Prendendo spunto dal quesito del prof. Altavilla e dalla relativa risposta pubblicati sul n. 9 de "La Soffitta", riporto di seguito le variazioni subite nel tempo dalla normativa in merito ai mod. 41 che, per quanto a mia conoscenza, sono le seguenti:

L'art. 86 punto 5 delle "Istruzioni sul servizio dei pacchi postali" edizione 1929 recita in merito:

Art. 86 punto 5): mancanze o differenze di francatura: le eventuali differenze di francatura sono rilevate con mod. 41 (1° parte) da spedirsi in raccomandazione ogni sette giorni al Ministero, corredati, o non, dal bollettino di spedizione, a seconda che siano compilati dagli uffici di destinazione o da quelli di cambio. In quest'ultimo caso i bollettini seguono i pacchi, ed i mod. 41 sono sottoscritti da due impiegati e dal titolare, che attestano non esistere tracce di francobolli caduti.
Quando i bollettini sono inviati al ministero, gli uffici di destinazione ritirano ricevuta dei pacchi a tergo dei duplicati o sui registri mod. 260 e 260A.
Il Ministero invia alle Direzioni provinciali competenti i mod. 41 affinché vi facciano rappresentare con francobolli speciali l'importo dovuto dai dipendenti uffici, per poi annullarli in ambedue le parti col bollo a data.
Le deficienze di francatura sono calcolate nel loro importo effettivo, ma con l'aumento del 25%, e con tale aumento debbono essere pagate dall'ufficio d'impostazione, il quale può rivalersi verso il mittente limitatamente all'importo della parte dell'affrancatura riscossa.
Le Direzioni provinciali retrocedono al Ministero, debitamente francati, i mod. 41, indicando su questi il nome degli impiegati colpevoli, se e quante volte recidivi, dopo aver restituito i bollettini agli uffici di destinazione per mezzo delle loro Direzioni provinciali. Nel caso di rimostranze, rimandano con i mod. 41 anche i bollettini per le definitive risoluzioni.
I bollettini sui quali sia stata attaccata la seconda parte dei francobolli speciali, destinata alla ricevuta, si considerano come insufficientemente affrancati per l'importo dei francobolli male applicati.
Le eccedenze sul limite del peso massimo consentito si considerano e si trattano, quanto ai pacchi interni, come deficienze di francatura, e sono soggette alla soprattassa di lire 2 per ogni 500 grammi o frazione di questo peso.
Per le eccedenze sul limite massimo di dimensioni consentite per i pacchi ingombranti si applica l'aumento di un terzo della tassa degli ingombranti.
Però gli uffici di primo transito, ricevendo qualche pacco eccedente il limite massimo consentito di peso, o do dimensioni lo respingono, insieme con i documenti.
Sull'indirizzo di detti pacchi sui relativi bollettini, l'ufficio che effettua il rinvio deve indicarne la cagione e compilare inoltre verbale mod. 13 da trasmettersi alla Direzione provinciale da cui dipende l'ufficio di impostazione.
Nel caso di omissione della indicazione del peso sui pacchi e sui bollettini, lo si presume, fino a prova contraria, come massimo agli effetti della francatura.

Il § 50 del Bollettino Ufficiale n. 5 del 1955 porta una prima modifica alla materia:

Modelli 41 (parte I) per differenze rilevate nella francatura dei bollettini pacchi: III/I (III/90314/55 - Con decorrenza dal 1.3.1955 i verbali mod. 41 elevati per differenze di francature riscontrate sui bollettini dei pacchi, anziché al Ministero, come prescritto dall'art. 86 n. 5 dell'Istruzione sul Servizio dei Pacchi, dovranno essere inviati direttamente alle Direzioni Provinciali dalle quali dipendono gli uffici di impostazione.
Queste provvederanno al recupero delle deficienze di francatura con le consuete modalità e restituiranno poi i bollettini di spedizione agli uffici di destinazione trattenendo i mod. 41.
Per le eccedenze di francature, come pure per tutte le altre irregolarità, Le Direzioni stesse tratterranno i mod. 41 per le contestazioni del caso ai dipendenti uffici, restituiranno i relativi bollettini agli uffici di destinazione ed invieranno al Ministero le eventuali domande di rimborso pervenute dai mittenti.
Mensilmente tutte le Direzioni comunicheranno al servizio III Divisione II Sezione il numero delle deficienze di francatura a carico dei dipendenti uffici e l'ammontare delle somme recuperate.
169 del Bollettino Ufficiale n. 17 del 1968 modifica ulteriormente la materia in questo senso:

Modifica del quarto comma del punto 5 dell'art. 86 dell'Istruzione per il servizio dei pacchi postali: DCCP/IV/1845/4155 - Il 4° comma del punto 5 dell'art. 86 dell'Istruzione per il servizio dei pacchi postali prevede che “le deficienze di francature sono calcolate nel loro importo effettivo, ma con l'aumento del 25% e con tale aumento devono essere pagate dall'Ufficio di impostazione, il quale può rivalersi verso il mittente limitatamente all'importo della parte della francatura non riscossa”.
Poiché ai sensi dell'art. 7 della legge 27.2.1958, n. 119, le sanzioni pecuniari non devono superare la somma di lire 200, la norma in questione è così modificata: art. 86, punto 5, 4° comma: Le deficienze di francatura sono calcolate nel loro importo effettivo e devono essere pagate dall'Ufficio di impostazione, il quale può rivalersi verso il mittente.
Le Direzioni provinciali possono, con l'osservanza delle norme vigenti, infliggere agli impiegati responsabili sanzioni pecuniarie o dare inizio nei confronti dei medesimi a procedimenti disciplinari a seconda della gravità dei casi.

Ora la materia è regolata dall'art. 219 lettera E della nuova “Istruzione sul servizio dei pacchi nel regime interno” (edizione 1986 catalogo catalogo 2/65) e dagli art. 293 punto 10 e 295 (nonché da molti altri articoli marginalmente) della nuova “Istruzione sul servizio dei pacchi nel regime internazionale” (edizione 1.1.1986 catalogo N2/64), che recitano:

Regime interno - art. 219 lettera E): bollettini non affrancati o irregolarmente affrancati: le irregolarità relative all'affrancatura (bollettino non affrancato, affrancatura in più o in meno) sono rilevate dagli uffici con la compilazione dei modelli 41, che debbono essere inviati alle Direzioni provinciali, dalle quali dipendono gli Uffici d'impostazione, le quali provvedono al recupero delle somme riscosse in meno e restituiscono, poi, con mod. 141 esplicativo i bollettini di spedizione agli uffici di destinazione, trattenendo i mod. 41, a tergo dei quali si applicano, annullandoli, francobolli per l'importo corrispondente alle somme recuperate. Le deficienze di francatura sono pagate dai responsabili degli uffici di impostazione, i quali possono rivalersi verso i mittenti.
Nel caso che le tasse di francatura siano state pagate in più le Direzioni trattengono i mod. 41 per le contestazioni del caso agli uffici dipendenti; provvedono al rimborso delle somme ai mittenti, che le abbiano richieste, sino al limite di lire 50.000 e restituiscono i bollettini di spedizione agli uffici di destinazione, trattenendo i mod. 41; per le somme d'importo superiore provvedono le Direzioni compartimentali mediante l'emissione di bollette 45 B.

Regime internazionale - art. 293 punto 10): Mancanza o deficienza di francatura: gli uffici di confine di uscita che rilevano mancanza o deficienza di francatura proseguono regolarmente i pacchi all'estero e, nel contempo, compilano un verbale mod. 41 in cui devono essere precisati, per ciascun pacco, gli estremi e l'importo della francatura mancante o deficiente, trasmettendone copia alla Direzione provinciale da cui dipende l'Ufficio d'impostazione.
Qualora sul bollettino di spedizione CP2 nell'apposita voce “Tassa pagata lire...” risulti indicata l'esatta tassa di spedizione ma nel computo dei francobolli applicati si rileva una deficienza di francatura nel verbale mod. 41 deve essere attestato che non esistono tracce di francobolli caduti.

Regime internazionale - art. 295: Trattamento delle irregolarità presso le Direzioni provinciali:
Le Direzioni provinciali, in possesso dei verbali mod. 13 o mod. 41, devono contestare le irregolarità ai responsabili e se accertano che da uno stesso ufficio le trasgressioni si ripetono, oltre ad adottare i provvedimenti di competenza, devono interessare il competente ufficio della Direzione compartimentale.
(omissis)
Per i pacchi riscontrati mancanti o deficienti di francatura (cfr. art. 293 n. 10), le Direzioni provinciali, oltre all'adozione di severe misure disciplinari a carico dei responsabili del disservizio, addebiteranno l'importo della francatura mancante o deficiente ai responsabili stessi che potranno rivalersi sui mittenti.
L'importo recuperato deve essere convertito in francobolli ordinari da applicare sul verbale mod. 41 e da annullare con il bollo a data.
(omissis)

In proposito volevo poi esporre alcune considerazioni scaturite sia da anni di ricerche in ambito postale e sia dalle varie mie esperienze lavorative:

1. Secondo me anche la semplice raccolta di qualsiasi documento postale dovrebbe avere come premessa l'inquadramento generale tramite la relativa conoscenza normativa: ad esempio se trovo una busta affrancata con un 800 lire Castelli dovrei sapere che 800 lire è la tariffa per una lettera normalizzata (v. Relativo atto che istituisce questo concetto) da 0 a 20 grammi per l'interno (v. Relativa disposizione tariffaria) e che il relativo francobollo è stato emesso (v, il decreto di emissione) da chi poteva farlo e gestiva il servizio (v. Relativi decreti) e che è stato in corso dal / al (v. Relativo decreto di fuori corso, se è il caso).

2. E' però altrettanto vero che reperire queste semplici informazioni in Italia è abbastanza problematico, in quanto:

a) tutto il nostro apparato legislativo è fatto per essere incomprensibile
b) reperire comunque le norme è difficoltoso, anche per la generale ignoranza in merito dovuta a quanto sopra.
c) se poi andiamo in campo postale, trovare qualcuno che ha disponibile il Bollettino Ufficiale (punto di partenza indispensabile secondo me per qualsiasi discorso serio in merito) è come cercare il classico ago nel pagliaio
d) come risultato finale manca quasi totalmente l'abitudine a ragionare in questi termini o a risolvere i propri dubbi alla fonte (cioè alla norma relativa)

3. In pratica poi neanche un'enciclopedia basterebbe a contenere tutto quello che dovrebbe sapere il semplice impiegato allo sportello o in un ufficio interno per svolgere il proprio lavoro, quindi già se uno fa del suo meglio ed usa un po' di buon senso è anche troppo (e tra l'altro tutto ciò è più che sufficiente per mandare avanti il servizio), anche se sa si e no il 5 % di quello che si sarebbe da sapere secondo le normative.

Da tutto ciò ne consegue che di solito si seguono "usi e costumi" tramandati per tradizione orale (se si ha avuto la fortuna di trovare qualcuno che li ha insegnati), oppure ci si arrangia chiedendo e leggiucchiando qua e là quello che si trova (di solito ben poco), in quanto spesso neppure le Direzioni centrali sanno più bene qual'é la normativa esattamente in vigore, sempre per motivi esposti sopra.

Il collezionista che ha studiato a fondo un argomento specifico (ma solo quello) invece spesso pensa che chi lavora ne sappia più di lui, e ci rimane male quando ottiene risposte vaghe o vede materiale addirittura contrario a quello che dice la normativa che lui (ma solo lui) conosce.

Dott. Mario Pozzati