le quali il ricorrente ha manifestato le proprie perplessità in ordine alla completezza dei dati custoditi nel proprio fascicolo personale, messo a disposizione dalla predetta società il 28 dicembre 1999, con riferimento alla documentazione relativa ai corsi di formazione frequentati, alla  “polizza infortuni extra”, nonché, in maniera particolare, all’assenza (in determinati periodi) o all’incompletezza (per la fase più recente) di documenti relativi ai giudizi e alle valutazioni espresse sull’interessato in sede di valutazione annuale;

 

CONSIDERATO che la dichiarazione di non luogo a procedere adottata dal Garante è stata effettuata solo sul presupposto che la società corrispondesse all’istanza di accesso ai dati personali a suo tempo presentata dal sig. Marcon e facesse visionare al ricorrente i dati personali relativi all’intero corso della sua carriera lavorativa;

 

CONSIDERATO che la Telecom Italia SpA, la quale non risulta aver impugnato il provvedimento nei termini di legge, è tenuta a dare piena attuazione al provvedimento a pena di sanzione penale (v. art. 37 della legge n. 675/1996), corrispondendo alle richieste del ricorrente e mettendo a sua  disposizione tutti i dati personali dello stesso comunque conservati nei diversi archivi della società (anche in sede diversa da quella di Mestre), in relazione non solo ai dati identificativi o comunque di tipo oggettivo, ma anche ai dati personali contenuti in giudizi e note di qualifica;

 

VISTI gli articoli 13, 29 e 37 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e gli articoli 18, 19 e 20 del d.p.r. 31 marzo 1998, n. 501;

 

VISTO in particolare l’art. 20, comma 11, del medesimo d.p.r. n. 501/1998 e riservata l’adozione di immediati provvedimenti ai sensi di tale articolo, nonché l’eventuale trasmissione degli atti alla competente autorità giudiziaria;

 

VISTE le osservazioni dell’Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 7, comma 2, lettera a) del d.p.r. 31 marzo 1998, n. 501;

 

RELATORE il prof. Giuseppe Santaniello;

P.Q.M.
il Garante dispone, ai sensi dell’art. 20, comma 11, del d.p.r. n. 501/1998 che la Telecom Italia SpA:
      1) dia integrale applicazione al provvedimento del 1° dicembre 1999, comunicando all’interessato senza ritardo e comunque entro il 10 luglio 2000,  tutti i dati personali che lo riguardano comunque detenuti;
      2)  nel caso in cui la società non custodisca altri dati relativi all’interessato oltre quelli messi già a sua disposizione, comunichi tale circostanza al ricorrente medesimo, precisando, in particolare, di non detenere i dati ai quali il sig. Marcon  ha fatto riferimento nelle allegate lettere;
      3) dia conferma a questa Autorità, sempre entro il 10 luglio 2000, dell’esatto adempimento di quanto disposto con il presente provvedimento.

 Roma, lì 12 giugno 2000

II

Garante per la protezione dei dati personali, decisione  del 19 dicembre 2001 – Pres.Rodotà – Rel. Santaniello – Segr. gen. Buttarelli  -  Ric. Marcon.

 

Dati personali (incluse valutazioni, giudizi e note di qualifica) detenuti  dal datore di lavoro in cartella personale ed in archivi cartacei o informatizzati – Diritto del lavoratore alla comunicazione per estrazione, e nel caso, di difficoltà, alla visionatura o fotocopiatura, in via diretta, tramite delegato e/o con l’assistenza di persona di fiducia.

 

Per effetto dell'ampia definizione di dato personale introdotta  dalla direttiva  comunitaria n. 95/46/CE e dall'art. 1, comma 2, lettera c), della legge n- 675/1996, la legge n. 675/1996 è applicabile non solo ai dati personali di tipo oggettivo, ma anche ad informazioni personali contenute nell'ambito dì valutazioni soggettive, riportate in supporti di vario tipo (sia cartaceo, sia automatizzato), conservate o meno in archivi strutturati.

L’art 13  l. n. 675/’96 e l'art. 17 del d.P.R, n 501/1998 non prevedono il necessario rilascio di copie di atti ed obbligano, più precisamente, il titolare o il responsabile del trattamento ad estrapolare dai propri archivi e documenti i dati personali detenuti su supporto cartaceo o informatico, che riguardano il richiedente, e a riferirli a quest’ultimo con modalità idonee a renderli agevolmente comprensibili.  L'accesso, quindi, non obbliga ad esibire o a copiare interamente ogni singolo atto, ma rende piuttosto necessario estrarre dagli atti e dai documenti tutte le informazioni di carattere personale relative all'interessato (cfr. provvedimento del Garante del 23 giugno 1998, in  Bollettino del Garante n. 5, pag. 20).

Solo quando l'estrazione di tali dati risulti particolarmente difficoltosa, l'adempimento alla richiesta di accesso può avvenire anche tramite l'esibizione e/o la consegna in copia della documentazione. Essendo stata manifestata, nel caso di specie, dalla Società la disponibilità a consentire la diretta visione da parte del ricorrente della “cartella personale” presso gli uffici aziendali, dalla stessa l'interessato potrà visionare ed estrarre eventualmente copia dei dati personali che lo riguardano, anche avvalendosi di persona a ciò delegata (art. 20, comma 2, del  d.P.R. n. 501/1998) o facendosi assistere da persona di sua fiducia (art. 20, comma 4, d.P.R. cit.), con la conseguenza che per tale aspetto delle richieste non si adotta provvedimento  ordinativo.

Si fissa invece il termine congruo del 28 febbraio 2002, per corrispondere da parte della Società alle richieste del ricorrente (non ancora assolte) di conoscere dati personali (non inseriti nella “cartella personale”) altrove detenuti, così come di conoscere gli estremi identificativi del titolare e del responsabile del trattamento dati, nonché di ottenere la comunicazione dell'origine, della logica e della finalità del trattamento dei dati stessi.

 

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof Giuseppe Santaniello, vice presidente,  del prof. Gaetano Rasi e del dottor Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

esaminato il ricorso presentato dal Síg.  Luca Marcon

nei confronti della Soc……. .

      VISTA la documentazione in atti;

      VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

      RELATORE il prof. Giuseppe Santaniello;

PREMESSO:

Il ricorrente, dipendente della Soc.……., lamenta di non avere ricevuto riscontro ad una serie di richieste avanzate ai sensi dell'art. 13 della legge n. 675 con le quali aveva chiesto di conoscere gli estremi identificativi del medesimo titolare e del “responsabile, se designato..., la natura ... l'origine,  la logica e la finalità su cui si basa" il trattamento dei dati personali che lo riguardano, nonché di avere accesso a tutti i dati detenuti dal citato titolare. Ciò con riferimento anche a giudizi e valutazioni espressi in molteplici occasioni (di cui viene fornito un elenco esemplificativo) dall'indicato titolare del trattamento.

Con il ricorso proposto ai sensi dell’art. 29 della legge n. 675 l'interessato ha ribadito le proprie richieste, chiedendo di porre a carico del titolare del trattamento le spese del procedimento.

All'invito ad aderire  spontaneamente alle richieste del ricorrente, formulato da questa Autorità con nota n. 13319 del 27 dicembre 2001, il titolare del trattamento ha risposto con nota anticipata via fax il 6 dicembre 2001 con la quale ha trasmesso copia di una lettera, datata 12 novembre 2001, nella quale la Soc…….  segnalava la disponibilità a far visionare all'interessato la cartella personale presso gli uffici di Venezia Mestre.

 

CIO' PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

 

Il ricorso verte sull'accesso al complesso dei dati personali di un dipendente detenuti dal relativo datore di lavoro, riferiti all'intera carriera professionale, nonché sulla richiesta di ottenere alcune notizie sul loro trattamento, avanzata con apposita istanza ex art. 13 della legge n. 675.

Per effetto dell'ampia definizione di dato personale introdotta  dalla direttiva  comunitaria n. 95/46/CE e dall'art. 1, comma 2, lettera c), della legge n- 675/1996, la legge n. 675/1996 è applicabile non solo ai dati personali di tipo oggettivo, ma anche ad informazioni personali contenute nell'ambito dì valutazioni soggettive, riportate in supporti di vario tipo (sia cartaceo, sia automatizzato), conservate o meno in archivi strutturati.

I dati oggetto della richiesta di accesso in questione rientrano in tali categorie ed è pertanto legittima la richiesta dell'interessato di venirne a conoscenza, ai sensi dell'art. 13 della legge n. 675.

Il citato art 13 e l'art. 17 del d.P.R. n 501/1998 non prevedono il necessario rilascio di copie di atti ed obbligano, più precisamente, il titolare o il responsabile del trattamento ad estrapolare dai propri archivi e documenti i dati personali detenuti su supporto cartaceo o informatico, che riguardano il richiedente, e a riferirli a quest’ultimo con modalità idonee a renderli agevolmente comprensibili. L'accesso, quindi, non obbliga ad esibire o a copiare interamente ogni singolo atto, ma rende piuttosto necessario estrarre dagli atti e dai documenti tutte le informazioni di carattere personale relative all'interessato (cfr. provvedimento del Garante del 23 giugno 1998, in  Bollettino del Garante n. 5, pag. 20).

Solo quando l'estrazione di tali dati risulti particolarmente difficoltosa, l'adempimento alla richiesta di accesso può avvenire anche tramite l'esibizione e/o la consegna in copia della documentazione (cfr. il provvedimento del Garante  dell’ 11 gennaio 2001, in Bollettino n. 16, pag. 23).

Nel caso di specie, il titolare del trattamento ha posto a disposizione con nota raccomandata A/R del 12 novembre 2001 la sola “cartella personale” del ricorrente, senza peraltro precisare, come pure dovuto, se in essa vi siano contenuti tutti i dati cui l'interessato ha chiesto di accedere, ed in particolare quelli di natura personale contenuti nella richiesta ai sensi dell'art. 13 della legge n. 675/1996.

In relazione della disponibilità manifestata dal titolare del trattamento può essere quindi dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell'art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998, limitatamente ai dati personali contenuti nella predetta “cartella personale”, dalla quale l'interessato potrà visionare ed estrarre eventualmente copia dei dati personali che lo riguardano, anche avvalendosi di persona a ciò delegata (art. 20, comma 2, del  d.P.R. n, 501/1998) o facendosi assistere da persona di sua fiducia (art. 20, comma 4, d.P.R. cit.).

Il ricorso deve essere invece accolto:

a)     per quanto riguarda gli eventuali altri personali relativi al ricorrente, ed in particolare quelli di natura personale indicati nella menzionata richiesta ai sensi dell'art. 13, non contenuti nella “cartella personale” offerta in visione con la suindicata nota datata 12 novembre 2001;

b)     in riferimento alle richieste di conoscere gli estremi identificativi del titolare e del responsabile del trattamento (se designato), nonché di essere informato sull'origine dei dati trattati, sulla logica e sulle finalità del trattamento.  Rispetto a tali istanze, specificamente previste dall'art. 13, comma 1, della legge n. 675, la Soc…….  non ha fornito all'interessato elementi di riscontro che dovranno pertanto essere comunicati allo stesso entro un termine che appare congruo fissare al 28 febbraio 2002.

Considerata la mancanza di un tempestivo e completo riscontro alle richieste dell'interessato, va posto a carico della Soc…….. l' ammontare  delle spese sostenute dal ricorrente, determinato nella misura forfettaria di lire 300.000, di cui  lire 50.000 per diritti di segreteria, tenendo conto degli adempimenti connessi appunto alla redazione e presentazione del ricorso.

 

PER QUESTI MOTIVI  IL GARANTE:

 

a)     dichiara non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell'art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998 per quanto riguarda i dati personali contenuti nella “cartella personale” del ricorrente, nei  termini di cui in motivazione;

b)     accoglie il ricorso in riferimento alla richiesta dell'interessato di conoscere gli eventuali altri dati di carattere personale che lo riguardano, nei termini di cui in motivazione;

c)     accoglie il ricorso per quanto riguarda altresì la richiesta di conoscere gli estremi identificativi del titolare e del responsabile del trattamento, nonché di ottenere la comunicazione dell'origine, della logica e della finalità del trattamento dei dati stessi;

d)     ordina alla Soc………. di corrispondere alle richieste di cui ai punti b) e c) del presente dispositivo entro il 28 febbraio 2002, dando conferma di tale adempimento entro la stessa data all'Ufficio del Garante;

e)          determina, ai sensi dell'art. 20, commi 2 e 9, del d.P.R. n. 501/1998, nella misura forfettaria di lire 300.000, di cui lire 50.000 per diritti, l'ammontare delle spese e dei diritti posti a carico del titolare del trattamento, che dovrà liquidarli direttamente in favore del ricorrente.

 

Roma, 19 dicembre 2001

III

 

Diritto all'integrazione del fascicolo personale con valutazioni di merito

 

Decisione del Garante Privacy del 30 settembre 2002- Pres. Rodotà – Rel. Rasi – L. Marcon c. Telecom Italia SpA

 

Il lavoratore ha il diritto dì ottenere l'integrazione dei dati personali detenuti dal datore di lavoro con documenti ulteriori, che attestino valutazioni di merito; in ogni caso, resta salva la discrezionalità del datore circa le modalità di utilizzo di dette integrazioni.

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

ESAMINATO il ricorso presentato dal sig. Luca Marcon

nei confronti di Telecom Italia S.p.a.;

VISTA la documentazione in atti;

VISTI gli articoli 13 e 29 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e gli articoli 18, 19 e 20 del d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il prof. Gaetano Rasi;

PREMESSO:

Il ricorrente, dipendente di Telecom Italia S.p.A., lamenta di non avere ricevuto idoneo riscontro ad un'istanza formulata ai sensi dell'art. 13 della legge n. 675/1996 con la quale aveva chiesto di conoscere gli estremi identificativi, completi e aggiornati, del medesimo titolare, nonché l'origine, la logica e le finalità del trattamento dei dati personali che lo riguardano (in particolare di quelli contenuti nelle c.d. "schede dì valutazione delle prestazioni”) e di accedere ad alcuni documenti, specificamente elencati, ritenuti in possesso del titolare del trattamento.

Con la medesima istanza ex art. 13, l'interessato ha anche chiesto di integrare la documentazione contenuta nel fascicolo personale con tre documenti contenenti annotazioni di apprezzamento per il lavoro dallo stesso svolto presso la società - allegati all'istanza medesima - e di apporre sulle schede di valutazione che lo riguardano un'annotazione di cui indicava il testo nell'istanza medesima.

Con il ricorso proposto ai sensi dell'art. 29 della legge n. 675 l'interessato ha ribadito le proprie richieste, chiedendo di porre a carico del titolare del trattamento le spese del procedimento.

All'invito ad aderire spontaneamente alle richieste del ricorrente, formulato da questa Autorità ai sensi dell'ari. 20 del d.P.R. n. 501/1998, il titolare del trattamento ha risposto con note depositate il 13 e il 24 settembre 2002, nelle quali ha dichiarato di:

- aver già "assicurato l'accesso ai documenti relativi ai dati personali del sig. Luca Marcon, nonché l'opportunità di estrarne copia" anche a seguito di un precedente ricorso presentato dall'interessato a questa Autorità;

- avergli fornito indicazioni in merito al titolare e al responsabile del trattamento, nonché all'origine, alla logica e alle finalità del trattamento effettuato e alle schede di valutazione, in ordine alle quali ha inviato all'interessato "un prospetto illustrativo (...) dei criteri di valutazione"adottati;

- non essere "in possesso dei numerosissimi documenti di cui il sig. Luca Marcon (...) ha rivendicato la messa a disposizione", e di ritenere "singolare l'istanza volta ad aggiornare, rettificare o integrare i dati personali" detenuti dalla società attraverso l'acquisizione al fascicolo personale relativo allo stesso di "documenti che Telecom Italia S.p.A. non è tenuta a conservare" e che, comunque (come da nota inviata al ricorrente in data antecedente al ricorso), tali documenti sono stati conservati dalla società "in funzione della loro allegazione all'istanza del 6/7/2002";

- ritenere "la richiesta tesa all'apposizione, sulle schede di valutazione, di una specifica annotazione (...) assolutamente estranea alle prescrizioni e, quindi, alle finalità della legge 675/1996", essendo tale annotazione volta a contestare le modalità e i criteri "che ispirano il sistema di valutazione dei dipendenti".

Il ricorrente ha replicato con note inviate via fax in data 13, 20, 23, 24, 25 e 27 settembre 2002, dichiarandosi insoddisfatto per quanto non fornito dal titolare del trattamento e contestando, in particolare, la liceità del trattamento effettuato attraverso le c.d. schede di valutazione, nella parte in cui esse raffrontano gli "obiettivi conseguiti" dal lavoratore nel corso dell'anno a "obiettivi assegnati e/o aree di responsabilità" dei quali nessuna indicazione viene previamente fornita allo stesso.

CIO' PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso concerne il trattamento di dati personali effettuato dal datore di lavoro e riferiti alla carriera professionale di un dipendente.

Con il ricorso, che segue altri due ricorsi esaminati da questa Autorità nei confronti del medesimo titolare di trattamento con provvedimenti del 1 dicembre 1999 e 19 dicembre 2001, ed aventi ad oggetto l'accesso al complesso di dati relativi alla carriera lavorativa, viene formulata specifica istanza in relazione a tre profili e precisamente:

- all'accesso ad alcuni documenti puntualmente individuati che non risulterebbero presenti nel fascicolo personale relativo al ricorrente (cui il titolare del trattamento ha consentito l'accesso in ottemperanza a quanto disposto da questa Autorità in occasione dei due precedenti ricorsi);

- all'integrazione della documentazione contenuta nel fascicolo personale;

- all'integrazione delle schede di valutazione predisposte dal datore di lavoro e relative al ricorrente con un'annotazione  -  che lo stesso formula integralmente - nella quale si dovrebbe attestare che i c.d. "obiettivi assegnati e/o aree di responsabilità"sarebbero stati posti a conoscenza dell'interessato solo contestualmente alla comunicazione formale della valutazione complessiva del lavoro svolto.

In ordine alle prime due richieste del ricorrente va dichiarato non luogo a provvedere ai sensi dell'art. 20 del d.P.R. n. 501/1998. A seguito del ricorso il titolare del trattamento ha infatti comunicato all'interessato (con dichiarazione della cui veridicità lo stesso risponde anche sul piano penale: art. 37 bis legge n. 675/1996, "Falsità nelle dichiarazioni e nelle notificazioni al Garante") di non detenere i documenti indicati nell'istanza di accesso ex art. 13 della legge n. 675/1996, dichiarando che "non tutti i documenti che interessano il (singolo) dipendente vengono conservati" e confermando di aver messo a disposizione le informazioni personali del ricorrente in occasione degli accessi ai dati dallo stesso già effettuati.

In merito alla seconda istanza, volta a far integrare i documenti contenuti nel fascicolo personale del ricorrente, Telecom Italia S.p.A. ha comunicato di averne acquisito copia, elencando i documenti in oggetto tra quelli contenuti nel fascicolo medesimo. Deve rilevarsi infatti la sussistenza del caso di specie, ai sensi dell'art. 13, comma 1, lett. e), della legge n. 675/1996, del diritto dell'interessato ad ottenere l'integrazione dei dati personali detenuti dal datore di lavoro con documenti ulteriori che attestino, come nel caso di specie, talune valutazioni di merito. Ciò ferina restando la sfera di discrezionalità riconosciuta al datore di lavoro in ordine alle modalità di utilizzo di dette integrazioni.

Il ricorso va invece dichiarato inammissibile in ordine alla richiesta relativa all'integrazione delle schede di valutazione con l'annotazione predisposta dal ricorrente medesimo. L'integrazione richiesta non può infatti configurarsi come integrazione dei dati personali dell'interessato dal momento che l'annotazione in questione fa riferimento esclusivamente ad alcune circostanze relative al procedimento interno per la valutazione del personale per le quali l'interessato conserva peraltro il diritto di far valere ogni eventuale diritto in sede giudiziaria.

In relazione alla sequenza dei rapporti intercorsi tra le parti a seguito delle richieste ai sensi dell'art. 13 e al tenore dei riscontri forniti, sussistono giusti motivi per compensare le spese fra le parti.

PER QUESTI MOTIVI

a) dichiara inammissibile la richiesta di integrare le schede di valutazione relative all'interessato con l'annotazione dallo stesso predisposta;

b)  dichiara non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell'art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998 in ordine alle altre richieste;

e) dichiara compensate le spese fra le parti. 

Roma, 30 settembre 2002

IL PRESIDENTE: Rodotà

IL RELATORE: Rasi

IL SEGRETARIO GENERALE: Buttarelli

 
(1) Nota

Con la prima decisione in questione il Garante della privacy ha riconosciuto il diritto del dipendente di ottenere dal datore di lavoro tutte le informazioni contenute nel suo fascicolo personale e con la seconda i "dati personali" comunque conservati altrove (archivi strutturati e simili).

Un lavoratore si era rivolto al Garante per chiedere che gli fossero comunicati dal suo attuale datore di lavoro tutti i dati posseduti da questo ed in particolare i giudizi e le note di qualifica personali. Nonostante l’invito del Garante all’azienda di fornire tale documentazione, il datore di lavoro aveva consegnato al dipendente solo parte dei dati in suo possesso. Su richiesta del lavoratore il Garante ha ribadito l’obbligo del datore di lavoro di comunicare tutti gli atti riguardanti l' impiegato ed in particolar modo quelli relativi agli attestati professionali, alle note di qualifica e alle assicurazioni contratte a favore del dipendente. Tali informazioni sono, infatti, da intendersi come veri e propri dati personali, nei cui confronti l’individuo può esercitare vari diritti tra cui quello di chiedere al titolare del trattamento quali dati esso possegga e di farsi indicare dallo stesso le finalità e modalità delle operazioni effettuate sugli stessi.

Il Garante ribadisce il proprio avviso – espresso  nella decisione del 2 giugno 1999, in Lavoro e Previdenza Oggi 1999, 1474 con commento di Meucci, Al bando le tecniche oscurantiste nella gestione del rapporto di lavoro, ivi 1314 e ss. -   secondo cui anche la valutazioni che contribuiscono a formare il giudizio annuale di un dipendente (le cosiddette note di qualifica) sono dati personali e devono essere messe a disposizione del lavoratore che ne faccia richiesta. In senso diverso si è espresso il Tribunale di Fermo, giudice unico, del 26 ottobre 1999 (in Not. giurisp. lav. 1999, 626) a seguito di ricorso della Cassa di risparmio di Fermo, giustappunto in opposizione alla sopracitata decisione del Garante del 2 giugno 1999, ove il magistrato ha stabilito che la “valutazione delle prestazioni” non costituirebbe “dato personale”, in quanto priva dei caratteri della oggettività e  connotata invece da quelli della soggettività, con la conseguenza, secondo il Tribunale in questione, che “forma dato personale la valutazione finale del dipendente attribuita dal datore di lavoro – cioè a dire il solo giudizio sintetico, n. d. r. – ma non le operazioni effettuate al fine di giungere alla valutazione complessiva finale, anche se contengono valutazioni”.

Riconfermando invece il proprio orientamento, il Garante afferma – nella decisione in questione – l’obbligo di consegna al lavoratore non solo “dei dati identificativi o comunque di tipo oggettivo, ma anche dei dati personali contenuti in giudizi e note di qualifica”.

L’obbligo di consegna è, quindi, la conseguenza dell’esercizio di uno specifico diritto previsto dalla legge sulla privacy a favore dell’interessato. L’articolo 13 della legge, infatti, afferma il diritto di chiunque a conoscere gratuitamente i dati che lo riguardano che siano in possesso di altre persone, nonché il potere di correggerli se errati, di integrarli, aggiornarli o di chiederne la cancellazione se sono trattati in violazione di legge. L’accesso alle informazioni possedute dal datore di lavoro permetterà al dipendente non solo di attestare la sua preparazione professionale per la ricerca di eventuali  nuove occupazioni, ma eventualmente anche di attivare o meglio documentare ricorsi giurisdizionali per torti subiti. Qualora il datore di lavoro continui a non fornire al dipendente le informazioni da questo richieste, potrebbe essere condannato – ex art. 37 l. n. 675/’96 – dai 3 mesi ai 2 anni di carcere per mancata osservanza del provvedimento del Garante.

Mario Meucci

Decisione Garante del 2 giugno 1999 sulle note di qualifica

 

Garante per la protezione dei dati personali, decisione 2 giugno 1999 - Pres.  Rodotà - Rel.  De Siervo - (Le parti in causa sono state omesse per garanzia di anonimato, n.d.r.)

 

Decisione del Garante per la protezione dei dati personali in tema di note di qualifica nel rapporto di lavoro ~ Rientrano nella nozione di "dato personale" di cui alla legge n. 67511996 - Conseguente diritto di accesso ad esse del valutato, con facoltà di richiedere la correzione per quanto concerne i fatti obiettivi dei rapporto di lavoro risultanti inveritieri e di integrazione, con opposizione di note o precisazioni marginali, per quanto concerne le considerazioni di tipo soggettivo e discrezionale dell'azienda (Nota a commento di Mario Meucci su Lavoro e previdenza Oggi 1999, a pagina 1315)

 

L'espressione "qualunque informazione " contenuta nell'articolo 1, comma 2, lettera c) della legge n. 67511996 vuole evidentemente attribuire alla nozione di "dato personale" la massima ampiezza, comprendendo anche ogni notizia, informazione o elemento che abbia un'efficacia informativa tale da fornire un contributo aggiuntivo di conoscenza rispetto ad un soggetto identificato o identificabile.  E ciò in riferimento sia ad informazioni oggettivamente caratterizzate (suscettibili di una verifica e di un sindacato obiettivo), sia a descrizioni, giudizi, analisi o ricostruzioni di profili personali (riguardatiti attitudini, qualità, requisiti o comportamenti professionali) che danno origine a stime e opinioni di natura soggettiva finalizzate anche ad una valutazione complessiva del soggetto interessato.

Le note di qualifica (o note caratteristiche) utilizzate dalle aziende a fini gestionali - e, talora, procedimentalizzate nei contratti collettivi di lavoro possiedono le caratteristiche di cui sopra, essendo strutturate da giudizi (più o meno discrezionali) basati tuttavia su fatti o comportamenti storicamente determinati compiuti dai lavoratori valutati.  Pertanto le stesse - a conclusione della procedura di valutazione e quindi non in itinere, cioè a dire non nelle fasi di preparazione delle note di qualifica o delle schede di valutazione - sono accessibili agli interessati ai sensi della legge n. 675 quali "dati personali ", con la precisazione che per i fatti obiettivi (ad esempio numero delle pratiche, giorni di assenza, ecc.) può essere esercitato dai lavoratori il diritto di correzione, mentre per le considerazioni di tipo soggettivo e discrezionale pure presenti nei "giudizi " e nelle "valutazioni " può essere attivato il diverso diritto di integrazione dei dati, che potrà eventualmente concretizzarsi nell'apposizione di note o precisazioni marginali, ai sensi dell'articolo 13, comma 1, lettera c) n. 3) della stessa legge.

 

Il Garante per la protezione dei dati del prof.  Stefano Rodotà, presidente, personali in data odierna, in presenza  del prof.  Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof.  Ugo De Siervo e dell'ing.  Claudio Manganelli componenti e del dott.  Giovanni Buttarelli, segretario generale; esaminati i ricorsi presentati da nei confronti dell'Azienda... (1) , considerato che i ricorsi fanno riferimento all'esercizio dei diritti dell'articolo 1 3 della legge n. 67511996 in riferimento ad una medesima fattispecie e che possono essere perciò esaminati congiuntamente anche in considerazione dell'identità delle argomentazioni addotte a loro sostegno;

Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal Segretario generale ai sensi dell'articolo 7, comma 2, lettera a) del D.P.R. 31 marzo 1998, n. 501; Vista la documentazione in atti; Relatore il prof.  Ugo De Siervo;

 

PREMESSO - l. I ricorrenti, dipendenti, dell'Azienda lamentano di aver ricevuto un riscontro parziale alle richieste di accesso ai propri dati personali avanzate ai sensi dell'articolo 13 della legge n. 675 nei confronti dell'Azienda... in qualità di datore di lavoro.

Più specificatamente ai medesimi dipendenti non sarebbero state comunicate le argomentazioni e le valutazioni che sostanziano il giudizio espresso nei loro confronti (ottimo, buono, mediocre, insufficiente, ecc.), il solo che venga reso noto ogni anno a ciascun dipendente.

In effetti, anche in risposta all'invito ad aderire spontaneamente alle richieste dei ricorrenti ... ha risposto l'Azienda ... asserendo che l'ambito di applicazione della legge n. 675 concerne i "dati personali, cioè le informazioni relative alla persona e non già le valutazioni".  L'Azienda ... ha fatto presente che il contratto dei dipendenti... prevede l'obbligo per le aziende... di fornire una motivazione sintetica nel solo caso in cui al dipendente venga attribuita la qualifica di "insufficiente", e che la notifica della motivazione può essere altresì richiesta dal dipendente cui sia stata attribuita una qualifica inferiore a quella dell'anno precedente; ha inoltre evidenziato che nei confronti dei giudizi sintetici è sempre possibile, però, esperire un ricorso interno in doppio grado e adire poi l'autorità giudiziaria.

A giudizio dell'Azienda ... l'attribuzione delle note di qualifica presuppone "un procedimento valutativo, con risvolti contenziosi, le cui motivazione sono conservate dall'Azienda ... cui in realtà appartengono"; né rileverebbe affermare che "i giudizi possono basarsi su resoconti, asseritamente inveritieri, trattandosi se mai di giudizi in itinere, a livello inferiore, o intermedio, quindi non di dati, e non rientrando la loro formulazione in nessuna nozione di trattamento".

Dal canto loro, i ricorrenti hanno sottolineato che la Azienda ... non ha mai negato l'esistenza del tipo di dati da essi richiesti, ed ha solo opposto che tali giudizi sarebbero caratterizzati "da una presunta riservatezza tale da impedirne la comunicazione all'interessato". I medesimi ricorrenti hanno inoltre posto in luce all'Azienda ... come il concetto di dato personale di cui all'articolo 1 della legge n. 675/1996 debba estendersi "a qualsiasi informazione richiesta ed ottenuta dal vertice dell'Azienda ... sul conto di ogni lavoratore subordinato". Una conoscenza integrale di tali dati da parte dei dipendenti sarebbe quindi, a giudizio dei ricorrenti, una condizione necessaria per evitare che l'Azienda... possa "mantenere o rinnovare ... per il futuro giudizi ingiusti e discriminatori".

Le posizioni espresse dalle parti sono state ribadite nel corso dell'audizione svoltasi il ... .

In tale occasione i ricorrenti hanno nuovamente contestato la tesi sostenuta dalla Azienda... rispetto ai dati in questione.  A loro giudizio, le note di qualifica sarebbero senza dubbio informazioni di carattere personale, "in quanto questi dati concorrono a fornire una rappresentazione di aspetti personali degli interessati".  Fra di essi figurano, peraltro, sia valutazioni soggettive, sia rilievi oggettivi come ad esempio il riferimento a fatti o ad avvenimenti verificatisi sul luogo di lavoro.  Inoltre, i "motivi" o le "valutazioni" su cui si controverte corrisponderebbero"alla percezione diretta, più o meno circostanziata nei dettagli, che i titolari degli uffici hanno del comportamento dei propri subalterni.  Se così non fosse la valutazione dell'Azienda ... non poggerebbe su nulla che possa essere riferito alla realtà storica del rapporto di lavoro".

Il titolare del trattamento ... ha ribadito invece che esistono non tanto informazioni, quanto "giudizi che l'Azienda ... è tenuta ad esprimere e a comunicare anche i vista del successivo procedimento contenzioso"; non sarebbe quindi possibile fare "il processo alle valutazioni, delle quali l'Azienda ... risponde ove vengano impugnate nelle sedi competenti, come da giurisprudenza costante".

In occasione della citata audizione le parti hanno peraltro espresso il loro assenso, così come previsto dall'articolo 20, comma 8, del D.P.R. n. 501/1998, ai fini di una proroga di venti giorni del temine per la decisione sul ricorso, riservandosi di produrre ulteriori memorie e documenti. 1 ricorrenti hanno poi inviato al Garante una serie di documenti relativi ad una causa di lavoro che aveva interessato una dipendente della Azienda... . La motivazione comunicata a tale dipendente per l'anno solare di riferimento poggiava su un evento circostanziato e storicamente determinato, e ciò smentirebbe la tesi di controparte "secondo cui anche le così dette motivazioni supportanti la nota di qualifica consisterebbero in ogni caso di mere generiche valutazioni non passibili di riscontro oggettivo".

A parere dei medesimi ricorrenti, le motivazioni poste a base del giudizio sintetico, quand'anche fossero formulate in modo "soggettivo, generico e privo di riferimenti obiettivi" avrebbero comunque natura di dato personale e come tali potrebbero essere oggetto di una richiesta di accesso ai sensi dell'articolo 13 della legge n. 675/1996.  In senso opposto, l'Azienda... ha ulteriormente evidenziato, citando a supporto della propria tesi alcune massime giurisprudenziali, come gli odierni ricorsi mirino in realtà a conoscere e sindacare i motivi dei giudizi formulati sui dipendenti, mentre "le motivazioni dei giudizi possono essere chieste, e in determinati casi devono direttamente essere fornite dall'Azienda... nell'apposito procedimento previsto dal contratto collettivo". La Azienda... ha altresì evidenziato come la compilazione delle note caratteristiche non costituisce di per sé "informazione relativa alla persona e quindi dato o complesso di dati ... e tanto meno loro trattamento ... suscettibile di intervento protettivo del Garante e oggetto di un diritto di comunicazione all'interessato, o magari di rettificazione ad istanza dello stesso, se non, rispettivamente, nei termini delle già ricordate disposizioni dello stesso contatto collettivo o a seguito di impugnativa ed eventuale annullamento giudiziale".  Viene infine rimarcato, ancora una volta che l'Azienda... "non può essere obbligata anche a rivelare i giudizi intermedi in itinere, i cui compilatori o revisori non operano in contraddittorio con l'interessato".

Nel corso della seconda audizione, tenutasi il... le parti hanno ribadito le proprie posizioni.  I ricorrenti hanno fatto poi notare come la giurisprudenza citata dalla Azienda ... "è concorde nel ritenere che la nota di qualifica può essere soggetta al sindacato di legittimità.  Se ne deve dedurre che essa deve fondarsi su elementi abbastanza "obiettivi" e non solo su "valutazioni meramente soggettive"

L'Azienda ... ha infine fornito copia di una sentenza del pretore di ... relativa alla vicenda della dipendente della Azienda... alla quale si sono riferiti i ricorrenti.  Per ribadire le proprie tesi, ha poi prodotto un modello per la compilazione delle schede di valutazione "da cui emerge che vi devono essere riportati solo i dati notori e per altro verso messi a disposizione degli interessati, relativi alla semplice identificazione degli stessi.  Inoltre vi sono dei punteggi, proposti dai capi servizio, in base ai quali viene comunque discrezionalmente formulato dal direttore generale il giudizio poi comunicato all'interessato". t- stato altresì precisato che "non possono considerarsi dati personali tutti i dati o i documenti aziendali solo perché in qualche modo riferibili ad uno o più dipendenti, nel qual caso tutti dovrebbero essere oggetto di comunicazione".  Secondo l'Azienda..., dovrebbe essere da ultimo considerato che i giudizi in questione non vengono formulati in contraddittorio con il soggetto interessato e che la loro segretezza è condizione indispensabile per assicurare la libertà di giudizio dei relativi estensori.

Ciò premesso, il Garante osserva:

2.         I ricorsi presentati, di contenuto pressoché identico, sono ammissibili ai sensi dell'articolo 29 della legge n. 675/1996 e sono fondati.

Quanto alla ventilata obiezione dell'Azienda..., che ha accennato al fatto che i ricorsi siano stati reiterati prima della decorrenza del termine di 90giorni di cui all'articolo 13, comma 1, lettera c), n. 1 del la legge n. 67511996, si deve osservare che, in realtà, la richiesta dei ricorrenti di conoscere le valutazioni che li riguardano era stata formulata già nella richiesta di accesso ai dati personali del... , che è risultata in parte inevasa, sicché il limite normativo attinente alla reiterazione delle richieste di accesso non può considerarsi preclusivo, nella fattispecie, dei diritti dei ricorrenti.

Apparendo pacifiche l'esistenza e l'utilizzazione dei dati di cui si controverte, nonché la ritualità delle istanze di accesso, il tema centrale della controversia risiede nella natura giuridica delle note di qualifica agli effetti dell'applicazione della legge n. 67511996.

Per valutare la fondatezza della richiesta di accesso ai dati personali avanzata dai ricorrenti, occorre prendere le mosse dalla nozione di "dato personale" che la legge n. 675/1996 ha derivato dalla direttiva comunitaria n. 95/46/CE e dalla Convenzione n. 108/1981 del Consiglio d'Europa ratificata con legge n. 98/1989.

L'articolo l, comma2, lettera c), della legge n. 675/1996 definisce come dato personale "qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente o associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale".

L'espressione "qualunque informazione" vuole evidentemente attribuire alla definizione di "dato personale" la massima ampiezza, comprendendo anche ogni notizia, informazione o elemento che abbia un'efficacia informativa tale da fornire un contributo aggiuntivo di conoscenza rispetto ad un soggetto identificato o identificabile.  E ciò in riferimento sia ad informazioni oggettivamente caratterizzate (suscettibili di una verifica e di un sindacato obiettivo), sia a descrizioni, giudizi, analisi o ricostruzioni di profili personali (riguardanti attitudini, qualità, requisiti o comportamenti professionali) che danno origine a stime e opinioni di natura soggettiva finalizzate anche ad una valutazione complessiva del soggetto interessato.  Questo è orientamento comune nei diversi Paesi dell'Unione Europea, che in via generale considerano le valutazioni appunto come dati personali.

Conferme in questo senso possono essere tratte da significative disposizioni contenute in documenti internazionali e da sentenze della Corte di Cassazione.  In precedenti provvedimenti il Garante ha già avuto modo di esprimersi in questo senso.

L'articolo 9 della Convenzione di applicazione dell'Accordo di Schengen, ratificata con legge n. 338/1993, dispone che fra i dati trattabili nell'ambito del Sistema d'informazione Schengen vi siano non solo quelli obiettivi (cognome, nome, data e luogo di nascita, ecc.), ma anche quelli relativi alla "linea di condotta da seguire", definita evidentemente in base ad un giudizio contenente elementi di valutazione.  Ugualmente, l'articolo 8 della Convenzione Europol, ratificata con legge n. 93/1998, contempla fra i dati oggetto del trattamento elementi sicuramente valutativi, quali i dati di persone che "si può presumere ... che commettano reati per i quali l'Europol è competente".  Inoltre, l'articolo 1 del regolamento CE n. 1469/95 parla di trattamento di dati riguardanti "operatori che presentano un rischio di inaffidabilità", in quanto condannati per una frode comunitaria ai danni del ... o sospettati in base ad un primo accertamento.

Il rapporto diretto tra valutazioni ed elementi obiettivi nelle note di qualifica è esplicitamente sottolineato in diverse sentenze della Corte di Cassazione (Sez. lav., n. 2252 del 27 febbraio 1995 e n. 884 del l' febbraio 1996).

Si possono poi ricordare alcune decisioni dei Garante, come quella del 21 dicembre 1998 (pubblicata nel bollettino,del garante "Cittadini e società dell'informazione", n. 7, pagina 35), che ha riconosciuto la natura di dato personale alla diagnosi medica, pur essendo evidente che, per sua natura, essa non è caratterizzata da assoluta oggettività e comprende a volte elementi valutativi o di prognosi di tipo discrezionale.  Ciò implica il diritto dell'interessato, più volte riconosciuto da questa Autorità, di aver accesso alle diagnosi mediche che lo riguardano.  Inoltre, nel parere del 16 febbraio 1999 (Bollettino n.7, pagina 10) sono state fornite indicazioni sul significato di una particolare categoria di dati personali (i dati "relativi allo svolgimento di attività economiche" di cui all'articolo20, comma 1, lettera e)della legge n. 675/1962) sottolineandosi come la citata disposizione normativa faccia riferimento non solo a dati oggettivi rinvenibili in documenti pubblici, ma anche a giudizi ed indicazioni su attività finanziarie, produttive, ecc. che sono il risultato, da una parte, di aggregazioni ed elaborazioni di dati acquisiti da fonti pubbliche e, dall'altra, di valutazioni (caratterizzate da ampia discrezionalità e soggettività) relative all'affidabilità, alla solvibilità e alla capacità economica di determinati soggetti economici.  Questo orientamento del Garante corrisponde alla linea assunta da altre autorità europee, quale risulta, ad esempio, dalla deliberazione n. 80-10 del l aprile 1980 della Commission Nationale de l'Informatique e des Libertés francese.

Il citato rapporto delle note di qualifica con i profili comportamentali del lavoratore rimanda quindi al riferimento, sottostante alle note stesse, a fatti, atteggiamenti, situazioni determinate e storicamente definite,: non affidate a giudizi puramente astratti ed avulsi dal riferimento alla concreta attività contrattuale svolta dal dipendente.

Inoltre risulterebbe privo di ragionevolezza considerare come dato personale il giudizio "ottimo", "buono", ecc., consentendo così pienezza di accesso ad una valutazione "allo stato puro" e negarlo, invece, ai dati ben più analitici e spesso obiettivi sui quali si forma il giudizio stesso.  Ciò a prescindere dal fatto che solo consentendo tali elementi di base il lavoratore può valutare la congruità del giudizio sintetico emesso nei suoi confronti e far valere i propri diritti secondo al normativa di riferimento.  Ciò salvo espliciti limiti legislativi che riducano questa conoscibilità in particolari ordinamenti.

L'accesso dell'interessato alle valutazioni richiede tuttavia alcune precisazioni sui diritti esercitabili dall'interessato stesso.  Tra gli elementi che concorrono alla formazione del giudizio ve ne sono alcuni che hanno carattere obiettivo (ad esempio, numero delle pratiche svolte, giorni di assenza), rispetto ai quali può certamente essere esercitato il diritto di correzione. Tale diritto non può, invece, essere attivato nei confronti delle considerazioni di tipo soggettivo e discrezionale pure presenti nei "giudizi" e nelle "valutazioni", legittimamente espressi nel quadro del rapporto di lavoro o di altre simili situazioni.

Rispetto a tali profili potrà essere, invece, attivato dall'interessato, qualora vi abbia interesse, il diverso diritto di integrazione dei dati, che potrà eventualmente concretizzarsi nell'apposizione di note o precisazioni marginali (articolo 13, comma 1, lettera c), n. 3).  L'esercizio del diritto di accesso, ad ogni modo, è subordinato al completamento della procedura di valutazione, e quindi non può essere fatto valere nelle fasi di preparazione delle note di qualifica o delle schede di valutazione. Qualora ciò sia possibile, il datore di lavoro potrà prevedere misure idonee a tutelare la riservatezza dell'autore delle valutazioni.

In questo quadro, la richiesta di accesso ai dati personali avanzata dai ricorrenti ai sensi dell'articolo 13 della legge n. 67511996, e mirante ad ottenere la comunicazione in forma intelligibile dei dati posseduti al titolare del trattamento ... ivi compresi i giudizi, le valutazioni e comunque gli altri elementi posti a base del giudizio sintetico espresso in sede di note di qualifica annuali, deve considerarsi legittima e meritevole di accoglimento.  Pertanto la natura di dati personali deve essere riconosciuta, nell'odierno provvedimento, ai giudizi contenuti nell'apposita "scheda di valutazione degli impiegati, subalterni ed ausiliari" (il cui modello è acquisito agli atti del procedimento) e in altri, eventuali documenti analoghi o ad essa riferibili.

 

P.Q.M.

 

il Garante accoglie il ricorso e per l'effetto ordina al titolare del trattamento ... di corrispondere, entro il 30 giugno 1999, alla richiesta di accesso ai dati personali contenuti nella "scheda di valutazione degli impiegati, subalterni ed ausiliari", dando conferma di tale adempimento entro la stessa data anche all'Ufficio del Garante.

 

Nota

(1) Il presente ed i successivi spazi vuoti occupati dai puntini di omissione - riscontrabili nel corpo della decisione - costituiscono una misura dell'Ufficio (stampa) del Garante finalizzata a garantire l'anonimato (privacy) delle parti nella controversia decisa (N.d.r.).

 

Decisione del Consiglio di Stato, VI sez., 5 marzo 2002, n. 1303 - Rel. Garofoli - Poste Italiane (avv. Luigi Fiorillo, Angelo Clarizia) c. Pignataro (avv. Creaco, Spinoso)

 

La decisione - che può leggersi  integralmente al seguente indirizzo:

http://serforma.it.omnint11.omnibit.it/lexfor02-1/2002-03/02-03-giu-cs-1303.asp - respinge il ricorso di Poste Italiane SpA (assertrice dell'inesistenza dell'obbligo di accesso alle schede di valutazione) e ne afferma la doverosità, in relazione al principio di imparzialità ex art. 97 Cost., così statuendo: «l'attività di elaborazione delle schede di valutazione personale utilizzate da Poste italiane S.p.A. in seno al procedimento volto alla compilazione di una graduatoria suscettibile di incidere sulla scelta del personale da assegnare ad una sede, anziché ad un'altra, non può non essere improntata al rispetto di quel principio di imparzialità destinato a condizionare il modus operandi dell'organismo in questione, anche per quel che attiene alle determinazioni non direttamente riguardanti la gestione, ma in qualche modo intese al perseguimento efficace dell'interesse pubblico a quella sotteso: si è al cospetto, infatti, di attività di cui non è possibile escludere l'incidenza potenziale sulla qualità di un servizio, il cui rilievo pubblicistico va valutato tenendo conto non solo della dimensione oggettiva, ma anche di quella propriamente soggettiva».

 

Test psico-attitudinali: il candidato ha il diritto di accedere ai documenti che lo riguardano
 
Consiglio di Stato – Sezione quarta – decisione 9 – 19 ottobre 2007, n. 5467 - Presidente Maruotti – Relatore Anastasi - Ricorrente Ministero della Difesa.
 
Fatto
 
1. Il sig. Tafuro ha partecipato al concorso per l’ammissione al centottantottesimo corso dell’Accademia degli Ufficiali dell’Arma dei Carabinieri ed è stato escluso per inidoneità psico attitudinale.
L’interessato, dopo aver impugnato l’esclusione, ha richiesto di accedere agli atti della selezione e di poterne estrarre copia.
Il Ministero della difesa, pur avendo consentito l’accesso ai test somministrati, si è opposto all’estrazione delle copie, richiamando gli obblighi di non divulgazione derivanti dai vincoli contrattuali intercorsi con la Società che predispone i test ed è titolare dei relativi diritto di copyright e licenza d’uso.
2. L’interessato ha quindi proposto istanza di accesso al Tar Lazio, che con la pronuncia gravata ha consentito l’estrazione di copia dei test.
Con l’appello in esame, il Ministero della difesa ha impugnato la medesima pronuncia ed ha chiesto che, in sua riforma, il ricorso di primo grado sia respinto.
L’appellato non si è costituito nella presente fase del giudizio.
Alla camera di consiglio del 9 ottobre 2007 il ricorso è stato spedito in decisione.
 
Diritto
 
1. L’appellante ha impugnato l’ordinanza del Tar per il Lazio n. 1173 del 2007, che ha respinto l’istanza di accesso, formulata in connessione al ricorso proposto avverso il giudizio di inidoneità psico attitudinale formulato nei suoi confronti nell’ambito di una procedura selettiva per l’accesso all’Accademia degli Ufficiali dei Carabinieri.
A tale ordinanza va riconosciuta la natura di sentenza, definitoria del primo grado del giudizio concernente l’accesso, il che comporta che – in sede di esame del gravame – va ora definito il secondo grado della lite.
2. Ciò premesso, l’appello del Ministero non è fondato e va respinto.
Con l’unico motivo del gravame, l’Amministrazione deduce che la possibilità di estrarre copie dei test sarebbe stata legittimamente negata all’interessato ai sensi dell’allegato 3 nn. 1 e 7 del D.M. n. 519 del 1995, poiché si tratterebbe di documenti protetti da copyright e licenza d’uso in favore della Società che li ha predisposti.
3. Ritiene la Sezione che la censura sia infondata, poiché la domanda di accesso è stata formulata nel contesto del giudizio impugnatorio, proposto avverso il sopra richiamato giudizio di inidoneità psico attitudinale.
Rileva al riguardo l’art. 24 della legge n. 241 del 1990, il quale delimita tassativamente gli atti e i documenti sottratti alla regola generale della ostensibilità e, al comma 7, dispone «deve comunque essere garantito ai richiedenti l'accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici».
Ciò comporta che del tutto correttamente la pronuncia impugnata ha rilevato la titolarità del diritto d’accesso, in capo al candidato che abbia contestato in giudizio l’esito negativo di una procedura selettiva: egli può accedere al fascicolo che lo riguarda, anche in relazione agli atti con cui sono state espresse le valutazioni attitudinali (atti nella specie già acquisiti in primo grado iussu iudicis).
Nessuna disposizione contraria emerge dall’art. 60 del Codice sulla protezione dei dati personali (approvato col decreto legislativo n. 196 del 2003), poiché esso limita l’ostensibilità ad un richiedente dei dati sensibili riguardanti la salute e la vita sessuale di altri, ma non limita certo la pretesa del candidato ad una procedura selettiva di accedere a tutti gli atti che lo riguardano.
Neppure emerge un principio contrario dalle disposizioni regolamentari richiamate dal Ministero, che vanno interpretate in coerenza con i principi fondamentali sulla trasparenza amministrativa: esse vietano unicamente la divulgazione di documenti tutelati dalle regole della riservatezza e da quelle sulla proprietà intellettuale, cioè l’uso improprio dei documenti di cui sia stata consentita la visione o la copia al candidato (che, in tal caso, risponderebbe a pieno titolo della violazione dell’altrui diritto di autore, nella sede prevista dall’ordinamento).
Sulla scorta delle considerazioni che precedono l’appello va pertanto respinto.
Nulla per le spese della seconda fase del giudizio, non essendosi costituito l’appellato.
PQM
Il Consiglio di Stato in sede giurisdizionale, Sezione Quarta, respinge l’appello n. 6143 del 2007.
Nulla per le spese della presente fase del giudizio.
Ordina che la presente decisione sia eseguita dall'Autorità amministrativa.

 

Obbligo di consegna dei giudizi valutativi
Provvedimento del 4 ottobre 2007 n. 1449401
 
IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
VISTA l'istanza, proposta il 19 marzo 2007 ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196), con la quale XY ha chiesto a Vecofin S.p.A., società della quale è stato dipendente in qualità di dirigente fino al marzo 2007, di avere conferma dell'esistenza di dati personali che lo riguardano e di ottenerne la comunicazione in forma intelligibile, in qualunque forma conservati;
VISTO il riscontro datato 20 aprile 2007 con il quale Vecofin S.p.A. ha comunicato al ricorrente una serie di dati personali che lo riguardano (e, tra essi, estremi identificativi, mansioni e funzioni svolte) precisando di detenere anche "certificati di malattia";
VISTO il ricorso pervenuto al Garante l'11 maggio 2007, presentato da XY, rappresentato e difeso dall'avv. Michele Bignami, presso il cui studio ha eletto domicilio, nei confronti di Vecofin S.p.A., con il quale il predetto, dichiarandosi insoddisfatto del riscontro ottenuto, a suo avviso generico e non contenente tutti i dati personali che lo riguardano trattati dalla società (in particolare, i dati relativi al suo stato di salute e eventuali dati di tipo valutativo riferiti alle sue prestazioni professionali), ha ribadito la propria istanza di accesso con riferimento a "tutta la documentazione (…) in possesso della società" allo stesso relativa e ha chiesto di porre a carico della resistente le spese sostenute per il procedimento;
VISTI gli ulteriori atti d'ufficio e, in particolare, la nota del 17 maggio 2007 con la quale questa Autorità, ai sensi dell'art. 149, comma 1, del Codice, ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle predette richieste, nonché la nota del 3 luglio 2007 con la quale questa Autorità ha disposto la proroga del termine per la decisione sul ricorso ai sensi dell'art. 149, comma 7, del Codice;
VISTA la memoria inoltrata il 13 giugno 2007 con cui la società resistente, nel sostenere l'inammissibilità della richiesta del ricorrente volta ad ottenere copia della documentazione relativa alla sua attività professionale, ha dichiarato di avere già fornito allo stesso tutti i dati personali che lo riguardano trattati dalla società;  
VISTA la memoria pervenuta il 25 giugno 2007, nonché le osservazioni formulate nell'audizione del 15 giugno 2007 con le quali il ricorrente ha ribadito di aver ricevuto soltanto parte dei dati personali che lo riguardano (e che lo stesso ritiene essere trattati dalla resistente), rilevando che non è ipotizzabile che la società non abbia "mai effettuato una valutazione" del proprio rendimento, insistendo pertanto sulla propria richiesta;
VISTA la nota anticipata via fax il 24 luglio 2007 con la quale la resistente ha dichiarato di ritenere l'istanza del ricorrente "strumentale" (in quanto "diretta non a tutelare i propri pretesi diritti, ma esclusivamente" a "creare turbative alla normale attività di Vecofin S.p.A."), nonché inammissibile (in quanto volta ad ottenere la copia di una serie di documenti, anziché la comunicazione di dati personali); rilevato che la resistente ha altresì dichiarato che "tutte le delibere assembleari e (quelle) dell'organo amministrativo di Vecofin S.p.A. sono regolarmente comunicate alla Camera di commercio di Milano"  e sono quindi liberamente accessibili a chiunque e di ritenere quindi, "sul presupposto di non dovere trasmettere indiscriminatamente copia di atti e documenti (…), soprattutto in quanto non contenenti ulteriori dati personali dell'interessato rispetto a quanto a lui già comunicato (…), di avere esaustivamente aderito alla richiesta del sig. XY";
RILEVATO che la richiesta di accedere ai dati personali ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice consente di ottenere, ai sensi dell'art. 10 del Codice, la comunicazione in forma intelligibile dei soli dati personali effettivamente detenuti dal titolare del trattamento, estrapolati dai documenti che li contengono, ma che tale richiesta non consente all'interessato di chiedere copia integrale di tali documenti, né la conferma circa la loro pregressa esistenza o attestazioni circa la loro avvenuta distruzione;
RILEVATO, tuttavia, che il riscontro fornito dalla resistente in data 20 aprile 2007, e richiamato dalla stessa nel corso del procedimento, non risulta esaustivo, dal momento che esso fornisce una sintesi dei dati personali del ricorrente trattati dalla società, anziché la comunicazione di tutti i dati detenuti; rilevato che ciò, in particolare, si evince dal fatto che la resistente medesima, con riferimento ai dati relativi allo stato di salute del ricorrente, ha dichiarato di conservare i certificati medici che lo riguardano, senza indicarli analiticamente e in modo intelligibile nel rispetto del disposto di cui all'art. 10 del Codice;
RITENUTO, quindi, di dover accogliere il ricorso e di dovere pertanto ordinare alla resistente di comunicare al ricorrente, nelle forme e nei modi di cui all'art. 10 del Codice ed entro il termine del 31 ottobre 2007, tutti i dati personali che lo riguardano (in qualsiasi modo trattati) che non gli sono ancora stati comunicati (ivi compresi gli eventuali dati personali riferiti a giudizi, valutazioni, note caratteristiche, ecc.), dando conferma a questa Autorità dell'avvenuto adempimento entro la stessa data;
VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell'ammontare delle spese e dei diritti da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinare l'ammontare delle spese e dei diritti inerenti all'odierno ricorso nella misura forfettaria di euro 500, di cui euro 150 per diritti di segreteria, considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del ricorso e ritenuto di porli a carico del titolare del trattamento nella misura di euro 300, previa compensazione della residua parte per giusti motivi legati al riscontro fornito, seppure parzialmente, nel corso del procedimento;
VISTA la documentazione in atti;
VISTI gli artt. 145 e s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);
VISTE le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
RELATORE il dott. Giuseppe Fortunato;
TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:
a) accoglie il ricorso e ordina alla resistente di comunicare al ricorrente, nelle forme e nei modi di cui all'art. 10 del Codice ed entro il 31 ottobre 2007, tutti i dati personali che lo riguardano (in qualsiasi modo trattati) che non gli sono ancora stati comunicati, dando conferma a questa Autorità dell'avvenuto adempimento entro la stessa data;
 
b) determina nella misura forfettaria di euro 500, l'ammontare delle spese e dei diritti del procedimento posti, nella misura di 300 euro, previa compensazione della residua parte per giusti motivi, a carico di Vecofin S.p.A., la quale dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente.
Roma, 4 ottobre 2007
IL PRESIDENTE
Pizzetti
IL RELATORE
Fortunato
IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli

 

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